データアーカイブとは何ですか? 目標、テクニック、ベストプラクティス

クリック、スワイプ、タップするたびにデータの痕跡が続き、オンライン世界の広大なモザイクが追加されます。 デジタル貴重品の維持、保護、整理はますます重要になっています。

アーカイブ ストレージ ソリューションは、データを長期保存するように設計されています。 この種のデータは日常業務には必要ありませんが、商業的または規制上の理由から保持されます。 ストレージ ソリューションには、データ圧縮、重複排除、暗号化が頻繁に組み込まれており、データの整合性を維持しながらコスト効率を高めることを目的としています。

イノベーションが絶え間なく行われ、デジタル情報が終わりのない川のように流れる場合、デジタル データの導入が中心的な役割を果たします。 私たちのデジタルフットプリントが飛躍的に拡大するにつれて、この豊富なデータの管理と保護が重要になります。

私たちが生活空間を整理整頓するために、一年のほとんどを物置に季節の装飾品を置くのと同じように、データ アーカイブでは、めったに使用されない情報を安全な場所に再配置します。 これにより、アクティブなストレージスペースを詰まらせることなく、重要な情報を簡単に取得できるようになります。

別のシナリオでは、Web サイトが資料の宝庫であり、各情報が貴重な宝石として機能すると考えてください。 時間が経つにつれて、これらの宝物の一部は関連性が薄れたりアクセスしにくくなったりしますが、それでも歴史的な重要性を保持しています。

データアーカイブは、このようなあまり使用されていないが重要な宝石を体系的に保存し、仮想チェストが整然とした状態に保たれ、過剰なデータが Web サイトのパフォーマンスを低下させないことを保証します。

データ アーカイブ戦略は、Web サイトのパフォーマンスを向上させるだけでなく、デジタル履歴の保存にも貢献します。

データアーカイブの目的

データ アーカイブの目標には、効果的なデータ管理への貢献、規制の遵守、デジタル履歴の保存、災害が発生した場合のデータの回復などが含まれます。 具体的には、次のことに関係します。

• 長期保存庫。 アーカイブの目的は、重要な非アクティブなデータがアクセス可能であり、長期間にわたって損傷を受けないことを保証することです。 ハードウェアの障害、システムの故障、または技術的な変更によるデータ損失からエンティティを保護します。
• コストの最適化。 アーカイブでは、古いマテリアルを別の場所に移動することで、アクティブなストレージ システムのリソースを解放します。 これにより、システム全体のパフォーマンスが向上し、高性能ストレージ オプションのコストが削減されます。
• コンプライアンスと規制要件。 法律により、多くの業界は特定の種類のデータを指定された期間保持することが義務付けられています。 データを正しく保存することで、企業は常に規制に対応できます。
• 歴史的な参照と分析。 アーカイブされたデータには、現在運用されていない場合でも、過去の重要なデータ系統、洞察、傾向、パターンが含まれています。 情報に基づいたビジネス上の意思決定や傾向の予測に役立つ情報が含まれている可能性があります。
• 効率的なデータ管理。 適切に整理されたデータ環境には、適切に保存されたデータが必要です。 古い資料がアクティブな保管場所に置かれないようにすることで、ユーザーが必要な情報を迅速に識別して取得できるようにします。
• ナレッジマネジメント。 組織における重要な知識は、組織の履歴データに組み込まれることがよくあります。 組織は多くの場合、重要な情報を履歴データ ストレージに組み込みます。 適切にアーカイブすると、人員配置が変わった場合でもこの情報を利用できることが保証されます。

データアーカイブ vs データストレージ vs データバックアップ

データ ストレージにより、情報がすぐに入手できるようになります。 データのバックアップは、ビジネスの継続性を確保するために、侵害された最近のデータを迅速に回復することに関係しています。 最後に、データのアーカイブはストレージとバックアップから少しずつ利用しますが、主な焦点は古い、あまり使用されていないデータを保存することです。

効果的なデータ管理には、法規制への準拠、最適化、履歴参照がすべて必要です。 ストレージは現在の運用需要に対応し、アーカイブは長期保存とリソース効率に対応します。

データアーカイブの利点

データのアーカイブは、単にデータを保管するだけではありません。 これにより、企業は生産性を向上させ、コンプライアンスを維持し、知識に基づいた意思決定を行い、デジタル資産を安全に長期保存できるようになります。

• 履歴データは、重要な洞察、傾向、パターンを提供します。 アーカイブすると、履歴データを調査できる状態に保つことが保証され、ユーザーが情報に基づいた意思決定を行うのに役立ちます。
• アクティブでアクセス可能で変更可能なデータには、多くの場合、堅牢なストレージと処理リソースが必要です。 アーカイブ ファイルをあまり使用する人がいないため、リソースが解放され、システム効率が向上し、経費が削減されます。
• 記録、論文、調査研究などのデジタル資産は、多くの場合、時間の経過とともに価値が高まります。 データのアーカイブは、これらの資産をデータ損失、デバイスの問題、技術の陳腐化から保護します。
• アーカイブは成功したデータ ガバナンスの実践と一致しており、データが適切に整理され、簡単にアクセスでき、正確に分類されていることを確認します。
• 適切なアーカイブ方法には、アーカイブされたデータを望ましくないアクセスや侵害から保護するためのセキュリティ予防措置が含まれています。
• 予期せぬ事態が発生すると、業務が中断されます。 重要なデータのバックアップ コピーを保護することで、アーカイブによりビジネスの継続性が維持されます。

主要なデータアーカイブ法

ここでは、コンプライアンスにおけるデータ保持の機能をより深く理解するために、特定のデータ保持ポリシー要件を伴ういくつかの法律と規制を示します。

• 一般データ保護規則 (GDPR) の第 5 条 (e) に​​よれば、データは「個人データの処理目的に必要な期間を超えて、データ主体の特定を許可する形式で保持」されなければなりません。 GDPR では、「第 89 条第 1 項に基づく公益、科学的または歴史的研究の目的、または統計の目的で個人データがアーカイブ目的のみで処理される場合に限り」、企業が個人データを長期間保持することが認められています。
• 医療保険の相互運用性と責任に関する法律 (HIPAA) には、州によって異なるため、医療データのアーカイブに関する統一基準が含まれていません。 ただし、HIPAA 関連文書の保持に関する明確な情報が含まれています。
• 米国労働省によると、公正労働基準法（FLSA）は企業に少なくとも3年間記録を保管することを義務付けています。 タイムカード、スケジュール、収益記録は、給与を計算するために 2 年間保存する必要があります。 労働省の職員は調査のためにすべての記録にアクセスできなければなりません。
• セクションによると。 サーベンス・オクスリー法 (SOX) の 802(a)(1) では、「1934 年証券取引法第 10A(a) 条が適用される証券発行者の監査を実施する会計士は、すべての監査を維持するものとする。監査またはレビューが終了した会計期間の終了から 5 年間、報告書をレビューすること。」

データアーカイブの課題

データのアーカイブには、企業が保存されたデータを適切に管理するために克服しなければならないいくつかの問題があります。 以下に、解決する必要がある可能性のある 5 つの問題を示します。

1. データの量と増加:ボリュームが急激に増加すると、大量の情報の維持と保存が膨大になる可能性があります。 増加するデータ量に対応するスケーラブルなアーカイブ ソリューションを提供するのは簡単なことではありません。
2. データの分類と識別:関連性、規制要件、使用傾向に基づいて、どのデータを保存するかについて、いくつかの難しい選択をする必要があります。 効率的に検索できるように、アーカイブする資料を正しく識別して分類してください。
3. データ保持規制とコンプライアンス:セクターごとに異なるデータ保持規制があります。 これらの標準に準拠しながらデータを保存し、監査のためにアクセスし続けることは、特に規制が変更された場合に、すべての情報専門家にとってテストとなります。
4. 資料の検索とアクセス可能性:アーカイブされた資料は、多くの場合、現在のデータよりもアクセスしにくいです。 これは、セキュリティを損なうことなく、保存されたデータを簡単に回復できる状態に保つためのバランスを取る作業です。
5. テクノロジーの陳腐化:テクノロジーが進歩するにつれて、データ形式、保存方法、アーカイブ手順を更新する必要があります。 保存されたデータへの長期的なアクセスを保証することは、かなりの困難を伴います。

データアーカイブのベストプラクティス

データ ライフサイクル管理ポリシーの重要な要素として、データ アーカイブの計画を立てる必要があります。 これにより、情報を保存し、同時に現実的なストレージ予算を維持することができます。

以下は、強力なデータ アーカイブ戦略を構築するために推奨される上位 5 つの手法です。

1. 明確なアーカイブポリシーを確立する

保存するデータの種類と、データをアーカイブする時期と保存期間のパラメータを指定する、明確に定義されたアーカイブ ポリシーを作成します。 データの適格性基準を実装して、一貫性とルールへの準拠を維持します。

2. データの並べ替えと優先順位付け

データをその価値、機密性、使用頻度によって分類します。 すべてのデータ ポイントに同じレベルの保存が必要なわけではありません。 ビジネスの需要、規制上の制約、歴史的な重要性に基づいてデータのアーカイブに優先順位を付けます。

3. データセキュリティ対策を講じる

暗号化、アクセス制御、認証システムをセットアップして、保存されたデータのセキュリティを確保します。 アーカイブされたデータへのアクセスを定期的に監査および監視し、不正なアクセスを回避します。

4. スケーラブルで効率的なストレージ ソリューションを使用する

増大するデータ量を処理できるアーカイブ システムを選択してください。 料金を管理するには、テープ アーカイブやクラウド アーカイブ システムなどのコスト効率の高いストレージの適用を検討してください。

5. 文書のアーカイブに重点を置く

データ アーカイブの選択の背後にあるルール、方法、根拠など、データ アーカイブ操作の完全な記録を保管してください。 この文書は監査に役立ち、一貫性を確保し、将来の意思決定の参考として機能します。

データアーカイブソリューション

アーカイブ ストレージ ソリューションでは、通常、電子メール、ドキュメント、その他、すぐに関連性はないものの、履歴参照、コンプライアンス、またはデータ回復にとって価値のあるデータが保管されます。 これらのシステムは、テープなどの物理ストレージと、クラウドベースのサービスなどのデジタル ストレージをサポートできます。

データアーカイブの未来を拓く

データ アーカイブは、デジタル時代の構造における情報の安定した保管者として登場し、歴史、コンプライアンス、効率性の糸口を維持します。 イノベーションの流れをくぐり抜けていくと、データのアーカイブが私たちの歴史を守り、未来を導くものであることがわかります。 これにより、知識に基づいた判断を下し、規制環境を乗り越え、リソースを最適化することができます。

テクノロジーが進歩しても、適切なデータの保存と保護の重要性は今後も変わらず、よく知られた過去とこれからの未発見の領域との間につながりをもたらします。

この機会を捉えて、データ保護についてさらに詳しく学びましょう。