従業員に役立つ行動規範の書き方

期待を設定することは、人生のいくつかの分野で重要です。

たとえば、ルームメイトと新しいアパートを借りる場合、玄関のドアは常に施錠されているものと期待するでしょう。

ビジネスの世界では、期待値を設定することが特に重要です。そうすることで、すべての従業員に明確さが与えられ、会社が成功に向けて準備されるからです。 そして、成功は包括的な行動規範を書くことから始まります。

企業がその核となる価値観と使命を行動規範に組み込むのは一般的です。 この規範は、他の企業ポリシーの強固な基盤を確立するためのガイドラインとして使用する必要があります。 従業員の行動や交流に関するこれらの詳細は、会社の従業員ハンドブックに記載されている必要があります。

行動規範を作成する企業は通常、従業員が守るべきルール、原則、基準に関する標準的な学習コンテンツを提供するためにハラスメント防止ソフトウェアを利用します。

行動規範と倫理規範

行動規範は倫理規範とよく混同されますが、この 2 つは異なります。

企業の行動規範は、行動の指針となる一連のルールです。 これは、企業が成功に貢献すると信じている原則と行動をまとめたものです。 また、通常は企業文化の要素も組み込まれます。

倫理規定は、従業員が善悪を判断できるようにする一連の原則です。 ある意味、これは行動規範よりも幅広く、従業員の考え方や意思決定プロセスに影響を与える原則を規定しています。

どちらのコンポーネントも従業員ハンドブックの一部となる必要があります。

行動規範を書くことが重要な理由

ビジネスの従業員数が 10 人であっても 1,000 人であっても、CEO からインターン、さらには取締役会に至るまで、関係者全員が行動規範の詳細を知ることで利益が得られます。 リーダーが期待を書面にすると、誰もがサポートを提供する方法を知っているフレームワークが作成されます。

行動規範を作成することで、企業は次のことを行うことができます。

• 企業の価値観について詳しく説明します。 行動規範は、企業が維持しようとしている価値観を示し、許容できる行動と許容できない行動を強調します。 コードを公開することが決定されれば、募集中の職種への応募に興味のある人は、面接を受ける前に、潜在的な雇用主のビジネス倫理、価値観、道徳についてさらに詳しく学ぶことができます。
• 職場での行動を指導します。 明確な期待により、すべての従業員がプロフェッショナルとして行動する健全な労働環境を簡単に構築できます。 行動規範は、行動を会社の価値観と一致させることで行動を導く必要があります。
• 適用される法律を遵守します。 行動規範はハラスメントやハラスメント防止トレーニング方法などの不適切な行為に対処するものであるため、従業員が法律に従って行動し、全員が職場で安全であると感じることが保証されます。 さらに、2002 年サーベンス オクスリー法では、公開企業に行動規範の実施を義務付けています。
• 従業員の士気を向上させます。 従業員が互いに平等に敬意を持って接すると、より良いチームメンバーとなる傾向があります。 行動規範がこの行動を強化すると、現在の従業員の士気が高まり、優秀な人材を維持するのに役立ちます。

行動規範に何を含めるべきか

行動規範に含まれる情報には、作業ポリシー、許容できる行動と許容できない行動、行動、結果が詳しく記載されています。 これは、従業員が新人研修中および組織在職期間全体を通じてアクセスできるガイドです。

企業ごとに運営方法が異なるため、行動規範はテンプレートに準拠しません。 いずれにせよ、以下の情報は各セクションに含まれる内容を説明しています。

企業の価値観、倫理、責任

行動規範のこのセクションでは、組織が守る価値観と、それをどのように実行するつもりであるかに関連するトピックについて詳しく説明します。

値に関する情報には次のものが含まれる場合があります。

• ビジネス倫理。
• 従業員の権利。
• 多様性と包括性。
• 社会的責任。
• 環境に対する責任。
• コミットメントと責任。

従業員の行動と行動

行動規範の従業員の行動と行動のセクションでは、リーダーシップはパフォーマンスと行動に関して何が期待されるかを検討する必要があります。 これには、同僚の従業員の扱い方や、専門的に役割を遂行する方法に関する詳細などの要素が含まれる場合があります。 従業員の行動に関するトピックについても説明できます。

このセクション内の動作とアクションの例は次のとおりです。

• 仕事に対する誠実さ
• プロフェッショナリズムの基準
• 勤務時間中に Facebook、Twitter、Instagram などのプラットフォームを使用することが適切かどうかに関するソーシャル メディアの使用
• 会社資産の使用 – 通常、社用車、電話、またはコンピューターの概要を規定するルール。
• コミュニケーションのルール。
• 他の従業員とのロマンチックな関係。
• 懲戒処分。

内部ポリシー

行動規範の内部ポリシーの部分は、日々の業務運営を対象としています。 このセクションは、従業員が受け取る有給休暇の量や天候による緊急事態の際に何をすべきかなど、他のセクションよりも多く寄せられる質問に必要な情報を従業員に提供することを目的としています。

このセクションで詳しく説明する内部慣行のいくつかは次のとおりです。

• 会社のドレスコード。
• 年次休暇、有給休暇、休日休暇。
• 悪天候ポリシー。
• オンボーディングのプロセス。
• 出席、遅刻、時間厳守。
• 勤務時間中の個人携帯電話の使用。
• 指揮系統。
• 法的および人事のコンプライアンス。

ドレスコードの例: [会社名] のドレスコードは、リラックスまたはビジネスカジュアルです。 従業員はジーンズ、T シャツ、スウェットシャツ、レギンスの着用が許可されています。 ドレスシャツ、スラックス、ブレザーなどのフォーマルなビジネス服装も適切です。 悪口、破れ、穴、粗野な発言、違法薬物などが描かれた衣服は避けてください。

クライアント、顧客、または投資家がオフィスを訪問する場合、[会社名] は服装規定の変更が必要になる可能性がある場合に適切な事前警告を提供します。 このような場合には、フォーマルなドレス、スカート、スラックス、カーキ色、ボタンダウンのシャツ、ブラウス、つま先の開いた靴が必要となる場合があります。

外部ポリシー

逆に、行動規範には外部ポリシーも必要です。 このセクションでは、顧客、顧客、外部の利害関係者などの外部関係者と取引する際に従業員がどのように行動すべきかについて詳しく説明します。

このセクションでは、以下に関する情報を明確にします。

• 利益相反。
• プライバシー。
• 機密保持。
• 知的財産ポリシー。
• 顧客コミュニケーションに関する要件。

不正行為

最後に、不正行為とみなされる行為を詳しく説明するセクションが必要です。 技術的には、上記のセクションで不正行為が発生する可能性がありますが、ここでは不適切な行為を明示的に指定する必要があります。

この部分には、以下に関するポリシーを含める必要があります。

• 差別。
• 性的嫌がらせ。
• 虐待または暴行。
• 酩酊。
• いじめ。
• 盗作。
• 不正行為の報告。

行動規範違反にどう対処するか

行動規範の違反に対処する方法を知ることは困難です。 従業員が行動規範に記載されている職業上の基準を守らない場合は、適切な措置が必要になる場合があります。

最終的に、この違反がどのように処理されるかは、行動規範のどの要素が違反されたかによって決まります。 たとえば、勤務時間中にソーシャルメディアを使用した場合と、薬物の影響下で出勤した場合の懲戒手続きは同じではありません。

そうは言っても、行動規範に違反した場合には解雇を含む懲戒処分が必要になる可能性があることを行動規範に明記することが賢明です。

行動規範ポリシーを作成するためのヒント

行動規範ポリシーを作成するとき、人事チームはこれらの 6 つのヒントを覚えて、可能な限り包括的かつ明確なものにする必要があります。

• あなたの業界を考えてみましょう。 たとえば、従業員が学校に勤務している会社と工場に勤務している会社では、行動規範が異なります。
• 法律用語は避けてください。 行動規範は、誰でも理解できる明確な言語を使用して作成される必要があります。 法律専門用語は読む人によってはわかりにくい場合があります。
• アクセスできるようにします。 完成したら、従業員がいつでもアクセスできるように、コードを人事情報システム (HRIS)内に保存する必要があります。
• 人事チーム全体を巻き込んでください。 人事部門の全員が行動規範の作成に参加する必要があります。 漏れがないように、チーム全体が重要な詳細について承認する必要があります。
• 上級幹部からの賛同を含めます。 CEO からのメモまたはメッセージで行動規範を開始し、次のページに記載されている詳細に関して上級リーダーのサポートを示すことを検討してください。
• 包括的で例が豊富であることを確認してください。 行動規範には、従業員が経験する可能性のある明確な例と、重要な質問に答える FAQ セクションが記載されている必要があります。

行動規範の例

場合によっては、例から学ぶことが最善である場合があります。 以下は、有名で信頼できるブランドによって作成された行動規範の一部です。

• Coca-Cola : この清涼飲料ブランドにより、従業員は明確な目次を使用して、探している内容に対する正確な答えを簡単に見つけることができます。 そこから、チームメンバーはブランド、資産の保護、利益相反の回避、チームとしての作業に関する詳細を検索できます。
• Google : 誠実さ、原則、差別の詳細などの期待されるものから、犬のポリシーなどのそうでない可能性のあるものまで、Google の行動規範は、従業員が知っておくべき主要な詳細を概説しているため、有益かつわかりやすくなっています。
• IBM : 彼らの行動規範はすべて信頼に関するものであり、従業員はそれがこの文書全体にわたる共通のテーマであると認識しています。 IBM は、読みやすい目次と CEO からのメッセージで物事を開始し、その後、ガイドラインに直接入っていきます。
• Apple : この行動規範は「私たちのビジネスのやり方」で始まり、職場での行動、ブランドの保護、個人の責任、ビジネスの誠実さに関する重要な詳細を直ちに決定します。
• Mastercard : Mastercard の行動規範がブランド、テーマ、カラーを規定していることはすぐにわかります。 CEOからのメッセージで始まり、取締役会からのメモが続きます。 また、従業員が探している答えにジャンプできるように目次も提供されています。

高い基準を持つことは良いことだ

特に、ビジネスが守る行動規範に関してはそうです。 ビジネス倫理やソーシャルメディアの使用に関する詳細から、服装規定やハラスメントに至るまで、この情報を従業員に提供することで、安全で生産的な労働環境が確保されます。

敵対的な労働環境を回避するために会社ができることについて詳しく学びましょう。