So maximieren Sie die Effizienz mit Workflow-Automatisierungssoftware

Workflow-Automatisierung beschleunigt die Geschäftskommunikation und -prozesse.

Die meisten Unternehmen möchten ihre Betriebskosten senken und gleichzeitig ihre Kapitalrendite (ROI) verbessern. Workflow-Automatisierungssoftware hat Unternehmen jeder Größe viele Möglichkeiten eröffnet, geschäftskritische Aufgaben zu automatisieren und den Mitarbeitern Zeit für sich wiederholende Arbeiten zu sparen.

Abhängig von den Aufgaben, die Sie automatisieren, können Workflow-Automatisierungstools viele wichtige Aspekte Ihrer täglichen Prozesse erheblich beeinflussen.

Dieser Blog befasst sich eingehender mit Workflow-Automatisierungssoftware, ihren Vorteilen und der Implementierung in Ihrem Unternehmen. Beginnen wir mit den Grundlagen der Workflow-Automatisierung.

Die meisten Workflow-Automatisierungsplattformen verfügen über eine intuitive Benutzeroberfläche (UI), die es technisch nicht versierten Benutzern leicht macht, Workflows in ihren Systemen zu verwalten und zu implementieren. Diese Plattformen unterstützen auch eine breite Palette von Apps von Drittanbietern, sodass Sie die Apps Ihrer Wahl integrieren und Ihre gesamte Arbeit von einem Ort aus verwalten können.

Warum ist Workflow-Automatisierung wichtig?

Manuelle Workflows nehmen Zeit in Anspruch, die besser für kritische Aufgaben verwendet werden könnte. Kontinuierliche menschliche Eingriffe machen Prozesse langsamer und fehleranfälliger.

Hier sind einige Gründe, warum Sie manuelle Arbeitsabläufe loslassen und sie stattdessen automatisieren sollten.

1. Weitere Fehler

Manuelle Aufgaben sind fehleranfällig. Schon eine kleine Ungenauigkeit kann schwerwiegende Folgen haben. Finanzielle Verluste, ungenaue Strategien und Mehrkosten durch Fehler können Ihr Geschäft negativ beeinflussen. Die Automatisierung erledigt die gleichen Aufgaben mit wenig bis gar keiner Fehlerwahrscheinlichkeit.

2. Erhöhte Personalkosten

Die Verwaltung komplexer manueller Aufgaben erfordert qualifizierte Arbeitskräfte, deren Anschaffung und Wartung kostspielig sind. Denken Sie an die Zeit und die Ressourcen, die aufgewendet werden, um die richtigen Fähigkeiten einzustellen und sie an denselben sich wiederholenden Aufgaben arbeiten zu lassen, anstatt an wichtigen Geschäftsaspekten. Manuelle Arbeit kann zu erhöhten Personalkosten führen und lässt keinen Raum für Innovation und Wachstum.

Wie hilft also die Automatisierung?

Die Automatisierung senkt die Personalkosten, indem manuelle Prozesse eliminiert werden, die mehr Mitarbeiter beschäftigen, sodass Sie problemlos mit einem kompakten, qualifizierten Team arbeiten können.

3. Verminderte Mitarbeiterzufriedenheit

Kaum jemand macht gerne jeden Tag die gleiche Arbeit. Zu viele sich wiederholende manuelle Aufgaben langweilen Ihre Mitarbeiter und verringern die Motivation, was zu einer verringerten Produktivität und Effizienz führt. Ein begrenztes berufliches Wachstum kann sie dazu zwingen, nach anderen Möglichkeiten Ausschau zu halten.

Die Automatisierung Ihrer Arbeitsabläufe ist der beste Weg, um Ihrem Team die Möglichkeit zu geben, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren und die Moral und Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern.

4. Langsamere Prozesse

Einer der größten Nachteile, sich mehr auf manuelle Prozesse zu verlassen, ist die Zeit, die benötigt wird, um voranzukommen. Genehmigungen werden quälend langsam und erfordern ein ständiges Hin und Her zwischen den Abteilungen. Dies liegt zum Teil daran, dass das Verschieben von papierbasierten Dokumenten Zeit, Energie und Mühe kostet. Auch Offline-Erinnerungen funktionieren nicht so gut, was zu weiteren Verzögerungen führt.

Langsamere Prozesse könnten das Unternehmenswachstum und die Expansion ernsthaft behindern, da die Deckung der Nachfrage durch Lieferungen oder einfach das Erreichen von Zielen zu einem Problem wird. Eine Umstellung auf Online-Genehmigungen könnte viele dieser Probleme lindern.

5. Reduzierte Kundenzufriedenheit

Kundenloyalität ergibt sich aus einem außergewöhnlichen Kundenerlebnis. Wenn Ihr Kundensupport nicht auf dem neuesten Stand ist, können Ihre Kunden unzufrieden sein. Verzögerte manuelle Prozesse führen zu längeren Wartezeiten und verärgerten Kunden, die keine Angst haben, ihre Beschwerden und Bedenken online zu äußern.

Die Automatisierung Ihrer Workflows beschleunigt Prozesse und verbessert die Reaktionsfähigkeit. Dies erhöht die Kundenzufriedenheit, schafft zufriedenere Kunden und verbessert Ihren Ruf.

Vorteile von Workflow-Automatisierungssoftware

Mit Workflow-Automatisierungssoftware müssen Sie sich nicht auf die kleinen Details konzentrieren oder Berge von Papierkram durcharbeiten. Sie haben mehr Zeit, um für die Zukunft zu planen und ein besseres Geschäftswachstum zu erzielen. Welche weiteren Vorteile bietet es? Lass uns einen Blick darauf werfen.

Verbesserte Aufgabeneffektivität

Sie können mehrere Anwendungen mit Workflow-Automatisierungssoftware integrieren, um den automatisierten Datenaustausch zu erleichtern. Dies erspart Ihnen die manuelle Eingabe von Daten bei jeder Erstellung einer Aufgabe; Richten Sie einen automatisierten Workflow mit Auslösern und Aktionen ein, um Ihre Aufgaben zu automatisieren und Zeit und Mühe zu sparen.

Effiziente Verwaltung

Der Wechsel zu einem automatisierten Online-Genehmigungssystem kann Ihnen helfen, Genehmigungen effizient zu verwalten. Digitale Dateien und Dokumente sind einfacher zu übertragen als ihre papierbasierten Gegenstücke. Dateien können je nach verwendeter Anwendung per E-Mail oder Links geteilt werden, wobei sofortige Online-Erinnerungen sicherstellen, dass Fristen eingehalten werden.

Das Online-Bringen des gesamten Prozesses kommt auch der Geschäftsleitung zugute, da sie den Betrieb mit unternehmensweiter Leistungsverfolgung genauer überwachen kann.

Geringere Kosten

Der Wechsel zur Softwareautomatisierung ist mit Vorabkosten verbunden. Dies kann jedoch langfristig ausgeglichen werden. Workflow-Automatisierungssoftware hilft Unternehmen, in kürzerer Zeit mehr zu erledigen, und reduziert den Bedarf an Dateneingabeaufträgen. Die Kosten für die Einrichtung eines Softwareprogramms für die Automatisierung sind viel geringer als das Gehalt und die Sozialleistungen eines Vollzeitmitarbeiters.

Verwenden Sie Buchhaltungs-, Bestandsverwaltungs- oder sogar Mitarbeiter-Onboarding-Software, um Zeit zu sparen, die sonst für umfangreiche Schulungen für diese Prozesse aufgewendet würde. Die Automatisierung führt zu deutlich weniger Fehlern, was auch die Kosten des Fehlermanagements senkt.

Bessere Kundenbeziehungen

In einer schnelllebigen Welt ist die Automatisierung des Kundendienstes der effiziente Weg nach vorne. Kundenverhalten und -erwartungen haben sich in den letzten Jahren radikal verändert. Sie erwarten bessere, schnellere und effizientere Unterstützung und Lösung. Um der wachsenden Nachfrage gerecht zu werden, benötigen Sie eine Workflow-Automatisierung, um die Möglichkeiten des digitalen Kundenservice voll auszuschöpfen.

Integrieren Sie beispielsweise alle Ihre Kommunikationsplattformen in eine einheitliche Oberfläche, um Kundeninteraktionen besser zu verwalten. Sie können auch Ticketing-Plattformen und Customer-Relationship-Management-Systeme (CRMs) synchronisieren, um Tickets automatisch zuzuweisen, Kundenanfragen zu verwalten und jeden kritischen Aspekt ohne großen Eingriff im Auge zu behalten.

Diese neu entdeckte Effizienz würde es Ihnen ermöglichen, Strategien zur Kundenbindung zu erkunden, um Beziehungen zu stärken und höhere Umsätze und Einnahmen zu erzielen.

Bessere interne Zusammenarbeit

Workflow-Automatisierungssoftware reduziert das Mikromanagement und macht die Aufgabendelegierung bequemer. Sie erhalten mehr Kontrolle über Ihre Daten und können den Informationsaustausch zwischen Teams oder Jobrollen besser verwalten.

Workflow-Automatisierungstools lassen sich in verschiedene Geschäftsanwendungen integrieren und erleichtern den Datenaustausch und die Zusammenarbeit. Mit Berichtssoftware können Sie beispielsweise automatisch detaillierte Berichte mit wichtigen Erkenntnissen erstellen und diese teamübergreifend teilen, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind.

Wenn Sie Tools für die Zusammenarbeit wie Microsoft Teams oder Slack für die Remote-Arbeit verwenden, können Sie diese einfach mit Ihrer Aufgabenverwaltungssoftware synchronisieren. Auf diese Weise können Sie basierend auf den empfangenen Nachrichten automatisch Aufgaben erstellen und Besprechungen planen. Einfach richtig?

Mehr Raum für Skalierbarkeit und Erweiterung

Da die Workflow-Automatisierung die meisten Ihrer täglichen Aufgaben erledigt, rationalisiert und organisiert sie Ihre Arbeit besser und ermutigt die Mitarbeiter, ihre Fähigkeiten zu erforschen und qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erzielen.

Eine bessere Organisation wird zu einem integralen Bestandteil Ihrer Arbeitskultur, sodass Sie Ihre Geschäftsziele schneller erreichen und sich auf mehr Wachstumschancen vorbereiten können. Wenn die Arbeitsbelastung zunimmt, verfügen Sie über qualifizierte Mitarbeiter, die bereit sind, die Arbeit effizient zu erledigen. Da die Automatisierung die Einstellung von Ressourcen reduziert, können Sie Ihr Unternehmen mit minimalen Ressourcen reibungslos skalieren.

Arten von Workflow-Automatisierungssoftware

Sie können verschiedene Aspekte Ihres Unternehmens basierend auf bestimmten Zielen automatisieren. Hier sind einige Automatisierungstools, die Ihnen den Einstieg erleichtern.

Marketing-Automatisierung

Tools zur Marketingautomatisierung rationalisieren und automatisieren verschiedene Vertriebs- und Marketingaktivitäten, einschließlich Lead-Generierung, Pflege und Konversion.

Sie können beispielsweise einen automatisierten Workflow einrichten, um mehr Leads durch Gated Content zu erhalten. Benutzer wären eher bereit, ihre Daten und Kontaktinformationen zu teilen, um mehr über die von Ihnen angebotenen Einblicke zu erfahren. Ein richtig gestalteter Workflow kann Ihnen helfen, die Vorteile der automatisierten Lead-Generierung zu nutzen.

Eine andere Möglichkeit, Marketingautomatisierung zu nutzen, besteht darin, eine Zielseite zu erstellen, die sich in Ihr CRM oder Ihre Datenbank integriert. Wenn jemand ein Formular ausfüllt, um auf Ihre Inhalte zuzugreifen, z. B. ein E-Book, wird er automatisch zu einer E-Mail-Liste hinzugefügt, die andere von Ihnen möglicherweise eingerichtete Workflows auslöst.

Ihr CRM-Tool kann diese Kontakte weiter segmentieren und gezielte Kampagnen durchführen, um die Leads zu qualifizieren. Nach der Qualifizierung kann Ihr Vertriebsteam diese Leads übernehmen und in Kunden umwandeln.

Automatisierung von HR-Prozessen

Das Personalmanagement ist mühsam, zeitaufwändig und anfällig für Ineffizienzen und verminderte Produktivität. Mithilfe von Prozessautomatisierungssoftware können Sie viele Aspekte des Personalwesens automatisieren, darunter Stellenausschreibungen, CV-Screenings, Follow-ups und mehr.

Sie können beispielsweise ganz einfach einen automatisierten Workflow einrichten, um beim Onboarding neuer Mitarbeiter eine Willkommens- oder andere personalisierte E-Mail mit Onboarding-Materialien zu senden. Dies gibt Ihnen eine bessere Kontrolle und Übersicht über Ihre Aufgaben. Die Automatisierung kann auch die Urlaubs- und Gehaltsverwaltung erheblich vereinfachen.

E-Commerce-Automatisierung

Ein E-Commerce-Geschäft zu führen bedeutet, viele Hüte gleichzeitig aufzusetzen und mehrere große und kleine Aufgaben zu bewältigen. E-Commerce-Automatisierung rettet hier den Tag. Es hilft Ihnen, die alltäglichsten Aufgaben zu automatisieren und hochwertige Arbeit zu leisten.

Die automatisierte Bestandsverwaltung ist einer der besten Anwendungsfälle der E-Commerce-Automatisierung. Wenn die Lagerbestände eines beliebten Produkts zur Neige gehen, können Sie automatische Benachrichtigungen einrichten, die Käufer auffordern, Bestellungen aufzugeben, bevor der Lagerbestand aufgebraucht ist. Sie können nicht vorrätige Artikel automatisch von Ihrer Website entfernen und ihre Rücksendung veranlassen, sobald der neue Bestand eintrifft.

Durch Hinzufügen von Automatisierungssoftware zur bestehenden Infrastruktur können Sie Versand und Logistik beschleunigen und Bestellungen schneller und effizienter ausführen.

Automatisierung des Kundensupports

Wenn Sie über mehrere Plattformen hinweg mit Kunden interagieren und kommunizieren, verwenden Sie eine Kundendienstsoftware, um alle Interaktionen auf einer einheitlichen Plattform zusammenzuführen und relevante Daten direkt in Ihre CRMs einzuspeisen.

Sie können auch automatisierte Nachrichten, Benachrichtigungen, E-Mails und andere wichtige Updates teilen. Verknüpfen Sie einfach soziale Medien und E-Mail-Plattformen mit Ihrem CRM und benachrichtigen Sie Kunden sofort.

Mithilfe von Kundendienstsoftware können Sie auch einen Chatbot auf Ihrer Website oder mobilen App einrichten, der Benutzer basierend auf von Ihnen eingerichteten Schlüsselwörtern zu Selbsthilferessourcen wie Wissensdatenbanken, FAQs, Tutorial-Videos und mehr weiterleitet.

Sie können außerdem alle Kundendienstanwendungen synchronisieren, um die gemeinsame Nutzung und Verwaltung von Daten zu verbessern. Eine bessere Datenvisualisierung durch Automatisierung ermöglicht es Ihnen, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen und bessere Strategien zu entwickeln.

Warum Workflow-Automatisierung der Weg in die Zukunft ist

Erhöhte Produktivität, Zeiteffizienz und reduzierte Kosten wirken sich positiv auf Ihr Unternehmen aus. Höhere Produktivität bedeutet, dass Mitarbeiter bessere und qualitativ hochwertigere Ergebnisse liefern.

Zeiteffizienz hilft Ihnen, Ihre Geschäftsziele schneller zu erreichen und in kürzerer Zeit mehr zu erledigen. Mit reduzierten Kosten und verbesserter Leistung können Sie Ihre Gewinnmargen erweitern und mehr Umsatz für Ihr Unternehmen generieren.

Workflow-Automatisierung hat die Kraft, der Welt dabei zu helfen, sich ständig weiterentwickelnden Herausforderungen und Verbraucherbedürfnissen gerecht zu werden. Es verschafft Unternehmen einen Vorteil gegenüber ihren Konkurrenten, mit besseren Ergebnissen und schnelleren Dienstleistungen. Die Digitalisierung öffnet auch Türen zu neuen Möglichkeiten, fördert Innovationen und hilft Ihnen, Ihren Kundenstamm zu erweitern. Die Vorteile sind endlos!

Möchten Sie effiziente und effektive Prozesse schaffen, die Ihren Output steigern und Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen? So können Sie dies mit Workflow-Management tun.