6 Tipps für Geschäftsinhaber zur Abwicklung ihrer Projekte

„Ownership“ ist mit einem hohen Maß an Verantwortung verbunden. Beides im Sinne von Anerkennung für Erfolge oder Verantwortung für Misserfolge. Es gibt auch ein Gefühl der Autorität, wenn es darum geht, große Entscheidungen zu treffen.

Ein Geschäftsinhaber nutzt Projektergebnisse. Sie sind auch für die Kosten verantwortlich, die während der Implementierung entstehen. Projekte können auch mehrere Eigentümer haben. Das heißt, sie teilen sich die Kosten und sind in der Lenkungsgruppe vertreten.

Ein Projekt kann ohne die hauptamtliche Beteiligung des Projektinhabers gut auskommen. Aber für ehrgeizige, komplexe und lang andauernde Projekte ist Ihre Teilnahme von entscheidender Bedeutung. Sie müssen die Verantwortung für Ihre Vision und die Gesamtleitung des Projekts übernehmen.

Die Verwaltung eines Projekts kann eine entmutigende Aufgabe sein. Das liegt daran, dass Herausforderungen wahrscheinlich auftreten werden und Sie darauf vorbereitet sein müssen, mit ihnen umzugehen. Wenn Sie zum Beispiel nicht mit Projektmanagement-Zertifizierungen ausgestattet sind. Möglicherweise haben Sie auch die Zertifizierungen, aber Ihnen fehlt die Erfahrung eines großartigen Projektinhabers oder -managers.

Beachten Sie, dass es bei der Abwicklung von Projekten nicht für jede Situation den perfekten Rat gibt. Ihre Lösung hängt von den Besonderheiten Ihrer Situation ab. Aus diesem Grund benötigen Sie einen Projektleiter, der Sie bei der erfolgreichen Abwicklung eines Projekts unterstützt.

Es wird Sie in die Lage versetzen, mit einzigartigen Situationen umzugehen, die auf der Art des Projekts basieren. Sowie die Kultur Ihrer Organisation. Die Grundsätze im Leitfaden leiten Ihr Handeln.

Wie man Projekte als Geschäftsinhaber handhabt

Die Abwicklung von Projekten kann ziemlich stressig sein. Das liegt an den Herausforderungen, die mit der Ausführung der Projekte innerhalb eines festgelegten Zeitplans verbunden sind.

Projekte können ohne strategische Planung und Management schief gehen. Dies kann dazu führen, dass Sie ein Projekt aufgeben, in das Sie so viel investiert haben. Aus diesem Grund müssen Sie Vorkehrungen treffen, bevor Sie Ihre Ressourcen investieren. Die Tipps hier helfen Ihnen, Ihre Projekte beim nächsten Mal besser zu handhaben.

1. Bestimmen Sie den Projektumfang und den Zeitplan

Dies ist der erste Schritt in der Anfangsphase des Projekts. Hier definieren Sie, was Sie erreichen wollen. Legen Sie die Ziele fest und markieren Sie die Punkte, die nicht im Umfang enthalten sind. Es ist ratsam, alles Wichtige aufzuschreiben, was zum Erfolg führen kann. Denken Sie aus einer breiten Perspektive, um sich vorzustellen, was Sie ausführen werden.

Fangen Sie bei der Ausarbeitung des Umfangs groß an und grenzen Sie Ihren Projektfokus ein. Sie müssen auch daran denken, den Zeitplan des Projekts zu definieren. Wie viel Zeit werden Sie dem Projekt zuweisen und wann wird es Ihrer Meinung nach abgeschlossen sein? Dies sind Fragen, die in der Anfangsphase beantwortet werden müssen.

Daher müssen Sie die Zeit für jede Aufgabe im Projekt schätzen. Beachten Sie, dass die Frist des Projekts festgelegt ist und sich nicht ändern sollte. Stellen Sie den Projektumfang schließlich den Stakeholdern vor, um ihre Meinung einzuholen.

2. Stellen Sie die erforderlichen Ressourcen bereit

Sicherzustellen, dass Ressourcen für die Umsetzung des Projekts vorhanden sind, ist die Aufgabe eines Projekteigentümers. Daher müssen Sie prüfen, ob die verfügbaren Ressourcen ausreichen. Bewerten Sie die Investitionen, Maschinen, Personal und die notwendige Ausrüstung. Dies hilft Ihnen, mögliche Engpässe in der Umsetzung zu erkennen.

Sie stellen vielleicht fest, dass Teammitglieder zusätzliche Laptops benötigen. Oder dass Stakeholder zusätzliche Stunden im Konferenzraum benötigen. Es könnte auch sein, dass ein Teammitglied ein gesundheitliches Problem hat. Sie müssen für sinnvolle Lösungen zur Verfügung stehen. Denken Sie daran, dass es in Ihrer Verantwortung liegt, die Mängel zu beheben.

Ein Fall liegt vor, wenn jemand, der an einem großen Teil des Projekts arbeitet, unerwartete Gründe hat, Urlaub zu nehmen. Sie müssen in der Lage sein, sie zu ersetzen, bevor ihre Abwesenheit die Ausführung des Projekts beeinträchtigt.

Stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder das bekommen, was sie brauchen. Dadurch wird sichergestellt, dass das Projekt ohne Unterbrechungen voranschreitet.

3. Bilden Sie neue Mitarbeiter aus

Wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen, kommt es vorübergehend zu einem Mehraufwand. Sie werden nicht in der Lage sein, Aufgaben sofort auszulagern und das Projekt rechtzeitig abzuschließen oder die gewünschte Freizeit zu haben.

Denn selbst wenn es sich um erfahrene Experten handelt, werden sie sich nicht sofort an Ihr Unternehmen gewöhnen. Das liegt daran, dass sie Zeit brauchen werden, um die Besonderheiten des Geschäfts kennenzulernen. Sie müssen Ihre Erwartungen an sie verstehen. Dann müssen sie die Puzzles mental zusammensetzen, um zu lernen, wie sich die kleinen Teile zu Ihren Zielen addieren.

Erwarten Sie also nicht, dass sie am ersten Tag voll durchstarten. Wenn Ihre Mitarbeiter nicht erfahren sind, können Sie sie dazu bringen, ihr Wissen zu erweitern. Sie können das Microsoft Project-Training für Einsteiger nutzen, um ihnen den Umgang mit Projekten beizubringen.

Die MS Project-Schulung richtet sich an diejenigen, die das Konzept des Projektmanagements verstehen möchten. Es wird ihnen helfen, grundlegende Berichte selbstständig zu organisieren und zu erstellen.

Microsoft Project-Schulungen helfen ihnen auch dabei, zu lernen, wie man Projekte plant und verwaltet. Am Ende des Trainings verfügen sie über alle grundlegenden Kenntnisse darüber, wie man:

• Dateien einrichten
• Fortschritt verfolgen
• Arbeiten Sie mit Ansichten
• Ressourcen zuweisen
• Erstellen Sie ein Gantt-Diagramm

4. Verfolgen Sie die für Aufgaben aufgewendete Zeit

Eine genaue Aufzeichnung der für Aufgaben aufgewendeten Zeit ist wichtig, insbesondere wenn Sie Freiberufler sind. Es hilft Ihnen zu wissen, welche Aufgaben am längsten dauern. Auf diese Weise können Sie Bereiche für Verbesserungen finden. Dies ist auch für die Budgetierung von entscheidender Bedeutung, insbesondere wenn Sie stündlich abrechnen.

Die Nachverfolgung der Zeit hilft auch bei der Zuweisung des Budgets. Sowie den Umfang zukünftiger Projekte zu bestimmen. Denken Sie daran, dass die Zeit leicht vergehen kann, wenn Menschen arbeiten. Aus diesem Grund ist es gut, ein Projektmanagement-Tool mit Ein- und Ausstempelfunktionen zu erhalten.

Es kann auch eine Funktion haben, die Ihnen die Stunden anzeigt, die Sie mit der Arbeit an einer Aufgabe verbracht haben. Dies wird beim Projektmanagement erheblich hilfreich sein.

5. Holen Sie sich eine Buchhaltungssoftware

Die Verfolgung der Ausgaben hilft Ihnen, den Cashflow in den Griff zu bekommen. Es hilft Ihnen auch, Ihre Ausgaben zu kategorisieren und so ein klares Bild davon zu bekommen, wohin das Geld fließt.

Sie können die Software auch verwenden, um Spesenbelege hochzuladen und Informationen aus den gescannten Belegen aufzuzeichnen. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie keine Papierbelege aufbewahren, die leicht verloren gehen können. Eine gute Buchhaltungsanwendung muss über ein Stundenzettelmodul verfügen.

Dies hilft Ihnen dabei, Kunden basierend auf der für das Projekt aufgewendeten Zeit in Rechnung zu stellen. Arbeitszeittabellen helfen bei der Verwaltung eines Projekts ab der Budgetierungszeit. Es hilft auch bei der Rechnungsstellung an Kunden.

Es stellt sicher, dass Sie Kunden weder zu viel noch zu wenig abrechnen. Nach Abschluss eines Projekts ermöglicht Ihnen der Stundenzettel den Vergleich der tatsächlich geleisteten Stunden mit dem ursprünglichen Budget. Das hilft Ihnen, das nächste Mal genauer zu planen.

6. Verbesserung der internen Kommunikation

Wenn Sie daran arbeiten, ein gemeinsames Ziel zu erreichen, braucht Ihr Team eine Umgebung, in der es kommunizieren kann. Aber sie in einem Raum zu platzieren, ist nicht der beste Weg, dies zu tun. Wir beziehen uns auf die Stärkung der Kommunikation mit Online-Software wie Slack.

Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Team in Echtzeit kommuniziert, egal wo es sich befindet. Es wird auch helfen, Zeit zu sparen und Zeitverschwendung durch Ad-hoc-Meetings zu vermeiden.

Letztes Mitnehmen

Projekte haben Fristen. Leider können während der Planungs- und Ausführungsphase einige Herausforderungen auftreten. Diese Herausforderungen können den Abschluss des Projekts verzögern oder dazu führen, dass Sie das Projekt aufgeben. Diese Situationen befinden sich möglicherweise nicht in Ihrer direkten Kontrolle. Aber wir glauben, dass die Tipps hier wie bessere Kommunikation, Zeitmanagement und einige mehr Ihnen helfen werden, Ihre Projekte beim nächsten Mal besser zu verwalten. Auch wenn Sie als Eigentümer nicht direkt an einem Projekt beteiligt sind, kann es zum Projekterfolg und Unternehmenswachstum beitragen, wenn Sie diese Punkte überprüfen.