卓越性の実現: HCI から HubSpot への移行

あるシステムから別のシステムへの移行は、どの企業にとっても困難な作業となる可能性がありますが、成長と効率向上の機会にもなります。 最近、私たちのチームは、Quickbase から HubSpot への移行を検討している環境管理会社である HCI と協力する機会がありました。 その過程で、私たちは複雑なデータ構造とプロセスを実装および再設計し、HubSpot ツールに関するチームのトレーニングを行いました。

会社と挑戦

HCI は数年間、Quickbase をプライマリ データベースとして使用していました。 Quickbase はニーズにうまく対応していましたが、自動化によってプロセスを合理化し、レポート機能を向上させようとしていました。 Kuno Creative と連携し、HubSpot の機能について学んだ後、彼らは HubSpot への切り替えが正しい決断であると判断しました。 データを新しいシステムに移行し、それに伴うすべてのプロセスを促進するという通常の課題とは別に、HCI には日常のプロセスに慣れているチームもあり、確実に導入し、変更管理を通じて十分な快適性レベルを実現します。

HCI のプロセスについて学ぶ

Kuno は、最初の数週間のほとんどを HCI のビジネス、プロセス、独特の課題について学ぶのに費やしました。 これにより、採用可能性とアクセス性を維持しながら、彼らにとって意味のある方法で HubSpot インスタンスを開発できるようになりました。 以前の CRM で犯した間違いを繰り返さないことも重要でした。結局のところ、HCI には理由があって移行しており、HubSpot は欠陥のあるプロセスをリセットし、よりカスタマイズされた CRM ソリューションで機能するプロセスを構築するユニークな機会を提供してくれました。

タイムライン、マイルストーン、一連の出来事について調整することも重要でした。 これにより、HCI のチームは、5 か月にわたるプロジェクト計画を効果的に伝達することで、現在の CRM で作業を続ける自信を得ることができました。

私たちのソリューション

HubSpot でのカスタム オブジェクトの作成

移行で最初に取り組んだ項目の 1 つは、「ジョブ スケジュール」用のカスタム オブジェクトをマッピングすることでした。 これを実現するために、Kuno チームは Lucidchart を使用して ERD を作成し、ドキュメントとフローチャートを処理し、HCI チームが新しい環境でデータを視覚化できるようにしました。 これは、Quickbase で苦労していた CRM 機能とカスタマイズに関する HubSpot の機能を実証する機会にもなりました。 私たちは HCI パートナーと緊密に連携して、新しいカスタム オブジェクトが彼らのニーズを満たし、十分なレポートを提供できるようにしました。

Quickbase から HubSpot へのデータの移行

カスタム オブジェクトが作成され検証されたら、次のステップは HubSpot へのデータ移行です。 これは、慎重な計画と実行を必要とする複雑なプロセスでした。 私たちの計画には、Quickbase からのデータのマッピング、オブジェクトの調整、移行プロセスのテスト、HubSpot での正確性を確保するためのデータ検証チェックの実装が含まれていました。

移行を容易にするために、Quickbase から HubSpot への一方向のカスタム統合を開発しました。 これにより、活動、連絡先、企業、機会、そして同様に重要なこれらのエンティティ間の関連性など、データベースのあらゆる側面が接続されました。 これにより、カスタム オブジェクトと標準オブジェクト間で大規模なデータ セットを一括で移動できるようになり、初期移行プロセスがスムーズになり、重要なことに、シームレスなデルタ移行が容易になりました。 トレーニング目的とセットアップ用のデータを持つことは重要でしたが、すべての「システム間」データを持つことは、HCI が起動時に HubSpot を快適に使用できるようにするために特に重要でした。

HubSpot でチームをトレーニングする

データが HubSpot に正常に移行されたので、次のステップは、新しいプラットフォームの使用について HCI をトレーニングすることでした。 私たちは、基本的なナビゲーションからより高度なレポート機能まですべてをカバーする、対面トレーニング セッションと仮想トレーニング セッションの両方を含むカスタマイズされたトレーニング プランを開発しました。

可決

トレーニングは導入の 1 つの要素にすぎませんが、導入の成功はそれよりも奥深く、クライアントのチームが新しい環境で成功し、成長するための十分な装備を確実に備えていることを意味します。

• 基本から始めて、データが許す限りより複雑な機能に意図的に取り組みました。
• 全員が快適に過ごせるよう、また予期せぬ事態が起こらないように、事前に切り替え日について合意しました。
• Kuno チームは、HubSpot の導入と快適性を確保するために、HubSpot のリリース後数週間、追加のトレーニング モジュールやサポート コールに喜んで対応してくれました。

プロジェクト内の変更管理

変更管理はこのプロジェクトの重要な要素でした。 Quickbase から HubSpot への移行には、HCI チームの作業方法の大幅な変更が必要であることを私たちは認識していました。 この変化に対処できるよう、私たちは彼らと緊密に協力して、プロジェクトの進捗状況、トレーニング セッション、継続的なサポートに関する定期的な最新情報を含むコミュニケーション プランを作成しました。

また、HCI が新しいシステムを操作するのに役立つユーザー ガイドやチート シートなどのリソースも提供しました。 最後に、導入後のレビューを実施してクライアント チームからのフィードバックを収集し、改善の余地がある領域を特定しました。

結果

私たちは、HCI を HubSpot に移行し、新しいシステムでチームをトレーニングし、継続的な導入を確実にするための継続的なサポートを提供することに成功しました。 変更管理はプロジェクトの重要な要素であり、私たちは明確なコミュニケーション計画を策定し、意図的なリソースとサポートを提供することで彼らを支援しました。 結果は、文句なしの成功でした。当社のクライアントは、HubSpot を通じてより合理化されたプロセスと効率の向上を享受できるようになりました。

インパクト

自動化だけでも HCI は 1 日あたり約 6.5 時間を節約でき、その時間を管理作業ではなく販売に割り当てることができ、収益にプラスの影響を与えます。 広範なトレーニングと継続的なコミュニケーションを通じて、HCI チームは新しいプラットフォームで容易に業務を遂行し、自動化されたリード生成とローテーション、販売プロセスと引継ぎの両方の可視性の向上、より明確なレポートを享受しており、これらすべてにより HCI の成長と拡大が可能になっています。彼らとともに成長し、拡張できるプラットフォームを備えています。

当社の HubSpot プロフェッショナル チームは、数え切れないほどの HubSpot 移行を成功させ、あらゆる分野で組織を強化し、ビジネス目標を容易に達成し、超えることができるようにしました。 私たちにご連絡ください。あなたのチームの卓越性を実現する方法を一緒に考えてみましょう。