8 Möglichkeiten, die Zusammenarbeit in sozialen Medien innerhalb Ihres Marketingteams zu verbessern

Die Zusammenarbeit in den sozialen Medien mit Ihrem Marketingteam ist wie das Betreiben einer Vorschule. Du willst den Frieden bewahren, wirst aber ständig in verschiedene Richtungen gezogen.

Wenn du nicht aufpasst, kann es schnell zu einem Free-for-all werden, bei dem jeder unabhängig arbeitet und postet, was er will. Dies kann zu Inkonsistenzen und Verwirrung bei Ihrem Publikum führen.

Das Aufkommen der Fernarbeit hat die Situation noch herausfordernder gemacht. Viele Studien zeigen diese Tatsache, insbesondere im Bereich der Kommunikationsarbeiter, deren Interaktionen statischer und isolierter geworden sind.

Das Problem ist, dass sich viele Mitarbeiter über die Schwierigkeiten beim Informationsaustausch in diesem Zusammenhang beschweren.

Also, was machst du?

Der Schlüssel zur erfolgreichen Zusammenarbeit in sozialen Medien ist die Zentralisierung des Genehmigungsprozesses.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen den achtstufigen Weg zum Erfolg.

Aber zuerst…

Was ist Social Media Collaboration?

Social Media Collaboration ist, vereinfacht gesagt, die Zusammenarbeit in sozialen Medien . Mit wem Sie zusammenarbeiten, bestimmt die Art Ihrer Zusammenarbeit in sozialen Medien; diese beinhalten:

• Extern: In diesem Fall arbeiten Sie mit einer anderen Marke zusammen, teilen sich Zielgruppen und planen gemeinsam Ihre Strategie, um einen größeren Markt anzuziehen. Daher definiert die externe Social-Media-Zusammenarbeit eine Social-Media-Marketing-Taktik.
• Intern: In diesem Fall sprechen wir von einer Zusammenarbeit auf Team- oder Unternehmensebene für Ihre Social-Media-Projekte. Interne Zusammenarbeit in sozialen Medien bezieht sich auf eine Unterkategorie der Interaktionen von Marketingteams, die alles umfassen kann, von der gemeinsamen Entwicklung einer Strategie bis hin zur Erstellung und Kuratierung von Inhalten.

Dieser Leitfaden behandelt die zweite Art der Zusammenarbeit, insbesondere innerhalb Ihres Marketingteams.

Umgang mit häufigen Fehlern bei der Zusammenarbeit in sozialen Medien

Die Zusammenarbeit in sozialen Medien ist normalerweise problematisch, wenn Sie sie nicht richtig planen und organisieren. Hier sind einige häufige Fehler, die Ihre Bemühungen behindern, und wie Sie sie lösen können:

Mangel an Struktur

Problem: Mitglieder Ihres Marketingteams kennen ihre Rollen nicht.

• Ihre Posts/Nachrichten überschneiden sich.
• Jeder geht davon aus, dass jemand anderes eine bestimmte Aufgabe übernimmt.

Lösung:

• Klar definierte Rollen und Aufgaben.
• Glatte Hierarchie.
• Optimierte horizontale und vertikale Kommunikation.

Nichtakzeptanz der Automatisierung

Problem: Einige Marketer zögern, Automatisierung einzusetzen, weil sie das Gefühl haben, dass dadurch die persönliche Note verloren geht.

Lösung:

• Verwenden Sie Automatisierungstools, um Inhalte zu planen und zu veröffentlichen.
• Verwenden Sie Software, um die Aktivitäten Ihres Teams zu verwalten (z. B. Posts, Feedback-Kette).

Die zunehmend digitale Natur der Kundenbindung hat dazu geführt, dass selbst die vielseitigsten Vermarkter jetzt Technologen sind. Wie das obige Bild zeigt, verwenden 81 % der Marketingorganisationen Marketing-Automatisierungs-/Journey-Management-Tools, was ihre Bedeutung weiter festigt. | Quelle

Aufstapeln

Problem: Die Leute in Ihrem Marketingteam kennen ihre Rollen nicht genau, also geben sie Verantwortung aneinander ab. Daher wächst Ihr Rückstand.

Lösungen:

• Weisen Sie allen Rollen zu und legen Sie einen klaren Zeitplan fest.
• Überwachen Sie den Rückstand.
• Bewerten Sie auftretende Probleme und finden Sie geeignete Lösungen.

Fehlkommunikation

Problem: Ihr Marketingteam gibt Informationen nicht gut weiter.

Lösung: Finden Sie die Quelle Ihrer Missverständnisse. Es könnte ein Mangel an Erwartungen, Zielsetzung oder ineffektiver Kommunikationssoftware sein.

• Stellen Sie sicher, dass Ihr Team nahtlos auf einer bestimmten Plattform kommunizieren kann.
• Stellen Sie sicher, dass sich alle über ihre Rollen im Klaren sind.
• Melden Sie sich regelmäßig bei Ihrem Team, damit alle auf dem gleichen Stand sind.

Cisco leistet hervorragende Arbeit, um sicherzustellen, dass es keine Missverständnisse gibt, indem es eine einzige Webseite mit allen erforderlichen Informationen hat. | Quelle

Tipp: Die Antwort auf all Ihre Probleme ist ein optimierter Genehmigungsprozess für soziale Medien. Das bedeutet, dass niemand in Ihrem Team willkürlich postet, ohne vorher einen klar definierten Prozess zu durchlaufen.

Dank dieses Genehmigungsprozesses verstehen Ihre Marketingteammitglieder ihre Rollen und folgen einer Hierarchie, bevor sie Nachrichten versenden.

Also :

• Sie können widersprüchliche Nachrichten und unzeitgemäße Antworten vermeiden.
• Ihr Team sendet weniger Nachrichten an Interessenten.
• Ihre Social-Media-Kommunikation ist konsistenter.
• Sie verschwenden weniger Zeit und Ressourcen.

Sehen wir uns nun an, wie Sie mit diesen acht Tipps eine nahtlose Zusammenarbeit in sozialen Medien sicherstellen können.

1. Setzen Sie sich Ziele

Zunächst müssen Sie sich Ziele setzen. Diese Ziele müssen sein:

• Im Einklang mit Ihren Unternehmenszielen
• Spezifisch und passend für jedes kleinere Team innerhalb Ihres Marketingteams
• Frei für jedes Mitglied
• Aufgeteilt in klare Ziele

Jedes Team sollte wissen, was von ihm erwartet wird. Noch wichtiger ist, dass sie die Reihenfolge ihrer Aufgaben verstehen.

So würde der Prozess zum Festlegen von Zielen für Ihr Marketingteam aussehen:

2. Etablieren Sie Social-Media-Prozesse und -Richtlinien

Nachdem Sie die allgemeinen Ziele festgelegt haben, benötigen Sie für jedes Ziel spezifische Regeln und Richtlinien. Das bedeutet, dass Sie möchten, dass jeder den Fahrplan kennt, dem er folgen wird, um seine Aufgaben zu erledigen.

Sie möchten Folgendes klären:

• Welches Team wird zuerst mit dem Projekt beginnen
• An wen werden sie den Ball weitergeben und was wird von ihnen erwartet
• Fristen für jedes kleinere Team/Person
• Bewertungs- und Verifizierungsprozess
• Gesamtplan
• Leistungskennzahl

Nehmen wir zum Beispiel an, Ihr Ziel ist es, einen Social-Media-Beitrag zu erstellen. Ihr Team muss Folgendes genau wissen:

• Wer konzipiert die Strategie für diesen Posten und bis wann?
• Wer übernimmt den kreativen Prozess und bis wann sollte er abgeschlossen sein?
• Mit welchem ​​Team sollten sie zusammenarbeiten?
• Wem sie die fertige Kreation präsentieren (z. B. Stakeholder, Kunden usw.)
• Wie der Verifizierungsprozess durchgeführt wird und wie die Genehmigung erteilt wird
• Wie die Buchung erfolgt
• Wer überwacht diesen Beitrag und antwortet darauf?
• Wer überwacht die KPIs (z. B. Interaktionsrate, Kommentare, Shares, Likes)
• Wer überwacht den Erfolg dieses Beitrags und wie innerhalb der laufenden Kampagne
• Wer ändert/bearbeitet den Beitrag, wenn er nicht wie erwartet funktioniert?

3. Rollen zuweisen

Der obige Abschnitt führt uns zu einer wesentlichen Beobachtung:

Sie können keinen klaren Prozess für alle etablieren, wenn Sie nicht präzise Rollen für alle Ihre Teammitglieder haben .

Normalerweise hat ein Marketingteam, das sich mit Social Media befasst, die folgenden Personen:

• Social Media Manager, der Aufseher: Der Social Media Manager stellt sicher, dass jeder erfolgreich mit seinem Team zusammenarbeitet. Sie führen auch allgemeine Recherchen durch und weisen Aufgaben zu.
• Inhaltsersteller, der Vollstrecker: Inhaltsersteller erhalten Anweisungen und setzen ihre kreativen Rädchen in Gang, um die erforderlichen Inhalte zu recherchieren und bereitzustellen.
• Community Manager, der Konnektor. Community-Manager verwalten die Beziehungen zur Community. Sie sind an Kommunikation und PR beteiligt, einschließlich Veranstaltungen und etwas Kundendienst. Sie sind auch die Ohren Ihres Marketingteams und nutzen ihre erstklassigen zwischenmenschlichen Fähigkeiten für das soziale Zuhören.
• Analyst, der Prüfer: Analysten überwachen das Ergebnis der Aktivitäten Ihres Marketingteams und stellen sicher, dass seine Bemühungen effektiv sind. Analysten liefern Fortschrittsberichte mit praktischen Erkenntnissen, um eine fehlerhafte Kampagne neu zu organisieren und erfolgreichere für die Zukunft zu planen.

4. Bringen Sie alle auf die gleiche Seite

Sobald Sie die wichtigsten Prozesse und Rollen festgelegt haben, ist es an der Zeit, dass alle in Ihrem Marketingteam herausfinden, was sie tun sollen.

So stellen Sie sicher, dass alle ihre Rollen kennen und wissen, wie sie ihre Aufgaben erfüllen sollten:

Erstellen Sie einen Styleguide für soziale Medien

Stellen Sie sicher, dass Ihre Botschaften kohärent und konsistent sind. Der Social Media Style Guide stellt sicher, dass Ihre Marke eine Stimme, eine Persönlichkeit und eine Reihe von Werten hat .

Andernfalls wirkt Ihr Unternehmen unprofessionell, chaotisch und nicht vertrauenswürdig.

Social Style Guide von Starbucks für die USA und Kanada | Quelle

Richten Sie Ihren Social-Media-Kalender ein

Ein Social-Media-Kalender ist aus folgenden Gründen unerlässlich:

• Jeder kennt die Fristen für seine Aufgaben
• Ihre Zielgruppe und Ihre Kunden erhalten ständig klare Botschaften von Ihrer Seite
• Sie können zeitnah auf Fragen oder Feedback antworten
• Sie können neue Interessenten bequem und effektiv auf Social Media ansprechen

Beispiel für einen 30-Tage-Social-Media-Kalender. | Quelle

Richten Sie effektive Kommunikation ein

Sie möchten sicherstellen, dass jeder weiß, mit wem er direkt sprechen sollte und zu welchem ​​Zweck, um seine Aufgaben zu erfüllen. Das spart Ihnen Zeit und Ressourcen.

Zum Beispiel:

Wie Sie sehen, weiß jedes Teammitglied, mit wem es sprechen sollte, sowohl vertikal als auch horizontal.

Aus diesem Grund spricht ein Content-Autor nicht direkt mit dem Marketingmanager oder dem Analysten, was Zeit und Ressourcen spart, damit jeder seine Arbeit rechtzeitig erledigen kann.

5. Arbeiten Sie mit anderen Teams zusammen

Nachdem Sie die Kommunikation im Team von Prozessen bis hin zu Styleguides und der Synchronisierung eingerichtet haben, ist es an der Zeit, die Kommunikation mit anderen Teams einzurichten.

Wer sind diese anderen Teams?

Ihre IT-Abteilung kann eines dieser Teams sein, besonders wenn Ihr Fokus auf Social Media liegt. Das IT-Team ist von entscheidender Bedeutung, von der Lösung von Störungen bis zur Optimierung und Kuratierung von Inhalten für verschiedene Plattformen.

Dann gibt es das Verkaufsteam.

Viele Social-Media-Kanäle haben Einkaufsfunktionen integriert. Vom Instagram-Shop über die Shopify-Synchronisation bis hin zum Einkauf direkt aus Ihren Beiträgen steht Ihnen die Welt offen.

Und wenn Ihr Marketingteam sich mit Social Media beschäftigt, möchten Sie, dass es:

• Nagel das alles
• Arbeiten Sie effektiv mit allen beteiligten Abteilungen zusammen, von denen eine Ihr Vertriebsteam ist

Aber wenn Sie nur dieses eine Beispiel für Einkaufsfunktionen und die zugehörigen Seiten nehmen, muss Ihr Marketingteam auch mit Ihnen zusammenarbeiten:

• IT-Team
• Kundendienstabteilung
• Analytik und Forschung
• Und möglicherweise mehr

Denken Sie daran: Sie brauchen Protokolle, Menschen und Regeln für all diese Interaktionen.

6. Mehrstufiger Genehmigungs- und Feedbackprozess

Jetzt, da Sie Ihre Kommunikation, Rollen und Aufgaben im Gange haben, erledigen die Mitarbeiter ihre Arbeit effektiv.

Was passiert, nachdem sie fertig sind?

Sie reichen ihre Arbeit zur Genehmigung ein, und auch dafür gibt es einen Prozess.

Auf die Gefahr hin, dass es zu pedantisch klingt, sind diese Regeln nicht nur um ihrer selbst willen. Sie rationalisieren Ihre Arbeit und steigern die Effizienz. Andernfalls werden Sie mit verspätetem und unvollständigem Feedback konfrontiert .

Was passiert, wenn sich die Arbeit Ihres gesamten Teams verzögert?

Es geht nicht nur um weniger zusätzliche Kaffeepausen und kürzere Tage. Es geht nicht einmal um das Geld, das Sie verlieren.

Es geht um verpasste Gelegenheiten.

Um das zu vermeiden:

• Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, wen er um Zustimmung bitten muss, und markieren Sie die richtigen Personen.
• Stellen Sie sicher, dass die für Genehmigung/Feedback zuständigen Personen genaue Fristen haben.
• Automatisieren Sie Benachrichtigungen vor Fristen (z. B. einen Tag vorher).

Sie können auch den gesamten Kommunikations- und Genehmigungsprozess automatisieren. Mit der neuesten Funktion von SocialPilot können Sie beispielsweise jeden von Ihnen erstellten Social-Media-Beitrag kommentieren und bestimmte Teammitglieder markieren.

So können Sie sie nach ihrer Meinung fragen, Feedback anfordern oder sehen, ob Sie den Beitrag veröffentlichen können. Es ist viel einfacher, als E-Mails zu versenden, Anhänge öffnen zu lassen oder andere Websites zu besuchen.

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7. Planung/Automatisierung

Verwenden Sie ein Automatisierungstool, um auch die Planung zu optimieren. Es kann so einfach wie eine Excel-Tabelle oder eine Softwarelösung wie die von SocialPilot sein Planungstool, auf das Ihr Marketingteam zugreifen kann.

Grundsätzlich soll Ihr Team über Folgendes verfügen:

• Eine ganzheitliche Sicht auf die Aufgaben und Termine des gesamten Teams
• Eine individuelle Ansicht der Aufgaben und Fristen jedes Mitglieds

Tipp: Ermöglichen Sie Ihren Teammitgliedern, ihre Arbeit im Voraus zu veröffentlichen, indem Sie jedes Mal, wenn sie eine Aufgabe erledigen, ein Kontrollkästchen aktivieren. Auf diese Weise können sie diese Aufgabe weiter nach unten schicken und das nächste Teammitglied benachrichtigen, das sie übernehmen muss.

Sie können auch automatisieren:

• Wiederkehrende Aufgaben (z. B. Beiträge)
• Erstellen und Genehmigen bestimmter Social-Media-Beiträge im Voraus (z. B. vor bestimmten Momenten oder Feiertagen)

8. Regelmäßige interne Updates

Die Ziele und Zielsetzungen Ihres Teams ändern sich wöchentlich, sodass die Mitarbeiter das neueste Update benötigen, um ihre Aufgaben anzupassen.

Sie benötigen außerdem Updates zu folgenden Themen:

• Neue Anleitungen und Regeln
• Veränderte Prozesse
• Tools, die Sie in Ihren Prozess integrieren
• Rollen und Fristen
• Alles andere, was auftauchen und ihre Arbeit beeinflussen könnte

Dazu können Sie eine Softwarelösung verwenden, die:

• Zeichnet Änderungen auf, sobald sie in Kraft treten
• Sendet automatisch Benachrichtigungen an betroffene Teammitglieder
• Ändert automatisch den Genehmigungsprozessalgorithmus, damit die Benutzer die veralteten Regeln nicht befolgen

Abschließend

Nachdem Sie diesen Leitfaden zur Zusammenarbeit in sozialen Medien durchgesehen haben, sind wir zuversichtlich, dass Sie über das umsetzbare Toolkit verfügen, das Sie benötigen. Wenn Sie unseren Ratschlägen folgen, wird Ihr Marketingteam wie ein Traum zusammenarbeiten.

Denken Sie jedoch daran, dass Sie für alles Pläne und spezifische Prozesse benötigen.

So vermeiden Sie die Verschwendung von Zeit, Ressourcen und Personal für redundante Aufgaben. Nutzen Sie also die besten Automatisierungstools für Ihr Team.

Wie Sie gesehen haben, bietet Ihnen SocialPilot eine Reihe von Lösungen.

SocialPilot ermöglicht eine nahtlose Planung und Veröffentlichung auf allen wichtigen Social-Media-Kanälen. Außerdem erhalten Sie dank unserer intuitiven Kalender einen Überblick über Ihre gesamte Strategie und Ausführung. Unsere Collaboration-Software steigert die Effizienz Ihres Teams, indem Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen.