Die 8 wichtigsten Dinge, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie Eventmanagement- und AV-Produktionsdienste einstellen

Im Eventmanagement-Prozess ist die Beauftragung des richtigen Eventmanagement-Dienstleisters von großer Bedeutung, um die Veranstaltung erfolgreich zu machen. Ihr potenzielles Eventmanagement- und Produktions-AV -Unternehmen sollte in der Lage sein, alle Funktionen bestmöglich auszuführen.

Bei der Auswahl des richtigen Unternehmens sind mehrere Faktoren zu berücksichtigen. In diesem Beitrag diskutieren wir die wichtigsten Elemente in dieser Hinsicht, damit Sie die beste Eventmanagement-Erfahrung machen können.

Zu berücksichtigende Faktoren bei der Einstellung von Eventmanagement- und AV-Produktionsdiensten

Wenn Sie über alle Fähigkeiten und Geräte in Ihrem Unternehmen verfügen, ist es von entscheidender Bedeutung, Ihre Veranstaltungen selbst zu verwalten. Aber es ist eine Tatsache, dass die meisten Unternehmen es vorziehen, ihre Veranstaltungen auszulagern, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Wenn Sie auch einer von ihnen sind, sind hier 8 wesentliche Faktoren, die Sie bei der Beauftragung einer Eventmanagement-Firma berücksichtigen sollten.

1. Strukturkosten

Zu verstehen, was Sie zahlen und was Sie als Belohnung erhalten, ist die Grundlage jedes Entscheidungsprozesses. In diesem Zusammenhang müssen Sie Ihren potenziellen Produktions- und Eventmanagement-Dienstleister nach seiner Kostenstruktur fragen.

Die Leute wenden Hunderte von Tricks an, um die Inflation in ihren Preisen zu verbergen, daher kann es hilfreich sein, die richtigen Fragen zu stellen. Ob sie stündlich oder auf Cost-Plus-Basis abrechnen? Und wenn sie stündlich abrechnen, wie wird ihre Verwaltungsgebühr aussehen?

Darüber hinaus müssen Sie die Preise verschiedener Dienstleister vergleichen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und budgetfreundliche Dienste zu erhalten.

2. Werkzeuge und Ausrüstung

Im Einstellungsprozess einer Eventmanagement- und audiovisuellen Produktionsfirma ist es wichtig, die Leistungen zu kennen. In diesem Zusammenhang können Sie die potenziellen Dienstleister um die Bereitstellung von Renderings, 3D-Modellen von Schildern und Bühnen, Layouts, CAD-Zeichnungen usw. während des gesamten Prozesses bitten.

Diese Fragen müssen vor Vertragsabschluss gestellt werden. Die Verfügbarkeit solcher Tools und visueller Hilfsmittel kann allen Beteiligten helfen, einschließlich Planern, Entscheidungsträgern und Führungskräften.

Ein weiterer Aspekt ist der Besitz der erforderlichen Werkzeuge und Geräte. Es hat sich gezeigt, dass die meisten Produkt- und Eventmanagement-Unternehmen einige Geräte von Dritten vermieten. Diese Praxis kann die Event-Management-Kosten erhöhen.

Stellen Sie daher sicher, dass der Dienstleister, mit dem Sie einen Vertrag abschließen, Eigentümer aller erforderlichen Produktions- und Veranstaltungsmanagement-Tools sein sollte.

3. Besatzungserfahrung

Beim Gelingen einer Veranstaltung darf die Erfahrung der Crew nicht außer Acht gelassen werden. Wenn Ihr beauftragter Dienstleister unerfahrene Mitglieder in seiner Event-Management-Crew hat, kann es bei Ihrer Veranstaltung zu Problemen kommen. Sie müssen wissen, was sie in einer bestimmten Situation zu tun haben.

Produktions-, AV- und Event-Management-Unternehmen stellen häufig Teilzeitkräfte ein, um sich um verschiedene Veranstaltungen zu kümmern. Sie tun dies, um Transportkosten zu sparen und die Menschen vor Ort einzubeziehen. Genauer gesagt, wenn Ereignisse außerhalb der Station sind. Möglicherweise gibt es keine Probleme mit diesem Aspekt, wenn Sie eine zufällige Veranstaltung organisieren, die kein spezielles Fachwissen erfordert. Wenn Ihre Veranstaltung dies jedoch tut, beauftragen Sie einen Dienstleister mit einer erfahrenen Crew.

4. Vorgehensweise im Notfall

Tragödien können jederzeit passieren, und ihre Ereignisse können ebenfalls beeinflusst werden. Eine Krise kann in Form von Naturkatastrophen wie Erdbeben und Feuer oder Terroranschlägen eintreten. Bei der Planung einer Veranstaltung muss ein Plan vorhanden sein, um mit solchen unvermeidlichen Umständen umzugehen.

In diesem Zusammenhang müssen Sie Ihren potenziellen Dienstanbieter nach den Protokollen fragen, die unter solchen Umständen durchgesetzt werden.

5. Art der Probe

Für die ordnungsgemäße Durchführung zum Zeitpunkt der Veranstaltung ist es unerlässlich, alle Handgriffe zu üben und zu überprüfen, ob alle Geräte ordnungsgemäß funktionieren. Es hilft immer dabei, Überraschungen in letzter Minute zu vermeiden.

Laut Experten für Veranstaltungsmanagement können Sie bei Proben sicherstellen, dass alle Geräte ordnungsgemäß funktionieren, alle Präsentationen richtig formatiert sind und die Veranstaltung gut verläuft. Daher müssen Sie diesbezüglich Ihre potentiellen Dienstleister befragen.

6. Ideen noch ausprobieren

Sie wissen noch nichts über das Management der bevorstehenden Veranstaltung Ihres Unternehmens? Sie können Ihre potenziellen Dienstleister nach den Ideen fragen, die sie noch nicht ausprobiert haben.

Auf diese Weise erhalten Sie mehrere innovative Veranstaltungspläne. Außerdem erfahren Sie, wie kreativ die jeweiligen Dienstleister sind. Darüber hinaus eröffnet es neue Kanäle der Kreativität und macht das Erlebnis für Macher, Planer und Teilnehmer in jeder Hinsicht zum Vergnügen.

7. Rüstzeit

Planer müssen wissen, wie lange es dauern wird, den Veranstaltungsort vorzubereiten. Auch die Berücksichtigung der Rüstzeit ist wichtig, da Sie den jeweiligen Platz entsprechend lange vorhalten müssen. Sie kann jedoch je nach Größe, Komplexität und Umfang Ihrer Veranstaltung variieren.

Es ist oft zu beobachten, dass Planer aus der Zeit geraten und rennen, um die Frist einzuhalten, was die Kosten erhöht und zu Feuerwehrübungen in letzter Minute führen kann.

Stellen Sie also ein Unternehmen ein, das die Einrichtungszeit genau vorhersehen kann und sich gleichzeitig um die Grundbedürfnisse der Menschen kümmert.

8. Ruf auf dem Markt

Glaubwürdigkeit und Reputation im Markt sind von großer Bedeutung. Obwohl es nicht schwierig ist, die Glaubwürdigkeit von Dienstleistern zu überprüfen, versuchen viele Dienstleister, ihre Erfolgsgeschichten vorzutäuschen, um Kunden anzuziehen.

Diesem Aspekt muss man sich bewusst sein und immer nach Feedback-Plattformen Ausschau halten, wo Unternehmen Bewertungen nicht zu ihren Gunsten vortäuschen können. Darüber hinaus können Sie ihre Social-Media-Konten überprüfen und Feedback von anderen Benutzern erhalten, um zu erfahren, was andere über diesen bestimmten Dienstanbieter denken.

Um ihre Glaubwürdigkeit und ihren Ruf auf dem Markt zu überprüfen, können Sie sie bitten, Kontakte zu ihren früheren Kunden anzugeben, damit Sie sich über ihre Glaubwürdigkeit informieren und Feedback zu ihren Dienstleistungen erhalten können.

Fazit

Der Schlüssel zum Erfolg jeder Veranstaltung ist das Eventmanagement-Team. Je effizienter und besser ausgestattetes Eventmanagement- und AV-Produktionsteam Sie einstellen, desto erfolgreicher wird Ihre Veranstaltung.

Wenn Sie die oben genannten Faktoren berücksichtigen, bevor Sie ein solches Unternehmen beauftragen, werden Sie sicherlich davon profitieren, dass Ihre Veranstaltungen unvergesslich und kosteneffizient werden.