So entscheiden Sie, wann bestimmte Jobrollen ausgelagert werden sollen

Eine Digitalagentur zu führen ist nicht einfach. Obwohl Webdesign lukrativ ist, gibt es viel Konkurrenz und die Gewinnspannen sind manchmal hauchdünn. Deshalb hat der Unterschied zwischen einer erfolgreichen Digitalagentur und einer erfolglosen oft nichts mit Talent zu tun. Vielmehr geht es um Effizienz. Es ist ein großartiges Rennen, um zu sehen, welche Agentur am schlanksten arbeiten kann, ohne Kompromisse bei der Qualität ihrer Arbeit einzugehen. Outsourcing ist zweifelsohne eines der effektivsten Instrumente, die digitalen Agenturen zur Verfügung stehen, um die Effizienz zu steigern und die Kosten einzudämmen. Einige Jobs und Funktionen rechtfertigen nicht die Einstellung von Vollzeitmitarbeitern. Manchmal liegt das am damit verbundenen Overhead. In anderen Fällen liegt es daran, dass die Jobrollen selbst außerhalb der Kernkompetenzen der Agentur liegen. Unabhängig vom Grund kann das Wissen, welche Rollen ausgelagert werden müssen, den Unterschied zwischen einer Agentur ausmachen, die aus allen Rohren feuert, und einer, die nur hinkt.

Die gute Nachricht ist, dass es einen ziemlich einfachen Prozess gibt, dem eine digitale Agentur – oder jedes andere Unternehmen – folgen kann, um intelligente Outsourcing-Entscheidungen zu treffen. Dieser Artikel wird diesen Prozess in einfacher Sprache erklären. Am Ende verfügen Sie über die Werkzeuge und das Wissen, um zu entscheiden, welche Aufgabenbereiche ausgelagert und welche intern gehalten werden sollen. Lass uns anfangen.

Weisen Sie jeder Jobrolle eine Punktzahl zu

Der erste Schritt im Outsourcing-Entscheidungsprozess besteht darin, eine Liste aller Stellen innerhalb des Unternehmens zu erstellen. Anschließend sollten Sie jeder aufgelisteten Rolle eine Punktzahl zuweisen. Im Wesentlichen sollten Sie jeder Jobrolle einen einzigen Punkt geben, basierend auf den positiven Antworten auf die folgenden Fragen:

• Steht die berufliche Rolle in keinem Zusammenhang mit dem Tagesgeschäft des Unternehmens?
• Liegt die berufliche Rolle außerhalb der Kernkompetenzen des Unternehmens?
• Erfordert die Stelle bestimmte Fachkenntnisse?
• Ist die Funktion der Jobrolle zeitintensiv?
• Könnte die Arbeit ohne umfassende Kenntnisse des Geschäfts erledigt werden?

Grundsätzlich gilt: Je höher die der Jobrolle zugeordnete Punktzahl, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass sie ein gutes Ziel für das Outsourcing wäre. Mit den vorliegenden Ergebnissen sollte es möglich sein, viele – wenn nicht die meisten – der aktuellen Jobrollen innerhalb des Unternehmens zu eliminieren. Die eliminierten Rollen sind entweder zu zentral für den Geschäftsbetrieb oder beinhalten Arbeiten, die am besten in enger Zusammenarbeit mit der übrigen Belegschaft des Unternehmens ausgeführt werden.

Berechnen Sie den Overhead von Stellen mit hoher Punktzahl

Da einer der Hauptvorteile des Outsourcing darin besteht, dass es hilft, die Kosten einzudämmen, besteht der nächste Schritt darin, den Overhead zu berechnen, der mit jeder im ersten Schritt identifizierten Position mit hoher Punktzahl verbunden ist. Das bietet eine solide Vergleichsbasis zu den Angeboten eines Outsourcing-Unternehmens oder eines Freiberuflers. Um den Overhead zu ermitteln, der mit einer einzelnen Jobrolle verbunden ist, müssen einige Dinge beachtet werden.

Zunächst ist es notwendig, die monatlichen Gesamtkosten des Unternehmens zu berechnen. Dazu gehören Bürokosten, Verbrauchsmaterialien, Technologie und alles andere, was das Unternehmen jedem Mitarbeiter zur Verfügung stellt. Teilen Sie dann die Summe dieser Kosten durch die Gesamtzahl der Mitarbeiter des Unternehmens. Das wird eine vernünftige Schätzung der rohen Gemeinkosten pro Mitarbeiter des Unternehmens liefern.

Der nächste Schritt besteht darin, die direkten Gemeinkosten zu berechnen, die mit dem Mitarbeiter verbunden sind, der derzeit in jeder Jobrolle tätig ist. Dazu gehören Gehälter, Leistungen, Lohnsteuern und andere damit verbundene Kosten. Fügen Sie dann das Ergebnis zu den Gemeinkosten pro Mitarbeiter hinzu, und Sie erhalten am Ende die monatlichen Gesamtkosten für jede Jobrolle. Für spätere bessere Vergleiche können Sie diese Ergebnisse durch die Gesamtzahl der Stunden dividieren, die jeder Mitarbeiter gearbeitet hat (oder wie viele Stunden er für eine bestimmte Rolle aufgewendet hat). Das sagt Ihnen, wie viel jede Jobrolle pro Stunde kostet.

Berechnen Sie die Kosten einer Mitarbeiterentlassung

Als nächstes ist zu überlegen, wie viel es kosten wird, Mitarbeiter zu entlassen, wenn die eventuelle Outsourcing-Vereinbarung dies erfordert. Obwohl dies in der Regel einmalige Kosten sind, muss das Unternehmen sie verstehen, bevor es mit einem Outsourcing-Plan fortfährt. Gegebenenfalls kommen vor allem Abfindungen und Zusatzleistungen in Betracht.

Es ist auch notwendig, über die Kosten nachzudenken, die mit dem Offboarding von Mitarbeitern verbunden sind. Wie viel kostet beispielsweise die Rückforderung von Firmeneigentum und die Deaktivierung des Zugriffs auf die IT-Infrastruktur und Unternehmensdaten? Diese Kosten können je nach Mitarbeitertyp und Betriebszugehörigkeit erheblich variieren. Es ist auch eine gute Idee, einen ausscheidenden Mitarbeiter während des Übergangs zu einer Outsourcing-Vereinbarung nach Möglichkeit auf der Gehaltsliste zu halten. Da dies vorübergehend zu höheren Kosten führen kann, muss das Unternehmen bereit sein, die zusätzliche Belastung zu tragen.

Bestimmen Sie eine akzeptable Fehlerspanne

Wenn eine Outsourcing-Vereinbarung ein echter Vergleich wäre, bei dem Ihre Mitarbeiter eine bestimmte Jobrolle ausführen, würden die Ergebnisse des vorherigen Schritts immer entscheiden, welche Jobrollen ausgelagert werden sollen. Ausgelagerte Jobs sind jedoch nicht gleichwertig mit denen, die von internen Mitarbeitern ausgeführt werden. Aufgrund der logistischen und physischen Entfernung zwischen dem Unternehmen und den Arbeitern, die jetzt jede Jobrolle übernehmen, wird es immer eine gewisse Fehlerquote geben. Es ist also wichtig, dies zu berücksichtigen.

Die Idee ist, für jede Stelle, die Sie auslagern möchten, herauszufinden, wie viele Fehler oder Verzögerungen bei der Ausführung dieser Arbeit das Unternehmen tolerieren kann. Wenn das Unternehmen zum Beispiel eine Jobfunktion an ein Outsourcing-Unternehmen oder einen Freiberufler übergibt und einen Fehler macht – wie lange kann es sich das Unternehmen leisten, auf eine Korrektur zu warten, bevor es mehr Geld und Reputationsschaden kostet, als der Job wert ist?

Die Sache ist, es gibt keine richtige oder falsche Antwort auf die Frage. Dies ist etwas, das jedes Unternehmen auf der Grundlage seiner Beziehungen zu Kunden und der Qualitätsstandards, die es aufrechtzuerhalten wählt, selbst entscheiden muss. In diesem Stadium ist es möglich, dass einige Jobrollen – egal wie viel das Unternehmen durch Outsourcing einsparen könnte – das damit verbundene potenzielle Risiko nicht wert sind.

Fordern Sie Outsourcing-Angebote an

Der nächste und letzte Schritt im Outsourcing-Entscheidungsprozess besteht darin, Angebote für die erforderlichen Arbeiten einzuholen. Das sollte mit einer gewissen Sorgfalt in Bezug auf die potenziellen Outsourcing-Partner beginnen. Es ist wichtig, Kandidaten mit soliden Erfolgsbilanzen und nachweisbarer Erfahrung in der Arbeit zu finden, die das Unternehmen erfordert. Dann können Sie eine Angebotsanfrage für Kandidaten vorbereiten, die die Prüfung bestehen. Hier sind alle in den vorherigen Schritten gesammelten Informationen hilfreich. Sie können es verwenden, um potenziellen Outsourcing-Partnern mehrere Dinge mitzuteilen, darunter:

• Art und Umfang der erforderlichen Arbeiten
• Der akzeptable Spielraum für Fehler
• Das Maximum, das das Unternehmen für die Arbeit ausgeben würde
• Wann die Outsourcing-Vereinbarung beginnen muss

An diesem Punkt kommt es darauf an, welche Outsourcing-Partner bereit sind, die Anforderungen des Unternehmens zum niedrigsten Preis zu erfüllen. Für diejenigen, die dies tun, sollte das Fortschreiten mit der entsprechenden Anordnung folgen.

Das Endergebnis – Wann man auslagern sollte

Durch Befolgen des obigen Verfahrens sollte eine Digitalagentur oder jede andere Art von Unternehmen in der Lage sein, intelligente Outsourcing-Entscheidungen zu treffen. Wenn es befolgt wird, sollte das Verfahren das Risiko minimieren und die Chancen verbessern, dass die resultierenden Outsourcing-Vereinbarungen die Anforderungen des Unternehmens erfüllen und gleichzeitig die Kosten senken. Natürlich ist es auch möglich, dass Outsourcing für viele der Digitalagenturen da draußen keinen Sinn macht. Daran ist sicherlich nichts auszusetzen. Es lohnt sich jedoch immer, Outsourcing als Option bereitzuhalten, da sich Geschäfts- und Betriebsbedingungen häufig ändern können und dies auch tun.