Was ist eine elektronische Signatur: eine Chance für die Digitalisierung

Elektronische Signaturen sind eine perfekte Möglichkeit, Prozesse zu digitalisieren und völlig neu zu überdenken, um sie effizienter zu machen und die Nachteile zu beseitigen, die traditionelle Prozesse oft charakterisieren.

Der rechtliche Wert und die Möglichkeit, sie in verschiedenen Situationen einzusetzen, machen sie zu einem starken Instrument zur Unterstützung der Digitalisierung.

Was ist eine elektronische Signatur?

Die elektronische Signatur ist eine Technologie, die es ermöglicht, ein Dokument oder einen Vertrag zu unterzeichnen, ohne es auszudrucken und ohne eine handschriftliche Unterschrift darauf anzubringen.

Bei der elektronischen Unterzeichnung eines Vertrags verknüpfen wir einen Satz elektronischer Daten, der die elektronische Signatur selbst erstellt, mit einem anderen Satz elektronischer Daten, die das Dokument oder den Vertrag bilden, den wir unterzeichnen müssen.

Dies könnte beispielsweise einfach durch einen Klick auf eine Schaltfläche erfolgen.

Scrive , der Partner von Doxee für elektronische Signaturen, gewährleistet den Beweis dieser Schlüsselelemente dank des Evidence Package, einer Reihe von Informationen, die alle verschiedenen Ereignisse beschreiben, denen das Dokument unterliegt, und die dem signierten Dokument selbst beigefügt sind. Das Scrive Evidence Package, das den Industriestandard festlegt, ist jedem unterzeichneten Dokument beigefügt. Es handelt sich um eine detaillierte und, was am wichtigsten ist, vollständige Sammlung hochwertiger Beweise, die alle Ereignisse im Prozess der Dokumentenunterzeichnung abdecken, von dem Moment, in dem der Autor das Dokument für die Unterzeichnung fertigstellt, bis zur digitalen Versiegelung des endgültig unterzeichneten Dokuments.

Sind elektronische Signaturen rechtsverbindlich?

Elektronische Signaturen sind rechtsverbindlich dank der drei Elemente im Beweispaket, die immer vorhanden und klar sein müssen, unabhängig vom Format des Dokuments – Papier oder digital – und sie definieren den Lebenszyklus eines signierten Dokuments – vom Moment der Weitergabe an mit dem Gegenstück, bis hin zur Unterzeichnung.

Die drei Elemente, die den rechtlichen Wert eines unterzeichneten Vertrags sicherstellen, lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• der Willensbeweis , also die Absicht des Unterzeichners, mit dem Dokument und seinem Inhalt einverstanden zu sein
• die Identität des Unterzeichners
• Überprüfen Sie die Integrität des Dokuments selbst und stellen Sie sicher, dass es nicht manipuliert wurde.

Die im Beweispaket gesammelten Beweise bestehen aus Prüfprotokollen , die beispielsweise Folgendes zeigen:

• Ein Screenshot der Vereinbarung in der Scrive-Benutzeroberfläche, um die Absicht zu demonstrieren
• Nachweis der Identität des Unterzeichners , z. B. seine E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder ein anderer elektronischer Ausweis
• Zeitreferenzen , die das genaue Datum und die genaue Uhrzeit von Ereignissen anzeigen, z. B. Identifizierung, Öffnen des Dokuments und Unterschreiben
• Abschließend wird das signierte Dokument mit einer digitalen Signatur (oder einem digitalen Siegel ) versehen: Dies verhindert Manipulationen und stellt seine Integrität sicher

Wenn wir in einem Land der Europäischen Union über elektronische Signaturen sprechen, sollten wir immer zuerst die eIDAS-Verordnung berücksichtigen, die die verschiedenen Arten elektronischer Signaturen mit unterschiedlichen Merkmalen sowohl aus technologischer als auch aus rechtlicher Sicht regelt. Aus diesem Grund bietet der Einsatz und die Implementierung von E-Signatur-Lösungen eine große Chance, neue Dienste zu schaffen und die Effizienz normaler Geschäfts- und digitaler Onboarding-Prozesse zu steigern.

Warum eine elektronische Signatur nutzen, um Ihre digitalen Prozesse zu vereinfachen?

Die Implementierung einer elektronischen Signatur trägt dazu bei, den Unterzeichnungsprozess zu beschleunigen, da sie es ermöglicht, einen Vertrag jederzeit, überall und von jedem Gerät aus zu unterzeichnen, sei es ein PC oder ein Smartphone. Je nach konkretem Prozess und Vertragstyp können Sie die Lösung für die elektronische Signatur wählen, die Ihren Anforderungen am besten entspricht. Dies sind nur einige Beispiele für die Vorteile der elektronischen Signatur , die es ermöglicht, das Endziel zu erreichen: die Vereinfachung eines digitalen Prozesses.

Zu den unmittelbaren Vorteilen gehören: reduzierte Verwaltungskosten, optimierte Prozessabläufe und die Möglichkeit, in nur wenigen Schritten Unterschriften mit voller Rechtskraft zu erhalten, selbst wenn es mehr als einen Unterzeichner gibt.

Grundlegende elektronische Signaturen (BES) und fortgeschrittene elektronische Signaturen (AES) sind oft die beste Option , wenn es um die Digitalisierung von Onboarding- oder Signierprozessen geht: Sie verbinden das Bedürfnis nach Effizienz mit der Notwendigkeit rechtsverbindlicher Dokumente. BES und AES sind einfach zu verwenden und für die Unterzeichner kostenlos. Darüber hinaus müssen Benutzer keine neuen persönlichen Zugangsdaten, Passwörter oder zusätzliche Geräte wie Smartcards oder USB-Tokens verwalten. Sie benötigen lediglich eine E-Mail-Adresse, eine Mobiltelefonnummer und ein Legitimationsmittel, um auf das Dokument zuzugreifen und es zu signieren.

Was Sie mit elektronischen Signaturen tun können

In den letzten Jahren wurden fast alle Einkaufsprozesse auf Online-Transaktionen umgestellt, vom Kauf von Produkten aller Art über den Abschluss von Verträgen und die Erbringung von Dienstleistungen und Versicherungsverträgen bis hin zur Eröffnung eines neuen Bankkontos.

Viele der mittlerweile in digitale Prozesse überführten Transaktionen waren früher nur in Anwesenheit oder mit der notwendigen Unterstützung eines Operators möglich.

Genau das meinen wir, wenn wir über digitales Onboarding sprechen. Beim digitalen Onboarding handelt es sich um einen Prozess, der alle notwendigen Schritte digitalisiert, damit ein Neukunde mit dem Kauf eines Produkts oder der Aktivierung einer Dienstleistung fortfahren kann.

Sie fragen sich vielleicht, warum wir dieses Konzept eingeführt haben und was es mit elektronischen Signaturen zu tun hat.

Jede Beziehung zu einem Kunden, egal ob Neukunde oder Bestandskunde, kann in eine digitale Beziehung umgewandelt werden, die für beide Seiten effizienter und zufriedenstellender wird. Aber wie?

Um einen digitalen Onboarding-Prozess umzusetzen, müssen wir uns zunächst jeden einzelnen Schritt der Kundenbeziehung ansehen und verstehen, wie wir ihn am besten digitalisieren können. Dabei müssen wir sicherstellen, dass wir stets die notwendige Unterstützung bieten und das Fehlen des „Menschen“ ausgleichen. Komponente, also Kontakt mit dem Bediener.

Genau hier gelingt die Integration elektronischer Signaturen als Werkzeug, das den Moment der Signaturerstellung zu einem effizienten, reibungslosen und zeitsparenden Prozess macht. Wenn wir das italienische Szenario als Beispiel nehmen, zeigen Untersuchungen, dass:

• Nach der COVID-19-Pandemie erwarten 68 % der Italiener, Unternehmen über digitale Kanäle erreichen zu können (IlSole24Ore)
• Digitales Onboarding, einschließlich der elektronischen Unterzeichnung von Verträgen, ist eine der zehn wichtigsten Investitionsprioritäten für den Bankensektor (ABILab-Bericht, 2022).

Schauen wir uns also ein paar Beispiele an und sehen, wie man elektronische Signaturen nutzt, um wichtige Digitalisierungsmöglichkeiten zu erschließen.

Ein Anwendungsfall: der Versorgungssektor

Eine Aktivität, die zugunsten der Digitalisierung zu kürzeren Warteschlangen an den Schaltern vor Ort geführt hat, ist der Kauf neuer Verträge für Multi-Utility-Lieferungen und die anschließende Verwaltung aller Phasen und damit verbundenen Aktivitäten. In diesem Fall kann eine Basis-Elektronische-Signatur-Lösung effektiv eingesetzt werden, möglicherweise in Form eines „robusten“ BES. Der einfachste Weg, den Wert eines SES zu steigern, besteht darin, einen OTP-Code (Einmalpasswort) zu verwenden, der per SMS, App oder E-Mail an den Unterzeichner gesendet wird. Das Senden des OTP-Codes an ein Gerät, das dem Unterzeichner gehört, stellt eine Form seiner Authentifizierung dar und ermöglicht es der Person, ihre Bereitschaft, dieses bestimmte Dokument zu signieren, weiter zu bestätigen.

Die erforderlichen Dokumente können ganz einfach per E-Mail oder durch Hochladen in einen speziellen Webbereich zur Unterschrift bereitgestellt werden, und es wird möglich, ein immer umfassenderes und personalisierteres digitales Kundenerlebnis zu schaffen.

Neben der Dematerialisierung von Verträgen und Abonnements ist es auch möglich, Prozesse zu schaffen, bei denen andere Interaktionen zwischen Unternehmen und Kunden nicht mehr am Schalter oder am Telefon, sondern digital stattfinden. Mit dem richtigen Workflow und den notwendigen Touchpoints und Calls-to-Action können Sie Ihren Kunden mit nur wenigen Klicks die Möglichkeit bieten, einen Termin mit einem Operator zu vereinbaren oder einen neuen Service zu aktivieren, und so Cross-Selling- und Upselling-Möglichkeiten schaffen. Alle Dokumente können per E-Mail oder über einen speziellen Webbereich zur Unterschrift bereitgestellt werden, und es wird möglich, ein immer umfassenderes und personalisierteres digitales Kundenerlebnis zu schaffen.

Die elektronische Signatur in HR-Dokumenten

Eine einfache elektronische Signatur kann auch verwendet werden, um bestimmte HR-Berichte und -Prozesse zu dematerialisieren und zu rationalisieren. Beispielsweise kann eine einfache elektronische Signatur bei der Beantragung von Urlaub, Beurlaubung, Schulungsanträgen oder Spesenabrechnungen verwendet werden. In diesem Zusammenhang ist eine aktuelle Klarstellung der italienischen Steuerbehörde zu erwähnen, die in der Antwort Nr. 740 vom 20. Oktober 2021 über die Verwaltung von Spesenabrechnungen, einem sehr verbreiteten Dokumenttyp im Personalwesen. In der Antwort der italienischen Agentur wurde klargestellt, dass für digitale Spesenabrechnungen keine qualifizierte elektronische Signatur oder eine fortgeschrittene Signatur des Arbeitnehmers erforderlich ist, was den Einsatz einer einfachen elektronischen Signatur durchaus plausibel macht.

Die elektronische Signatur für Datenschutzhinweise

Datenschutzrichtlinien können mit einer einfachenelektronischen Signaturlösung unterzeichnet werden , sobald der Unterzeichner die Möglichkeit hat, das Dokument selbst ordnungsgemäß anzuzeigen und zu lesen.Dies könnte auch per E-Mail erfolgen oder die Informationen können in einem speziellen Webbereich verfügbar gemacht werden, auf den der Unterzeichner mit einem Paar Zugangsdaten zugreift. Der Call-to-Action für die Signatur in Form einer Point-and-Click-Lösung (z. B. ein Button, der die Bereitschaft zum Signieren des Dokuments deutlich zum Ausdruck bringt) kann am Ende der Offenlegung platziert werden, damit der Unterzeichner dies ordnungsgemäß tun kann Schau es dir an.

Die elektronische Signatur zur Genehmigung von Angeboten und Bestellungen

Die Annahme eines Kostenvoranschlags oder einer Bestellung ist eine weitere Aktivität, die durch Anbringen einer einfachen elektronischen Signatur durchgeführt werden kann, wodurch diese Art von Transaktionen digitalisiert und effizienter werden. Auch in diesem Fall können Sie mit der einfachen elektronischen Signatur Prozesse rationalisieren, die sonst den Austausch, das Drucken und das Scannen verschiedener Dokumente erfordern würden, um eine handschriftliche Signatur zu erhalten. Diese Schritte werden durch die Einführung eines digitalen Ansatzes erheblich reduziert, wenn nicht sogar beseitigt. Darüber hinaus ist die rechtliche Bedeutung einer einfachen elektronischen Signatur in der europäischen eIDAS-Verordnung klar definiert, während dies für gescannte handschriftliche Unterschriften nicht gilt.

Artikel gemeinsam mit Scrive verfasst.