企業イベント企画 101: 成功のための 5 つのヒント

企業イベントには、製品の発売、プロモーション、チームビルディング、ネットワーキング、専門的なトレーニングや能力開発など、さまざまな形式があります。 理由が何であれ、特に新しいコンセプトの場合、計画を立てるのは大変なことです。

さらに、それを成功させるためには、有利なスタートを切る必要があります。 考慮すべき詳細が非常に多いため、より多くの時間を確保することで、株主の招待や予算の計画などの重要な情報を省略するなどの間違いを防ぐことができます。

プレッシャーを軽減するために、お住まいの地域のイベント プランナーと協力することを検討してみてはいかがでしょうか。 たとえば、ロンドンでイベントを企画する場合は、経験豊富なイベント プランナーに連絡して、最高の企業イベントを計画するためのアイデアを入手してください。

会社のイベントを成功させる方法を知りたい場合、このガイドは計画に役立つ新しい洞察、ヒント、コツを提供します。

1. 主な目的を評価する

イベントの目的と目的を特定することは、計画を始めるのに最適な方法です。 これにより、プログラムにどのセグメントを含めるべきか、誰を招待すべきか、どのタスクをチームに委任すべきかが明確になります。

一般に、これはすべての決定の指針となり、イベントの成功を測定することができます。 さらに、進行する各ステップについての洞察も得られます。

計画を効率化するには、次の主な目標のいくつかを忘れずに含めてください。

• 会社に収入をもたらす
• ブランドの認知度を高める
• 潜在的な投資家や新規顧客を惹きつける
• ソーシャルインタラクションを通じてコミュニティを作成する
• 新しい概念または挑戦的な概念を導入する
• 最近の成果や躍進を祝う
• 従業員の献身を評価する
• チームワークとコラボレーションを促進する

目標を決定することは、企業イベントを計画、主催し、成功させるための足がかりとなります。

2. イベントの種類と規模を決定する

目的がわかれば、計画するイベントの種類を決定するのも簡単になります。 設定したいトーンに応じて、各イベントが次のイベントと異なる場合もあります。 このため、企業はイベントの規模を慎重に検討する必要があります。

平均して、ほとんどの企業イベントは次のカテゴリのいずれかに当てはまります。

• マイクロ:最大 100 名のゲストが参加する簡単なイベントを開催する組織向けです。 このようなイベントの計画は比較的簡単ですが、招待される代表者によって異なります。 たとえば、より多くの上級マネージャーがいる場合は、期間によっては物流や宿泊施設の手配により多くの時間を費やす必要がある場合があります。
• 小規模:これらのイベントには通常 100 ～ 250 人の参加者が参加します。 作業量は参加者のランクによっても異なります。 ただし、マイクロイベントと同様に、休憩を許可し、上級管理者のゲストの交通手段を計画するプログラムを作成する必要があります。
• 中規模:これらは最大 2,000 人のゲストが参加できる大規模なイベントで、主に経営陣がトップクライアントとの面会を希望する場合のネットワーキングや展示会が目的です。 宿泊施設や手配に加えて、会議後のエンターテイメントも含める必要がある場合があるため、より多くの計画が必要になります。
• 大規模:これらは最も有名な企業イベントであり、約 10,000 人の参加者が集まります。 こうした取り決めをうまく進めるのは難しい場合があり、それを乗り越えるには専門家の助けが必要です。 また、航空券や宿泊施設の予約、登録、予算割り当てにエンタープライズ テクノロジーを使用して効率化することもできます。

予定するゲストを見積もると、企業イベントはより成功するでしょう。 これにより、それに応じて計画を立て、プログラム全体を台無しにするような予期せぬ事態を避けることができます。 200 人だけを計画していたときに、500 人以上の参加者がいたらどうなるかを想像してみてください。

3. 予算を作成する

イベントの目的と規模は予算に影響します。 予算を作成して意思決定を集中する他の金融投資とは異なり、企業イベントの計画では、規模、目標、招待するゲストの種類に応じて予算を設定する必要があります。

たとえば、マイクロ セミナーがトップ マネージャのみを対象とする場合、チーム メンバー約 200 名の少人数のスタッフ トレーニングを計画する場合よりも多くのリソースが必要になる可能性があります。

これは、企業が VIP の交通費、宿泊費、娯楽費に対応する必要があるためである可能性があり、通常は以下のような予算がより高価になる可能性があります。

• 設備や材料が揃った会場
• 軽食と食事
• プレミアムギフト
• 販促費
• 緊急事態には、バックアップ ソリューションが必要な予期せぬ停電が含まれます。

その他の潜在的な緊急コストを考慮することで、何が起こってもイベントに適切なリソースを確実に割り当てることができます。 驚きの余地はなく、企業イベントが成功する可能性が高くなります。

4. ご都合の良い会場と日付を選択してください

選択する会場は、イベントに参加する代表者の位置と数によって異なります。 ただし、確実に利用できるように、少なくとも数か月前には会場を予約してください。 会場の確保が早ければ早いほど、招待状の発送も早くなります。

会場を選ぶ際には、予算も考慮して選びましょう。 話題を生み出すために派手で手の込んだものが必要かもしれませんが、会社のリソースを過度に圧迫することも望ましくありません。 予算の都合上、豪華な会場を用意できない場合は、良い場所を選んで会社の基準に合わせて装飾しましょう。

会場の場所も考慮する必要があります。 ゲストがアクセスでき、トイレなどの必須設備が整っている必要があります。 すべての出席者を収容でき、窮屈に見えずに適切なレイアウトを可能にするのに十分な大きさでなければなりません。 また、その場所は、適切な緊急手順と避難計画を備え、安全かつ確実である必要があります。

5. チームを構築する

会場や宿泊施設の予定通りの予約、スケジュール設定、招待状の発送から資料の作成まで、イベントの計画を支援してくれる専門家のチームが必要です。 このような準備にチームを参加させると、エンゲージメントが促進され、タスクが確実に委任され、詳細に完了するのに役立ちます。

さらに、イベント企画に関して現在のスタッフのスキルと知識を披露する機会でもあります。 たとえば、マーケティング チームは必要に応じて販促品やパンフレットの作成を支援し、グラフィック部門は招待状やオンライン バナーのデザインを担当します。

また、イベントを成功させるための貴重な洞察やアイデア、プログラムをより良く計画する方法、その他の考慮事項を提供してくれる場合もあります。 したがって、プロのイベントプランナーに給料をもらっているかもしれませんが、同僚に対するいくつかの責任も確保しておいてください。

結論

企業イベントの計画は、仮想的であれ物理的であれ、要求が厳しく、気が遠くなることがあります。 最も重要な考慮事項はイベントの規模と目的であることを覚えておいてください。 現在のスタッフと外部委託されたプロのイベント プランナーから最高の人材で構成される適切なチームがあれば、最初の企業イベントが大成功を収め、次回も信頼して任せられるようになるでしょう。