Wir implementieren DAM! Wo soll ich anfangen?

Herzliche Glückwünsche! Sie haben die Genehmigungen und das Budget für die erste Digital Asset Management (DAM)-Lösung Ihres Unternehmens und sind bereit, einzusteigen. Was nun? Die Aufregung der ersten Tage Ihrer DAM-Reise kann schnell einer Besorgnis weichen, wenn Sie mit der Frage konfrontiert werden: Wo fange ich an?

Wo ist mein Vermögen?

Bevor Sie sich für ein geeignetes DAM-System und die benötigte Speichermenge entscheiden können, benötigen Sie ein vollständiges Bild davon, womit Sie in Bezug auf die Anzahl der Assets und Dateigrößen arbeiten. Wenn Ihr Unternehmen eine große Menge hochauflösender Video-Assets produziert, die im DAM gespeichert werden, kann dies eine erhebliche Menge an Speicherplatz beanspruchen. Es ist nie zu früh, mit dem Ausgraben und Sammeln der Vermögenswerte Ihres Unternehmens zu beginnen.

Um den größtmöglichen Nutzen aus Ihrem DAM zu ziehen, muss es die einzige Quelle der Wahrheit für alle Ihre Assets sein. Lassen Sie keinen Stein auf dem anderen. Konto für alle Dateitypen, einschließlich Bilder, Videos, Dokumente und Quelldateien. Gehen Sie nicht davon aus, dass sich alle Ihre Assets auf den freigegebenen Laufwerken des Unternehmens befinden. Gemeinsam genutzte Laufwerke sind ein ausgezeichneter Ausgangspunkt, aber stellen Sie sicher, dass Sie sich auch Sharepoint-Websites ansehen, einen Anruf für externe Speichergeräte tätigen und herausfinden, ob Ihre Benutzer die Gewohnheit haben, Dinge auf ihren Festplatten zu speichern. Arbeitet Ihr Unternehmen mit Agenturen zusammen? Stellen Sie sicher, dass sie Ihnen alle Dateien zur Verfügung gestellt haben, zu deren Bereitstellung sie vertraglich verpflichtet sind.

Frühindikatoren

Wenn Sie mit dem Sammeln all Ihrer Vermögenswerte Fortschritte gemacht haben, sehen Sie sich an, was Sie gesammelt haben, und sehen Sie, ob Sie damit beginnen können, einige allgemeine vorläufige Anforderungen zu identifizieren:

1. Welche Bandbreite an Dateitypen und -größen muss Ihr DAM unterstützen?
2. Sollte angesichts des Volumens, der Tiefe und der Geschichte der Assets, die Sie sehen, alles vom ersten Tag an in das DAM gehen? Oder ist es sinnvoller, einen Stichtag auszuwählen und jedes ab diesem Tag erstellte Asset in das DAM hochzuladen, während die Archivbestände an einem anderen Ort aufbewahrt werden? Denken Sie daran, dass, wenn Sie Archivbestände an einem separaten Ort aufbewahren, diese für bestimmte Benutzer schnell und einfach zugänglich sein sollten. In der Regel werden Sie feststellen, dass einige Legacy-Assets, die noch für die aktuelle Verwendung zugelassen sind, nicht in den Bereich dessen fallen, was Sie für die Einführung in das DAM geladen haben. Diese Assets müssen in das DAM hochgeladen werden, wenn Benutzer sie anfordern.
3. Generieren Sie normalerweise mehrere Darstellungen für einzelne Assets? Haben Sie beispielsweise nicht nur die Originalversion, sondern auch ein Thumbnail, kleine, mittlere und große Versionen?
4. Müssen Sie die Versionierung berücksichtigen? Wenn Sie eine neue Version eines Assets in Ihr DAM hochladen, müssen Sie dann alle vorherigen Versionen zu Archivierungszwecken aufbewahren und mit der aktuellen Version verknüpfen? Müssen die spezifischen Änderungen über Versionen hinweg nachverfolgt werden?
5. Gibt es bestimmte gesetzliche oder behördliche Anforderungen für einige oder alle Ihrer Vermögenswerte?

Doppelt sehen. Oder dreifach.

Eine weitere Asset-bezogene Aufgabe, die Sie eher früher als später angehen sollten, sind Duplikate. Da Assets über mehrere Standorte verstreut sind, befinden sich zwangsläufig doppelte Kopien derselben Assets an mehreren Standorten. Sie können alle den gleichen Dateinamen haben, wodurch sie leicht identifiziert werden können, oder auch nicht. Oft kann es das geschulte Auge Ihres Kreativteams oder von Inhaltsexperten erfordern, doppelte Assets mit unterschiedlichen Dateinamen zu identifizieren.

Je früher Sie beginnen, Duplikate zu identifizieren und auszusortieren, während Sie Assets sammeln, desto besser. Sie sind wahrscheinlich bereits mit dem „Garbage in, Garbage out“-Prinzip vertraut und sollten sich daran erinnern, wenn Sie Assets für den Upload in Ihr DAM vorbereiten. Sicher, Sie könnten alles hineinwerfen und später aufräumen, aber werden Sie? Und wie viel Verwirrung verursacht es in der Zwischenzeit bei Ihren Endbenutzern, von denen einige zum ersten Mal einem DAM ausgesetzt sind? Sie müssen irgendwann Zeit und Ressourcen finden, um die Duplikate zu beheben, also machen Sie es zu einer Priorität, dies zu tun, bevor Sie für diesen Massen-Upload von Assets in Ihr glänzendes neues DAM bereit sind. Sie könnten sich Zeit sparen, indem Sie keine doppelte Arbeit machen, indem Sie Metadaten zu Assets hinzufügen, die wahrscheinlich kurz nach dem Hochladen in das DAM gelöscht werden.

Wer fährt diesen DAM-Zug? Und wer fährt mit?

Erwägen Sie ernsthaft, einen DAM-Bibliothekar hinzuzuziehen. Je früher desto besser. Sie zögern vielleicht, einen Teil Ihres DAM-Budgets für einen Vollzeit-Bibliothekar auszugeben, und ja, ich bin in diesem Punkt vielleicht etwas voreingenommen, aber es wird jeden Cent wert sein. Es ist besonders wichtig, einen Bibliothekar zu haben, der sich von Anfang an dem Projekt widmet, wenn dies das erste DAM Ihres Unternehmens ist. Und um das Beste aus Ihrer Investition herauszuholen, finden Sie jemanden mit der Trifecta der DAM-Erfahrung: Auswahl, Einrichtung und Wartung eines DAM. Bringen Sie sie so schnell wie möglich ein. Auf lange Sicht sparen Sie dadurch Zeit und Geld, da Sie frühzeitig Entscheidungen treffen können, für deren Behebung Sie später Ressourcen aufwenden müssen.

Als Bibliothekar, der drei Unternehmen bei der Einführung von DAMs geholfen hat, weiß ich sehr genau, was man nicht tun sollte, und ich kann Sie von Entscheidungen abhalten, die Sie später bereuen werden. Zu warten, bis Sie feststellen, dass Sie überfordert sind und einige nicht so optimale Entscheidungen getroffen haben, bedeutet, dass Ihr Bibliothekar möglicherweise Monate, wenn nicht Jahre, nachdem er im „Reparaturmodus“ angekommen ist, damit verbringen könnte Schadensbegrenzung und der Versuch, die Benutzer davon zu überzeugen, dass sie dem System vertrauen können, das nicht den besten ersten Eindruck hinterlassen hat.

Wenn Ihr DAM-Bibliothekar der Fahrer Ihres Zuges ist, sind Ihre Stakeholder Ihre erstklassigen VIP-Passagiere. Sie zu identifizieren und ihre Zusage für das Projekt zu erhalten, sollte so früh wie möglich erfolgen. Dies gibt ihnen Zeit, alle erforderlichen Genehmigungen von ihren Führungskräften einzuholen und ihre Zeitpläne für die Zeitverpflichtung vorzubereiten. Stellen Sie bei der Identifizierung von Stakeholdern sicher, dass Sie Personen aus jeder einzelnen Abteilung Ihres Unternehmens einbeziehen, die direkt mit dem DAM zusammenarbeiten werden. Jede Gruppe oder Abteilung, zu der regelmäßige Endbenutzer des DAM gehören, sollte vertreten sein. Und vergessen Sie nicht, dass die IT- und die Rechtsabteilung einbezogen werden müssen.

Während Sie sicherstellen möchten, dass Sie aus jedem relevanten Bereich des Unternehmens eine Stimme haben, sollten Sie vorsichtig sein, eine zu große Stakeholder-Gruppe zu bilden, die Diskussionen unhandlich machen und dazu führen könnte, dass Probleme zu einem Konsens führen. Ein Teil der Rolle der Stakeholder besteht darin, ihre jeweilige Abteilung zu vertreten und in Meetings mit einer einzigen Stimme für sie zu sprechen, sodass nur ein Stakeholder pro Bereich erforderlich ist. Definieren Sie für Ihre Stakeholder die Parameter der Rolle und Ihre Erwartungen klar. Stellen Sie sicher, dass sie den zeitlichen Aufwand kennen, der damit verbunden ist, und erhalten Sie ihre Zusage, dass sie bereit und in der Lage sind, sich für die Dauer der Arbeit voll zu engagieren. Die Beteiligung Ihrer Stakeholder kann den Fortschritt und den Zeitplan Ihres Projekts erheblich verbessern oder beeinträchtigen, also setzen Sie von Anfang an klare Erwartungen.

Während Ihre DAM-Reise letztendlich lohnend sein wird, wird es auf dem Weg Höhen und Tiefen geben. Wenn Sie diese wenigen spezifischen ersten Schritte unternehmen, wird Ihre Reise auf dem richtigen Weg beginnen und Sie für zukünftigen Erfolg rüsten.

Die in diesem Artikel geäußerten Meinungen sind die des Gastautors und nicht unbedingt die von MarTech. Mitarbeiter Autoren sind hier aufgelistet.