Top 10 der Software für virtuelle Datenräume

Wichtige Dateien sind in jeder Branche eine Notwendigkeit. Die Leute schreiben wichtige Details auf, kombinieren Tabellenkalkulationen und erstellen Dateien, die integraler Bestandteil der Unternehmensstruktur sind. Alle diese Dokumente müssen irgendwo gespeichert werden. Bis vor Kurzem nutzten Unternehmen physische Datenräume zur Speicherung ihrer wichtigsten Unternehmensdateien.

Warum sollten Sie sich für einen virtuellen Datenraumdienst entscheiden?

Physische Datenräume sind nicht die sicherste Aufbewahrungsmöglichkeit für Dokumente; Menschen machen oft Fehler. Bei der Verwaltung hochsensibler Dokumente kommt es zwangsläufig dazu. Ganz zu schweigen von den zusätzlichen Kosten für die Anmietung der Räumlichkeiten und die Beschäftigung des damit verbundenen Personals.

Aus diesem Grund wurden virtuelle Datenräume erfunden. In Kombination mit den neuesten Sicherheitsfortschritten und Verschlüsselung auf Bankniveau ist die Software für virtuelle Datenräume die bestmögliche Wahl für Ihre Dokumentenspeicherung.

„Der Einsatz dieses Tools bietet Vorteile, unabhängig von der Branche oder der Größe des Unternehmens. Herkömmliche Speicher- und Dateifreigabeprogramme verfügen nur über begrenzte Funktionen. Hintergrund- und geschäftskritische Bedarfsvorhersagen machen die Ersteller digitaler Datenräume zu den fortschrittlichsten Technologien.“ – wie Dataroom-providers.org in einem ihrer aktuellen Blogbeiträge veranschaulicht.

Doch welche Hauptmerkmale sollte ein virtueller Datenraum haben und welche sind die 10 besten Datenraumanbieter auf dem Markt?

10 Dinge, die Sie beachten sollten, bevor Sie sich für einen Anbieter für virtuelle Datenräume entscheiden

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1. Für wen ist der virtuelle Datenraum gedacht?

Bevor Sie sich für einen Anbieter virtueller Datenräume entscheiden, müssen Sie sich fragen, welche Anwendungsfälle die Software für Ihr Unternehmen haben wird. Sind Ihre Kollegen technisch versiert genug, um diese Art von Technologie zu nutzen, oder ist es mit zusätzlichen Kosten verbunden, sie zu schulen?

Schauen Sie sich an, was Ihre aktuellen Anforderungen sind, und versuchen Sie, sich Fragen zu Speicherplatz, Budget und den Personen zu stellen, die die in Ihrem Unternehmen eingeführte neue Softwarelösung nutzen dürfen.

2. Worauf freuen Sie sich am meisten?

Gibt es eine bestimmte Funktion, die Sie sich im virtuellen Datenraum wünschen, um das Leben im Unternehmen deutlich angenehmer zu gestalten? Oder möchten Sie möglicherweise weniger Funktionen haben, weil Sie nicht zu viel für das Produkt bezahlen möchten?

Das sind alles sinnvolle Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie sich für einen virtuellen Datenraum entscheiden.

3. Ist Geld ein Problem?

Bevor Sie sich überhaupt mit dem Angebot der Branche befassen, sollten Sie einen Blick auf die Bilanz werfen und sich fragen, ob überhaupt genug Geld vorhanden ist, um diese zusätzliche Softwarelösung in Ihr Geschäft einzubinden.

Der Preis für einen virtuellen Datenraum variiert erheblich von Anbieter zu Anbieter, daher sollte es möglich sein, eine Lösung zu finden, die sowohl Ihren Anforderungen entspricht als auch Ihr Budget nicht belastet.

4. Sicherheit

Da der Raum für die Aufbewahrung der wichtigsten Dateien Ihres Unternehmens konzipiert ist, sollte er über unglaubliche Sicherheitsfunktionen verfügen. Informieren Sie sich über die Zertifizierung des Dienstes und welche Arten von Sicherheitsmanagement-Tools Ihnen zur Verfügung stehen.

5. Berechtigungsverwaltung

Die integrierten Sicherheitsfunktionen sind wichtig für die Integrität eines virtuellen Datenraums, aber die Möglichkeit zu entscheiden, ob Sie jemandem Zugriff auf bestimmte Dateien gewähren können, fügt Ihrem virtuellen Datenraum eine weitere Ebene zur Verteidigung hinzu. Es hilft nicht nur bei der Kontrolle, wer was sieht, sondern unterstützt auch die Weitergabe der Dokumente an Dritte.

6. Analytik

Der Zeitaufwand für die Arbeit an einer Datei und viele weitere Statistiken stehen Ihnen in einer virtuellen Datenraumsoftware zur Verfügung. Da es sich um eine vollständig digitale Umgebung handelt, können Sie alle kleinen Ereignisse im Raum verfolgen.

7. Sehen Sie, was da draußen ist

Schauen Sie sich um, finden Sie heraus, was für Sie verfügbar ist, und nutzen Sie unsere Liste, um die 10 besten Anbieter virtueller Datenräume in dieser Branche zu sehen. Schauen Sie sich ihre Beschreibungen an, lesen Sie ihre Funktionen durch und treffen Sie eine fundierte Entscheidung über die Anzahl der Tools, die Sie tatsächlich verwenden, und die Art der Sicherheit, die sie einsetzen.

8. Schauen Sie sich an, was andere sagen

Das Durchgehen von Kommentaren zum Produkt und das Lesen von Rezensionen ist nur ein weiterer Schritt bei der Suche nach dem virtuellen Datenraum, der alle Ihre Anforderungen erfüllt. Es ist unglaublich wichtig, dass die Menschen das Produkt tatsächlich verwenden und ihre Meinung zu diesem Thema äußern. Dies veranschaulicht die realen Anwendungsfälle des Produkts, das Sie möglicherweise benötigen.

9. Sprechen Sie direkt mit dem Anbieter

Während Sie die meisten dieser Fragen möglicherweise durch Ihre eigene Recherche beantworten können, gibt es möglicherweise einige, die nur direkt vom Anbieter beantwortet werden können. Um herauszufinden, ob das Angebot zu Ihrem Geschäftsziel passt, wenden Sie sich direkt an den Kunden und sprechen Sie über seine Lösung. Sie werden dann die Qualität ihres Supports und den Umgang mit potenziellen Kunden erleben. Durch ein einfaches Telefongespräch kann viel herausgefunden werden.

10. Nutzen Sie die kostenlose Testversion

Fast alle Anbieter virtueller Datenräume bieten dem potenziellen Kunden eine kostenlose Testversion an. Abgesehen davon, dass Sie alle verfügbaren Materialien lesen und mit dem Kundendienst sprechen, können Sie noch mehr davon profitieren, wenn Sie das Produkt selbst ausprobieren. Prüfen Sie, ob der Anbieter, auf den Ihr Unternehmen abzielt, über diese Möglichkeit verfügt.

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Die 10 besten Softwareoptionen für virtuelle Datenräume

Nachdem Sie diese Fragen beantwortet und lange darüber nachgedacht haben, was Sie sich vom Anbieter virtueller Datenräume wünschen, stehen Ihnen viele verschiedene Softwarelösungen zur Auswahl. Bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden, die Ihren Geschäftsanforderungen entspricht, müssen Sie einen Datenraumvergleich durchführen.

Um Ihnen das Leben zu erleichtern, haben wir die 10 besten Anbieter virtueller Datenräume für unsere Liste ausgewählt.

1. Ideale

Die von iDeals bereitgestellte virtuelle Datenlösung richtet sich an Personen, die ihren Workflow in die virtuelle Datenraumumgebung integrieren möchten. Durch die Verwendung mehrerer Verwaltungstools, die den Kunden des Dienstes zur Verfügung stehen, können sie nicht nur den Raum individuell anpassen, sondern auch detaillierte Berichte in einer zugänglichen Softwarelösungsoberfläche erstellen.

2. Schlafzimmer

Der hochgradig anpassbare Charakter dieses virtuellen Datenraums spiegelt sich in seiner Preisgestaltung wider. Je weniger Werkzeuge Sie benötigen, desto weniger zahlen Sie. Drooms hat seinen Sitz in Deutschland und bietet seinen Nutzern ein Qualitätstool zu einem angemessenen Preis. Wenn Modularität für Ihr Unternehmen wichtig ist, dann wäre dies der perfekte virtuelle Datenraum, den Sie in Betracht ziehen sollten.

3. Intralinks

Wenn Sie nach einem Tool suchen, das die neueste Technologie im Bereich virtueller Datenräume nutzt, sind Sie bei Intralinks genau richtig. Dieser Anbieter virtueller Datenräume nutzt KI-Funktionen zur Unterstützung des Dateiverwaltungsprozesses und bietet hervorragende Unterstützung bei Geschäftsabschlüssen aller Art. Und durch den Einsatz von KI erhalten Sie auch viele statistische Daten, die Ihnen sonst entgangen wären.

4. Datenseite

Mit Hilfe des Datasite-Produkts können Geschäfte jeder Komplexität gelöst werden. Es wurde von der Merrill Corporation entwickelt und knüpft an alle anderen Dienstleistungen an, die das Unternehmen anbietet, wie Beratung, Content Management und alles, was bei der Geschäftsabwicklung eines Unternehmens hilfreich sein könnte.

5. Dealroom

Dealroom ist eine der teureren Lösungen für virtuelle Datenräume. Aufgrund der Preisgestaltung können die Kunden jedoch ausgefeilte Tools nutzen und jeden Teil eines M&A-Deals in Angriff nehmen. Die Ersteller dieses virtuellen Datenraums führen Sie von Anfang bis Ende durch den gesamten Prozess und stellen sicher, dass alle Dateien sicher und nur den Personen zugänglich sind, die diesen Zugriff benötigen.

6. Würdigen

Kleine Unternehmen sind möglicherweise nicht in der Lage, die Pläne für virtuelle Datenräume in größeren Unternehmen zu bezahlen. Aber sie könnten sich Digiifys Plan leisten können. Bei dieser Lösung handelt es sich um einen einfachen virtuellen Raum, der Startups und kleineren Unternehmen hilft, die Sicherheit ihrer Dateien zu gewährleisten. Und wenn die Dateien mit Dritten geteilt werden müssen, ist dies ebenfalls möglich.

7. Ansarada

Einer der anderen virtuellen Datenräume nutzt bereits KI in seiner Softwarelösung. Durch ausgefeilte Tools, die von der Dateiverwaltung bis zur Berichtserstellung reichen, ist Ansarada in der Lage, eine Umgebung für die Durchführung von M&A-Deals zu schaffen. Ein großes Plus dieser Lösung ist die zugängliche Schnittstelle. Dadurch können auch weniger versierte Benutzer dieser Lösung davon profitieren.

8. Citrix

Citrix ist darauf spezialisiert, den bereits etablierten Arbeitsablauf eines Unternehmens zu unterstützen. Mit ihrer Softwarelösung ist es wirklich einfach, den Dateifluss zu verwalten. Sie können bei allen M&A-Geschäftsabschlüssen das erforderliche Sicherheitsniveau hinzufügen.

9. SecureDocs

Ein weiterer kleiner, unternehmens- und individuell ausgerichteter virtueller Datenraum mit grundlegender Funktionalität, aber zu einem angemessenen Preis. SecureDocs bietet Ihnen die grundlegenden Tools, mit denen Sie Ihre Geschäfte an einem sicheren, aber auch zugänglichen Ort abschließen können. Erschwinglichkeit ist in der Anfangsphase eines Unternehmens ein wichtiger Faktor und SecureDocs ist sich dessen bewusst.

10. Firmex

Firmex ist dafür bekannt, bei seinen virtuellen Datenraumdiensten besondere Sicherheitsmaßnahmen anzuwenden. Durch ihre detaillierte Herangehensweise an die Sicherheit und die Bedürfnisse ihrer Kunden haben sie eine Softwarelösung geschaffen, die selbst den exorbitantesten Geschäftsanforderungen gerecht wird.

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Abschluss

Virtuelle Datenräume sind Tools, die Ihnen bei der Verwaltung und Organisation der für Ihren Geschäftsbetrieb wichtigen Dateien helfen. Im Gegensatz zu alten, physischen Datenräumen ermöglicht diese virtuelle Umgebung eine deutlich größere Flexibilität bei der Preisgestaltung sowie einen erhöhten Sicherheits- und Erreichbarkeitsfaktor. Wenn Sie unserer Liste folgen und sich die Anbieter ansehen, gelangen Sie zu der Lösung, die Ihr Unternehmen benötigt.