DTM: Warum das Dokumentenmanagement in Ihrem Unternehmen optimieren?

Digitale Transformation darf nicht nur ein Slogan oder eine Fahne zum Schwenken sein.

Um eine echte Revolution zu sein, muss die digitale Transformation ausgereift sein und alle Geschäftsprozesse sowie alle internen und externen Arbeitsabläufe eines Unternehmens umfassen. Hier, in diesem 360-Grad-Paradigmenwechsel, liegt die wahre Kraft der digitalen Transformation.

Digital Transaction Management (DTM)-Systeme sind strategisch und entscheidend Teil dieser Art von Veränderungen … auch wenn sie nicht immer die Aufmerksamkeit erhalten, die sie verdienen.

In diesem Beitrag wollen wir uns ausführlich mit diesem Thema befassen: Wir werden dies tun, indem wir mit Definitionen beginnen ; Anschließend analysieren wir die Vorteile und Möglichkeiten von Digital Transaction Management- Systemen. Abschließend konzentrieren wir uns auf einen wichtigen Ausgangspunkt, der allem zugrunde liegt: die Dematerialisierung von Dokumenten .

Digitales Transaktionsmanagement – ​​was ist das?

Kommen wir gleich zum Punkt: Digitales Transaktionsmanagement ist eine breite Kategorie von Cloud-Diensten , die entwickelt wurden, um dokumentenbasierte Transaktionen digital zu verwalten.

Konkret geht es um elektronische Transaktionen, Dokumententransfers, Zertifizierungen, sichere und entmaterialisierte Archivierung (auf die Entmaterialisierung kommen wir am Ende dieses Beitrags zurück), digitale Signaturen , Authentifizierungen , rechtliche Aspekte der „Non-Repudiation“, Co -Browsing zwischen Unternehmen und Kunden… Ohne zu technisch zu werden, sind dies nur einige der wichtigsten Aspekte.

Aus dieser Übersicht können Sie bereits ersehen, dass wir hier über ein sehr weites Feld sprechen und dass die Vorteile der Implementierung von DTM-Systemen vielfältig und miteinander verbunden sind . Bevor wir die 5 hervorheben, die uns am wichtigsten erscheinen, hier eine aussagekräftige Statistik aus einer kürzlich durchgeführten Studie:

Im Jahr 2021 wurde der globale Markt für digitales Transaktionsmanagement auf 8,04 Milliarden US-Dollar geschätzt, und es wird geschätzt, dass er von 2022 bis 2030 mit einer durchschnittlichen jährlichen Rate (CAGR) von 25,5 % wachsen wird (Quelle: grandviewresearch.com).

Kurz gesagt, wir sprechen von Zahlen, die ein starkes Wachstum aufweisen und noch am Anfang ihrer Höhenflugkurve zu stehen scheinen. In diesem Sinne gibt es viele Chancen, die es zu nutzen gilt.

Nun, wie versprochen, werfen wir einen Blick auf die 5 Hauptvorteile, die Unternehmen aus DTM -Systemen ziehen können.

1. Zeit- und Geldersparnis

Der erste Vorteil der Verwendung von Digital Transaction Management- Systemen ist der intuitivste, einfachste und direkteste.

Die Digitalisierung des Dokumenten- und Transaktionsflusses führt zu finanziellen Einsparungen , da die Kosten für Druck, Kommunikation, Archivierung und Beglaubigung entfallen können (sowie das damit verbundene Personal – intern und extern –, das für diese Vorgänge eingesetzt wird).

Die Einsparungen beziehen sich nicht nur auf das Geld. Tatsächlich sparen Sie durch die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen auch Zeit : und wir wissen, wie eng die beiden Aspekte zusammenhängen.

Ein konkretes Beispiel: Für Prozesse im Zusammenhang mit dem Signieren von Dokumenten beträgt die geschätzte durchschnittliche Zeit mit Digital Transaction Management- Systemen 37 Minuten, verglichen mit dem Durchschnitt von 5 Tagen, um denselben Vorgang mit herkömmlichen Systemen abzuschließen (Quelle: penneo.com).

Dieser Unterschied bedarf keiner großen Erläuterung! Auch an der Kundenfront wird Zeit gespart ! Dieser Aspekt hat einen erheblichen Einfluss auf das Kundenerlebnis (wir werden später in diesem Beitrag auf diesen Punkt zurückkommen).

2. Erhöhte Sicherheit

DTM -Systeme sparen Ihnen Zeit und Geld und sorgen gleichzeitig für Effizienz.

Umso wichtiger ist es zu betonen, dass die Prozesse auf diese Weise auch sicherer werden : Die Risiken im Zusammenhang mit der physischen Dokumentenaufbewahrung, dem Verlust oder der Beschädigung während der Übertragung, den Risiken von Fälschungen und Datenlecks oder -verlusten im Allgemeinen sind alle gegeben reduziert . Tatsächlich ist alles immer perfekt nachvollziehbar , wiederherstellbar und überprüfbar , während die Risiken des Eindringens oder der ungeschickten Verwaltung von Informationen minimiert werden.

Und wenn DTM-Systeme auf einer soliden Struktur basieren, ist auch das Sicherheitsniveau und der Datenschutz auf einem im Vergleich zu früher unvergleichlichen Niveau gewährleistet.

Es lohnt sich zu wiederholen: Neben der Sicherheit wird auch die Privatsphäre gestärkt , mit kontinuierlichen Aktualisierungen bezüglich der geltenden Vorschriften.

3. Flexibilität und Skalierbarkeit

Wie wir bereits gesehen haben, bauen Digital Transaction Management- Systeme auf Cloud-Computing-Strukturen auf. All dies führt zu einem deutlichen Plus an Sicherheit, aber vor allem auch an den enormen Vorteilen, die sich aus Flexibilität und Skalierbarkeit ergeben.

In diesem sehr dynamischen und produktiven Ökosystem sind beispielsweise die Fälle von Start-ups, die auf der Welle eines schnellen – und manchmal unvorhersehbaren – Erfolgs wachsen, nicht selten. Dieser Erfolg könnte jedoch bald erstickt werden, wenn die vorhandene Infrastruktur nicht skalierbar ist, um den Betrieb so schnell wie möglich auszuweiten. Kurz gesagt: Das Risiko besteht darin, Engpässe zu schaffen, die das Wachstum bremsen.

Die Elastizität von Cloud-Computing-Systemen ist eine perfekte Lösung zur Überwindung dieser Probleme.

Tatsächlich können Sie Dienste und Rechenkapazität nach Bedarf verwalten und so Ihre Digital Transaction Management-Infrastruktur in kürzester Zeit erweitern . Gleichzeitig kann diese „Infrastruktur“ bei Bedarf wieder geschlossener, mit maximaler Flexibilität, ohne Umbruch und ohne weiteren Aufwand für Downsizing werden.

4. Integration mit CRM und CCM

Diesen Punkt haben wir bereits zu Beginn unseres Beitrags hervorgehoben: Richtig ausgereift ist die digitale Transformation dann, wenn sie alle Prozesse und Arbeitsabläufe einbezieht, in einer Gesamtintegration, die auf allen Ebenen Vorteile bietet, sowohl auf Unternehmens- als auch auf Kundenseite.

Und hier kommen wir zu einem entscheidenden Punkt: den Möglichkeiten der Integration von Digital Transaction Management Systemen mit denen des Customer Relationship Management und Customer Communications Management .

Ohne zu technisch zu werden, beginnen wir mit einer Frage: Was ist der Schlüsselpunkt dieser Art der Integration? Die Antwort ist ganz einfach: Es sind Daten .

In diesem digitalen Kreislauf bleiben alle Transaktionen und Kundenbeziehungen getrackt und nachvollziehbar. Diese Masse hochgranularer Informationen ermöglicht es Ihnen, Prozesse zu optimieren , in erster Linie, indem Sie schnell und automatisch heikle Punkte, Mängel und alles, was verbessert werden könnte, identifizieren. Aber das ist natürlich noch nicht alles.

Tatsächlich ermöglicht die Datenanalyse , das Wissen Ihrer Kundengruppe, ihrer Merkmale, ihrer Vorlieben, ihrer Gewohnheiten und ihrer möglichen Bedürfnisse wie nie zuvor zu verfeinern.

Es handelt sich nicht mehr um ein einzelnes und wahlloses Ziel, sondern um eine Zusammensetzung vieler verschiedener Mikroziele , die alle mit größter Aufmerksamkeit analysiert und dann mit maßgeschneiderten Maßnahmen und Prozessen angegangen werden müssen.

Der Ankunftsort? Leute . Oder anders ausgedrückt, die Verbesserung der Customer Experience, auf die wir uns im fünften und letzten Punkt konzentrieren werden.

5. Verbesserung des Kundenerlebnisses

Im digitalen Zeitalter spielen sich die Marktherausforderungen rund um das Kundenerlebnis ab. Denken Sie nur daran, wie sich die Giganten der Technologiebranche in diese Richtung bewegen: Unternehmen wie Amazon, Apple, Microsoft oder Google (um nur die bekanntesten und prominentesten Namen zu nennen) stellen den Kunden in den Mittelpunkt. Und das gesamte digitale Erlebnis dreht sich um den einzelnen Kunden.

In erster Linie geht es um die digitale Customer Journey : Sie muss flüssig, intuitiv und schnell sein.

Und hier – auch in diesem Bereich – erweisen sich DTM-Systeme als unschätzbar … oder besser gesagt als unverzichtbar .

Niemand von uns möchte sich mit papierbasierten Prozessen beschäftigen, die Zeit verschwenden. Verträge, die im Briefkasten auf Unterzeichnung und Rücksendung warten müssen, papiergebundene Rechtsverträge, mühsame bürokratische Verfahren zum Abschluss einfacher Geschäfte: All das gehört zunehmend der Vergangenheit an.

Die Zukunft der Beziehungen und Transaktionen zwischen Unternehmen und Kunden ist jedoch mit wenigen Klicks oder wenigen Fingertipps auf Ihrem Smartphone möglich.

Hier ist eine sehr aussagekräftige Statistik dazu:

In einer von DocuSign in Auftrag gegebenen Forrester-Studie gaben 32 % der Befragten an, dass sie den Abschluss von Verträgen, Vereinbarungen und Transaktionen aufgegeben haben, weil sie von papiergebundenen und manuellen Verfahren abgeschreckt wurden (Quelle: docusign.co.uk).

Allen vorgeschaltet: Dokumentenentmaterialisierung

Wir haben Digital Transaction Management und das breite Feld seiner Anwendungen definiert und die Vorteile der Implementierung von DTM-Systemen in fünf Kernpunkten zusammengefasst.

Die letzte und wichtigste Frage bleibt: Was ist der Ausgangspunkt vor allem? In diesem Fall ist die Antwort sehr einfach: Dokumentendematerialisierung . Um es klar zu sagen: Digitalisierung und Dematerialisierung sind zwei verschiedene Konzepte. Wir sprechen hier von Unterschieden, die die rechtliche und betriebliche Ebene betreffen.

Tatsächlich ist Dematerialisierung ein Konzept, das über die einfache Digitalisierung hinausgeht: Papierdokumente können damit vollständig eliminiert werden, da ihre digitalen Pendants die volle Rechts- und Beweiskraft erhalten.

In diesem Bereich kann man natürlich nicht improvisieren. Und es ist wichtig, sich auf Unternehmen zu verlassen, die auf diesem Gebiet spezialisiert sind . Insbesondere die von Doxee angebotenen Dematerialisierungsdienste beschränken sich nicht darauf, gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen und ständige Aktualisierungen der Vorschriften zu gewährleisten: Sie werden gemäß den Bedürfnissen jedes einzelnen Unternehmens so konzipiert, dass sie mit CRM- und CCM-Systemen in einem Omnichannel und Daten integriert werden können -getriebene Perspektive.

So schließt sich der Kreis: Kosteneinsparungen, Optimierung digitaler Prozesse und eine neue, immer engere und effizientere Beziehung zum Kunden.