6 Tipps für eine bessere Kostenkontrolle in der IT-Branche

Da die meisten Branchen weiterhin digitale Veränderungen erleben, erlebt die Art und Weise, wie Unternehmen ihr Kostenmanagement angehen, einen radikalen Umbruch. Unternehmen stellen die Kosten nicht mehr vor alles andere. Bei der neuen Art der Kostenkontrolle handelt es sich um eine hybride Strategie, die den Schwerpunkt auf Kostenmanagement und Wachstum legt.

Während die meisten Unternehmen eine Überschreitung des Budgets verabscheuen, reicht eine Kostenreduzierung allein nicht mehr aus. Wenn Unternehmen ihren Umsatz maximieren, Budgets verbessern und langfristige finanzielle Nachhaltigkeit sicherstellen wollen, müssen sie stattdessen den Kontext priorisieren.

Unter Kostenkontrolle versteht man die Kostenschätzung für die Budgetplanung und -anpassung. Alle Kosten müssen nachverfolgt werden, und die Unternehmen müssen ihre Ausgaben verwalten, um Änderungen zu berücksichtigen und genaue Kostenprognosen zu erstellen.

Unternehmen müssen über angemessene Methoden zur Kostenkontrolle verfügen. Lassen Sie uns über die Kostenkontrolle und ihre zahlreichen Komponenten sprechen.

Was ist Kostenkontrolle?

Kostenkontrolle minimiert Unternehmensausgaben durch die Verwaltung und Analyse von Finanzdaten. Unternehmen können präzisere und fundiertere Schätzungen erstellen, indem sie konsolidierte Ausgaben erfassen, Bereiche identifizieren, in denen sie Kosten minimieren können, und Mehrausgaben lokalisieren.

Die Verbesserung Ihrer Interaktionen mit Anbietern kann zu erheblichen Kosteneinsparungen für Ihr Unternehmen führen. Daher ist es nicht verwunderlich, dass diese beiden Ziele bei der Aufrechterhaltung der Kostenkontrolle normalerweise Hand in Hand gehen. Die Vereinfachung der Neuverhandlung von Preisbindungsverträgen ist eine Strategie, der Aufbau langfristiger Beziehungen mit Lieferanten und Verbrauchern eine andere und der Aufbau einer für beide Seiten vorteilhaften Zusammenarbeit eine weitere.

Letztendlich besteht der Zweck der Kostenkontrolle darin, Ihrem Unternehmen eine robuste Struktur zu bieten, die die Transparenz erhöht und Ihnen die Kontrolle über die Ausgaben behält.

Für Sie empfohlen: Wie kann man mit SEO die Markenbekanntheit eines Unternehmens steigern?

Warum ist Kostenkontrolle wichtig?

Die Unternehmen können Projektpläne in Komponenten und Phasen unterteilen. Die meisten Projektmanager verteilen das Gesamtbudget je nach Bedarf auf jedes Element. Bemühungen zur Kostenkontrolle bieten die folgenden Vorteile:

• Wenn die Ausgaben übermäßig steigen, überwachen Sie den Fortschritt und die KPIs (Key Performance Indicators) und ergreifen Sie Korrekturmaßnahmen.
• Halten Sie die erwarteten Gewinnmargen ein.
• Legen Sie klare Erwartungen fest und vermeiden Sie eine Erweiterung des Umfangs.
• Erreichen Sie Offenheit gegenüber dem Management, den Wählern und den Kunden.
• Generieren Sie hilfreiche Kennzahlen für das zukünftige Projektmanagement.

Ohne einen soliden Finanzplan ist es unmöglich, wichtige Entscheidungen zu treffen, z. B. wen man anstellt, was gebaut werden soll und wie viel Zeit man den einzelnen Aspekten eines Projekts widmen möchte. Ein gut verwaltetes Budget, das den Geschäftsgrundsätzen einer Organisation entspricht, zeigt, wohin das Projekt geht und wo es enden wird. In diesem Fall hängt die Projektleistung eng mit der Budgetierung zusammen.

Die Unterschiede zwischen Kostenkontrolle und Kostensenkung sind wie folgt:

Bei der Kostenkontrolle geht es darum, die Ausgaben innerhalb vorgegebener Grenzen zu halten. Unter Kostenreduzierung versteht man den Prozess der Reduzierung der Stückkosten durch den Einsatz innovativer Fertigungstechniken, die die Produktqualität nicht beeinträchtigen.

Im Gegensatz zur Kostensenkung ist die Kostenkontrolle kein Bestandteil der standardmäßigen Qualitätserhaltung.

6 Tipps für eine bessere Kostenkontrolle in der IT-Branche

Die Kürzung nicht benötigter Ausgaben sollte stets im Auge behalten werden. Das Hauptaugenmerk vieler CIOs liegt jedoch darauf, dem Unternehmen technologische Wettbewerbsvorteile zu verschaffen. Im Folgenden finden Sie sechs verschiedene Ansätze zur Kostensenkung in der IT-Branche. Dadurch können die Abteilungen einen größeren Teil ihres Budgets für den Kauf innovativer Technologien verwenden, die Unternehmen bei der Expansion unterstützen.

1. Reduzieren Sie die Kosten für Softwarelizenzen

Laut einer Umfrage von Computer Weekly fühlten sich 50 % der IT-Entscheidungsträger in Unternehmen gezwungen, den von einem Anbieter vorgeschlagenen Cloud-Ansatz zu übernehmen. Für die Zukunft ist es notwendig, diese transaktionalen Interaktionen als Partnerschaften neu zu begreifen. Erwägen Sie den Einsatz einer Software-Asset-Management-Lösung (SAM), um Kosten zu senken, wenn ein Anbieter diese Partnerschaft nicht zulässt. Sie müssen weiterhin mit dem Anbieter zusammenarbeiten, da dieser das Produkt anbietet, das Ihren Anforderungen am besten entspricht.

Jochen Hagenlocher von Novartis bemerkte 2017 auf einer von ITAM Review veranstalteten Konferenz, dass „90 % der Audits durch intelligente Vertragsabschlüsse, Beziehungsmanagement oder einen frühen Kauf vermieden werden können.“

Er ermutigte die IT-CIOs von Unternehmen, jeden Versuch, diese Skripte auszuführen, zu bekämpfen, da sie ein Sicherheitsrisiko darstellten und die empfindliche IT-Ausrüstung des Unternehmens beschädigen könnten. Softwareanbieter versuchen manchmal, ihre Schriften in den Netzwerken ihrer Kunden laufen zu lassen, um einen Missbrauch der Software aufzudecken.

Darüber hinaus schlug er vor, sich an Softwareanbieter zu wenden und von ihnen den Abschluss einer Haftungsbeschränkungsvereinbarung zu verlangen. Dies würde erfordern, dass sie die volle Verantwortung für jeden Schaden tragen, den ihre Skripte verursachen könnten. Durch die Reduzierung der Gesamtzahl der verwendeten Lizenzen können möglicherweise Wartungskosten eingespart werden.

Gute Kenntnisse im Softwarelizenzmanagement sind für ein Unternehmen eine der besten Methoden, um verschwendete Softwareausgaben und vermeidbare Bußgelder zu minimieren. Das ist eine der akzeptabelsten Möglichkeiten. Unter Software Asset Management (SAM) versteht man den Begriff „Softwarelizenzmanagement“, auch „SLM“ genannt.

Dabei geht es um die Maximierung, Erfassung und Verwaltung der Gesamtkosten der Informationstechnologie. Lesen Sie mehr bei Zluri, um SLM besser zu verstehen. Die Softwarelizenzen aller Unternehmen werden mithilfe eines Software License Management (SLM)-Systems überwacht und verwaltet.

Vielleicht gefällt Ihnen: Ein vollständiger Leitfaden zur Cloud-Datenmigration für Unternehmen.

2. Reduzieren Sie die Komplexität des Speichers

Für Unternehmen kann es praktisch sein, mit nur einem Lieferanten für alle ihre Bedürfnisse zusammenzuarbeiten. Dies führt jedoch häufig zu höheren Kosten für das Unternehmen. Um Kosten zu senken und den IT-Plan ihres Unternehmens zu verbessern, arbeiten viele Unternehmen stattdessen mit verschiedenen Anbietern auf verschiedenen anderen Plattformen zusammen. Unternehmen können auch das Produkt auswählen, das für den jeweiligen Zweck die optimale Leistung bietet, indem sie ihre Lieferantenbasis kombinieren.

Die überwiegende Mehrheit der heutigen geschäftlichen IT-Organisationen verwendet eine Mischung aus öffentlichem und privatem Cloud-Speicher sowie herkömmlichen Speichermethoden. Die Komplexität, die sich aus der Verwaltung einer Vielzahl von Gütern und Systemen ergibt, kann zu erheblichen finanziellen Belastungen führen. Der Einsatz einer Metadaten-Engine zur Verknüpfung der verschiedenen Speichersysteme ist ein Ansatz zur Lösung dieser Herausforderung. Dies kann auch zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.

Durch Virtualisierung isoliert eine Metadaten-Engine den Datenpfad vom Metadatenpfad. Dadurch ist es möglich, mehrere Speicherarten mit einem einzigen globalen Namensraum zu verbinden. Dies beinhaltet die Einbindung von Cloud-Speicher als zusätzliche Ebene der Datenspeicherung. Dies ermöglicht es IT-Teams in Unternehmen, den Daten Ziele zuzuordnen und Kriterien für die Leistung und Aufbewahrung der Daten festzulegen, wie David Flynn, Chief Technology Officer von Primary Data, feststellt.

Es ermöglicht Ihnen außerdem zu beurteilen, ob diese Ziele erreicht werden oder nicht, und bietet Ihnen eine Alternative zur automatischen Datenübertragung zur Aufrechterhaltung der Compliance. Dazu gehört das Tiering von Daten über mehrere Speichergeräte hinweg, um Leistungs-, Kosten- oder Zuverlässigkeitskriterien zu erfüllen.

3. Datenbanken virtualisieren

Die gemeinsame Nutzung physischer Ressourcen ist eine Möglichkeit, Kosten zu senken und die Effizienz der Unternehmens-IT zu steigern. Die Virtualisierung Ihrer Datenbanken ist eine Möglichkeit, diese Chance zu nutzen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, dass dadurch die Flexibilität und Produktivität gesteigert werden kann.

Entwickler können beispielsweise ein Bild einer Datenbank speichern, einen Testzyklus starten, Probleme identifizieren und beheben und dann für weitere Tests zum Bild der Datenbank zurückkehren, wie sie es ursprünglich gespeichert haben. Zu Beginn sollten Sie Ihre Datenbanken mit weniger Risiken virtualisieren, beispielsweise Ihre Entwicklungs- und Produktions-LDAP-Datenbanken. Von dort aus betreiben Sie virtualisierte Datenbanken, was möglicherweise komplizierter erscheint. Dennoch tragen die dadurch erzielten Flexibilitäts- und Produktivitätsverbesserungen zur Kostensenkung bei und übertreffen für viele Unternehmen der Unternehmensinformationstechnologie alle Nachteile.

4. Kontrollieren Sie Ihre Cloud-Kosten

Laut der jährlichen „State of the Cloud“-Umfrage von RightScale verschwenden Unternehmen rund 35 % des Kapitals, das sie für Cloud-Dienste ausgeben. Was führt dazu, dass dies geschieht? Benutzer beginnen, Ressourcen hochzufahren, vergessen sie dann aber. Darüber hinaus mangelt es an Sichtbarkeit. Abteilungen kategorisieren die Cloud häufig und niemand behält den Überblick über die Gesamtausgaben für die Cloud.

Darüber hinaus werden Cloud-Instanzen mit übermäßig vielen Ressourcen ausgestattet. RightScale berichtet, dass 39 % der gesamten Instanzkosten auf virtuelle Maschinen (VMs) entfallen, die mit weniger als 40 % ihrer CPU- und Speicherkapazität betrieben werden.

Ein Cloud-Kostenmanagement-Tool ist eine Option für Ihr Unternehmen, wenn kein ausreichender Einblick in die Höhe der für Cloud-Dienste ausgegebenen Gelder besteht.

5. Reduzieren Sie Ihre Ausgaben durch den Einsatz von Managed Services

Die Inanspruchnahme der Unterstützung eines Managed Service Providers (MSP) kann für Unternehmen manchmal von Vorteil sein, wenn es um Kosteneinsparungen geht.

Dies gilt insbesondere dann, wenn die IT-Organisation eines Unternehmens nicht über die Fachkräfte verfügt, die in bestimmten Bereichen wie der Netzwerkadministration erforderlich sind. Die Inanspruchnahme der Dienste eines MSP ist auch eine kostengünstige Lösung für Unternehmen, die nicht genug Arbeit haben, um die Beschäftigung eines Fachmanns auf Teilzeitbasis für die Abwicklung zu rechtfertigen.

Laut dem jährlichen Bericht „Trends in Managed Services“ von CompTIA ist die Steigerung der Effizienz und Zuverlässigkeit der Hauptmotivationsfaktor für die Zusammenarbeit mit einem MSP für 56 % der Unternehmen mit 100 oder mehr Mitarbeitern und 47 % der Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern.

Das könnte Ihnen auch gefallen: Unternehmens-Firewalls: Ist der Einsatz wirklich eine gute Idee?

6. Bauen Sie es von Anfang an richtig auf

Die Idee, dass Sie DRIFT (Do It Right The First Time) anwenden sollten, scheint einfach zu sein. Damit es jedoch wirklich effektiv ist, muss es in der gesamten Unternehmenskultur verankert sein. In der heutigen Zeit, in der jeder erwartet, dass alles gestern erledigt wurde, könnte es weitaus schwieriger sein, die Dinge gleich beim ersten Mal richtig zu machen. Es scheint, dass die Beschleunigung eines Projekts kurzfristig Geld sparen kann. Aber auf lange Sicht führt es dazu, dass Unternehmen Geld verlieren.

Wenn es um Codierung oder Programmierung geht, kann die Förderung der Verwendung von Verknüpfungen statt der Einhaltung von Standardpraktiken wie Benutzertests und Codeüberprüfungen in Zukunft zu kostspieligen Schwierigkeiten führen, wenn eine wichtige Geschäftsanwendung ausfällt. Die typischen Ausfallkosten für ein Unternehmen durchschnittlicher Größe betragen mehr als 5.600 US-Dollar pro Minute. Dies wird sich noch verschlimmern, da immer mehr Objekte mit dem Internet (IoT) verbunden werden.

Die Ausführung von Dingen gemäß Best Practices verhindert nicht nur Ausfallzeiten, sondern reduziert auch die Höhe der technischen Schulden und gibt den Entwicklern Zeit, sich auf Initiativen zu konzentrieren, die Geld sparen und mehr Einnahmen bringen.

 Dieser Artikel wurde von Fatema Aliasgar verfasst. Fatema ist eine Autorin und Redakteurin mit Sitz in Mumbai, Indien. Sie verfügt über 7 Jahre Erfahrung im Schreiben von Blogs und Artikeln. In ihrer Freizeit liest sie gerne Sachbücher und spielt mit ihren Kindern Brettspiele.