Top-Tipps zum Schutz von Kundendaten

Leider sind Datenschutzverletzungen im Zusammenhang mit Kreditkartennummern und anderen Finanzinformationen für Unternehmen und Kunden aller Branchen allzu häufig geworden. Die Zahl der Datenschutzverletzungen weltweit ist während der Pandemie dramatisch in die Höhe geschossen und Kundendaten sind heute anfälliger denn je. Diese Verstöße können Auswirkungen auf Unternehmen jeder Größe haben, auch in der Fitnessbranche.

Kreditkarteninformationen von Kunden können in großem Umfang oder in viel kleinerem Umfang erfasst werden. Manchmal kann es sogar ein relativ kleiner Fehler sein, der zu einer schwerwiegenden Sicherheitsverletzung führt. Da es nur einer Person bedarf, um die Sicherheit eines Unternehmens zu gefährden, müssen Fitnessstudios darauf vorbereitet sein, ihre Daten zu schützen.

Das Hauptanliegen eines Fitnessunternehmens sollte darin bestehen, auf seine Kunden und deren Informationen zu achten. Intelligente Geschäftspraktiken und modernste Sicherheitsmaßnahmen können dazu beitragen, Ihre Mitglieder und Ihr Unternehmen vor Kreditkartenbetrug und Datendiebstahl aller Art zu schützen. Vor diesem Hintergrund finden Sie hier einige Top-Tipps zur Cybersicherheit.

Installieren und aktualisieren Sie immer die richtige Software

Installieren Sie die erforderliche Software und bleiben Sie auf dem Laufenden. Ihre erste Verteidigungslinie sollte Antiviren-, Anti-Malware- und/oder Anti-Spyware-Software sein. Sie müssen jedoch darauf achten, dass es auf dem neuesten Stand gehalten wird. Eines der Probleme vieler kleiner Unternehmen besteht darin, dass sie in Softwareprodukte investieren, die sie entweder nicht brauchen oder wollen, die sie nicht verstehen oder letztendlich nicht nutzen, und die dann einfach dastehen. Oder sie kaufen ein Produkt, aktualisieren es aber nicht und machen es somit veraltet. Da Hacker ihre Strategien ständig überarbeiten, haben Sie die besten Chancen, sie zu besiegen, wenn Sie regelmäßig Updates durchführen. Wenn Sie die Wahl haben, wählen Sie immer „Automatisch aktualisieren“, um sicherzustellen, dass Sie die aktuellste Software verwenden.

Wenn Sie sich nicht während der Geschäftszeiten mit den Updates befassen möchten (aus offensichtlichen Gründen können Sie die meisten Anwendungen normalerweise so einstellen, dass sie zu festgelegten Zeiten automatisch aktualisiert werden, sodass Ihr Zeitplan dadurch nicht beeinträchtigt wird). Sie sollten außerdem sicherstellen, dass alle Plugins, die Sie auf Ihrer Website verwenden, ebenfalls regelmäßig aktualisiert werden. Cyberkriminelle greifen beispielsweise häufig WordPress-Plugins an.

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Stellen Sie sicher, dass Ihr Netzwerk sicher ist

Nutzen Sie ein sicheres Netzwerk. Investieren Sie in einen sicheren, dedizierten Server, der ausschließlich von Ihrem Unternehmen und seinen Mitarbeitern genutzt wird. Auch wenn die gemeinsame Nutzung Ihres Servers kurzfristig günstiger sein kann, verringert die Verwendung eines sicheren Netzwerks die Gefahr, dass die Daten Ihrer Kunden anfällig für Angriffe werden, erheblich. Außerdem kann die Bedeutung der Sicherung Ihrer Daten nicht genug betont werden. Sie vermeiden die Zerstörung durch „Ransomware“, eine Art Virus, der den Zugriff auf Ihre Daten verhindert – oder sogar damit droht, Daten vollständig zu löschen –, es sei denn, Sie zahlen ein Lösegeld.

Wenn Sie nicht in den dedizierten Server investieren möchten, stellen Sie zumindest sicher, dass Sie ein WLAN-Netzwerk verwenden, das durch Passwort und Firewall geschützt ist und nur Ihnen und Ihren Mitarbeitern zugänglich ist. Wenn Sie Ihren Mitgliedern und Kunden im Fitnessstudio einen Internetzugang ermöglichen möchten, können Sie ein völlig anderes Netzwerk mit anderen Zugangs- und Datenschutzbeschränkungen einrichten.

Verschlüsseln

Alles sollte wann und wo immer möglich verschlüsselt werden. Investieren Sie in die aktuellste Verschlüsselungssoftware, die Sie sich leisten können, und halten Sie sie auf dem neuesten Stand. Es ist auch eine gute Idee, Ihre E-Mails zu verschlüsseln, wenn Sie vertrauliche Informationen senden oder empfangen, sowie bei jeglicher Online-Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Kunden. Die Verwendung eines VPN ist eine weitere gute Möglichkeit, Ihrer Kommunikation eine Verschlüsselungsstufe hinzuzufügen.

Verwenden Sie sichere Passwörter

Erstellen Sie sichere Passwörter. Vergessen Sie leicht zu merkende, aus vier Buchstaben bestehende Passwörter. Machen Sie sie robust und langlebig. Passwörter sollten mindestens acht Zeichen lang sein, es wird empfohlen, sie sogar noch länger zu haben – 13 oder 15 Zeichen. Dabei sollten es sich nicht um einzelne Wörter handeln, sondern um zufällige Wörter unter Verwendung von Symbolen, Zahlen und Groß-/Kleinschreibung.

Wenn Sie Ihre Passwörter wirklich so schwer wie möglich erraten und knacken möchten, können Sie kostenlose Zufallspasswortgeneratoren verwenden. Kombinieren Sie dies mit einem Passwort-Manager wie LastPass und stellen Sie sicher, dass alle Ihre Mitarbeiter auf dem gleichen Stand sind, und Sie haben viel getan, um Ihre Daten und die Ihrer Kunden zu schützen.

Vernichten Sie Daten, bevor Sie sie loswerden

Vor dem Entsorgen zerstören. Manche Datenschutzverletzungen passieren direkt aus dem Müllcontainer Ihrer Gasse. Das Recycling alter Akten und Papiere ist eine gute umweltfreundliche Vorgehensweise, aber schneiden/schreddern Sie Akten immer, bevor Sie sie entsorgen. Wenn Sie beabsichtigen, einen Computer, auf dem zuvor vertrauliche Informationen gespeichert waren, wiederzuverwenden, verwenden Sie eine speziell für diesen Zweck erstellte Software, um das Laufwerk zu bereinigen.

Achten Sie bei der Außerbetriebnahme eines Computers darauf, die Festplatte zu entfernen und physisch zu zerstören. Bringen Sie wie immer Ihre ausgemusterten Elektrogeräte und insbesondere Ihre Computer zu einem Elektronik-Recyclingdepot, damit Sie nicht zu dem massiven Elektroschrottproblem beitragen, mit dem die Welt derzeit konfrontiert ist.

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Bewahren Sie nur die Daten auf, die Sie unbedingt benötigen

Bewahren Sie nur die Informationen auf, die Sie benötigen. Untersuchen Sie die Art der Daten, die Sie speichern, und entscheiden Sie, ob Sie diese Informationen tatsächlich pflegen müssen. Auch wenn die Namen der Kunden wichtig sind, benötigen Sie wirklich deren Geburtsdaten? Ziehen Sie in Erwägung, jegliches Material zu löschen, das nicht direkt mit den Anforderungen Ihres Unternehmens zusammenhängt. Sie sollten auch die Speicherung von Kreditkarteninformationen für Kunden überdenken. Die meisten Unternehmen müssen die Kreditkarteninformationen ihrer Kunden wirklich nicht speichern. Tatsächlich sollten Sie Kreditkarteninformationen wahrscheinlich nicht speichern.

Der sicherste Weg, Kreditkarteninformationen zu speichern, besteht darin, sie an einen Dritten auszulagern, der sich ausschließlich auf die Sicherheit von Kartendaten konzentriert. Diese Drittanbieter speichern Kreditkarteninformationen extern auf sicheren Servern und entlasten Unternehmen so von den Speicherkosten vollständig. Händler müssen sich nicht mehr um die Absicherung ihrer eigenen Netzwerke nach externen Standards kümmern und ihre Verantwortung wird deutlich reduziert.

Sperren Sie Ihre Ausdrucke

Ausdrucke sollten physisch verschlossen sein. Bewahren Sie Ihre Unterlagen, Papiere und Unterlagen sicher hinter einer gesicherten Tür auf. Durch das Hinzufügen weiterer Sicherheitsmaßnahmen wie einem Ziffernblock oder sogar einer biometrischen Identifizierung kann die Sicherheit erheblich verbessert werden. Es kann auch dazu beitragen, das Vertrauen zu stärken, wenn potenzielle Investoren Ihr Unternehmen besuchen.

Möglicherweise möchten Sie auch darüber nachdenken, digitale Versionen Ihrer Ausdrucke anzufertigen. Das bedeutet, dass Sie Ihre Unterlagen scannen und in der Cloud speichern, damit Sie den Zugriff besser kontrollieren und alles von einem zentralen Ort aus verwalten können.

„Vielleicht möchten Sie auch über Software nachdenken, um Ihre Verwaltungs- und Datenschutzfunktionen zu verbessern. Ein umfassendes Programm zur Verwaltung Ihrer Daten kann das Leben viel einfacher machen.“ – in einem seiner jüngsten Interviews, wie von Mohsina M., der Produktinhaberin von Clubware, vorgeschlagen.

Haben Sie einen Notfallwiederherstellungsplan

Erstellen Sie eine Strategie. Um einen Notfall zu bewältigen, muss man verstehen, was zu tun ist und wann es zu tun ist, unabhängig von der Art der Katastrophe. Sie benötigen auf jeden Fall die Hilfe eines Spezialisten, um den Schaden zu untersuchen und herauszufinden, was und wie er passiert ist. Suchen Sie gleich einmal ein seriöses Cyber-Sicherheitsunternehmen auf und erkundigen Sie sich auch nach einem Wartungsvertrag. Sie sind häufig in der Lage, Ihren aktuellen Sicherheitsansatz zu ergänzen und die Folgen einer aktiven Datenschutzverletzung abzumildern.

Kunden erwarten heutzutage nichts Geringeres als Qualität und Zuverlässigkeit. Im Falle eines Systemausfalls oder einer erheblichen Ausfallzeit sind sie gnadenlos. Kunden wechseln einfach zu einem Konkurrenzstudio, wenn ein Unternehmen ihre Erwartungen nicht erfüllt. Sie werden wahrscheinlich auch mit einer Schädigung Ihres Rufs und Ihres guten Willens zu kämpfen haben und möglicherweise Schwierigkeiten haben, künftige Kunden zu gewinnen, wenn Ihnen genügend Leute auf Websites wie Google und Yelp schlechte Bewertungen hinterlassen.

Durch die Notfallwiederherstellungsplanung können Unternehmen auch im Notfall ein hohes Maß an Servicequalität aufrechterhalten. Es kann praktisch unmöglich sein, einen alten Kunden nach einer IT-Katastrophe zurückzugewinnen – eine schreckliche Konsequenz, die viele Unternehmen aus erster Hand kennen. Durch die Verringerung des Risikos von Ausfallzeiten und Datenverlusten können Ihre Kunden sicher sein, dass sie auch im Katastrophenfall einen angemessenen Service erhalten.

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter

Das Personal sollte in optimalen Praktiken geschult werden. Mitarbeiter kleiner Unternehmen sind häufig das schwächste Glied zwischen Kundeninformationen und einer Datenschutzverletzung. Den Mitarbeitern sollte ein Best-Practice-Handbuch zur Verfügung gestellt werden, das darlegt, wie sie Unternehmensdaten an jedem Zugangspunkt, einschließlich Computern und Mobiltelefonen vor Ort, schützen müssen. Die Nutzung der 2FA-Authentifizierung für den gesamten externen Zugriff ist eine weitere gute Möglichkeit, Hackerangriffe und Datendiebstahl einzudämmen.

Sie sollten auch sicherstellen, dass Sie das Fitnessstudiopersonal ordnungsgemäß über die Bedrohungen aufklären, die beispielsweise durch Phishing entstehen. Nicht jeder kommt mit dem gleichen Maß an Verständnis und Erfahrung im Bereich Cybersicherheit zu seiner Stelle. Es dauert wirklich nicht lange, Menschen mit potenziell geschäftsrettendem Wissen auszustatten. Es gibt zahlreiche kostenlose Online-Ressourcen, mit denen Sie entweder Ihr eigenes Cybersicherheitsschulungsmaterial zusammenstellen können, oder es stehen vollständige Kurse zur Verfügung, die Sie problemlos an Ihre Mitarbeiter weitergeben können.

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Abschluss

Datenverstöße sind ein Albtraum für Unternehmen und ihre Kunden. Niemand möchte, dass seine Daten gestohlen werden, und kein Unternehmen möchte dafür haftbar gemacht werden. Obwohl nicht alle Datenschutzverletzungen vermeidbar sind, können Fitnessstudiobesitzer Vorkehrungen treffen, um die Kreditkarteninformationen ihrer Mitglieder zu schützen. Wenn Sie wissen, wie Kriminelle an Informationen gelangen, und proaktiv den Zugriff darauf einschränken, können Sie das Risiko von Kreditkartenbetrug und anderen Datenschutzverletzungen für Ihr Unternehmen und seine Mitglieder erheblich verringern.