ビジネス コミュニケーション プラットフォームを構築するための 5 つのステップ

優れた社内コミュニケーションは、あらゆるビジネスの成功にとって重要な要素です。 実際、調査によると、現代の職場の従業員は、時間の約 80% を共同作業に費やしています。 この現代のビジネスの世界では、デジタル コミュニケーション ツールがこれらの相互作用を最大化するための鍵となります。

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残念なことに、ほとんどの企業は、断片化され、切断された社内プラットフォームに悩まされています。 従業員が 5 ～ 10 人の小規模なスタートアップは、メールやソーシャル メディア アプリなどの通常のメッセンジャーとうまく連携できます。 ただし、新しい従業員を採用し、より分岐した構造を確立する場合は、既存のプロセスにシームレスに組み込まれ、従業員の要件に従ってカスタム構築された、専用の社内コミュニケーション プラットフォームが必要になります。

さらに、通信プラットフォームに組み込むことができ、クライアントや顧客とシームレスに接続できるソリューション (たとえば、ダイヤル ソリューション) が必要です。 興味のある方は、Call Cowboy が販売している 1800 の番号をご覧ください。

この包括的なガイドでは、カスタム ビジネス コミュニケーション ツールの利点と、ゼロから作成する方法について説明します。

社内ビジネス コミュニケーション プラットフォームの利点

コミュニケーション ツールを構築することは、さまざまな方法でビジネスに役立ちます。 カスタマイズされた社内ビジネス コミュニケーション ソフトウェアの利点の一部を次に示します。

1. 生産性の向上

企業が企業コミュニケーション プラットフォームを開発する必要がある主な理由は、従業員の生産性を向上させることではありません。 コミュニケーションがより迅速かつ簡単になると、従業員は他の重要な仕事により多くの時間を集中して費やすことができます。 カスタム ソフトウェアを使用すると、従業員はいつでもどこでも、どのデバイスからでも簡単にアクセスできる最新の更新プログラムと関連情報にアクセスできます。

必要に応じて、メールの受信トレイや共有ワークスペースなどのコラボレーション ツールをプラットフォームに含めて、スタッフにまったく新しい可能性を提供することもできます。 予算がある場合、自動化は生産性を向上させるもう 1 つの方法であり、日常業務を自動化および簡素化して、従業員の時間を解放します。

2. リモート従業員のエクスペリエンスの向上

現代の職場では、特に COVID-19 の発生によりリモートワークの傾向が強まっている現在、完全なデジタル トランスフォーメーションが必要です。 しかし、パンデミックが緩和し始め、企業が再び営業を開始するにつれて、ほとんどの組織は現在、従来のオフィスとリモートワークを組み合わせたハイブリッドセットアップを使用しています.

どちらの場合も、特にハイブリッドな職場では、スムーズな社内コミュニケーションが企業にとって重要です。 カスタマイズされたコミュニケーション ツールは、既存のプロセスを合理化しながら、生産性を向上させるのに役立ちます。

3. より合理化されたプロセス

企業のコミュニケーションには、通常、さまざまな目的のために複数のチャネルが含まれます。 これにより、コミュニケーション サイロが作成され、従業員の接続が切断される可能性があります。 カスタムの社内コミュニケーション プラットフォームを構築することで、プロセスを合理化しながら統一されたコミュニケーションを作成でき、異なるプラットフォームやアプリを切り替える必要がなくなります。

その結果、従業員は必要なデータや情報を探す時間を短縮できます。 代わりに、現在の重要なコンテンツをすべて 1 か所で入手できます。

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4. オープンで透明な企業文化を育む

社内コミュニケーション用のカスタム プラットフォームは、意見やアイデアを共有するためのオープンでフレンドリーな文化を作り出すだけでなく、同僚を知り、信頼と友情を高めるのに役立ちます。

適切に開発されたビジネス コミュニケーション プラットフォームは、企業文化を広め、促進する場所にもなります。 お知らせの投稿、会社の写真の共有、オンライン ワークショップや仮想イベントの開催、スタッフへの敬意を表すことができます。これらはすべて、職場での満足度、モチベーション、包括性を高めることができます。

ビジネス コミュニケーション プラットフォームの作成方法

1. 経験豊富なソフトウェア開発会社を選ぶ

厳格なソフトウェア開発のバックグラウンドを持つプログラマーでない限り、コミュニケーション プラットフォームを開発するということは、コミュニケーション プラットフォームを構築するためにソフトウェア開発会社を雇うか外部委託する必要があることを意味します。

通信ソフトウェアを構築する責任者として、十分な知識を持っている人が必要です。 過去のプロジェクトと、必要なソリューションを構築した経験があるかどうかを尋ねることを検討してください。 彼らの実績を確認し、彼らのサービスに関するレビューや証言を読んでください。

最高のソフトウェア開発会社には、会社用にカスタマイズされた通信プラットフォームを開発するために必要な堅牢なツールとリソースが必要です。 たとえば、Airdev は、バブル開発などの最新のテクノロジとプログラミング言語を使用して、安全でスケーラブルなソフトウェア製品の構築を支援しています。

さらに、ソフトウェア開発は完了するまでに数か月かかる場合があります。 そのため、シームレスで透明性のあるコミュニケーションが可能で、プロジェクトの進捗状況を常に更新してくれる会社が必要です。

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2. 調査を行う

提携する適切な開発を見つけたら、それらとの研究を開始できます。 すべてのプロジェクトと同様に、綿密な計画を立ててビジネス コミュニケーション プラットフォームの開発を開始する必要があります。 あなたとあなたの開発者は、市場の状況と気候を徹底的に調査する必要があります。 開発会社が使用するソフトウェア開発ライフサイクルに応じて、プロセスは異なります。

ただし、一般に、企業通信ソフトウェアの市場を調査するには、次の重要な質問に答える必要があります。

コミュニケーション プラットフォームに対するビジネス ニーズは何ですか?

カスタム ビジネス コミュニケーション プラットフォームを使用すると、ビジネス ニーズに合わせて完全に調整できます。 では、ここで問題になるのは、それらのニーズとは何かということです。

ビジネス ニーズを理解するには、誰が、何を、どのように行うかを検討します。

誰がソフトウェアを使用しますか? 特定の部門向けですか、それとも全社的なソリューションですか? 従業員はどのように使用しますか？ つながりを保ち、会社のニュースを共有するために、シンプルなグループ チャット アプリケーションが必要ですか? いくつかの特定の部門がアイデアや情報にアクセスして共有するためのプロジェクト管理またはコラボレーション ツールが必要ですか? おそらく、トップ マネージャーや取締役会メンバー向けのコミュニケーション ソリューションのような特別なものが必要ですか? それとも全部欲しい？

Web ソリューション、モバイル アプリ、またはその両方が必要ですか?

ニーズを特定したら、ビジネス コミュニケーションを可能にするために、Web/モバイルのみのソリューションを選択するか、両方をカバーする計画を立てるかを決定する必要があります。

一般的に、従来のオフィスはデスクトップ コンピューターとラップトップで構成されています。 したがって、企業向けのほとんどのデジタル コミュニケーション ソリューションは、多くの場合 Web ベースです。 とはいえ、リモートワークの人気が高まるにつれて、モバイルファーストのアプリも大幅に増加しています.

ほとんどの場合、Web ベースのプラットフォームでさえ、最近ではモバイル フレンドリーである必要があります。 ただし、ハイブリッドな職場に対応できるように、両方を開発することをお勧めします (予算がある場合)。

成功の KPI は何ですか?

明確な成功 KPI を設定すると、それらを達成するために必要な最適な機能をよりよく理解できます。 設定する必要がある指標の正確なリストは、ビジネス ニーズによって異なります。 ただし、一般的に、効果的なビジネス コミュニケーション プラットフォームの成功 KPI には次のものが含まれます。

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1. エンゲージメント指標

これは、従業員がプラットフォームとどのようにやり取りし、企業および社会的コミュニケーション活動に従事するかを指します。 たとえば、開封、返信、クリック、およびその他の関連する指標が含まれる場合があります。

2.行動指標

これは、ソリューションが従業員の行動、態度、意見にどのように影響するかを示しています。 これには、満足度と信頼度、平均応答率などが含まれる場合があります。

3. 生産性指標

これは、プラットフォームが社内の生産性と従業員をどのように向上させるかを指します。 いくつかの例には、内部コミュニケーションの改善や、コミュニケーションとコラボレーションの高速化によってどれだけの時間が節約されたかが含まれる場合があります。

研究段階では、さらに多くの質問が発生することに注意してください。 ほとんどの開発会社は、開発の最初の段階でプロジェクトについて知っておくべきことをすべて概説するのに役立ちます。 そのため、時間をかけて、選択した開発会社とオプションとニーズについて話し合ってください。

3. 中央ハブを確立する

効果的な社内コミュニケーション ツールには、コラボレーションとコミュニケーションのニーズの基盤となる中央ハブが必要です。

この場合、イントラネットの使用を検討してください。 従業員のための一元化されたデジタル ワークプレイス ハブとして機能し、既存のすべてのシステムを統合します。 また、管理スタッフがコミュニケーションとコンテンツを管理しやすくなると同時に、残りの従業員が必要な情報を見つけて互いにつながることがより便利になります。

すべてのコラボレーションとコミュニケーションを開始できる場所を提供し、ユーザーが 3 つの異なるレベル (個人、ローカル、グローバル) で接続できるようにします。

一般に、ソフトウェア開発は、通信プラットフォームの開発に合わせて、会社のイントラネットをセットアップするのに役立ちます。

4. 必要な機能を検討する

コミュニケーション プラットフォームを開発することで、会社のニーズを完全に満たすことができることは前に述べました。 したがって、その機能もカスタマイズできます。 これにより、潜在的な機能のリストがかなり大きくなります。

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以下は、社内コミュニケーション プラットフォームの最も一般的な機能の一部です。 機能が多ければ多いほど、ソフトウェア開発のコストが高くなることに注意してください。

1. オンボーディング

オンボーディングの背後にある考え方は、ユーザーをガイドし、主な機能とその使用方法を示すことです。 コミュニケーション プラットフォームを構築するときに、短い紹介ビデオやプラットフォームとその主要機能のスクリーンショットなど、さまざまな方法でオンボーディング プロセスを実装できます。

2. プロファイル

内部コミュニケーションは透明性に基づいています。 したがって、従業員がログインして自分自身を識別できるようにする必要があります。 サインアップ プロセスは、ユーザーが電子メールまたは電話番号を提供できる他のアプリと同じであるべきです。 または、管理者が従業員プロファイルを作成できるようにすることもできます。 プロフィールには、写真、名前、部署、役職、連絡先、趣味などの仕事以外の情報などの必要な情報を含める必要があります。これは、従業員の関係を改善するのに役立ちます。

3.フィード

ここには、お知らせ、成果、現在のプロジェクト、企業生活の最新情報など、すべての情報が掲載されます。 重要なお知らせをピン留めして全員が見られるようにする機能を含める必要があります。 従業員が関連性によって投稿を並べ替えることができるように、フィルタリング システムを含めることもできます。

4. 図書館

従業員にとって重要なコミュニケーションの問題の 1 つは、適切なファイルを見つけることです。 共有ファイルのライブラリがあると、従業員はすべてを 1 か所に保存し、必要なときにいつでもアクセスできます。

5. グループ

この機能は、特定の部門が専用のグループを作成してチーム固有の情報を共有できるようにするために必要です。 お知らせやその他の情報を投稿して、グループ メンバーだけが閲覧およびアクセスできるようにすることができます。

6.チャットとビデオ通話

インスタント メッセージングとビデオ通話機能は、最新のビジネス コミュニケーション プラットフォームに不可欠です。 ユーザー間のダイレクト メッセージング機能を持つことが重要です。 ビデオ通話機能により、リモート チームが仮想会議や会議を開催することもできます。

7. ファイル共有

これは、すべてのビジネス コミュニケーションに必要です。 ビジネス ニーズによっては、1 つのタイプのファイルを共有するだけで十分な場合もありますが、プラットフォームが複数のファイル タイプをサポートできる場合は、共有することをお勧めします。

8. 通知

アプリがバックグラウンドで実行されているときに、従業員が重要なメッセージやお知らせを見逃さないようにするために、通知が必要です。

9. 管理者コントロール

管理者による制御は、重要なセキュリティ機能です。 内部通信の監視、従業員の追加または削除、アクセス レベルの変更などを行う管理者を割り当てることができます。

10.統合

サードパーティのアプリを追加して統合できるオプションにより、既存のソリューションにシームレスに適合させることができます。 また、コストの節約にも役立ちます。 たとえば、共同でドキュメントを編集する機能を開発する代わりに、Dropbox や Office 365 などの既存のサービスを簡単に統合できます。

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5. 予算を設定する

ビジネス コミュニケーション プラットフォームは安くはありません。 カスタム ルートに進む場合は、かなりの予算を確保する必要があります。 一般に、開発者は、設定された予算に合わせてプラットフォームを計画するのに役立ちます。

とはいえ、コミュニケーションの発達に影響を与える要因は次のとおりです。

• 必要な専門家の種類 (プロジェクト マネージャー、Android/iOS 開発者、Web 開発者など)
• 開発期間
• 機能と特徴
• デザイン（既製のインターフェースまたはゼロから作成）
• プラットフォーム (Web ベースまたはモバイル アプリ)

取り除く

ビジネス コミュニケーションは、社会的接続が変化するにつれて進化し続けています。 今日、透明で協調的なビジネス環境を構築するには、専用のビジネス コミュニケーション プラットフォームがこれまで以上に重要になっています。

これが、既存のワークフローに完全に適合するだけでなく、従業員のニーズに合わせて特別に設計されたプラットフォームを従業員に提供するために、ビジネス コミュニケーション ソフトウェア開発がより一般的になっている理由です。

カスタマイズされた社内コミュニケーション ツールを使用すると、ビジネス全体の生産性の向上など、さまざまな利点を活用できます。 そして、生産的な従業員がいるビジネスは成功する組織です。

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