効果的な従業員ハンドブックを作成するための 5 つのベスト プラクティス

今日のすべての企業には、従業員の仕事と慣行を管理するポリシー、規則、および手順があります。 場合によっては、チームに必要なことを伝えるだけで十分です。 ただし、これは常に機能するとは限りません。

会社のポリシーを口頭で共有すると、混乱や一貫性のない適用につながる可能性があります。 あなたのチームが彼らの権利、責任、そしてあなたの期待について知らされていなければ、彼らが彼らに従うことを期待することはできませんよね?

チームがすべてを利用できるようにし、明確にするためには、従業員ハンドブックが必要です。 この記事では、これが重要な理由と、優れたものを作成する方法について説明します。

従業員ハンドブックを持つことが重要な理由

優れた従業員ハンドブックには、従業員が会社で効率的に働くために必要なすべてが含まれています。 これには、規則や規制から、彼らの仕事に関する法律、彼らのために設定された社会規範まで、すべてが含まれます。

Enterprise Sector は、企業が従業員ハンドブックを必要とする主な理由を、次の内容に基づいてリストしています。

• 会社の使命、文化、価値を定義します。 これにより、従業員はビジネス目標にどのように貢献できるかを示し、ミッションの透明性を保つことができます。
• 会社の期待とポリシーを定義します。 あなたの会社で働くすべての人は、あなたが彼らに期待することを最新の状態に保つ必要があります。 これには、いつ、どこで機能するか、どのようなルールがあるかなど、すべての詳細が含まれます。
• リソースとサポートについて説明します。 従業員は、利用可能なリソースと、どこでサポートを受けられるかを知っておく必要があります。
• 会社のメリットを挙げてください。 これにより、チームのモチベーションが高まり、職場での平等が促進されます。
• 対立とリスクを最小限に抑えます。 最後に、このハンドブックは、訴訟や請求などのリスクを法的に保護する役割を果たします。

従業員ハンドブックのベスト プラクティス

なぜこれが重要なのかがわかったので、次は実行可能な部分、つまり優れた従業員ハンドブックの作成に役立つベスト プラクティスに移りましょう。

1. ハンドブックにすべての重要な要素を含める

従業員ハンドブックの作成は進行中の作業ですが、最初のバージョンを作成するのが最も困難です。 含めるものがたくさんあるので、どこから始めればよいかわからないのは当然です。

ハンドブックの作成を開始するときは、マニュアルを作成するように考えると役立ちます。 アイデアは、会社で働く上で重要な側面をすべて盛り込み、従業員が持つ可能性のある一般的な質問に答え、会社の計画について透明性を保つことです。

米国中小企業庁には、従業員ハンドブックに含める必要がある内容を記載した非常に役立つガイドがあります。 このリストを使用して、自分のリストを開始することをお勧めします。

• 勤務スケジュール
• 報酬および福利厚生
• 一般採用情報
• 機密保持契約
• 差別禁止方針と休暇方針
• コンピューター・テクノロジー部門
• 会社の安心・安全
• 行動に関する基準と期待

もちろん、これはこれらのハンドブックに追加される最も一般的な事項の一部を含む一般的なリストにすぎません。 これで止まる必要はありません。 ハンドブックに何を含めるかは、会社、期待、チームのタスクによって異なります。

あなたが重要だと感じたり、チームに価値を提供したりするものは何でも、従業員ハンドブックに含めることができます。

最初はうまくできないかもしれませんが、従業員ハンドブックはいつでも微調整して改善できることを覚えておいてください。 これは進行中の作業であり、最初のドラフトが最も難しいですが、後で編集する方がはるかに簡単です.

2. 社内ブログを使って知識を共有する

素晴らしいアイデアは、従業員ハンドブックを投稿する社内ブログを持つことです。 これにより、従業員はいつでもどこからでもガイドラインにアクセスできるようになります。 また、必要に応じてハンドブックを微調整し、ニュースや更新を 1 か所で共有することもできます。

チームのみがアクセスできる社内ブログは、職場でのコミュニケーションと知識の共有を促進する優れた方法です。 これは、ハンドブックに最も自然で適した場所です。

ブログにハンドブック ページを作成し、役立つリソース、ニュース、チームがダウンロードできるファイル、問題を解決するためにアクセスできるツールなどにリンクすることができます。必要なときにいつでも情報にアクセスできます。

3. ルールに加えてソリューションを提供する

従業員ハンドブックの最も重要な目的は、内部コミュニケーションを促進することです。 とはいえ、ハンドブックには、企業のハードウェアとソフトウェアの使用、ログイン手順、共通リソースへのアクセスなど、彼らの仕事に関連する技術的な問題を解決するための指示が含まれていることを確認する必要があります.

多くの企業は、問題が発生したときに従業員に解決方法を伝えずに、ハンドブックにルールを挿入するという間違いを犯しています。

新しい macOS をインストールした後、従業員がコンピューターの速度に問題を抱えているとします。 彼らがする必要があるのは、ハンドブックを参照して、この問題を解決し、デバイスを高速化するのに役立つ Ventura 高速化ガイドラインを見つけることだけです。

このようなツールは、貴重な IT サポート時間を節約するのに役立つため、すべての企業、特にリモート ファーストの企業にとって不可欠です。 さらに言えば、特にあなたの会社に雇われてから最初の数週間は、チームを効果的に保ちます。

4. 見栄えを良くする

従業員ハンドブックには重要な情報が含まれている場合がありますが、実際に考えてみましょう。それらは本当にムードキラーです! ルールや規制がぎっしり詰まったハンドブックに面白みはありません。

あなたのチームは、このドキュメントを読むことに興奮することはなく、情報を 1 つでも見つけるために目を通しても、さらに興奮することはありません。

ですから、何を含めるかだけでなく、それをどのように提示するかも重要です。 これを機能させるには、シンプルで魅力的で、読者にとってわかりやすいものにする必要があります。

シンプルで明確なものから始めましょう。 あなたのために働く全員が法的なバックグラウンドを持っていない限り、州または連邦の雇用法の複雑なセクションを理解することはできません. これは、それを一語一句コピーして理解してもらうことを期待することはできないことを意味します。 代わりに、法務チームの誰かに、より明確で魅力的なものにするよう依頼してください。

次はお手本の登場です。 使用する形式に細心の注意を払い、可能であればビジュアルを挿入して、作品をより魅力的に保ちます。 問題を解決する方法、何かを成し遂げる方法、段階的な手順に従う方法を共有する場合は特に、1 枚の写真で何千もの言葉を伝えることができます。

このような文書では、外観が重要です。 コンテンツを簡単にスキャンできるようにし、従業員が必要な情報をすぐに見つけられるようにするには、見出しと小見出しをたくさん追加し、余白を多く使用し、可能な限り箇条書きを追加します。

これを考慮してください – 従業員は、自分ができることとできないことについて問題や疑問を持っています。 彼らは従業員ハンドブックを開くことにしました。 余白が少なくフォーマットが貧弱な文書の場合、必要な情報を探すのに永遠に費やすことになります。 見出しと箇条書きがある場合、これははるかに簡単になります。

5.定期的に編集する

これは 1 回限りの作業ではありません。 多くの企業は、何十年とは言わないまでも、何年も何も変更せずに同じハンドブックを使用しています。 以前は機能していたものが、現在は機能していない可能性があります。 雇用主の期待は変化し、従業員も同様です。 言うまでもなく、法律や政策は変わります。 以前に何かを追加するのを忘れていたか、例外を設けることにした可能性があります。

従業員ハンドブックは、誰もがアクセスでき、尊重しなければならない正式な文書です。 そのため、関連する最新の情報を常に含める必要があります。 これにより、従業員からより多くの尊敬を得ることができ、無限の問題を回避するのに役立ちます.

安全のために、ハンドブックの定期的な見直しをスケジュールしてください。 追加したい変更がある場合はメモを取り、これらのレビュー中にそれらのメモに戻ります。 ハンドブックを確認するときは、前回の更新以降に変更された可能性のある法律を確認してください。 法律は常に変更されるため、間違いや費用のかかる訴訟を避けるために、法務チームに相談することをお勧めします。

最終的な考え

すでに従業員ハンドブックをお持ちですか？ もしそうなら、それはこのリストのすべてを持っていますか? その中に関連情報があり、最新の状態に保っていますか?

これらのヒントをもう一度読んで、ハンドブックに欠けているものを見つけてください。 できるだけ早く処理し、チームが必要なときにいつでも利用できるようにします。