Was ist eine Zulassungsverfolgungssoftware und warum sollte mich das interessieren?

Da in unserer Welt alles digital wird, ist es nicht verwunderlich, dass sich immer mehr Hochschulen und Universitäten für die Online-Einschreibung entscheiden. Darüber hinaus entfernen sie sich auch von traditionelleren Methoden für den Bewerbungsprozess. Um Zeit, Platz und Geld zu sparen, setzen viele Institutionen mittlerweile auf eine Zulassungsverfolgungssoftware.

Die Zulassungsverfolgungssoftware ist eine Software, die entwickelt wurde, um die Zulassungsverfahren einer Schule zu rationalisieren. Je nach gewählter Software können Zulassungsstellen ihre Tracking-Software auch zur Überwachung aktueller Studierender einsetzen. Dazu gehört die Verfolgung:

• Für welche Disziplinen sie sich entscheiden

• Ihre außerschulischen Aktivitäten

• Ihre voraussichtlichen Abschlusstermine

• Entscheiden Sie sich für den Beitritt zum Alumni-Verein

Diese Art von Software eignet sich hervorragend für die Hochschulbildung, da sie dabei hilft, wertvolle Studentendaten zu sammeln, die dann während des Zulassungsprozesses verwendet werden können. Diese Daten können dann mit aktuellen Zulassungsstandards verglichen werden, was den Auswahlprozess deutlich vereinfacht. Diese Informationen können dann in Verbindung mit Studenteninformationssystemen verwendet werden, um die gesamte College-Erfahrung eines Studenten zu optimieren.

Warum eine Zulassungsverfolgungssoftware gut mit der E-Mail-Automatisierung zusammenpasst

Während Software zur Nachverfolgung von Hochschulzulassungen den Anschein hat, als ob sie einen Hauptnutzen hätte, können in Kombination mit der richtigen Begleitsoftware wertvolle Informationen gesammelt werden. Diese Informationen können dann verwendet werden, um die gesamte College-Karriere eines Studenten zu optimieren.

Diese Daten können beispielsweise in die CRM-Software Ihres Campus eingebunden werden, um automatisierte E-Mails zu generieren, die speziell auf sie und ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Das bedeutet, dass das Versenden der folgenden E-Mails viel einfacher ist:

• Bewerbungsstatus

• Gebührenzahlungen fällig

• Kommende Veranstaltungen, die auf ihren Studienbereich zugeschnitten sind

• Campusspezifische Veranstaltungen/Hinweise und mehr

4 Praxisbeispiele für eine Zulassungsverfolgungssoftware, die mit E-Mail-Automatisierung zusammenarbeitet

Der Sinn der E-Mail-Automatisierung besteht darin, die richtigen E-Mail-Nachrichten zur richtigen Zeit an die richtigen Personen zu senden. Um dies zu erreichen, müssen Hochschulen in der Lage sein, wertvolle Daten über ihre Studierenden zu sammeln, damit sie ihnen immer relevante Inhalte senden. Aus diesem Grund kann eine Zulassungsverfolgungssoftware für eine Hochschule so wichtig sein.

Mit den Informationen, die von dieser Software gesammelt werden, können E-Mails an die Bedürfnisse der Schüler angepasst werden. Dies hilft, alle unnötigen Informationen zu vermeiden.

Durch die Kombination der Zulassungsverfolgungssoftware mit der CRM-Software Ihrer Hochschule können Sie sorgfältig zugeschnittene E-Mail-Nachrichten wie die unten aufgeführten vier versenden.

E-Mail zu Sportveranstaltungen

So groß College-Sportveranstaltungen auch sein können, sie sind nicht immer jedermanns Sache.

Die Verwendung von Informationen aus Ihrer Zulassungsverfolgungssoftware kann Ihnen dabei helfen, spezifische E-Mail-Listen zu erstellen. Diese Listen können dann basierend auf Interessengebieten entworfen und erstellt werden.

Dieses Beispiel ist großartig, weil es auf den Einzelnen zugeschnitten ist. Es ermöglicht dem Einzelnen, notwendige E-Mail-Änderungen sofort vorzunehmen. Universitäten können diesem Beispiel folgen, indem sie automatisierte Dankes-E-Mails an Studenten senden, die sich für verschiedene Aktivitäten anmelden, darunter:

• Sport

• Theater

• Kunst und mehr

Dies führt zu weniger Ressourcenverschwendung und glücklicheren Menschen mit weniger überfüllten Posteingängen.

Quelle: Pinterest

Annahme-E-Mail

Das ganze Jahr über leiden Studenten weltweit unter der schrecklichen Wartezeit vor der Aufnahme. Dies ist der Zeitraum zwischen der Einschreibung in das College ihrer Wahl und dem Warten auf die Entscheidung der Institution über die Zulassung. Vorbei sind die Zeiten der Annahmeschreiben von Schneckenpost. Stattdessen entscheiden sich immer mehr Hochschulen für diese Kommunikation per E-Mail. Und weil dies eine so wichtige und aufregende Nachricht für potenzielle Studenten ist, gibt es viele Möglichkeiten, die E-Mail-Funktionen zu nutzen, um sie zu einer wirklich personalisierten, besonderen E-Mail zu machen.

In diesem Beispiel unten erhielt eine Studentin nur eine E-Mail-Benachrichtigung, um die Nachricht zu öffnen und ihre Annahme an der North Carolina State University zu feiern.

Für Universitäten und Hochschulen, die sich für die Verwendung einer Zulassungsverfolgungssoftware in Kombination mit ihrer CRM-Software entscheiden, kann die Software nach Annahme der Bewerbung eines Studenten eine Annahme-E-Mail-Kampagne auslösen. Dies ist hervorragend, weil es Hochschuleinrichtungen ermöglicht, sich mit ihren wertvollen Ressourcen zu verbinden, wie zum Beispiel:

• Informationspakete für Studierende

• Informationen zur Finanzabteilung und vieles mehr

Quelle: Twitter

E-Mail zum Geburtstag des Studenten

Zeigen Sie Ihren Schülern, dass Sie sich interessieren! Anstatt sie wie einen anderen Studenten zu behandeln, warum nicht die Zeit nehmen, Geburtstags-E-Mail-Nachrichten zu erstellen und an Ihre Studentenschaft zu senden?

Dieser Prozess kann mit der Verwendung von Daten, die von einer Einlassverfolgungssoftware gesammelt werden, sehr einfach gemacht werden. Noch besser: Sobald Sie es mit Ihren Studenteninformationssystemen oder Ihrer CRM-Software kombiniert haben, können Sie automatisch Nachrichten wie diese von der Eastern Illinois University versenden, wenn der Geburtstag eines Studenten oder Alumni naht.

Dieses Konzept kann auf verschiedene Studentenjubiläen angewendet werden, darunter:

• Abschluss

• Einzugstage

• Campus-Aktivitäten in Bezug auf das Interessengebiet eines Studenten

Quelle: Google Mail

E-Mail des Alumni-Vereins

Nach dem Abschluss muss die Beziehung eines Studenten mit der Institution dort nicht enden. Sobald sich ein Student dem Abschluss nähert, kann eine Alumni-Vereinskampagne versandt werden.

Diese Kampagnen können verwendet werden, um einen Studenten vor dem Abschluss zu bitten, dem Verein beizutreten, wobei nach seinem Abschluss eine Erinnerungs-E-Mail gesendet wird. Sollte der Alumni-Beitrag nicht bezahlt werden oder ein Student seine Mitgliedschaft erlöschen lassen, können auch Erinnerungs-E-Mails versendet werden.

E-Mail-Kampagnen zur Wiedereingliederung sind auch eine großartige Möglichkeit, die von Ihrer Zulassungsverfolgungssoftware und anderen Studenteninformationssystemen gesammelten Informationen zu nutzen. Wenn Sie feststellen, dass ein Student von der Alumni-Liste gefallen ist, können Sie eine E-Mail-Kampagne zur Wiedereingliederung starten, um ihn zurück zu locken.

Quelle: Google Mail

Best Practices für E-Mail-Marketing für die Hochschulbildung

Es ist großartig zu wissen, wie eine Software zur Verfolgung von Eintritten in Verbindung mit Ihren E-Mail-Marketing-Bemühungen verwendet werden kann. Wir müssen jedoch einige Best Practices für das E-Mail-Marketing für Hochschulen behandeln.

Da alles digital wird, fragen sich vielleicht einige, warum der Fokus auf E-Mails liegen sollte, und wir haben Ihre Antwort. E-Mail ist der digitale Kanal, der derzeit den höchsten Gesamt-ROI generiert. Für jeden ausgegebenen US-Dollar generiert E-Mail-Marketing 38 US-Dollar an ROI.

Sicher, Social Media kann eine massive Rolle in der Kommunikation spielen. E-Mails gelten jedoch als fast 40-mal effektiver als Facebook und Twitter zusammen.

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, finden Sie hier eine Handvoll Tipps zum Erstellen einer erfolgreichen E-Mail-Kampagne für Hochschulen.

Segmentieren Sie Ihre E-Mail-Listen

Die richtige Segmentierung Ihrer E-Mail-Listen ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere für Hochschulen und Universitäten. Diese Institutionen haben riesige E-Mail-Listen und einfach den gleichen Inhalt an jeden und jeden Einzelnen zu senden, ist eine Zeitverschwendung und eine Verschwendung von Mitteln. Daher ist es so wichtig, Ihre E-Mail-Listen in Kategorien wie die folgenden zu unterteilen:

• Registrierungsstatus

• Hauptfach oder Schule

• Wohnsituation auf dem Campus

• Heimatort

• Außerschulische Interessen

• Soziale Vereine

Nun, diese Listen kommen Ihnen bekannt vor, und das sollten sie auch, weil diese Daten mit Ihrer Zulassungsverfolgungssoftware gesammelt werden können. Sobald Sie diese Informationen haben, können Sie Ihre Listen entsprechend segmentieren, um sicherzustellen, dass jeder relevante Inhalte umgehend erhält.

Personalisierung ist wichtig

Zusammen mit der Segmentierung kommt die Personalisierung, und die Personalisierung ist viel mehr, als nur den Namen des Schülers am Anfang der E-Mail anzugeben. Bei der Personalisierung geht es wiederum darum, den richtigen Inhalt an den richtigen Leser zu senden, wenn er ihn am dringendsten benötigt.

Dies erfordert, dass E-Mail-Marketer ihre Abonnenten und in diesem Fall die Studenten sowohl auf dem Campus als auch außerhalb des Campus wirklich kennenlernen. Wie bei der Listensegmentierung müssen Sie die akademischen und außerschulischen Interessen der Schüler kennen, wie sie ihre Zeit verbringen und vieles mehr. Sobald Sie diese Informationen haben und entsprechend segmentiert haben, können Sie ihnen relevante, personalisierte Nachrichten senden, die ihnen nützlich sind.

Gestalten Sie Ihre E-Mails für alle Geräte

Da sich alles online bewegt, ist es wichtig, den Markenzusammenhalt zu wahren. Das bedeutet, dass Sie auf Ihrer Website, in gedruckten Materialien und in Ihrer E-Mail dasselbe Branding verwenden. Da E-Mails für den täglichen Studenten wichtig sind, ist es absolut entscheidend, sicherzustellen, dass die E-Mails Ihres Campus auf allen Geräten korrekt geöffnet werden.

Früher reichte ein responsives E-Mail-Design. Dies bedeutete, dass Ihre Nachricht ihre Größe je nach Größe des Gerätebildschirms änderte, auf dem sie angezeigt wurde. Dies war zwar ein Schritt in die richtige Richtung, gewährleistet jedoch nicht, dass alle Ihre Inhalte leicht zu sehen sind.

Stattdessen ist es wichtiger sicherzustellen, dass Ihre E-Mails mobilfreundlich gestaltet sind. Dies bedeutet, dass Ihre E-Mail unabhängig davon, welches Gerät der Leser verwendet, gleich aussieht. Obwohl es nicht perfekt ist, wird es schnell zum Standard, da immer mehr Menschen beginnen, ihre E-Mails auf ihren mobilen Geräten und Smartphones zu öffnen und mit ihnen zu interagieren.

Quelle: Emma

Testen Sie immer, bevor Sie senden

Dies kann nicht genug betont werden. Wenn Sie Ihre E-Mails mit einer kleinen Auswahl Ihrer E-Mail-Liste testen, können Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen Informationen an diejenigen senden, die sie erhalten möchten. Mit A/B-Tests können Sie verschiedene Komponenten Ihrer E-Mail testen. Dies geschieht, indem eine „A“-Version und eine „B“-Version erstellt werden, die dann an zwei kleine Stichproben Ihrer E-Mail-Liste gesendet werden. Was auch immer besser abschneidet, sollte an den Rest Ihrer E-Mail-Liste gesendet werden.

Einpacken

Die Zulassungsverfolgungssoftware ist aus vielen Gründen ein großartiges Werkzeug für E-Mail-Vermarkter an Hochschulen und Universitäten. Am wichtigsten ist, dass es ihnen hilft, wichtige Informationen zu sammeln, die zum Versenden hochwertiger E-Mails an ihre Studenten und Mitarbeiter erforderlich sind. Sobald diese Informationen vorliegen, können Sie die folgenden vier Schritte ausführen, um die beste E-Mail-Kampagne zu entwickeln, die den Anforderungen Ihrer Institution entspricht:

• Segmentieren Sie Ihre E-Mail-Listen

• Personalisierung ist ein Muss

• Design für mobile Freunde ist entscheidend

• Testen Sie immer, bevor Sie senden

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