Virtueller Verkaufsassistent: Warum brauchen Sie sie?

Was ist ein Verkaufsassistent? In den USA gibt es rund 3,6 Millionen angestellte Verkäuferinnen und Verkäufer, doch wenn man bei Google nach diesem Begriff sucht, sieht man unterschiedliche Berufsbilder: von Einzelhandelskassierern bis hin zu Geschäftsentwicklungs- und Verwaltungsassistenten.

Dies liegt daran, dass die Position von Assistenten im Gegensatz zu Buchhaltern, PPC-Managern oder Reinigungskräften unterschiedliche Funktionen umfasst, abhängig von der Art des Geschäfts (offline oder online), der Branche (eCommerce oder SaaS), der Organisationsstruktur, der Größe des Unternehmens, den Zielen usw. .

Ein Verkaufsassistent kann ein interner Vollzeitmitarbeiter sein oder – was häufiger vorkommt – das Unternehmen kann sich dafür entscheiden, einen virtuellen Verkäufer einzustellen. Im Folgenden erklären wir, wie Sie die Zusammenarbeit mit virtuellen Verkäufern einstellen und organisieren und wann es ratsam ist, sie zu engagieren.

Wie virtuelle Verkaufsassistenten Ihren Vertrieb unterstützen

Virtuelle Verkaufsassistenten (VAs) sind ausgelagerte Spezialisten, die ein Unternehmen für einen bestimmten Arbeitsumfang oder eine bestimmte Laufzeit einstellen kann. Ein virtueller Verkaufsassistent ist kein gelegentlicher Auftragnehmer oder Freiberufler – er oder sie ist Teil des eigenen Verkaufsteams. Obwohl diese Mitarbeiter nicht in der Belegschaft sind, können sie entweder mehrere Stunden pro Woche arbeiten oder vollständig für die Projekte eines einzelnen Unternehmens angestellt sein und 40+ Stunden pro Woche dafür aufwenden. Sie können Serviceverträge erneuern und jahrelang mit virtuellen Verkaufsassistenten zusammenarbeiten, sodass diese zu unersetzlichen Teammitgliedern werden.

Für ein Unternehmen, das einen virtuellen Verkauf abschließt, ist der Assistent in folgenden Fällen angemessen:

• Geschäft und Vertrieb entwickeln sich schnell und es gibt keine zusätzlichen Ressourcen, um sofort mehr Personal einzustellen

Wenn sich ein Unternehmen zu einem mittelgroßen oder großen Unternehmen entwickelt, steht es vor einer immensen Anzahl von Herausforderungen. Mehr Kunden, neue Wettbewerber, Kapitalumstrukturierungen, Eigentümerwechsel – das sind nur einige zu nennen. An dieser Stelle ist es vielleicht einfach nicht so, dass Sie zu viele Ressourcen – Zeit und Geld – in die Einstellung junger oder sogar mittlerer Fachkräfte für neue Stellenangebote investieren. Dennoch sind täglich Verkaufsvorgänge, zB Mailings oder Telefonate mit Leads, zu managen. Ein ausgelagerter Assistent kann eine „fleißige Biene“ sein, die das interne Team unterstützt.

• die Firma ist entweder neu oder klein und kann das Verkaufsteam nicht voll packen

Qualifizierte Vertriebsmitarbeiter verlangen möglicherweise 60.000 US-Dollar pro Jahr für ihre Dienstleistungen. Daher kann die Einstellung eines Teams solcher Spezialisten für Start-ups, Privatunternehmer oder Branchenneulinge unerschwinglich sein. Ein Ausweg könnte sein – einen qualifizierten Verkäufer einzustellen und mehrere virtuelle Assistenten einzustellen, die Jobs unter der Aufsicht des Managers ausführen.

• das Unternehmen plant, auf dem neuen geografischen Markt zu expandieren

Wenn Sie planen, neue Märkte zu erschließen, besteht eine der Schwierigkeiten darin, Mitarbeiter zu finden, die mit den lokalen Kunden in ihrer Sprache sprechen können. Dies ist kein großes Problem in englischsprachigen Ländern oder dort, wo diese Sprache verbreitet ist, z. Es ist empfehlenswert, auf lokalen Stellenbörsen nach VAs zu suchen und sie für Mailings, persönliche Kommunikation mit Kunden oder Inhaltsnachweise zu beauftragen.

• Es ist billiger, einige Jobs auszulagern, als regelmäßig Überstunden zu bezahlen

Jedes Unternehmen hat einfache, aber sehr zeitaufwendige und langweilige Aufgaben, zum Beispiel das manuelle Daten-Scraping aus dem Internet. Es kann günstiger sein, 1 oder 2 virtuelle Assistenten einzustellen, als zusätzliche Arbeitszeiten von internen Fachkräften zu bezahlen.

• das Team ist bereits zu 100% remote oder weltweit verteilt

Wenn das Unternehmen kein physisches Büro hat und seine Mitarbeiter rund um den Globus verteilt sind, ist die Beauftragung virtueller Verkäufer noch sinnvoller. Die einzige Frage ist, Mitarbeiter aus der gleichen oder nahen Zeitzone einzustellen. Andernfalls, wenn einige in Japan und andere in Südafrika sitzen, wird es ziemlich mühsam sein, Anrufe oder Online-Teambesprechungen zu planen.

Was macht ein virtueller Verkaufsassistent?

Der Arbeitsaufwand, den Sie einem virtuellen Verkäufer zuordnen können, hängt von seinen Fähigkeiten und der Art und Weise ab, wie Sie sich verständigen. VAs können zu jeder Phase des Verkaufstrichters und der Pipeline beitragen, insbesondere:

• Interessentenrecherchen durchführen

Die Suche nach Kunden ist nicht einfach, und es gibt viele Möglichkeiten, die ein Unternehmen gehen kann: Benutzerprofile in sozialen Netzwerken manuell überprüfen, Lead-Gen-Kampagnen starten, Aggregatoren, Firmenregister und Verzeichnisse (relevant für den B2B-Markt) durchforsten, check out an wen verkaufen Konkurrenten, lesen Kommentare auf YouTube, checken die Hörer von Podcasts aus, kaufen Kontaktdatenbanken (eine schlechte Option, aber immer noch) oder – all das auf einmal. Obwohl das Surfen keine harte Wissenschaft ist, nimmt es viel Zeit in Anspruch, so dass Vertriebsassistenten mit Erfahrung im Data-Scraping einen Gefallen tun werden.

• Wettbewerberforschung durchführen

Diese Informationen sind wichtig, um sowohl strategische als auch taktische Verkaufsaktivitäten anzupassen – Werbekampagnen, Designs von Kreativen oder Verkaufspräsentationen, Mailings und Inhaltsverteilung. Nachdem Sie eine Liste der wichtigsten Wettbewerber zusammengestellt haben, können Vertriebsleiter eine Forschungsmethodik ausarbeiten und virtuelle Assistenten mit der Feldforschung beauftragen.

• an Marktforschungen teilnehmen

Die Analyse umfasst die Untersuchung der Kundenwahrnehmung eines Unternehmens oder einer Marke, Markttrendforschung, Prospektion usw. Obwohl dies in der Verantwortung des Marketings liegt, können Vertriebsspezialisten auch zur Marktforschung beitragen. Verteilen Sie beispielsweise Fragebögen an potenzielle Kunden oder Käufer, sammeln Sie Feedback, organisieren Sie Fokusgruppen und so weiter.

• Lead-Datenbanken erstellen und verwalten

Datenmanagement ist eine anstrengende Aufgabe. Es erfordert nicht nur Genauigkeit, Aufmerksamkeit und Sorgfalt – die Arbeit mit Informationen setzt voraus, dass eine VA Tools wie zB Tableau, Azure verwendet, SQL oder andere Abfragesprachen kennt und selbstständig einfache Anfragen schreiben kann, um die notwendigen Informationen (vorzugsweise) zu extrahieren. Dies ist, was Datenanalysten normalerweise tun, aber wenn Sie sich keinen engagierten Spezialisten für die Verarbeitung von Vertriebsdaten leisten können, können Sie einen technisch versierten Vertriebsassistenten für diese Aufgabe einstellen.

• CRM einrichten und pflegen

Der Umgang mit CRMs ist ein eigenständiges Feld der vertrieblichen Tätigkeit. Vor allem müssen Sie die Customer Journey, die Vertriebsprozesse abbilden und über notwendige Datenfelder, Labels etc. entscheiden. Virtuelle Verkäufer können dabei maßgeblich helfen – studieren Sie die wichtigsten POCs, nutzen Sie Google Analytics und überwachen Sie Website-Traffic-Quellen, erstellen Sie Zusammenfassungen zu Lead-Gen-Kampagnen , berechnen Sie die Dauer des Trichters, die durchschnittliche Zeit, um einen Deal abzuschließen. Und dann – aggregieren Sie die Informationen und laden Sie sie in das CRM hoch.

• Vertriebsautomatisierung einrichten

Es gibt viele Instrumente auf dem Markt: Tools zur Lead-Generierung und -Pflege, Launcher für E-Mail-Drop-Kampagnen, Datenfinder, Content-Scheduling- und Distributionssysteme usw. Aber ohne Integration und richtige Einstellung sind sie nutzlos. Ein Verkaufsassistent, der all diese Tools zu „manipulieren“ weiß, wird Ihnen viel Zeit sparen und den Verkauf erheblich steigern.

• Interessenten ansprechen

Outreach ist einer der häufigsten Gründe, warum Unternehmen VAs einstellen. Die Kommunikation kann automatisiert werden, aber nur bis zu einem gewissen Punkt. Dialoge mit „menschlichem Gesicht“ und Kundenbetreuung sind im Vertrieb nach wie vor wichtig – manchmal sogar mehr als Werbung oder teure Automatisierungssoftware. Virtuelle Assistenten können viel zum Aufbau von Beziehungen beitragen, z. B. Cold Mailings durchführen, Leads mit hochgradig angepassten Inhalten pflegen, Geschäfte verfolgen und After-Sales-Support leisten.

• an der Kundenbindung teilnehmen

Sie haben wahrscheinlich schon gehört, dass selbst eine kleine Erhöhung einer Kundenbindungskennzahl den Geschäftsgewinn um bis zu 95 % steigert. Auch wenn es halb wahr ist, ist es Geld wert, sich um die Kundenbindung zu kümmern, stimmen Sie zu. VAs können zum LTV der Kunden beitragen, indem sie beispielsweise personalisierte, ansprechende E-Mails an sie senden und Informationen sammeln, auf deren Grundlage das Treueprogramm erstellt werden kann.

• Berichte verfassen

Die Datenverarbeitung führt zu allen anderen Analyseattributen – Zusammenstellung von Tabellen, Diagrammen, Notizen, Zusammenfassungen, Briefen oder sogar Kapiteln von Verkaufsberichten.

• Bereiten Sie Verkaufsmaterialien vor

Wer einmal eine Verkaufspräsentation erstellt hat, weiß, dass dies eine gewaltige Aufgabe ist. Sie sollte nicht nur konsistent und überzeugend sein, auch ihr visueller Teil, zB Textausrichtung, Schriftarten, Bilder und Effekte, ist nicht weniger wichtig. VA kann helfen, die Informationen zu strukturieren, sodass der Kunde eine gut aussehende Präsentation erhält, anstatt unordentliche Folien.

Warum sollten Sie einen virtuellen Verkaufsassistenten einstellen?

Wir haben bereits festgestellt, dass VAs viele Aufgaben unterschiedlicher Komplexität erledigen können, dies jedoch nur, wenn der Workflow gut koordiniert ist. Daher sollten Sie:

• Onboarding-„Paket“ ausarbeiten – die Aufgabenbeschreibung der VAs aufschreiben und ihnen die Mailing-Konten des Unternehmens, die Liste der Tools, Kontaktpersonen, um Zugriffsrechte zu erhalten, Verfahren für die Zusammenarbeit mit Marketing, Berichterstattungsregeln usw. zur Verfügung stellen
• Legen Sie klare Aufgaben, KPIs und Fristen fest – Mehrdeutigkeit und Unsicherheit zerstören Vertrauen und Produktivität, also wissen Sie, welche genauen Ergebnisse Sie von VAs erwarten
• stimmen der Zeiterfassung zu – während einige mit der Installation und Verwendung von Zeiterfassungssoftware einverstanden sind, mögen andere dies für demütigend halten; Da Sie einen Stundensatz zahlen, ist es in den meisten Fällen besser, die Tracking-Methode mit einem virtuellen Verkäufer zu vereinbaren
• Feedback geben – sowohl Wertschätzung als auch Kritik sind besser als Schweigen; Der einzige Punkt ist, eine geeignete Form zu finden, um Empfehlungen auszusprechen, damit die VAs motiviert und bereit bleiben, ihre Leistung zu verbessern.

Wenn Ihnen diese einfachen Vorbereitungen gelingen, hätte die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten folgende Vorteile:

• reduzierte Arbeitskosten – Sie zahlen für bestimmte Arbeiten und aufgewendete Stunden anstatt für den ganzen Tag mit Pausen, Smalltalk mit Kollegen usw.; Darüber hinaus verschwenden Ihre teuren internen Spezialisten keine Zeit mit arbeitsintensiven manuellen Aufgaben
• reduzierte Arbeitsbelastung – Sie können während der Hauptsaison mehr virtuelle Verkäufer einstellen
• Outsourcen Sie einmalige Jobs – anstatt neue Verkäufer einzustellen, können Sie bestimmte Aufgaben wie CRM-Setups auslagern
• automatisierte Prozesse – Sie können für ein oder zwei Wochen qualifizierte VA einstellen, die Lizenzen kaufen und Software integrieren.

Um einen virtuellen Assistenten zu finden, können Sie auf alle gängigen Jobbörsen wie Workana, Upwork oder Indeed verweisen. Betonen Sie in der Stellenausschreibung im Text, dass Sie nach einem „digitalen Verkäufer“ suchen, da Stellensuchende Ihr Unternehmen sonst möglicherweise mit einem Ladengeschäft verwechseln. Um dies noch klarer zu machen, können Sie die folgenden Verantwortlichkeiten aufnehmen:

• neue Kundenaufträge an das Vertriebssystem übermitteln {mention CRM}
• Überwachung der Leistung von Key Accounts
• koordinieren Informationen über Kunden für Account Executives
• Papierkram bearbeiten bezieht sich auf den Verkauf
• Vermittler zwischen Kunden und Verkäufern sein
• und vergessen Sie nicht zu erwähnen, dass die Position vollständig abgesetzt ist und einen befristeten Vertrag voraussetzen kann.

Denken Sie auch daran, diese Qualifikationen zu erwähnen:

• Bachelor-Abschluss in Wirtschaftswissenschaften, Management, Marketing, Betriebswirtschaft {oder andere relevante} von einer akkreditierten Institution
• Erfahrung mit {Erwähnen Sie CRM- und/oder Datenbanksysteme}
• Kenntnisse in MS Office, insbesondere MS Word, Excel und PowerPoint
• Kenntnisse in der G Suite.

Zusätzliche Tools für die effektive Arbeit des virtuellen Verkäufers

Zeit Doktor

Schnappschuss stammt von Timedoctor.com

Dies ist eine Zeiterfassung mit einigen Verbesserungen: ein CRM, eine Bildschirmaufnahmeoption, automatisch erstellte Arbeitszeittabellen und Gehaltsabrechnungen, Ablenkungswarnungen und so weiter. Sie können Time Doctor in Projektmanagement-Software wie Jita oder Trello integrieren oder als primäres PM-Tool verwenden – Aufgaben erstellen und deren Leistung verfolgen. Einzelpersonen können mit einem Abonnementplan von $6/Monat beginnen.

Snov.io

Schnappschuss von Snov.io

Dies ist die ultimative Software zur Automatisierung der E-Mail-Suche und -Ansprache. Snov.io führt die E-Mail-Suche und -Verifizierung durch, plant regelmäßige Mailings, speichert E-Mail-Inhalte und startet völlig autonom Drip-Kampagnen. Mit diesem Tool können Sie entweder eine Lead-Datenbank von Grund auf neu erstellen oder die Pre-Maid-Datenbank validieren, sodass nicht ungültige E-Mail-Adressen an die Mailingliste gelangen. Der Abonnementplan beginnt bei 33 USD pro Monat.

Locker

Schnappschuss von Slack.com

Slack ist eine praktische Kommunikationsplattform für Teams im Büro oder Remote. Sie können seine Bibliothek namens Bolt verwenden, um Ihre eigenen Anwendungen zu entwickeln und die Unternehmenskommunikation sicher zu halten. Dialoge sind in Arbeitsbereichen organisiert und Sie können neue Benutzer einladen, indem Sie Links an den Arbeitsbereich senden. Slack, aber für mehr Möglichkeiten können Sie ab 6,67 USD/Monat pro 1 Benutzer bezahlen.

Treffen Sie Edgar

Schnappschuss von Meetedgar.com

Dieses Tool hilft Ihren VAs, mehrere soziale Konten zu verwalten. Hier können sie das Teilen neuer Veröffentlichungen planen und die Inhaltsleistung verfolgen – siehe Aufrufe und Klicks. MeetEdgar funktioniert gut, um Profile potenzieller Kunden zu finden und in der Vorschau anzuzeigen, sodass Verkäufer es auch als Komponente der Lead-Generierung verwenden können. Die Preise beginnen bei $19 pro Monat.

ContentStudio

Schnappschuss von Contentstudio.io

Mit diesem Tool können Sie das Content-Management vollständig automatisieren, z. B. nach Trendthemen suchen, vorbereitete Artikel verwalten und Veröffentlichungen mit all Ihren sozialen Unternehmensprofilen teilen. Für virtuelle Verkäufer hat ContentStudio ein besonderes Angebot – aggregierte Informationen aus allen Posteingängen. So finden sie neue Direktnachrichten von LinkedIn, Facebook, Twitter usw. an einem Ort. Das kostenpflichtige Abonnement beginnt bei 49 US-Dollar pro Monat.

kalendarisch

Schnappschuss von Calendly.com

Calendly ist ein gemeinsam nutzbarer Verfügbarkeitskalender. Es ist nützlich, Termine mit Personen außerhalb des Unternehmens zu vereinbaren – Investoren, Kunden, Lieferanten usw. Um ein Meeting zu planen, muss die VA einen Kalender mit dem Lead teilen und die Zeitoptionen erwähnen. Das Ziel wählt daher den bequemsten Slot. Calendly hat kostenlose und kostenpflichtige Abonnements, wobei der Brief ab 8 US-Dollar pro Benutzer und Monat beginnt.

PicMonkey

Schnappschuss von Picmonkey.com

Dieses Tool kann ein vorübergehender Ersatz für einen Designer sein. Mit PickMonkey erstellen oder bearbeiten Sie Visuals, z. B. Markenbilder für Publikationen oder Blog-Posts, Website-Cover-Bilder, Anzeigen-Creatives und so weiter. Der Basisplan beträgt 7,99 USD pro Monat.

Die Einstellung virtueller Verkaufsassistenten ist sowohl für kleine Unternehmen als auch für große Konzerne eine gute Option – während erstere von geringeren Arbeitskosten profitieren können, können zweite ihre internen Teams entlasten und größere Umsätze erzielen. Wenn es Ihnen gelingt, eine angenehme Zusammenarbeit zu organisieren, wird der virtuelle Verkäufer zu einem wertvollen Mitglied Ihres Vertriebsteams.