Die Nützlichkeit der digitalen Buchführung und Archivierung

Die digitale Buchführung ist ein Prozess, den Unternehmen in Italien seit 2004 umsetzen können, und es kann ohne Zweifel gesagt werden, dass die Gesetzgebung nach einigen Jahren ausgereifter und klarer geworden ist und das Verfahren für die Digitalisierung festgelegt hat von Geschäftsbüchern während ihres gesamten Lebenszyklus. Die Wahl der digitalen Buchhaltung bietet erhebliche Vorteile in Bezug auf Effizienz und Digitalisierung von Prozessen : Lassen Sie uns sehen, wie.

Anzuwendende Referenzvorschriften

Der steuerliche und zivilrechtliche Wert des elektronischen Dokuments und seine digitale Pflege und Aufbewahrung wurden durch eine primäre Norm legitimiert und koordiniert , die aus dem Zivilgesetzbuch, dem Digitalen Verwaltungsgesetzbuch (CAD – Gesetzesdekret vom 7. März 2005, Nr. 82 smi ) und der EU-Verordnung zum Schutz personenbezogener Daten „DSGVO“. Darüber hinaus dürfen wir die speziellen und sektoralen Referenzvorschriften für den Steuerbereich nicht vergessen, wie z. B. den Ministerialerlass vom 17. Juni 2014 , der durch Beschlüsse und Stellungnahmen der Agentur für Einnahmen präzisiert wurde.

Darüber hinaus gibt es eine technische Vorschrift, die aus den technischen Regeln zur Umsetzung der CAD besteht, den sogenannten AgID-Richtlinien , die die Erstellung, Verwaltung und Aufbewahrung elektronischer Dokumente regeln und zu beachten sind. Darüber hinaus stellt die CAD fest, dass die in der geltenden Gesetzgebung vorgesehenen Pflichten zur Aufbewahrung und Ausstellung von Dokumenten für alle rechtlichen Zwecke durch elektronische Dokumente erfüllt werden, wenn die damit verbundenen Verfahren den Richtlinien entsprechen.

Aber was sind die Vorteile der Digitalisierung?

Viele Unternehmen haben bereits digitale Buchführung und Aufzeichnungen eingeführt, da sie viele Vorteile bieten, wie unten aufgeführt:

• reduzierter Kosten- und Zeitaufwand für die Papierverarbeitung , vom Papier- und Tonerverbrauch für Drucker und Kopierer bis hin zur Verwaltung von Papierarchiven;
• rationalisierte und optimierte Betriebsprozesse mit Automatisierung, Vereinfachung und Reduzierung typischer menschlicher Fehler bei der Papierverwaltung und reduziertem Risiko des Verlustes von Dokumentenbeständen;
• Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit der Geschäftsbücher, um sicherzustellen, dass die steuerliche und buchhalterische Sicherheit während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewahrt bleibt;
• optimierte Fernverfügbarkeit, Abfrage, Extraktion und Ausstellung von Dokumenten sowohl bei den zuständigen Behörden als auch bei Prüfstellen;
• erhöhte Sicherheit, Transparenz, Zuverlässigkeit und gemeinsamer Zugriff auf die Bücher während der gesamten Aufbewahrungsdauer;
• Zuordnung der elektronischen Datumssicherheit zu den dem Konservierungsprozess unterzogenen Rechnungsbüchern mit Anbringung des Zeitstempels auf dem Index des Archivpakets;
• Einführung von Prozessen durch das Unternehmen, die auf ökologischer Nachhaltigkeit durch die Digitalisierung von Dokumenten basieren;
• mögliche Delegation der Aufgaben des Preservation Managers des Unternehmens und Auslagerung von Aktivitäten und des Konservierungsprozesses an einen spezialisierten Preservation Service Provider.

Wartungs- und Erhaltungsphase, zwei unterschiedliche Momente

Die Einnahmenagentur, durch die entsprechende Antwort n. 236 vom 9. April 2021 hat eine wichtige Klarstellung bezüglich der Pflege und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen herausgegeben, die besagt, dass die Einhaltung der CAD-Bestimmungen obligatorisch ist und daher auch die Einhaltung der digitalen Langzeitarchivierung innerhalb von drei Monaten sicherzustellen ist ab Frist für die telematische Abgabe der Jahressteuererklärung.

Die Klarstellung der Agentur war notwendig, um zu erklären, dass die Konzepte und Erfüllungen von Wartung und Erhaltung getrennt bleiben, wenn auch in Kontinuität , auch im Lichte der jüngsten Änderungen von Art. 7, Absatz 4-Quarter, des Gesetzesdekrets Nr. 357/1994 eingeführt durch Kunst. 12. Oktober des Gesetzesdekrets Nr. 34/2019, die auf alle Bücher und Buchungsunterlagen die Gültigkeit der Aufbewahrung elektronischer oder mechanischer Systeme ohne Druckpflicht ausweitete, die bereits für Mehrwertsteuerregister gilt:

„[…] die Führung eines Buchhaltungsregisters mit elektronischen Systemen auf einem beliebigen Medium gilt in jedem Fall als ordnungsgemäß, wenn keine Transkription auf Papiermedien im Sinne des Gesetzes erfolgt, wenn zum Zeitpunkt des Zugriffs, der Einsichtnahme oder der Prüfung diese werden auf den vorgenannten elektronischen Systemen aktualisiert und auf Antrag der Verfahrensorgane und in deren Anwesenheit gedruckt.“

Die Änderungen bezüglich der Führung des Tagebuchs, des Inventarbuchs, der Nebeneintragungen, in denen die Vermögens- und Einkommensbestandteile erfasst werden müssen, der Nebeneintragungen des Lagers und des Registers der abnutzbaren Wirtschaftsgüter haben die Vorschriften über deren Erhaltung nicht geändert , im Besonderen Verweis auf steuerrelevante IT-Dokumente, wie im Ministerialerlass vom 17. Juni 2021 geregelt.

Das Fazit der Agentur für Einnahmen in seiner Stellungnahme

Die Agentur stellt in ihrer in Antwort Nr. 236/2021 berichteten Stellungnahme klar, dass, wenn die Bücher und Aufzeichnungen in elektronischem Format geführt werden, für die Zwecke ihrer Ordnungsmäßigkeit:

1. sie müssen erst im dritten Monat nach Ablauf der Abgabefrist für die jeweilige Steuererklärung ausgedruckt werden, es sei denn, die Aufsichtsorgane verlangen dies ausdrücklich bei Einsichtnahme, Einsichtnahme oder Prüfung;
2. bis zur angegebenen Frist (dritter Monat nach Ablauf der Abgabefrist für die Steuererklärung) müssen sie gemäß dem oben genannten Ministerialdekret vom 17. Juni 2014, der CAD gemäß Gesetzesdekret Nr. 82/2005 und den entsprechenden Durchführungsmaßnahmen, wenn der Steuerzahler sie in elektronischer Form aufbewahren möchte, oder sie müssen materialisiert (auf Papier gedruckt) werden, wenn der Steuerzahler stattdessen eine traditionelle Papieraufbewahrung übernehmen möchte.

Outsourcing des Konservierungsprozesses

Wir haben gesagt, dass die Gesetzgebung die Auslagerung digitaler Buchhaltungsaktivitäten an einen zertifizierten und spezialisierten Preservation Service Provider erlaubt, der Sicherheit, Zuverlässigkeit und Qualität bei der Bereitstellung von Preservation-Aktivitäten garantiert. Darüber hinaus kann der Erhaltungsmanager des Eigentümerunternehmens alle oder einen Teil der Aufgaben an den Denkmalpfleger und seinen oder ihren Leiter für den Erhaltungsdienst delegieren, obwohl die rechtliche Verantwortung beim Eigentümer der Aufzeichnungen und seinem oder ihrem Erhaltungsmanager verbleibt. In der Delegationshandlung müssen die Referenzen und alle Aufgaben angegeben werden, die gemäß den AgID-Richtlinien an den ausgewählten Preservation Provider und seinen Manager für den Preservation Service delegiert werden, mit Ausnahme der Erstellung und Aktualisierung des Owner's Preservation Manual, das weiterhin a bleibt nicht delegierbare Aufgabe.

Das Ziel eines spezialisierten Aufbewahrungsdienstes ist es, die Anforderungen an Authentizität , Integrität , Zuverlässigkeit und Lesbarkeit in Verbindung mit computergestützten Hauptbüchern von der Wartungsphase bis zur Aufbewahrungsphase zu wahren und den Zugriff, die Abrufbarkeit und die Ausstellung von Dokumenten während der gesamten Aufbewahrungsdauer sicherzustellen.

Doch wie funktioniert der operative Prozess der digitalen Buchführung und Archivierung?

Operativ ist es einfach: Die digitale Buchhaltung erfolgt in der Buchhaltungssoftware. Dann gibt es einen automatisierten Prozess, der Ledger-Dateien aus der Buchhaltungssoftware des Unternehmens in einem geeigneten Format (z. B. PDF/A oder PDF) erstellt, aufgeteilt nach Jahr oder Monat, je nach Größe und Art des Ledger-Typs, und mit dem Generierung einer Indexdatei, die Schlüsselmetadaten enthält. Anschließend sieht das Verfahren die telematische Übertragung von den Systemen des Unternehmens an den Standardarchivierungsdienst des Outsourcers vor. Die Übertragung bzw. Hinterlegung der aufzubewahrenden Dateien erfolgt über einen sicheren Anwendungsdialog direkt mit einem Konnektor , der das Buchhaltungsmanagementsystem mit dem Aufbewahrungsdienst verbindet.

Zur Vervollständigung der elektronischen Aufzeichnungen, beispielsweise im Journal, wird empfohlen, dass der Unternehmer oder sein Beauftragter gemäß Artikel 2215-bis des Zivilgesetzbuchs eine digitale Signatur anbringt ; diese digitale Signatur mit automatischem Verfahren kann z. B. auch von den Systemen des Preservation Providers mit einem digitalen Signaturzertifikat eines Unternehmensvertreters schnell und transparent durch Vollmacht angebracht werden, bevor der operative Prozess der legalen elektronischen Archivierung fortgesetzt wird. Im Falle eines Inventarbuchs muss die oben genannte digitale Signatur gemäß den Bestimmungen von Art. 2217 des Bürgerlichen Gesetzbuches.

Der operative Prozess der Erhaltung wird vollständig vom Preservation Provider verwaltet und sieht die Generierung des Erhaltungsindex innerhalb der gesetzlichen Frist (innerhalb von drei Monaten nach Abgabe der Steuererklärung) gemäß dem Interoperabilitätsstandard UNI SInCRO 11386:2020 vor auf dem die digitale Signatur des Betreuers des Denkmalpflegedienstes und ein Zeitstempel (Datenzertifizierung) angebracht sind.

Während der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist (Art. 2220 des Bürgerlichen Gesetzbuchs) werden die aufbewahrten Dokumente und das Erhaltungsverzeichnis recherchierbar und einsehbar gemacht, auch für Ausstellungszwecke.

So zahlen Sie die Stempelsteuer

Wir erinnern Sie auch daran, dass die Zeitschrift und das Inventarbuch der Stempelsteuer unterliegen. Um die richtige Modalität für die Zahlung der Stempelsteuer für die Führung des Journals und des Inventarbuchs festzulegen, müssen Sie unterscheiden, ob die oben genannten Geschäftsbücher mit mechanischen Systemen geführt und zu Aufbewahrungszwecken auf Papier geführt werden, oder ob sie geführt und aufbewahrt werden digital nach AgID-Richtlinien. Bei der digitalen Buchführung und Aufbewahrung zum Zwecke der Steuererhebung gelten die Bestimmungen des Art. 6 des Ministerialerlasses vom 17. Juni 2014 ist anzuwenden.

Für Einzelunternehmer, Personengesellschaften, Genossenschaften, Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit, Konsortien, Körperschaften und Vereinigungen ist eine Stempelsteuer in Höhe von 16,00 € zu entrichten , die sich auf 32,00 € erhöht, für jeweils 2.500 Registrierungen oder Bruchteile davon (wobei Registrierung bedeutet der einzelne Abrechnungsvorgang), innerhalb von 120 Tagen nach Ende des Geschäftsjahres und ausschließlich auf telematischem Wege, dh mittels des Zahlungsmodells F24 mit der Steuerkennziffer „ 2501 “ mit der Bezeichnung „Stempelgebühr auf Bücher, Register und andere relevante Dokumente “. für Steuerzwecke – Artikel 6 des Dekrets vom 17. Juni 2014“.

Auflösung Nr. 161/E vom 9. Juli 2007 stellte klar, dass für das Journal ein einziges Buchungsereignis durch jede wirtschaftliche Transaktion dargestellt wird, die in doppelter Erfassung erfasst wird, unabhängig von der Anzahl der detaillierten Zeilen. Für das Inventarbuch hingegen bezieht sich ein einziger Buchungsvorgang auf die Registrierung, die sich auf jedes einzelne Wirtschaftsgut bezieht, sowie auf die Registrierung des Erläuterungsvermerks.

Die Vorschriften über die ordnungsgemäße Ausstellung

In Bezug auf die Ausstellung von Aufzeichnungen und Dokumenten, die für Steuerzwecke relevant sind, Absatz 2 der Kunst. 5 des oben genannten Ministerialerlasses sieht vor, dass im Falle von Audits, Kontrollen oder Inspektionen das elektronische Dokument lesbar gemacht und auf Anfrage in Papierform oder auf elektronischen Datenträgern in den Räumlichkeiten des Steuerpflichtigen oder am Ort, an dem die Aufzeichnungen aufbewahrt werden, verfügbar gemacht werden muss , wie von der Partei gemäß Art erklärt. 35, Absatz 2, Buchstabe d) des Mehrwertsteuerdekrets.

Paragraf 4.9 der AGID-Richtlinien zu „Ausstellungsarten“ legt fest, dass unbeschadet der Verpflichtungen zur Ausstellung von Dokumenten, die in den geltenden Vorschriften vorgesehen sind, das Archivierungssystem autorisierten Parteien direkten Zugang zu den aufbewahrten digitalen Objekten ermöglicht, auch aus der Ferne durch die Herstellung von Distributionspaketen nach den im Konservierungshandbuch beschriebenen Methoden.

Ist es möglich, die Vergangenheit zurückzugewinnen?

Ja, historische Aufzeichnungen aus früheren Geschäftsjahren können abgerufen werden. Dafür sorgen die Bestimmungen des Art. 4 des Ministerialdekrets vom 17. Juni 2014. Um historische Dokumente zu entmaterialisieren, können Sie in den meisten Fällen Computerkopien von analogen Originalen erstellen, indem Sie einfach echte und genaue PDF/A- oder PDF-Kopien von Buchhaltungsdokumenten aus früheren Perioden aus Ihrer Buchhaltungssoftware extrahieren, ohne den kostspieligen und mühsamen Umweg gehen zu müssen Prozess des Massenscannens.

Das Scannen kann nicht vermieden werden, wenn Stempel oder Siegel auf dem ursprünglichen Papierdokument vorhanden sind, die vom Steuerzahler verlangen, durch Scannen eine wahrheitsgetreue Bildkopie zu erstellen. Sowohl bei Computerkopien als auch bei Bildkopien muss die Generierung abgeschlossen werden, indem die digitale Signatur auf der Einzelkopiedatei angebracht wird, was auch durch einen massiven automatischen Signaturprozess erfolgen kann, der an den Restaurator delegiert wird. Hinsichtlich des Zeitpunkts der Rückforderung ist es ratsam, sie nach Steuerperioden in geordneter Weise durchzuführen, um im Falle einer behördlichen Aufforderung eine ordnungsgemäße Ausstellung zu erleichtern; es gibt keine gesetzliche Frist für die Dematerialisierung historischer Dokumente, aber das ursprüngliche Papierdokument kann nicht vernichtet werden, wenn die Ersatzaufbewahrung nicht abgeschlossen ist.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Verfahren der vollständigen Digitalisierung in den Phasen der Buchhaltung ein bewährter betrieblicher Prozess ist, der sowohl in italienischen Unternehmen bereits weit verbreitet ist als auch von den zuständigen Behörden (Finanzverwaltungen, Justizbehörden, Kontrollbehörden usw.) sehr geschätzt wird. .