4 Arten von bezahlter Freistellung: So wählen Sie die richtige aus

Während die gesetzlichen Anforderungen je nach Standort unterschiedlich sind, ist die Einhaltung einer Freistellungsrichtlinie für Unternehmen, die Top-Talente anziehen und halten wollen, absolut notwendig, wenn es darum geht, Ihren Mitarbeitern bezahlte Freizeit (PTO) anzubieten.

Da jedoch viele der heutigen Arbeitgeber unbegrenzte PTO als Top-Arbeitsplatztrend in einer schwindelerregenden Reihe ungewöhnlicher Vergünstigungen anbieten, kann es schwierig sein, Prioritäten zu setzen, welche Richtlinie die richtige für Ihr Unternehmen ist.

Welche Freistellungsregelungen sind für die Kandidaten, die Sie einstellen möchten, am attraktivsten? Wie können Sie Ihren Mitarbeitern die Zeit geben, die sie zum Aufladen benötigen, und gleichzeitig sicherstellen, dass die geschäftlichen Anforderungen erfüllt werden?

Arten von PTO-Policen

Ob Sie ein Technologie-Startup, ein Einzelhandelsunternehmen oder eine gemeinnützige Organisation sind, hier ist, was Sie über die Auswahl der richtigen bezahlten Freistellungsrichtlinie für Ihr Unternehmen wissen sollten. Lassen Sie uns zunächst einen Blick darauf werfen, welche Möglichkeiten Sie haben, wenn es um betriebliche Freistellungspakete geht, die mit einer Verwaltungssoftware für Sozialleistungen organisiert und verwaltet werden können.

Bevor Sie die richtige Police für Ihr Unternehmen auswählen, ist es wichtig, sich die verfügbaren Optionen anzusehen.

1. Traditionelle Freizeitregelungen

Herkömmliche Freistellungsregelungen gewähren Mitarbeitern eine bestimmte Menge an bezahlter Freistellung für bestimmte Kategorien wie Urlaub, Krankheitstage und persönliche Tage.

Diese Zuteilungen können als freie Tage oder Stunden unter jeder Kategorie angeboten werden und können jedes Kalenderjahr oder am Arbeitsjubiläum eines Mitarbeiters wieder aufgefüllt werden. Viele Arbeitgeber erhöhen schrittweise die Freistellung für Mitarbeiter, die über einen langen Zeitraum im Unternehmen bleiben.

2. PTO-Banken

Ähnlich wie bei herkömmlichen Freistellungsregelungen bieten PTO-Banken ihren Mitarbeitern eine bestimmte Menge an bezahlter Freistellung für das Jahr an. Diese Art von Richtlinie gruppiert arbeitsfreie Tage jedoch in einer „Bank“, in der Mitarbeiter sich für beliebige Zwecke frei nehmen können, ohne Abgrenzung zwischen Krankheit, Urlaub oder persönlichen Tagen.

Diese Option ist eine gute Wahl für Organisationen, die den Verwaltungsaufwand für die Nachverfolgung von PTO reduzieren und ihren Mitarbeitern dennoch eine festgelegte Anzahl freier Tage anbieten möchten.

3. Unbegrenzte Zapfwelle

Ein wachsender Arbeitgebertrend ist unbegrenzte PTO. Es ermöglicht den Mitarbeitern, sich Zeit zu nehmen, wenn sie Zeit brauchen, ohne eine festgelegte Anzahl von zugeteilten Tagen.

Ganz gleich, ob sie zu einer Reise in die Frühlingsferien fahren oder einen freien Tag für Eltern-Lehrer-Konferenzen benötigen, diese Option bietet Mitarbeitern die Flexibilität, sich mit minimalem Verwaltungsaufwand Zeit vom Büro zu nehmen.

Unternehmen, die diese Richtlinie anwenden, verlangen häufig nicht, dass Mitarbeiter ihre freien Tage nachverfolgen oder der Personalabteilung oder anderen Führungskräften melden, und die Genehmigung von arbeitsfreier Zeit liegt im Ermessen des Vorgesetzten jedes einzelnen Mitarbeiters.

Dieser Trend ist besonders beliebt in Technologie- und Startup-Unternehmen, die nicht über die HR-Infrastruktur oder Bandbreite verfügen, um eine nachverfolgte und angesammelte Freistellungsrichtlinie zu verwalten.

Unternehmen, die ihren Mitarbeitern keine unbegrenzte bezahlte Freizeit anbieten, können einen PTO-Spendenplan als „Add-On“ hinzufügen. Diese Art von Plan, die manchmal auch als Urlaubsteilungsprogramm bezeichnet wird, ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Kollegen und Teammitglieder zu unterstützen, indem sie Urlaub für andere spenden, wenn sie krank werden, einen längeren Urlaub nehmen müssen, um sich um ein Familienmitglied oder einen kranken Angehörigen zu kümmern, oder von einer Naturkatastrophe betroffen sind.

Da viele Mitarbeiter ihre angesammelte Freizeit nicht vollständig nutzen, ermöglicht ihnen eine PTO-Spendenrichtlinie, ihre ungenutzten Stunden oder Tage sinnvoll zu nutzen, anstatt sie zu verschwenden.

So wählen Sie die richtige Freizeitregelung für Ihr Unternehmen aus

Die Auswahl der richtigen PTO-Richtlinie für Ihr Unternehmen beginnt damit, dass Sie sich wichtige Fragen zu den geschäftlichen und Mitarbeiterbedürfnissen stellen. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Fragen, die Sie bei der Auswahl einer Richtlinie für bezahlte Freizeit für Ihr Unternehmen berücksichtigen sollten.

Wo befindet sich Ihr Unternehmen?

Viele Städte und einige Bundesstaaten haben ihre eigenen Gesetze in Bezug auf bezahlte Freizeit – insbesondere wenn es um Krankheitszeit geht. Dies ist wichtig, wenn Sie überlegen, welche Art von Freistellungsregelung in Bezug auf den Standort Ihrer Belegschaft anzuwenden ist.

Haben Sie Mitarbeiter in Städten, die eine bestimmte Anzahl bezahlter Krankheitstage verlangen? Haben Sie eine globale Belegschaft und müssen unterschiedliche PTO-Richtlinien an verschiedenen Standorten berücksichtigen? Konsultieren Sie immer die staatlichen und lokalen Gesetze, bevor Sie sich zu einem bezahlten Freizeitplan verpflichten.

Welche Art von Geschäft haben Sie?

Die von Ihnen gewählte PTO-Police kann je nach Art Ihres Unternehmens stark variieren. Denken Sie bei der Personalplanung darüber nach, welche PTO-Richtlinie Ihren geschäftlichen Anforderungen am besten gerecht wird.

Wenn Sie beispielsweise eine Baufirma oder ein Restaurant mit einer stündlichen Belegschaft sind, können Sie wahrscheinlich keinen bezahlten Freizeitplan anbieten, der nicht nachverfolgt oder angesammelt wird. Wenn Sie jedoch ein Tech-Startup sind, ist eine unbegrenzte PTO aufgrund der kollaborativen Natur der Arbeit sowie der Möglichkeit, aus der Ferne zu arbeiten, viel besser möglich.

Sollten Sie unterschiedliche Freizeitregelungen für unterschiedliche Rollen anbieten?

Abhängig von der Art der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen können Sie verschiedene Richtlinien für bezahlte Freistellung für verschiedene Abteilungen oder Rollen anbieten.

Einzelhandelsunternehmen können sich beispielsweise dafür entscheiden, unterschiedliche PTO-Pläne für Unternehmensmitarbeiter im Vergleich zu Filialleitern anzubieten. Vielleicht möchten Sie auch erwägen, Mitarbeitern mit längerer Betriebszugehörigkeit mehr Zeit einzuräumen. Eine großzügigere PTO-Richtlinie für langjährige Teammitglieder kann ein überzeugender Anreiz sein, die Mitarbeiterbindung zu erhöhen.

Best Practices bei der Auswahl einer Urlaubsrichtlinie

Ganz gleich, welche Richtlinie für bezahlte Freizeit Sie für Ihr Unternehmen auswählen, hier sind einige Tipps, um ihre Wirksamkeit zu maximieren.

Legen Sie Erwartungen für Tracking und Reporting fest

Es ist wichtig, Grenzen dafür festzulegen, wie Mitarbeiter ihre Freizeit beantragen und nachverfolgen.

Erstellen Sie formelle Richtlinien, die Fragen abdecken wie:

• Wie viele Tage/Wochen müssen Mitarbeiter ihren Vorgesetzten mitteilen, bevor sie sich frei nehmen?
• Gibt es eine maximale Anzahl an freien Tagen, die Mitarbeiter gleichzeitig nehmen können?
• Wer muss Urlaubsanträge genehmigen? Manager? HR?
• Können Mitarbeiter ihre PTO-Tage am Ende des Jahres oder beim Ausscheiden aus dem Unternehmen einlösen?
• Werden ungenutzte PTO-Tage in das nächste Jahr übertragen?

Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Werkzeuge, die sie brauchen, um erfolgreich zu sein

Müssen Ihre Mitarbeiter ihre Abwesenheit über eine zentrale Datenbank oder eine PTO-Tracking-Software melden? Stellen Sie in diesem Fall sicher, dass die Mitarbeiter wissen, wie sie auf die Software zugreifen und sie verwenden und wie sie mit ihrem Vorgesetzten oder der Personalabteilung zusammenarbeiten, wenn sie eine Genehmigung für arbeitsfreie Zeit beantragen müssen.

Richten Sie eine Befehlskette ein

Wenn Mitarbeiter frei nehmen, kann dies eine besonders große Belastung für Ein-Personen-Teams darstellen, die niemanden haben, der sie vertritt.

Stellen Sie sicher, dass sich diese Teams in der Lage fühlen, eine Auszeit vom Büro zu beantragen, indem Sie eine Prioritätenliste mit Aufgaben erstellen, die auch während der PTO noch erledigt werden müssen. Entscheiden Sie dann, wer für diese Aufgaben verantwortlich ist, wenn jedes Teammitglied nicht im Büro ist.

Betriebsferien festlegen

Während bezahlte arbeitsfreie Tage im Allgemeinen im Ermessen des Arbeitnehmers liegen, haben die meisten Arbeitgeber eine feste Liste von Betriebsferien, an denen das Büro geschlossen ist.

Wenn sich Ihr Unternehmen in den Vereinigten Staaten befindet, sollten Sie erwägen, den Feiertagskalender des Bundes für Ihre eigene Organisation zu übernehmen und ihn mit der Liste der bezahlten Standardfeiertage von SHRM zu ergänzen. Wenn Sie eine globale Belegschaft haben, überlegen Sie, welche anderen Urlaubspläne Sie je nach lokaler Kultur berücksichtigen müssen.

Überlegen Sie, wie Sie mit FMLA umgehen werden

Achten Sie bei der Festlegung Ihrer Richtlinie für bezahlte Freistellung darauf, wie Ihr Unternehmen mit Freistellung umgeht, die unter das Familien- und Krankenurlaubsgesetz fällt .

Während dieser bundesstaatlich vorgeschriebene Urlaub unbezahlt ist, erlaubt das Gesetz einem Arbeitnehmer, sich dafür zu entscheiden, oder der Arbeitgeber kann vom Arbeitnehmer verlangen, aufgelaufenen bezahlten Urlaub, Krankheits- oder Familienurlaub für einen Teil oder die gesamte FMLA-Urlaubszeit zu nutzen.

Einige Unternehmen entwerfen eine bezahlte FMLA-Richtlinie, und einige haben sich dafür entschieden, verschiedene Arten von Urlaub im Rahmen dieser Richtlinie aufzuschlüsseln – wie z. B. Mutterschafts- oder Elternurlaubspläne. Was auch immer für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, stellen Sie sicher, dass Sie FMLA-Zeit in Ihre Richtlinien für bezahlte Freistellung einbeziehen.

Dokumentieren Sie Ihre Richtlinie für bezahlte Freizeit

Stellen Sie sicher, dass jeder die Richtlinie für bezahlte Freizeit Ihres Unternehmens kennt und versteht – von der Führung über die Mitarbeiter bis hin zu potenziellen Neueinstellungen.

Bewerben Sie Ihr PTO-Paket als Teil Ihrer Mitarbeiterleistungen auf der Karriereseite Ihres Unternehmens und fügen Sie detaillierte Richtlinien in Ihr Mitarbeiterhandbuch ein. Wenn Sie Ihre PTO-Richtlinie leicht verständlich und zugänglich machen, wird Ihr Team langfristig Verwirrung vermeiden und Fehler melden.

Es ist Zeit zum Entspannen!

Unabhängig von der bezahlten Freistellungsrichtlinie, die Sie für Ihr Unternehmen wählen, ist es wichtig, Ihre geschäftlichen Anforderungen zu berücksichtigen, das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter zu berücksichtigen und darüber nachzudenken, wie Ihr PTO-Plan in das übrige Angebot Ihrer Mitarbeiterleistungen passt.

Während Sie das richtige PTO-Angebot für Ihre Mitarbeiter in Betracht ziehen, stöbern Sie in erstklassiger Zeit- und Anwesenheitssoftware, um die Freizeit Ihrer Mitarbeiter auf Kurs zu halten.

Dieser Artikel wurde ursprünglich im Jahr 2019 veröffentlicht. Der Inhalt wurde mit neuen Informationen aktualisiert.