中小企業に適した会計ソフトウェアを選択するには?

会計および財務業務が紙ベースの総勘定元帳の入力に限定されていた時代は終わりました。 最近のすべての会計専門家や経営者は、より多くの顧客を獲得し、ビジネスを拡大し、単純なデータ入力作業を減らし、エラーを減らし、データについてより深い洞察を得ることに重点を置いています。 デジタル時代にこれらすべてを行うための最良の方法は、会計ソフトウェアを使用することです。 会計ソフトウェア ソリューションは、次の四半期の売上予測を作成したり、最も収益性の高いサービスと最も収益性の低いサービスを決定したりすることにより、チームのビジネス効率と生産性を向上させるのに役立ちます。

会計ソフトウェアの重要性:

1. 作業スピードの加速:会計ソフトウェアを使用すると、チームが行う事務処理がはるかに少なくなるため、ビジネス全体の生産性が向上します。 自動的に生成されるビジネス レポートと請求書により、新規顧客の獲得に費やす時間を節約できます。
2. 時間の節約:会計タスクは正確な計算がすべてです。 優れた会計ソフトウェアを使用すると、単純なタスクを自動化して簿記プロセスをスピードアップできます。 これにより、時間が節約されるだけでなく、昔ながらのペンと紙の簿記手法を使用した場合に発生する可能性のある潜在的なエラーも軽減されます。
3. 分析の提供:優れた会計ソフトウェアを使用すると、四半期の予測とキャッシュ フロー計算書を提供することで、数年後にビジネスがどのようになるかを分析できます。 会計ソフトウェアは、ビジネスの利益を促進する分野に投資することで、より適切な財務上の意思決定を行うのに役立ちます。
4. データ セキュリティ:重要な情報のセキュリティは企業の最優先事項である必要があります。 サイバー犯罪が増加している世界では、適切な会計ソフトウェアに投資することで、財務データを保護するためのセキュリティ層を追加できます。 このソフトウェアは、多要素認証、情報へのユーザー アクセスの制限、情報を安全に保つためのウイルス対策保護などの機能を提供します。
5. 一元管理:会計ソフトウェアのもう 1 つの特徴は、一元管理されたダッシュボードを提供することです。 請求書、給与計算、税金、在庫、販売注文などを含む財務プロセスのあらゆる側面を 1 か所で簡単に表示できるため、時間を節約し、迅速な意思決定を行うことができます。

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適切な会計ソフトウェアを選択するためのヒント:

しかし、市場には最高の会計ソフトウェア ソリューションが数多く存在します。 では、ビジネス要件に適したソフトウェアを選択するにはどうすればよいでしょうか?

あなたのビジネスに適した会計ソフトウェアを選択する際に、次のヒントを考慮することが役立つかもしれません。

1. 自分のビジネスを理解する

会計ソフトウェアを選択する前の最も重要なステップは、ビジネス要件を理解することです。 ビジネスに業界固有の機能が必要かどうかを特定し、同じ機能を提供するソフトウェアを選択します。

また、どのようなアドオン アプリケーションが必要か、またそれらが会計ソリューションと統合されているかどうかも確認してください。

ほとんどの中小企業は、請求書発行、経費追跡、レポート作成などの基本的な機能を備えた会計ソフトウェアを使用できます。 ただし、在庫追跡や販売予測などの高度な機能が必要な場合は、それに応じてソフトウェアを選択する必要があります。

2. オンラインかオフラインか

一部の企業は、近年市場を席巻したクラウドベースの会計ツールを活用していますが、財務要件を満たすために依然としてデスクトップ ソフトウェアを好む組織もあります。

さらに、デスクトップ ソフトウェアの機能とクラウド機能の両方を必要とする企業は、クラウド ホスティング サービスを選択します。 たとえば、ホスティング ソフトウェアを備えたクラウドベースの QuickBooks Enterprise は、デスクトップ ソフトウェアと同じ機能とユーザー インターフェイスを提供するだけでなく、QuickBooks Online (QuickBooks の SaaS バージョン) と同様のリモート アクセシビリティも提供します。

ビジネスに最適なモデルを選択する際には、適切な分析を行う必要があります。 ビジネスの経営上のニーズと財務上のニーズの両方を念頭に置き、すべてのオプションを検討することが最善です。

さらに言えば、財務の専門家や会計士の助けを借りることもできます。

3. ユーザーインターフェース

ほとんどの経営者は会計の知識がないため、ソフトウェアは使いやすいはずです。 ログインして機能を参照するための適切な手順を備えたクリーンなインターフェイスにより、チームの会計プロセスが容易になります。

なぜなら、最終的には、トレーニング コストをあまりかけずに、ソフトウェアのインターフェイスがあなたやチームメイトにとってどれだけ快適に作業できるかによって決まるからです。

さらに、会計ソフトウェアの高度な機能を学ぶための無料のオンライン チュートリアルがあれば、帳簿の管理は簡単になります。

4. 予算を計画する

会計ソフトウェア ソリューションは、提供する機能と料金プランによって異なります。 年間サブスクリプション プラン、複数年用のパッケージを購入するか、ソフトウェアの無料バ​​ージョン (利用可能な場合) を使用するか、企業の予算に基づいて会計ソフトウェアをリースすることができます。

高価な会計ソフトは高機能を提供していることがよくあります。 これには、プロジェクト レポート、経費追跡、給与計算支援、CRM コネクタなどが含まれます。

会計ソフトウェアを購入する際は、必要のない追加機能に料金を支払っていないことを確認してください。

5. ソフトウェアの使用可能性

会計ソフトウェアを購入する前に考慮すべきもう 1 つの要素は、アプリケーションの作業に必要なユーザー数をサポートしているかどうかです。 あるいは、外出先でもどのデバイスでも作業できるかどうか?

クラウドベースのソフトウェアを選択すると、インターネットを通じて、いつでも、どこからでも、どのデバイスでも効率的に作業できるようになります。

市場には、1 人のユーザーから最大 40 人のユーザーまで対応する多数のソフトウェアが入手可能です。 エンタープライズ ビジネスの場合、最大のユーザーをサポートするソフトウェアを選択することが有益です。 ただし、スタートアップ企業は 1 ユーザー バージョンから会計処理を開始できます。

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6. チームに相談する

ビジネスはそれぞれ異なります。会計士は、組織のニーズに応じて、会計ソフトウェアについて最も知識のある意見を提供してくれるかもしれません。 彼らはほぼあらゆる種類の会計ソフトウェアに取り組んできました。 彼らは、お客様がどのような種類のビジネスを行っているのか、どのようなソフトウェアが必要なのかを正確に知っています。

その他、会計ソフトウェアに必要なハードウェア仕様を理解し、IT 部門に相談してください。 最適なビジネス運営を確保するには、ストレージ容量、サーバーリソース、その他のコンポーネントを見直すことが不可欠です。

7. すべてのオプションを確認する

市場には多数の会計ソフトウェアが入手可能であるため、会計組織に最適なソフトウェアに投資する前に、すべてのオプションを参照することが重要です。

市場で最も人気のあるソフトウェアには、Intuit QuickBooks、Xero、FreshBooks、Kashoo、Sage、Wave、GoDaddy Bookkeeper、Accounting Seed、Zoho Books などがあります。

それらの中には、その正確さ、速度、利便性により需要があるものもあります。 コスト効率が高く、使いやすいものもあります。

8. トライアルを受ける

会計ソフトウェアを購入する前に、会計アプリケーションを試用してください。 ダミーのトランザクションを入力し、請求書を作成し、レポートを生成し、必要なすべての機能をテストできます。

また、試用期間中にカスタマー サポートに連絡して、ビジネスに関連するすべての質問を解決することもできます。 すべてがあなたのビジネスに沿ったものであれば、ソフトウェアの購入に進むことができます。

9. アドオンの統合

すべての会計ソフトウェアは、それがどれほど強力であっても、すべてのビジネス プロセスをスムーズに実行し続けるためには、アドオンの統合が必要になります。 したがって、会計ソフトウェアは、ERP、CRM、請求、人事などのコア機能を統合して、会計と連携して動作する必要があります。

たとえば、TSheets や Bill.com などのアプリは、QuickBooks などの一般的な会計ソフトウェアと統合されています。 ただし、すべてのソフトウェアがアドオンを組み込む機能を提供しているわけではありません。 したがって、ソフトウェアを完成させる前に、これらの要素を念頭に置くことをお勧めします。

10. カスタマーサポート

会計ソフトウェアを初めて使用する場合は、財務プロセスをより最適化するために理解しておきたい機能がたくさんあるかもしれません。

したがって、優れた会計ソフトウェアは、ソフトウェアに関するすべての質問に対してあなたとあなたのチームメイトを支援する専門家によるサポートを常に提供する必要があります。

一方、ビジネスが拡大し、データがより複雑になる場合は、記録を正確に保つために外部のガイダンスが必要になります。 したがって、電話、チャット、電子メールによる 24 時間のカスタマー サポートを提供するソフトウェアを探してください。

11. カスタマーレビュー

テクノロジー主導の世界では、オンラインで入手できるソフトウェアの推奨事項は、適切なソフトウェアの選択に役立ちます。 したがって、自分の組織に適していると思われるソフトウェアを最終候補リストに挙げたら、さまざまなフォーラムや Web サイトで顧客のレビューを探してください。

カスタマーサポート、価格設定、セキュリティ、機能などのさまざまなパラメータに応じて、会計ソフトウェアについてより適切な決定を下すことができます。

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まとめ

適切なツールやソフトウェアがないと、従業員のストレスや燃え尽き症候群のリスクが高まります。 従業員のストレスが増大すればするほど、ビジネスへの影響も大きくなります。

会計ソフトウェアは、非常に長い間、企業の帳簿管理を支援してきました。 ブランドの認知度を高めることを目的とするものもあれば、顧客体験の向上を約束するものもあります。

ただし、これらすべての要素を念頭に置いて会計ソフトウェアを選択するのは難しいかもしれません。 ただし、ビジネスへの 1 回限りの投資であるため、決断を下す前に頭を整理し、時間をかけて検討する必要があります。

適切なソフトウェアを選択すると、従業員の知識が深まり、より感謝されていると感じるため、ストレスが軽減されます。 これにより、ビジネスが継続的に成長し、会社の収益が増加します。

したがって、賢明に選択してください。

 この記事は Sharad Acharya によって書かれています。 Sharad は、Ace Cloud Hosting のテクニカル ライターです。 彼は最新テクノロジーを研究するのが大好きで、クラウド、仮想化、セキュリティに関する記事を執筆しています。 Facebook、Twitter、LinkedIn で彼をフォローできます。