Tipps, um die Wissenssammlung in Ihre täglichen Arbeitsabläufe zu integrieren

Diese Woche haben Jackie Palmer, Vizepräsidentin für Produktmarketing bei Demandbase, und ich auf dem B2B-Gipfel von Forrester in Austin (meiner ersten persönlichen Veranstaltung seit Jahren) über die Unannehmlichkeiten gesprochen, die unserer aktuellen Arbeitskultur und -umgebung innewohnen. Sie erzählte mir, dass sie am Tag zuvor von einem meiner Kollegen gehört hatte, aber weil sie Essen und Getränke genossen hatte, hatte sie die Nachricht zurückgestellt, damit sie später darauf zurückkommen konnte.

Wir haben uns auf diese Punkte geeinigt: Gott sei Dank fürs Schlummern und was für eine Erleichterung, dass wir jetzt auch Nachrichten (E-Mails, Slack-DMs, SMS usw.) so planen können, dass sie zu einem späteren Zeitpunkt gesendet werden. Diese beiden technologischen Durchbrüche ermöglichen es uns, Dinge zu erledigen, wenn es die Zeit zulässt, und ermöglichen es vielbeschäftigten Fachleuten, hier und da ein paar Minuten Arbeit zu erledigen (z. B. beim Abendessen), ohne sich völlig zu verzetteln, wenn sich die Aufgabe herausstellt weniger mundgerecht als wir ursprünglich erwartet hatten.

Sie haben eine E-Mail gelesen, haben aber nicht die Zeit oder die Ressourcen, um sofort zu antworten? Stellen Sie es wieder in die Warteschlange oder planen Sie, dass es wieder angezeigt wird, wenn Sie wahrscheinlich alles haben, was Sie brauchen. Hatten Sie eine Idee, die Sie mit einem Kollegen teilen möchten? Notieren Sie Ihre Nachricht, aber planen Sie sie so ein, dass sie in ihrem Posteingang ankommt, wenn sie sich sicher auf die Arbeit konzentrieren werden.

Letzte Woche habe ich einen Rahmen für persönliches Wissensmanagement entworfen und einige der Apps in meiner Toolbox geteilt. Dieses Mal werde ich einige Techniken zur Wissenserfassung vorstellen, die sich die Technologie zunutze machen, um sicherzustellen, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. (Mir scheint, dass dies die gleiche Sprache ist, die wir verwenden, wenn wir darüber diskutieren, Kunden und Interessenten dazu zu bringen, sich mit unseren Inhalten zu beschäftigen.)

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Die Hauptidee hinter all diesen Workflows ist, dass Sie für jede Art von Informationen, die Sie sammeln – die Kontaktinformationen einer Person, eine Aufgabe, die erledigt werden muss, einen aufschlussreichen Artikel, den Sie später finden möchten, usw. – einen einzigen Endpunkt mit mehreren haben Eingänge. Unabhängig vom Kontext (einen Check des Mobiltelefons einquetschen, an Ihrem Schreibtisch voll und ganz bei der Arbeit sein, Multitasking in einem virtuellen Meeting usw.) haben Sie also eine einfache Möglichkeit, diese Informationen an die richtige Stelle zu bringen, damit sie es können zum richtigen Zeitpunkt aufgetaucht sein.

Die allgegenwärtige Form

Ich bin ein großer Fan von Formularen zum Sammeln von Informationen, weil sie Ihnen am anderen Ende so viele Optionen bieten. Sie können Daten zerlegen oder sie wie Freiformtext behandeln.

Zapier-Browsererweiterung + ??

Zapier bietet eine Erweiterung für Chrome, mit der Sie ein Formular so einrichten können, dass es als rechte Seitenleiste neben dem angezeigt wird, was Sie gerade tun. Eine großartige Verwendung dafür ist, wenn ich neue Kontakte zu meiner Datenbank hinzufügen muss oder wenn ich Informationen über Anbieter sammle, wenn ich für unsere MarTech Intelligence Reports (MIR) recherchiere. Manchmal entstehen diese Informationen, wenn mich jemand per E-Mail jemand anderem vorstellt. Manchmal beginne ich diesen Prozess mit einer Online-Recherche auf einer Webseite.

Um sicherzustellen, dass die Informationen an der richtigen Stelle landen, tippe ich auf jeden Fall auf die Zapier-Erweiterung für Chrome, die mir eine Seitenleiste gibt, in der ich Informationen von meinem Hauptbildschirm abrufen kann, ohne diesen Kontext zu verlassen. Im Moment möchte ich, dass Kontaktinformationen gespeichert und von einer ganzen Reihe verschiedener Orte aus zugänglich sind, also verwende ich einen Zapier-Zap, um diese Art von Informationen an Google Kontakte, ClickUp, Airtable und (weil ich es gerade teste) zu senden ) Volk. Ich gebe es einmal ein und klicke auf den Senden-Button und voila – keine doppelte Dateneingabe oder Ausschneiden und Einfügen mehr. Es ist nicht perfekt , aber es hilft sehr.

Bonus: Hier ist ein Link zu meinem Zapier-Zap, der dies tut, den Sie an Ihre eigene Anwendung anpassen können

JotForm

Wir bitten Anbieter in den Kategorien, die wir in unseren MarTech Intelligence Reports abdecken, Formulare auszufüllen, die sie zu ihren Unternehmen und ihren Produktangeboten in dem von uns untersuchten Technologiesektor befragen. Dadurch wird sichergestellt, dass wir jedem Anbieter die gleichen Fragen stellen, und bei einigen Arten von Fragen können wir die Antworten direkt in Diagramme oder Grafiken umwandeln. Im letzten Abschnitt des Fragebogens wird nach ihrer Meinung zu den Trends gefragt, die die Kategorie als Ganzes antreiben. Diese qualitativen Informationen sind äußerst wertvolle Informationen für mich, daher verwende ich Zapier, um sicherzustellen, dass ihre Antworten in Mem landen, wo ich sie beim Skizzieren und Schreiben auftauchen lassen kann.

Ich verwende diese Formulare auch intern. Sie haben viele Funktionen, die sie leistungsfähiger machen als die Zapier-Browsererweiterung, und eine der wichtigsten ist die Möglichkeit, Dropdowns, Kontrollkästchen und Optionsfelder zu verwenden. Diese Arten von Eingaben stellen sicher, dass Sie konsistente, strukturierte Daten erhalten, ohne lästige Alternativ- oder Rechtschreibfehler, Tippfehler usw.

Mit diesen konsistenten Daten ist es viel einfacher, die resultierenden Daten ohne große Bereinigung aufzuteilen, zu zerteilen und zu analysieren. Wenn ich in den frühen Phasen der MIR-Recherche Informationen über Anbieter in verschiedenen Kategorien sammle, verwende ich ein Formular, das Daten in Google Tables oder Airtable einspeist, wo ich sie später analysieren kann. Ich richte meinen Desktop so ein, dass ich auf der einen Seite des Bildschirms das Formular und auf der anderen die einzugebenden Informationen habe. Da ich Dropdown-Felder wie „Software-Kategorie“ verwende, in denen ich aus verschiedenen Optionen auswählen kann, kann ich später alle Unternehmen in dieser Kategorie nebeneinander anzeigen, obwohl ich beim Sammeln von Informationen von Kategorie zu Kategorie springen kann.

E-Mail-Weiterleitung oder BCCing

Als Vermarkter arbeiten Sie wahrscheinlich viel mit E-Mails. Allerdings sind E-Mail-Schnittstellen – so gut gestaltet sie auch sein mögen – nicht die idealen Orte, um die Informationen, die Sie teilen und per E-Mail erhalten, anzuzeigen. Wenn Sie also überlegen, welche Elemente in Ihre persönliche Wissensdatenbank aufgenommen werden sollen, stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Weiterleitung als Mittel zum Importieren von Informationen unterstützt wird.

Mit einigen Tools wie ClickUp kann ich eine bestimmte E-Mail-Adresse als BCC markieren, wenn ich eine Nachricht sende, die sich auf eine bestimmte Aufgabe bezieht, und diese E-Mail (sowie viele Antworten) wird in das Feld „Kommentare“ einer Aufgabe aufgenommen .

Aufzeichnung + KI-Transkription

Dies ist etwas, das ich für virtuelle Meetings (achten Sie darauf, die Erlaubnis einzuholen), Webinare oder Veranstaltungen, Twitter-Chats, Podcasts und dergleichen verwendet habe. Sobald Sie Sprache aufgenommen haben, legen Sie sie zur automatischen Transkription in Otter oder Speak ab, und legen Sie die Transkription dann in Ihrem unstrukturierten Repository ab (stellen Sie sicher, dass Sie das Originalaudio behalten, falls die automatische Übersetzung nicht ganz genau ist).

Lesen Sie es später

Ich verwende Pinnwand (die Evolution dessen, was köstlich war), um zwei Arten von Informationen zu erfassen: Artikel, die vielversprechend aussehen, aber ich habe derzeit keine Zeit zum Lesen, und Artikel, die ich gelesen habe und auf die ich später zurückgreifen möchte – z. B. wann Ich stelle etwas zusammen, an dem ich schreibe. Wenn Sie für das „Archiv“-Konto (39 $/Jahr) bezahlen, bewahrt Pinboard eine lokale Kopie des Inhalts auf den URLs auf, die Sie mit einem Lesezeichen versehen haben. Später können Sie relevante Informationen über Tags oder die Volltextsuche finden, auch wenn die ursprüngliche Inhaltsquelle nicht mehr online ist.

Fazit

Dies sind nur einige der Wege, mit denen ich versuche sicherzustellen, dass mir wichtige Informationen im Laufe des Tages nicht entgehen. Ich hoffe, sie entfachen ein paar Ideen für Sie, die Ihnen helfen können, Ihren Arbeitsablauf zu glätten. Ich werde mich in den kommenden Wochen damit befassen, diese Informationen zu organisieren und an die Oberfläche zu bringen.