Ein vollständiger Leitfaden für die Verwendung automatischer Anrufbeantworter

Als Unternehmer ist die Verbesserung der Kundenzufriedenheit entscheidend für Ihren Erfolg. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Implementierung eines automatischen Anrufbeantworters, der als Auto-Attendant bekannt ist. Dieses telefonbasierte System kann eine große Anzahl von Anrufen verarbeiten und sie an die entsprechende Abteilung oder Person weiterleiten, wodurch die Notwendigkeit einer Live-Rezeption entfällt. Dies macht es zu einer effektiven Lösung für Unternehmen, die außerhalb der üblichen Geschäftszeiten tätig sind.

Wenn es darum geht, die Kundenzufriedenheit zu verbessern, unternehmen Unternehmen oft verschiedene Schritte, um dieses Ziel zu erreichen. Angesichts einer großen Anzahl von Kundenanfragen, Bedenken und Beschwerden kann es jedoch schwierig sein, Schritt zu halten. Glücklicherweise stehen jetzt mit Hilfe der Automatisierung automatisierte Anrufbeantwortersysteme zur Verfügung, die als Kundendienstmitarbeiter fungieren und alle Kundenanfragen in Ihrem Namen bearbeiten.

Automatische Anrufbeantwortersysteme können die Rolle eines Rezeptionisten ergänzen, indem sie dabei helfen, Ihr Geschäft auszubauen, Kundenbeziehungen zu verwalten und Prozesse zu rationalisieren. Sie ersetzen nicht die Notwendigkeit einer menschlichen Empfangsdame. Es fungiert als digitale Rezeptionistin, die rund um die Uhr für alle Kundenanfragen zur Verfügung steht. Dadurch entfällt die Sorge um verpasste Anrufe oder verpasste Nachrichten, da sich der Dienst in Ihrem Namen um alles kümmert. Dieser Leitfaden bietet einen umfassenden Überblick über alles, was Sie über automatische Anrufbeantworter wissen müssen.

Wie läuft die Nutzung automatischer Anrufbeantworter ab und wie funktionieren sie? Dieser Leitfaden vermittelt ein grundlegendes Verständnis für Anfänger.

Was ist ein automatischer Anrufbeantworter?
Wie funktioniert ein automatischer Anrufbeantworter?
Was ist Call Deflection?
Vorteile automatischer Anrufbeantworter
Verschiedene Sektoren, die automatisierte Anrufbeantworterdienste verwenden

Was ist ein automatischer Anrufbeantworter?

Mehrere Unternehmen haben Live-Operatoren an Bord, um Telefonanrufe entgegenzunehmen und wichtige Kundennachrichten aufzuzeichnen. Solche Unternehmen verlassen sich im Allgemeinen auf automatische Anrufbeantworter, die sich um das Telefonieren kümmern, wenn die Live-Operatoren mit anderen Aufgaben beschäftigt sind.

Automatische Anrufbeantworter sind ideal für Personen, die häufig wichtige Anrufe erhalten, aber nicht jeden Anruf persönlich entgegennehmen können. Kurz gesagt, ein automatischer Anrufbeantworter ersetzt einen herkömmlichen Anrufbeantworter, bearbeitet Kundenanfragen und -anfragen und liefert prompte Antworten, ohne dass Kunden in der Warteschleife warten müssen.

Ein automatischer Anrufbeantworter ist ein Tool, das eingehende Anrufe verwaltet, im Gegensatz zu einem automatischen Anrufdienst, der hauptsächlich ausgehende Anrufe bearbeitet. Es nutzt fortschrittliche KI-Technologie, um Kunden Self-Service-Optionen anzubieten, die es ihnen ermöglichen, schnell Antworten auf ihre Anfragen oder Anfragen zu erhalten, ohne in der Warteschleife warten zu müssen. Dies macht es zu einer idealen Lösung für Einzelpersonen oder Unternehmen, die viele wichtige Anrufe erhalten.

Wie funktioniert ein automatischer Anrufbeantworter?

Ein automatischer Anrufbeantworter kann an Ihre geschäftlichen Anforderungen angepasst werden. Ganz gleich, ob Sie Zahlungen annehmen, Anrufe an verschiedene Teams weiterleiten oder andere Aufgaben erledigen müssen, ein automatischer Anrufbeantworter kann dies für Sie erledigen.

Mit anderen Worten, ein automatischer Anrufbeantworter ist eine digitale Empfangsdame, die in Ihrem Namen Anrufe entgegennehmen, Kunden an die entsprechende Abteilung weiterleiten oder sie durch eine Reihe von Menüs führen kann. Ein automatischer Anrufbeantworter funktioniert im Allgemeinen auf drei verschiedene Arten

• Beantworten Sie die Anrufe in Ihrem Namen unter Verwendung Ihrer bestehenden Telefonnummer
• Spielen Sie eine vorab aufgezeichnete Begrüßungsnachricht ab, die auf Ihre geschäftlichen Anforderungen zugeschnitten ist
• Führen Sie Kunden durch eine Reihe von Menüs, fragen Sie sie nach ihrer Absicht und sammeln Sie alle relevanten Informationen

Ein automatischer Anrufbeantworter kann eine beträchtliche Menge an Informationen sammeln, sie an den Benutzer übertragen und den Anrufer dann an die entsprechende Abteilung weiterleiten. Darüber hinaus kann ein Anrufbeantworter auch eine Anrufumleitungsfunktion verwenden, um Anrufe mit hohem Volumen zu verwalten.

Was ist Call Deflection?

Call Deflection ist, wie der Name schon sagt, eine Interactive Voice Response (IVR)-Funktion, die einen Anruf automatisch von einem Punkt zum anderen umleitet, wenn ein bestimmter Endpunkt besetzt ist. Es ist eine der vielen Formen der Rufumleitung.

Automatisierte Anrufbeantworter können maßgeschneidert und angepasst werden, um Ihre Geschäftsanforderungen und die Bedürfnisse jedes Kunden zu erfüllen. Bei Anrufbeantworterdiensten wird jeder eingehende Anruf direkt an einen Operator weitergeleitet, der den Anrufer/Kunden dann nach seinem Namen und der Art des Anrufs fragt.

Sobald der Betreiber die Informationen erhalten hat, prüft er, ob der Kunde einen Eintrag in seiner Datenbank hat. Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, leitet der Operator den Client an die entsprechende Partei weiter. Wenn kein Kundendatensatz gefunden wird, nimmt der Betreiber die Nachricht des Kunden auf und übermittelt sie dann per SMS oder E-Mail an den Kunden.

Vorteile automatischer Anrufbeantworter

Abgesehen davon, dass Sie hohe Kundendienstkosten sparen und den Kundendienst verbessern. Ein automatischer Anrufbeantworter dient mehreren Vorteilen wie z

Professionelle Bildgebung

Basierend auf den Anforderungen Ihres Unternehmens können Sie Ihren Anrufbeantworter anpassen, um sicherzustellen, dass alle Antworten schnell erfolgen und das professionelle Image des Unternehmens verbessert wird.

Maßgeschneiderter Anrufbeantworter

Ein automatischer Anrufbeantworter kann für eine Vielzahl von Zwecken verwendet werden, z. B. zum Empfangen von Zahlungen, zum Planen von Terminen, zum Aufzeichnen von Kundenanfragen/-beschwerden, zum Bearbeiten von Anfragen und mehr.

Spart Betriebskosten

Ein automatischer Anrufbeantworter fungiert als digitale Empfangsdame, die alle Kundeninformationen in Ihrem Namen sammelt, wodurch die Notwendigkeit eines Zwischenhändlers oder Agenten entfällt und letztendlich die Kundenkosten gesenkt werden.

Minimale Anrufe in Abwesenheit

Nicht bei jedem Anruf muss ein Agent anwesend sein. Ein automatischer Anrufbeantworter kann dabei helfen, wichtige Anrufe zu priorisieren und Zeit zu sparen.

Wartezeiterwartungen/Warteschlangenverwaltung

Kunden, die in einer Warteschlange warten, müssen wissen, wie lange sie warten werden, bevor ihre Anfrage bearbeitet wird. Ein automatischer Anrufbeantworter kann Wartezeiten für eine bessere Warteschlangenverwaltung bereitstellen.

Einfachheit und Präzision

Ein automatischer Anrufbeantworter kann Kunden direkt mit dem entsprechenden Agenten oder der entsprechenden Abteilung verbinden, indem er ihnen ein paar einfache Fragen stellt.

Mehrere Routing-Optionen

Viele moderne Anrufbeantworter verfügen über mehrere Routing-Optionen, die die Wartezeiten der Kunden verkürzen. Auf diese Weise können Kunden die Warteschlange umgehen und direkt mit einem bestimmten Agenten sprechen, um ihre Probleme zu lösen.

24/7 Kundenservice

Ein automatischer Anrufbeantworter ermöglicht es Ihrem Unternehmen, rund um die Uhr erreichbar zu sein, und bietet Kunden Zugang zum Kundenservice in allen Zeitzonen.

Verkaufsmöglichkeit hinzugefügt

Automatische Anrufbeantworter sind sowohl für Kleinunternehmer als auch für große Unternehmen von Vorteil, um den Umsatz zu verbessern und zu steigern. Angepasste Anrufbeantworter können erstellt werden, um Kunden bei jedem Anruf mit den neuesten Angeboten und Produktaktualisierungen zu versorgen.

Verschiedene Sektoren, die automatisierte Anrufbeantworterdienste verwenden

Wie wir bereits in diesem Artikel erwähnt haben, spielt es keine Rolle, ob Sie ein Kleinunternehmer sind oder ein großes Unternehmen haben, ein automatischer Anrufbeantworter hilft Ihrem Unternehmen zu wachsen und zu gedeihen.

Unternehmen jeder Größe können die Vorteile des automatischen Anrufbeantworters nutzen, um Zeit zu sparen und die Betreiberkosten zu senken. Darüber hinaus sind diese Dienstleistungen perfekt für Unternehmen, die rund um die Uhr arbeiten, über begrenzte Ressourcen verfügen und/oder internationale Kunden haben.

Darüber hinaus sind automatische Anrufbeantworter weitgehend von der Art der von Unternehmen angebotenen Dienste abhängig. Basierend auf den bereitgestellten Diensten sind die folgenden Orte die am häufigsten verwendeten automatischen Anrufbeantworterdienste.

MSME : Medium Small and Micro Enterprises (MSME) sind einige der besten Unternehmen, die automatisierte Anrufbeantworterdienste bevorzugen. Obwohl das Volumen der Telefonanrufe möglicherweise geringer ist, können sie dennoch von den Vorteilen profitieren, die mit einem Anrufbeantworter verbunden sind

HVAC-Dienste : HVAC-Dienste, wie z. B. Installateure, erhalten häufig Anrufe außerhalb der normalen Geschäftszeiten. Hier kann es sich als nützlich erweisen, einen aktiven Dienst zu haben. Ein automatischer Anrufbeantworter kann Anfragen und wichtige Nachrichten aufnehmen.

Wachsendes/übergehendes Geschäft: Auch Unternehmen, die kurz vor einer Umstellung oder einem Update stehen, neigen dazu, Anrufbeantworterdienste zu nutzen, die flexibel sind und sich an ihre wachsenden Geschäftsanforderungen anpassen können

Grundeigentum: Immobilien finden im Allgemeinen außerhalb der Arbeit und auf dem Feld statt. Derzeit benötigen Immobilienfachleute jemanden im Büro, der sich um Kundenanrufe und -anfragen kümmert. Hier bietet sich ein maßgeschneiderter automatischer Anrufbeantworter an

Arzt- und Zahnarztpraxen : Dank der strengen HIPAA-Vorschriften müssen sich medizinische und zahnärztliche Dienstleister strikt daran halten, wenn sie Kundeninformationen per Telefon aufnehmen. Hier können Sie einen Anrufbeantworter gemäß den HIPAA-Gesetzen anpassen, um sichere Kundeninformationen zu gewährleisten

Versicherungsunternehmen : Versicherungsangestellte neigen wie Immobilienmakler dazu, ungerade Stunden zu arbeiten, um den Zeitplänen ihrer Kunden besser gerecht zu werden. Daher sind in solchen Szenarien sogar Anrufe nach Feierabend gleichermaßen wichtig. Die Einrichtung eines automatischen Anrufbeantworterdienstes hilft bei der Bearbeitung dieser Anrufe und gibt potenziellen Kunden die gewünschten Informationen.

Spas und Salons: Im Gegensatz zu den guten alten Zeiten müssen moderne Spas und Salons vorher einen Termin vereinbaren. Das Einrichten und Anpassen eines Anrufbeantworters hilft Kunden dabei, diesen Termin problemlos zu vereinbaren.

Kurz gesagt, ein automatischer Anrufbeantworter ist eine großartige Option für Unternehmen mit mehreren Betriebsbereichen. Wenn Ihr Unternehmen in verschiedenen Bereichen tätig ist, ist ein Anrufbeantworter daher äußerst hilfreich für das Wachstum Ihres Unternehmens.

Fazit

Automatisierte Anrufbeantworter können herkömmliche Agenten in einem Callcenter ergänzen und in vielerlei Hinsicht zum Wachstum Ihres Unternehmens beitragen. Mit einem automatischen Anrufbeantworter steht Ihnen rund um die Uhr eine digitale Empfangsdame zur Verfügung, die alle Kundenanfragen bearbeitet. Aus diesem Grund ist es für Unternehmen noch wichtiger geworden, über einen automatischen Anrufbeantworter zu verfügen, um sicherzustellen, dass sie keine wichtigen Anrufe verpassen, selbst wenn sie nicht physisch anwesend sind, um den Anruf entgegenzunehmen. Mit einem automatischen Anrufbeantworter können Unternehmen sicherstellen, dass alle Anrufe umgehend und effizient beantwortet werden, unabhängig von der Tageszeit oder dem Standort des Anrufers.

Durch einen automatischen Anrufbeantworter können Sie den Kundenservice verbessern, die Produktivität steigern und Ihre Geschäftskommunikation optimieren. Es kann Ihnen auch helfen, Betriebskosten, Zeit und Personalressourcen zu sparen und Ihnen rund um die Uhr einen professionellen digitalen Auftritt zu bieten.

FAQ

Was ist ein IVR-Dialer?

Ein IVR-Dialer ist ein automatisierter Dialer, der Nummern aus einer bestimmten Datenbank wählt und IVR-Nachrichten (Interactive Voice Response) abspielt, wenn eine Verbindung besteht.

Was ist ein automatischer Anrufbeantworter?

Ein automatisches Anrufbeantwortersystem ermöglicht es Ihrem Contact Center, Anrufe entgegenzunehmen, ohne dass ein Kundendienstmitarbeiter in der Leitung ist. Anstatt dass Ihr Team Anrufe entgegennimmt, verwendet ein automatischer Anrufbeantworter Self-Service und fortschrittliche automatisierte KI zur Beantwortung.

Welche Funktion hat ein automatischer Anrufbeantworter?

Interactive Voice Response ist ein automatisiertes Telefonsystem, das vorab aufgezeichnete Nachrichten oder Text-to-Speech-Technologie mit einer DTMF-Schnittstelle (Dual-Tone Multi-Frequency) kombiniert, um Anrufer einzubeziehen und ihnen zu ermöglichen, Informationen ohne einen Live-Agenten bereitzustellen und darauf zuzugreifen.