Was sind agile Meetings und wie man sie verwaltet

Bei der Arbeit sind wir in verschiedene Projekte eingebunden und arbeiten mit unseren Kollegen für eine gewisse Zeit im Team zusammen. Im Allgemeinen wird ein Projekt in mehrere Teilaufgaben unterteilt und jede Teilaufgabe wird vom Teamleiter einer Person zugewiesen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Fortschritt des Projekts klar, reibungslos und effektiv ist. Aber dieser Prozess allein sichert noch nicht den Erfolg eines Projektes. Um Qualität, pünktliche Lieferung und schließlich den Erfolg sicherzustellen, müssen Sie in regelmäßigen Abständen Besprechungen abhalten. Durch die Durchführung von Besprechungen können Sie den Gesamtstatus des Projekts, den Status jeder Teilaufgabe, Schwierigkeiten der Teammitglieder, neue Ideen / alternative Ansätze für das Projekt usw. kennen. Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Besprechungen dies sind konzentriert und verkommen nicht zu einer Chat-Session. Wie organisiert man also ein so produktives Meeting? Natürlich gibt es verschiedene Möglichkeiten, Meetings durchzuführen. Ein solches Meeting ist ein agiles Framework, das hilft, die Produktivität des Teams zu steigern. Schauen wir uns das schnell an:

Was sind agile Meetings?

Agile Meetings wurden ursprünglich als Teil der Softwareentwicklung gegründet. Aber in letzter Zeit ist dieses Treffen ein Teil des Projektmanagements in allen Unternehmen geworden. Was ist also ein agiles Meeting?

Agile Meetings werden durchgeführt, indem eine Reihe von Prinzipien berücksichtigt werden, die in Form eines Manifests umrissen werden. Im Allgemeinen beinhaltet Agilität das Arbeiten in kürzeren Zeitabständen, das Bereitstellen von Updates, das Planen von Aufgaben, das Besprechen von Feedback vom Kunden und das Teilen anderer wichtiger Informationen zum Projekt. Es geht also um iterative Entwicklung, anstatt ein Projekt in einem Rutsch abzuwickeln.

Wer nimmt am Treffen teil:

Wenn Sie ein Meeting arrangieren, würden Sie im Allgemeinen zunächst die Personen eingrenzen, die an dem Meeting teilnehmen sollen. Ebenso haben wir für agile Meetings eine Liste von Teilnehmern, die an diesen Meetings teilnehmen können:

1. Produkteigentümer:

Ein fester Bestandteil des Teams ist der Product Owner, da er sicherstellt, dass Umfang, Kosten und Termine eingehalten werden. Es liegt in der Verantwortung des Product Owners, den Produktwert zu maximieren, indem er Stakeholder repräsentiert, den Rückstand priorisiert, das Team stärkt und Agile- und Scrum-Prozesse aufrechterhält.

Verantwortlich ist der Product Owner

• Stakeholder managen und Wert steigern.
• Verwalten einer effektiven Kommunikation zwischen dem Entwicklungsteam und den Stakeholdern
• Bereitstellung der Produktvision für das Entwicklungsteam
• Lösen von Konflikten und Bewältigen von Situationen oder Eskalationen mit Stakeholdern oder Mitgliedern des Entwicklungsteams
• Priorisierung von Backlog-Elementen
• Schulung des Entwicklungsteams über Scrum-Werte, -Prinzipien und -Prozesse
• Stakeholder über die Vorteile von Scrum aufklären

Ein Product Owner, auch Produktmanager genannt, ist eine Person, die Fortschrittsaktualisierungen vom Team erhält, Vorschläge zur Fortsetzung des Projekts macht und mit dem Team zusammenarbeitet, um das Projekt effektiv und mit hoher Qualität abzuschließen.

2. Projektleiter:

Der Projektleiter ist motiviert, organisiert und zielorientiert. Er oder sie versteht, was Projekte gemeinsam haben, sowie seine oder ihre strategische Rolle dabei, wie Organisationen erfolgreich sind, lernen und sich verändern. Es ist die Aufgabe eines Projektmanagers, ein Projekt von Anfang bis Ende zu starten, zu planen, zu entwerfen und zu verwalten.

Zu den Aufgaben eines Projektmanagers gehören:

• Ein Projekt planen, organisieren und abschließen
• Finanzberichterstattung
• Erstellen eines Projektauftrags
• Verwaltung von Ressourcen
• Risikomanagement
• Änderungsmanagement
• Planung
• Kostenschätzung und Budgetentwicklung
• Qualitätskontrolle der Dokumentation
• Überwachung der wichtigsten Leistungsindikatoren
• Verwaltung von Anbietern
• Verwaltung von Berichten und anderen wichtigen Dokumenten

3. Das Entwicklungsteam:

Das Entwicklungsteam umfasst Mitglieder, die in einem Unternehmen Produkte entwickeln oder Dienstleistungen erbringen. Es ist bekannt, dass ein Entwicklungsteam in einem Softwareunternehmen dasjenige ist, das Apps/Softwaretools entwickelt. Dieses Team liefert wertvolle Einblicke, wenn es an der Besprechung beteiligt ist. Sie sind auch das Team, das das Projekt tatsächlich vorantreibt. Daher sollten alle Mitglieder dieses Teams an dem Meeting teilnehmen.

4. Scrum-Master:

Der Scrum-Master ist ein Meeting-Leiter, der sicherstellt, dass alle Teammitglieder im Meeting die Praktiken der Scrum-Methodik befolgen. Sie helfen dem Team auch, sich auf die Besprechungsthemen zu konzentrieren, ihre Fragen zu beantworten und bieten Anleitungen zum Scrum-Prozess.

5. Investierte Personen:

Das sind die Personen, die ein Interesse am Projektfortschritt haben, aber nicht direkt involviert sind. Dazu gehören Fachleute wie Manager, die sich ansehen, wie effizient und effektiv Teams arbeiten, Investoren/Kunden, die Geld in das Projekt oder Unternehmen investieren usw. Manchmal gibt es Mitarbeiter, die daran interessiert sind, an Agile-Meetings teilzunehmen, obwohl sie nicht daran teilnehmen des Entwicklungsteams. Denn sie sind daran interessiert, mehr über ihr Unternehmen zu erfahren und neue Methoden zur Bewältigung von Aufgaben zu entdecken.

Arten von Agile-Meetings:

Es gibt vier Haupttypen von agilen Meetings, die unten aufgeführt sind:

1. Sprintplanung:

Das Sprint Planning wird in der Regel zu Beginn eines Sprints durchgeführt. In diesem Meeting priorisiert der Projektleiter die Aufgabe, auf die sich das Team konzentrieren und die im Sprint erledigt werden soll. Das Team plant dann die Dauer für jede Aufgabe, legt die Ziele jeder Aufgabe und Wege fest, um die Ziele zu erreichen. Aufgrund dieser Diskussionen findet die Sprintplanung über einen längeren Zeitraum statt, der bis zu vier Stunden betragen kann.

2. Tägliches Aufstehen:

Das häufigste und auch kürzeste Meeting im agilen Framework ist das tägliche Stand-up-Meeting. Im täglichen Stand-up werden die Details eines Projekts wie eine gestern erledigte Aufgabe, eine für heute geplante Aufgabe, Schwierigkeiten der Teammitglieder bei der Bewältigung der Aufgabe usw. mit jedem Teammitglied besprochen. Dies liefert auch den aktuellen Fortschritt des Projekts für den Sprint. Das Durchführen eines täglichen Stand-ups kann auch Probleme vermeiden und die Produktivitätsdauer des Sprints verbessern. Das tägliche Aufstehen kann eine kürzere Dauer von etwa 15-20 Minuten haben.

3. Sprint-Review:

Dieses Treffen wird durchgeführt, um die Leistungen aller Teammitglieder zu überprüfen und zu zeigen. Beim Review kann jedes Teammitglied die Aufgabe ausstellen, die es während des Sprints erledigt hat. Dies ist auch eine Gelegenheit, Feedback zu geben. Ein Meeting-Leiter kann auch interessierte Parteien und Product Owner zu Sprint Reviews einladen, damit sie besprechen können, wie die erfüllte Aufgabe des Teams in die Projektrichtlinien passt. Das Sprint Review wird in der Regel am Ende jedes Sprints oder nach Erreichen von Projektmeilensteinen durchgeführt. Sprint-Reviews können je nach Präferenz des Teams formell oder informell sein. In der Regel dauert diese Überprüfung oft zwischen einer und zwei Stunden.

4. Sprint-Retrospektive:

Die Sprint-Retrospektive wird durchgeführt, damit das Team, das am Sprint beteiligt ist, die Möglichkeit hat, diesen im Detail zu besprechen. Das Team bespricht Erfolge während des Sprints und welche Bereiche von Verbesserungen profitieren könnten. Dies bietet dem Team eine Idee, um zu bestimmen, wie zukünftige Sprints durchgeführt werden können, um die Produktivität zu steigern und Probleme zu vermeiden. Manchmal können sogar interessierte Parteien und Produktbesitzer in diesem Meeting ihre Meinung äußern, beispielsweise Möglichkeiten, die das Team verfolgen kann, um den Arbeitsablauf und andere Prozesse zu verbessern. Die Sprint-Retrospektive findet normalerweise am Ende eines Sprints statt und kann anderthalb Stunden dauern.

So verwalten Sie Agile-Meetings:

Ein Meeting effektiv zu managen ist eine ziemlich herausfordernde Aufgabe. Auch agile Meetings müssen effektiv gemanagt werden. Also, wie macht man das? Die folgenden Tipps eignen sich nicht nur für agile Meetings, sondern auch für die Verwaltung aller Meetings:

(i) Fixieren und fokussieren Sie die Themen:

Wenn Sie ein Meeting durchführen, konzentrieren Sie sich zunächst auf einige wenige spezifische Themen. Das spart allen am Meeting Beteiligten Zeit und hilft dem Team, sich auf wichtige Punkte zu konzentrieren. Versuchen Sie also, Diskussionen/Themen zu vermeiden, die vom Fokus des Besprechungsthemas abweichen.

(ii) Feedback geben:

Stellen Sie sicher, dass Sie die erledigten Aufgaben regelmäßig überprüfen und positives Feedback geben, um die Teammitglieder zu motivieren. Falls Verbesserungsbedarf besteht, kann auch konstruktives Feedback gegeben werden. Dadurch können sich die Teammitglieder weiter verbessern. Wenn Sie dies häufig tun, kann eine starke Arbeitsbeziehung aufgebaut werden.

(iii) Fixieren Sie das Ziel:

Es ist sehr wichtig, Ziele für jedes Meeting zu entwickeln. Dies wiederum kann Ihnen helfen, die Themen zu definieren, auf die sich das Meeting konzentrieren soll. Basierend auf dem Ziel und den Themen können Sie im Meeting Fragen vorbereiten, die Aufgaben überprüfen usw.

(iv) Hören Sie zu:

Zuhören ist ein wesentlicher Bestandteil der Kommunikation. Gerade in Meetings kommt es auf Ihr Zuhören an. Hören Sie also geduldig zu, was jedes Teammitglied sagt. Warten Sie auf die Antwort der Teammitglieder, sobald Sie eine Frage gestellt haben, und sprechen Sie dann. Dies kann Ihnen helfen, die Schwierigkeiten der Teammitglieder bei der Bearbeitung des Projekts, ihre Gedanken, die Behebung eines Problems, weitere Verbesserungen usw. zu verstehen.

Obwohl es viele Möglichkeiten gibt, agile Meetings durchzuführen, haben wir einen schnellen Überblick über agile Meetings gegeben und wie man das Meeting leitet und effektiv und einfach verwaltet.