7 Benefizkonzert-Tipps für eine erfolgreiche Veranstaltung

Der Wohltätigkeitsspaziergang oder -lauf ist eine beliebte Veranstaltung für gemeinnützige Organisationen fast aller Größen, um Spenden zu sammeln. Aber da so viele Organisationen diesen Weg wählen, möchten Sie vielleicht für Ihre nächste Spendenaktion eine andere Richtung einschlagen. Wenn Sie etwas Neues ausprobieren und dennoch einem altbewährten Fundraising-Modell folgen möchten, ist ein Benefizkonzert vielleicht genau das Richtige für Sie.

Vielleicht haben Sie in den letzten Jahren einige der großen Benefizkonzerte im Fernsehen gesehen. Berühmte Musiker wie Mary J. Blige, John Legend, Bruce Springsteen und Rihanna traten bei „Hope for Haiti Now: A Global Benefit for Earthquake Relief“ 2010 auf. Und in jüngerer Zeit brachte das One World: Together at Home Benefizkonzert 127 Millionen US-Dollar für die COVID-19-Hilfe ein und trat mit Künstlern wie The Rolling Stones, Billie Eilish, Lady Gaga, Beyonce und Alicia Keys auf. Willie Nelson, Bob Dylan, David Bowie, Ariana Grande, Elton John und Metallica haben ebenfalls an Wohltätigkeitsveranstaltungen teilgenommen. Benefizkonzerte sind jedoch nicht nur etwas für die großen Namen.

Im Folgenden bieten wir sieben Tipps, wie kleinere gemeinnützige Organisationen erfolgreiche Benefizkonzert-Initiativen organisieren können. Wir sprechen über die Nutzung lokaler und regionaler Künstler, die Bewerbung Ihrer Veranstaltung und die Organisation von Möglichkeiten, Spenden über mehrere Quellen zu sammeln.

1. Skizzieren Sie die Vision Ihres Benefizkonzerts

Bevor Sie anfangen, jeden Musiker, den Sie kennen, anzurufen und Tickets zu verkaufen, müssen Sie einen Plan haben. Beginnen Sie damit, wie groß Ihre Veranstaltung werden soll. Planen Sie mehrere Darsteller und Bühnen oder einen Hauptact? Wie viele Personen möchtest du kommen? Stimmt Ihre Vision mit den Erwartungen Ihrer Community überein?

Überprüfen Sie beim Betrachten dieser Fragen Folgendes:

• Personal- und Freiwilligenkapazität
• Aktuelles Budget und Ressourcen
• Mögliche Sponsoringmöglichkeiten
• Veranstaltungsortoptionen und -größen
• Appetit der Community auf diese Art von Veranstaltung

Große Städte wie San Francisco, Los Angeles und Nashville oder große Bühnen wie die Manchester Arena und der Madison Square Garden eignen sich gut für Benefizkonzerte, aber Sie können Ihren Veranstaltungsort kreativ gestalten. Wenn Sie sich in einem weniger besiedelten Gebiet befinden oder nur über begrenzte Ressourcen verfügen, können Sie einfach ein paar Künstler in einem lokalen Gemeinschaftsraum aufnehmen. Oder, wenn Sie in der Nähe einer blühenden Musikgemeinde oder eines Kulturzentrums arbeiten, könnten Sie etwas größer werden.

Das Tolle ist, dass Sie Ihr Benefizkonzert so klein oder so groß gestalten können, wie Sie möchten. Sobald Sie den Rahmen Ihrer Veranstaltung kennen, ist es dann einfacher, Künstler zu rekrutieren und für das Konzert zu werben. Auch wenn Ihr Veranstaltungsort bereits musikalische Darbietungen veranstaltet, kann Ihnen das dabei helfen, sich für benötigte Ressourcen zu vernetzen und Kontakte zu Musikern zu knüpfen.

Nachdem Sie den Umfang und den Veranstaltungsort für Ihre Veranstaltung bestimmt haben, überlegen Sie, ob sie ein bestimmtes Genre oder einen bestimmten Musikstil präsentieren soll. Sie können ein rein akustisches Folkkonzert oder ein lautstarkes Battle der Bands haben. Welche musikalische Richtung Sie auch wählen, sie sollte die Interessen Ihrer Gemeinde widerspiegeln. Dominiert Country den Äther oder ist Hip-Hop der größte Publikumsliebling? Nicht sicher? Erwägen Sie, Ihre Unterstützer über soziale Medien oder E-Mail um Feedback zu bitten. Wenn Sie keinen vorherrschenden Lieblingsstil identifizieren, können Sie immer eine Vielzahl von Künstlern hosten. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie die Ausrüstung haben, die jeder Künstler benötigt.

2. Sichern Sie sich ein aussagekräftiges Lineup für Ihr Benefizkonzert

Nachdem Sie Ihre Vision für Ihr Benefizkonzert skizziert haben, ist es an der Zeit, ein paar Rockstars auf die Rechnung zu holen. Denken Sie daran, dass die Künstler, mit denen Sie zusammenarbeiten, ein Schlüsselelement Ihres Marketings und Ihrer Mittelbeschaffung sein werden.

Suchen Sie nach Musikern, die mit Ihrer Mission und Ihren Werten übereinstimmen. Wenn Sie Optionen in Betracht ziehen, überprüfen Sie ihre sozialen Medien und andere verfügbare Inhalte, um festzustellen, ob sie bereits ähnliche Anliegen wie die Ihre unterstützt oder sich zu Themen geäußert haben, die für sie wichtig sind. Planen Sie, potenziellen Künstlern ein paar Fragen zu stellen, wie zum Beispiel:

• Warum ist Ihnen unser Anliegen wichtig?
• Haben Sie eine persönliche Verbindung zu unserer Mission?
• Auf welche Weise nutzen Sie derzeit Ihre Plattform, um Anliegen zu unterstützen, die Ihnen wichtig sind?
• Hast du irgendwelche Songs, von denen du denkst, dass sie unsere Mission repräsentieren?

Außerdem sollten Sie nach Musikern suchen, die bei Ihrer Zielgruppe Anklang finden. Das bedeutet, die Demografie Ihrer Teilnehmer zu berücksichtigen. Ein Gen-Z-Publikum hat möglicherweise einen anderen Musikgeschmack oder andere Interessen als ein Publikum, das hauptsächlich aus Babyboomern besteht.

Nun, vorausgesetzt, Sie haben Taylor Swift nicht auf der Kurzwahl, Ihre beste Wahl für Künstler sind lokale Acts. Das ist keine schlechte Sache. Diese Künstler werden leichter zugänglich sein und können sogar ihre Freunde und Familie zu der Veranstaltung mitbringen. Sie haben wahrscheinlich auch eine starke lokale Fangemeinde und nützliche Verbindungen innerhalb der Musikszene der Region.

Zum Schluss noch ein Wort an die Weisen: Auch wenn Ihre Acts gerade erst anfangen und noch keine große Anhängerschaft haben, behandeln Sie sie wie Profis. Sie sollten wissen, wo sie sein müssen, wann sie dort sein müssen und welche Annehmlichkeiten Sie zur Hand haben (z. B. Wasser, Snacks usw.). Durch die einfache Zusammenarbeit können Sie für zukünftige Veranstaltungen auf Ihre lokale Musikgemeinschaft zurückgreifen.

3. Cross-Promotion für Ihr Benefizkonzert

Wenn Sie ein Benefizkonzert veranstalten, um ein neues Publikum zu erschließen, müssen Sie die Veranstaltung dort vermarkten. Das bedeutet, dass Sie nicht nur Ihre bestehenden Spender und Unterstützer über die Veranstaltung informieren, sondern auch alle lokalen Musikliebhaber, die daran interessiert sein könnten, nicht verpassen.

Stellen Sie sich ein Benefizkonzert wie eine Peer-to-Peer-Spendenbeschaffung vor. Bei Peer-to-Peer-Kampagnen spenden manche Leute, um die Kampagne eines Freundes zu unterstützen, selbst wenn sie nichts von deinem Anliegen wissen. Bei einem Benefizkonzert bekommen Sie vielleicht Zuschauer, die wegen Ihrer Künstler kommen, aber noch nie von Ihrer gemeinnützigen Organisation gehört haben. In beiden Fällen erhalten Sie die Gelegenheit, diese Neuankömmlinge auf sinnvolle Weise mit Ihrer Mission bekannt zu machen und ihre kontinuierliche Beteiligung und Unterstützung zu fördern.

Über Ihre üblichen Kommunikationskanäle hinaus erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, ein neues Publikum anzuziehen, indem Sie für Ihr Benefizkonzert werben in:

• Plattenläden und Musikläden
• Aufführungsorte
• Musikschulen und mit lokalen Lehrern

Sie sollten auch Ihren Veranstaltungsort und Ihre Künstler bitten, die Show auf ihren Social-Media-Konten zu bewerben. Selbst relativ unbekannte Künstler können Tausende von Followern haben, daher kann diese Cross-Promotion der Schlüssel sein.

Planen Sie schließlich, sich per E-Mail mit Ihren Unterstützern in Verbindung zu setzen. Versenden Sie Erinnerungen an den Ticketkauf im Voraus, fügen Sie Videos von früheren Auftritten Ihrer Musiker hinzu und geben Sie Teaser darüber, was Ihr Publikum beim Benefizkonzert erwartet.

4. Nutzen Sie ein hybrides Veranstaltungsmodell für eine größere Beteiligung

Hybride Veranstaltungsmodelle haben sich nach der COVID-19-Pandemie als wertvoller Ansatz für gemeinnützige Organisationen erwiesen. Diese sind dank Lösungen wie Classy Live, das gemeinnützigen Organisationen eine benutzerfreundliche virtuelle Veranstaltungsplattform bietet, die für die Förderung von Spenden optimiert ist, auch einfach zu verwalten. Gemeinnützige Organisationen können Classy Live nutzen, um:

• Streamen Sie Ihr Benefizkonzert live
• Verwalten Sie Ihren Ticketing-Prozess
• Integrieren Sie stille Auktionen in mobile Gebote
• Ermutigen Sie zu einmaligen oder wiederkehrenden Geschenken

Unser 2022 Fundraising Event Experience Report ergab, dass 36 % der Befragten, die zwischen Januar 2020 und Februar 2022 an einer Fundraising-Veranstaltung teilnahmen, dies von zu Hause aus über die virtuellen Komponenten der Veranstaltung taten. Weitere 20 % nahmen an Präsenzveranstaltungen mit virtuellen Optionen teil. Durch die Entscheidung für ein hybrides Benefizkonzert haben die Teilnehmer die Wahl, die Musik und die Feierlichkeiten persönlich oder von wo auch immer zu genießen. Dies erweitert Ihre Reichweite über Ihre geografischen Grenzen hinaus und lässt Unterstützer beitreten, die es sonst vielleicht nicht geschafft hätten. Ein Hybridmodell stellt sicher, dass Sie das volle Potenzial Ihres Benefizkonzerts nicht verpassen.

Darüber hinaus können Sie sogar einen größeren Fundraising-Erfolg verzeichnen, wie es die gemeinnützige African Community Education (ACE) getan hat. ACE nutzte Classy Live für seine hybride Galaveranstaltung 2021, die musikalische Darbietungen beinhaltete. Es verzeichnete ein Umsatzwachstum von 203 % für die Veranstaltung im Vergleich zu seiner vollständig virtuellen Veranstaltung im Jahr 2020 und ein noch höheres Wachstum im Vergleich zu seiner persönlichen Veranstaltung im Jahr 2019.

5. Planen Sie mehrere Einnahmequellen ein

Ein weiterer großer Vorteil eines Benefizkonzerts besteht darin, dass Sie mehrere Einnahmequellen haben können. Ziehen Sie bei der Planung, wie Sie Ihr Fundraising-Ziel erreichen, die folgenden Optionen in Betracht:

• Peer-to-Peer-Kampagnen : Bitten Sie die Bands, in den Wochen vor der Show Teamseiten einzurichten und Spenden zu sammeln. Auf diese Weise haben auch Unterstützer von außerhalb und Menschen, die nicht teilnehmen können, eine Möglichkeit zu spenden.
• Tickets: Verkaufen Sie Tickets vorher online, um ihnen die Bindung an Ihre Veranstaltung zu erleichtern. Seien Sie jedoch nicht überrascht, wenn Sie viele Leute haben, die an der Tür bezahlen möchten. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie eine Kasse und ein mobiles Spendenzahlungsgateway haben.
• Merchandise: Sammeln Sie Geld während Ihres Benefizkonzerts, indem Sie T-Shirts, Buttons, Hüte und andere Swags verkaufen. Sie können sogar ein spezielles Veranstaltungsdesign verwenden, damit sich die Teilnehmer noch jahrelang an das Erlebnis erinnern. Und vergessen Sie nicht Ihren virtuellen Veranstaltungsort. Verwenden Sie es auch, um Merchandise- und Festpreisartikel während Ihrer Veranstaltung zu verkaufen.
• Zugeständnisse: Lassen Sie Freiwillige verschiedene Getränke und Snacks verkaufen. Wenn Ihr Veranstaltungsort Speisen oder Getränke anbietet, können Sie fragen, ob er den Erlös eines Signature-Cocktails oder einer Leckerei für Ihren Zweck bestimmt.
• Moderatoren-Erinnerungen: Holen Sie sich einige Last-Minute-Spenden, indem Sie Darsteller oder einen Moderator bitten, das Publikum daran zu erinnern, dass sie über Ihre mobile Spendenseite spenden können. Jemand wird die Aufführung bestimmt aufzeichnen, also sagen Sie ihm, er solle online gehen und spenden, da er bereits sein Smartphone zur Hand hat.
• QR-Codes: Fügen Sie diese einfach zu scannenden Codes auf Veranstaltungsplakaten, Geschenktüten und Tickets ein, um es den Teilnehmern zu erleichtern, zu Ihrer Spendenseite zu navigieren und Ihre Sache zu unterstützen.
• Trinkgelddosen : Stellen Sie Trinkgelddosen an Ihrem Veranstaltungsort auf, wo die Teilnehmer Geldspenden abgeben können. Sie können auch Ihren QR-Code auf das Etikett des Glases drucken, um mobile Spenden zu fördern.
• Auktionen und Paddelerhöhungen: Verwenden Sie Classy Live, um eine Auktion in Ihre Agenda einzubauen und Ihre Teilnehmer wissen zu lassen, wann das Bieten beginnt und endet. Mit Mobile Bidding können die Teilnehmer persönlich oder virtuell bieten und bequem per Self-Checkout bezahlen.

Denken Sie beim Festlegen Ihrer verschiedenen Einnahmequellen darüber nach, wie Sie sie nutzen können, um für Unterstützer eine Brücke zwischen dieser Veranstaltung und dem laufenden zukünftigen Engagement für Ihre Sache zu schlagen:

• Senden Sie allen Teilnehmern eine Dankes-E-Mail, in der Sie mitteilen, wie viel Sie gesammelt haben und welche Wirkung Sie damit erzielen können.
• Laden Sie sie zu Ihrer nächsten Freiwilligenveranstaltung ein und sagen Sie ihnen, wie sie Ihre Arbeit in den sozialen Medien verfolgen können.
• Nutzen Sie Ihr Benefizkonzert, um neue Unterstützer für Ihr Anliegen zu gewinnen und in Zukunft treue Spender zu werden.

6. Betrachten Sie einen Firmensponsor für Ihr Benefizkonzert

Während die Ausrichtung eines Benefizkonzerts das Potenzial hat, erhebliche Mittel für Ihre gemeinnützige Organisation zu sammeln, ist dies mit Kosten verbunden. Je mehr Sie diese Ausgaben senken können, desto mehr können Sie den Erlös direkt für Ihre Sache einsetzen. Eine Möglichkeit, die Kosten zu senken, besteht darin, mit Unternehmen und Einzelpersonen zusammenzuarbeiten, die daran interessiert sind, Ihre Veranstaltung zu sponsern.

Sponsoring kann in Form von Zeit-, Ressourcen- oder Finanzierungsspenden erfolgen. Beispielsweise könnte ein Veranstaltungsraum Ihr Benefizkonzert sponsern, indem er den Veranstaltungsort spendet. Ihre Musiker können ihre Zeit spenden und ihre typischen Auftrittshonorare winken. Ein Unternehmenssponsor kann finanzielle Unterstützung leisten, um Ihre Marketing- und Werbemaßnahmen zu finanzieren. Je mehr Spenden Sie erhalten können, desto größer wird die Wirkung Ihrer Veranstaltung.

Schließlich könnte auch ein Unternehmenssponsor bereit sein, ein Match für Ihre Veranstaltung bereitzustellen. Dies kann dazu beitragen, Spenden bei Ihrem Benefizkonzert zu fördern, wenn die Teilnehmer wissen, dass ihre Spende von 20 US-Dollar beispielsweise mit dem Spiel 40 US-Dollar entspricht.

7. Halten Sie Ihr Fundraising-Ziel für die Teilnehmer im Fokus

Sie möchten, dass Ihre Teilnehmer Spaß haben, aber Sie möchten auch, dass sie sich daran erinnern, dass es an diesem Abend um mehr als nur Musik geht. Erinnern Sie sie daran, dass sie, wenn sie zu Ihrem Benefizkonzert kommen, etwas bewirken können, indem sie Ihre Sache unterstützen.

Eine gute Möglichkeit, Ihr Publikum motiviert zu halten, Ihr Spendenziel zu erreichen, besteht darin, dieses Ziel im Vordergrund zu halten. Schließlich spenden die Leute eher, wenn sie sehen, dass Sie Ihrem Ziel nahe sind. Dies ist der Zielnäheeffekt, bei dem Einzelpersonen das Gefühl haben, sie könnten diejenigen sein, die Sie über die Ziellinie schieben und Ihren Erfolg sichern.

Planen Sie bei Ihrem Benefizkonzert ein Fundraising-Thermometer ein, das in Echtzeit aktualisiert wird, um den Fortschritt in Richtung Ihres Ziels anzuzeigen. Zwischen den Sätzen kann Ihr Moderator die Aufmerksamkeit auf die Statusleiste lenken, wenn er Geschichten über die Wirkung Ihrer gemeinnützigen Organisation erzählt oder kurze Videos über Ihre Arbeit vorstellt. Sie können Ihre Musiker auch ermutigen, die Spenden der Menge anzufeuern, um die Bedeutung der Veranstaltung für die Teilnehmer im Fokus zu behalten.

Machen Sie sich bereit, für einen guten Zweck zu rocken

Bei jeder Fundraising-Veranstaltung gibt es viele Details zu klären, aber die Befolgung dieser Tipps wird Ihnen dabei helfen, die einzigartigen Bedenken bei der Ausrichtung eines Benefizkonzerts zu bewältigen. Dies kann eine großartige Möglichkeit sein, aus Ihrer üblichen Fundraising-Routine auszubrechen und mehr Mitglieder Ihrer lokalen Gemeinschaft dazu zu bringen, sich für Ihre Sache zu engagieren. Ganz zu schweigen davon, dass Sie durch die Rekrutierung von Künstlern und jedem ihrer Publikum über Ihre Unterstützerbasis hinausgehen und sich mit Menschen verbinden können, die Ihrer Organisation sonst vielleicht nie begegnen würden.