あなたの会社を仮想法の実践に変えるための6つの重要なステップ

公開: 2022-02-23

COVID-19の大流行は、潜在的なクライアントが法律サービスを求めて使用する方法を永遠に変えました。 2021年の調査によると、回答者の79％が、遠隔地の法律相談を提供する法律事務所を支持するでしょう。これは、わずか3年間で56ポイントの増加です。

その劇的なスイングは理にかなっています。仮想法律事務所の構築には、次のようなさまざまなメリットがあります。

より幅広いオーディエンスにリーチします。これは、法務が行われている物理的な場所に縛られることはありません。
オフィススペースの賃貸またはリースに関連するコストを削減することにより、オーバーヘッドを削減します。
柔軟性を高めて従業員のより自然な労働時間を作成し、ワークライフのバランスと生産性を向上させます。
より短く、より柔軟な相談を通じて、より良い顧客体験を構築します。

これらの利点はすべて架空のものにすぎません。これらは、仮想またはリモートの法的慣行への移行に成功した場合にのみ機能します。

幸いなことに、そこにたどり着くのは複雑ではありません。引っ越しに備えてオフィスとスタッフを準備するには、いくつかの重要な手順に従う必要があります。これらの6つのコアステップをさらに詳しく見ていきましょう。

1.信頼性が高く効果的な仮想通信システムを実装する

新しい建設では、基礎が最初に来る必要があります。遠隔地の法律事務所の場合、それはあなたの業務の範囲内で、そして将来のそして現在のクライアントと仮想的に通信するための信頼できるシステムを設置することを意味します。

クライアントが簡単に電話をかけることができる使いやすい電話システムが必要です。 最初の電話ナビゲーションは、すばやくユーザーフレンドリーで、発信者をわずか数秒で適切な場所にルーティングする必要があります。

もちろん、他のコミュニケーションツールも同様に重要です。

ビデオ会議プラットフォームは、社内会議やクライアントへの電話に不可欠です。 Zoom、Google Hangout、Microsoft Teamsなどのプラットフォームにはすべて、法的な慣行について賛否両論があります。基本的な無料バージョンを使用するのではなく、これらのプラットフォームのプレミアムバージョンの購入を検討する必要があります。
電子メールは、クライアントとの最初のコミュニケーションと、社内外の文書化されたコミュニケーションのための重要なツールであり続けます。
ライブチャットオプションは、特に機密保持や1対1のコミュニケーションをまだ必要としない最初の問い合わせで、仮想法律事務所の間でますます人気が高まっています。

これらすべてのオプションの中で重要なのは、自分に合った仮想通信インフラストラクチャを見つけることです。法律事務所がどの通信オプションをいつ使用するかについて明確な考えを持つことは、遠隔地の法律事務所への移行を簡素化するのに大いに役立ちます。

2.スムーズなデジタルドキュメント移行を保証します

法的な慣行は文書なしでは機能しません。幸いなことに、これらのドキュメントを仮想的に処理するためのオプションがたくさんあります。つまり、リモートに移動するときに、ドキュメントの印刷、署名、スキャン、および電子メール送信をクライアントに指示する必要がなくなります。

代わりに、代替のデジタルソフトウェアを探してください。 DocuSignのような電子署名ソフトウェアは素晴らしいスタートであり、ソフトウェアを介して提出された署名は、直接の場合と同じように有効です。選択するソフトウェアが使いやすく、ドキュメントを安全に保護するために必要な保護手段が整っていることを確認してください。

オフィスの規模とケースの量によっては、より包括的なデジタルドキュメント管理プラットフォームを検討することも理にかなっている場合があります。適切なツールが物理的なファイリングキャビネットに取って代わり、フォームレターやその他の標準的な要素を作成してファイルを合理化し、すべてのドキュメントをオンラインで移動できるようにします。

3.実践管理ソフトウェアプラットフォームを選択します

あなたは練習管理ソフトウェアプログラムについて聞いたことがあるかもしれません。これらの包括的なプラットフォームは、日常のすべての管理作業をクラウドに取り込みます。これにより、管理タスクに費やす時間が短縮され、それらのタスクをどこからでも完了できるようになります。

プラットフォームの機能は、選択したベンダーによって異なりますが、ほとんどの利用可能なオプションで同じコア機能を期待できます。

特定のケースに関連するすべての情報とドキュメントを見つけやすい場所に保管するケース管理。
ドキュメント管理または既存のドキュメント管理ソフトウェアとの統合。
自動化でき、クライアントの支払いを容易にする請求プロセス。
経営陣に連絡して、現在および将来のすべてのクライアントと、会社とのやり取りを追跡します。
予定、期限、裁判所の日付を管理するのに役立つカレンダー管理。
タイムシートと経費の追跡により、時間を費やしてクライアントに請求する方法を最適化できます。

最高の状態で、診療管理ソフトウェアは、世界中のどこからでも、オフィスの全員がタスクをより効率的に実行できるようにします。それはあなたの時間を最適化するだけではありません。また、実際にクライアントを支援し、法的懸念を解決するためにより多くの時間を費やすことができるようになります。

4.リモートワークの現実を反映するようにポリシーを改訂します

仮想環境では、管理スタッフからパートナーまで、従業員の働き方が異なる可能性があります。オフィスのポリシーは、オフィスの新しい性質に合わせて調整する必要があります。これには、次のようなものが含まれます。

クライアントのニーズに確実に対応できるように、柔軟な時間帯を中心に構成します。
カメラをオンにしてマイクをミュートしたり、法律事務所を表す仮想背景を使用したりするなど、仮想会議に関するルールとガイドライン。
どの会議を記録できるか、および機密性と安全性を最大化するためにそれらの記録をどこに保存するかに関する規則とガイドライン。
データの機密性を維持し、サイバー攻撃や不注意による開示から保護するための文書化およびオンラインセキュリティ手順。

オフィスのポリシーでは、新しい環境で直面するニュアンスを考慮に入れる必要があります。時間の経過とともにそれらを調整することも恐れないでください。新しい状況や課題に遭遇した場合は、会社の期待を設定するのに役立つように、従業員ハンドブックに追加する必要があります。

5.最先端のウェブサイトと法的マーケティング戦略を作成する

バックエンド構造が整ったら、潜在的なクライアントに自分自身をどのように提示したいかを正確に考える時が来ました。そのプロセスはあなたのウェブサイトで始まりそして終わります。

仮想ビジネスの場合、Webサイトは正面玄関およびロビーとして機能します。第一印象と詳細な情報の両方にとって、視聴者があなたと協力すべきかどうかを判断する必要があることが重要です。それは、プロフェッショナルで、ユーザーフレンドリーで、あなたの側で簡単に制御および更新できる必要があります。

優れたウェブサイトとは、オンライン検索で法律事務所を簡単に見つけられるように最適化することも意味します。検索エンジン最適化（SEO）のそのプロセスは、仮想法律事務所にとって特に重要です。

法律事務所のSEOは微妙な違いがあり、コンテンツとユーザーエクスペリエンスを最適化する必要があります。しかし、その潜在的な投資収益率（ROI）は重要であり、96％の人が法律上のアドバイスを探すときに検索エンジンを使用していることを考えると理にかなっています。

SEO以外にも、法律事務所は、法的なマーケティング戦略を完了するために、他の多くの戦術から利益を得ることができます。

Facebook、Instagram、LinkedIn、Twitterなどのチャネルを含む強力なソーシャルメディアプレゼンス。これらの各ネットワークは、見込み顧客の意識とエンゲージメントを促進するための有料の有機的なオプションを提供します。
プロモーションよりも価値を重視する合法的なコンテンツマーケティング戦略。視聴者に関連するコンテンツを作成することで、SEOを強化すると同時に、信頼性を構築し、クライアントの目標到達プロセスを埋めることができます。
スマートフォンやタブレットを使用してインターネットを閲覧し、必要な情報を見つけることがますます増えているオーディエンスの期待と好みを説明するモバイルコンテンツとマーケティングアプローチ。

これらのそれぞれは、より大きな法的マーケティングパズルの重要な部分です。しかし、それらはすべて、SEOの構築と改善、オンラインプレゼンスの強化、および見込み顧客や他のオーディエンスがWebサイトを見つけやすくする上で役割を果たすことができます。

6.適切なパートナーと協力して、仮想法律事務所のマーケティングを管理します

上記の手順を見ると、最初は気が遠くなるかもしれません。法律事務所を仮想環境に移行するには、かなりの計画と努力が必要です。良いニュース：あなたは自分でいる必要はありません。

実際、適切なパートナーを見つけることは、方程式の重要な部分です。これは、SEOのような複雑なトピックに特に当てはまります。そうしないと、より大きなプロセスを圧倒し、長期的な成功を妨げる可能性があります。

評判の良い合法的なSEO会社と協力することは、あなたの移行にとって大きな資産になる可能性があります。法律事務所のseo会社を雇う前に適切な質問をすることで、単に空の約束をするのではなく、選択したパートナーが助けてくれることを保証できます。

これらの質問は、パズルの狭い部分に焦点を合わせるだけでなく、法的なマーケティング活動全体を管理するパートナーを選択するのにも役立ちます。その一歩を踏み出す準備ができたら、話しましょう！法務業界での私たちの経験は、仮想業務に移行する際の法律事務所にぴったりかもしれません。

遠隔地の法律事務所に移行する際に留意すべき倫理規則

会社を仮想環境に移行するために必要な手順について説明したので、遠隔地の法務に関連する弁護士の倫理的義務に取り組むことが重要です。

COVID-19期間中のリモートワークへの移行が広まったため、米国法曹協会（ABA）は、2020年12月に、弁護士が免許を取得している法域の法律を実践している限り、リモートで法律を実践できることを明確にするガイダンスを発行しました。さらに、弁護士が免許を取得している別の法域で法務を行う場合は、遠隔地の法域が法務を許可していることを確認する必要があります。さらに、彼らは、遠隔地の管轄区域で法律を実践する権限があることを一般に公開してはなりません（たとえば、遠隔地の管轄区域で会社の住所を確立したり、サービスを宣伝したりすることによって）。

ABAは、仮想プラクティスの運用を取り巻く倫理的問題に対処するために、2021年3月に追加のガイダンスを発行しました。リモートで法律を実践する際に考慮すべきいくつかの重要な考慮事項は次のとおりです。

能力（規則1.1）、勤勉（規則1.3）、およびコミュニケーション（規則1.4）の倫理的義務を果たすために、弁護士は、クライアントに情報を提供し続け、彼らの訴訟が前進することを保証する計画を立てる必要があります。手順1〜3。
事実上実務を行う弁護士は、機密情報を保護するために合理的な予防措置を講じる必要があります（規則1.6）。これには、安全なインターネットアクセスの使用、強力なパスワードの使用、ハッキングされた場合のデータ侵害ポリシーの実装、情報の暗号化、法務外で使用されるデバイスのリスニング容量の無効化が含まれます。
遠隔地の労働者を監督することはより困難かもしれないが、管理弁護士の監督義務（規則5.1）は仮想慣行への転換の影響を受けない。したがって、管理弁護士は、会社のすべての従業員が専門的な基準を遵守し、安全な通信方法とその保管方法の使用、利益相反の解決、期限の維持、顧客資金の追跡などの問題に対処するためのポリシーを実装する必要があります。

遠隔地で法律を実践している場合でも、州の職業行動規則および州の法廷またはABAによって発行された明確なガイダンスを常に最新の状態に保つことが重要です。上記の手順に従い、法的な倫理規則に忠実に従うことで、仮想法の実践を成功させるための道を順調に進んでいます。