Der ultimative Leitfaden zum Einrichten einer geschäftlichen Telefonnummer

Es ist nicht immer eine gute Idee, Ihre Telefonnummer zu verwenden, um geschäftliche Anrufe zu tätigen oder anzunehmen. Einer der vielen Gründe ist, dass Sie selbst in den frühen Morgenstunden geschäftliche Anrufe erhalten, was nicht professionell ist. Solche Anrufe sollten an die Business Line weitergeleitet werden, es sei denn, es handelt sich um einen Notfall.

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Eine geschäftliche Telefonnummer trägt dazu bei, die Professionalität Ihres Unternehmens zu etablieren. So hinterlassen Sie einen positiven ersten Eindruck und bauen das Vertrauen Ihrer Kunden in Ihr Unternehmen auf. Wenn Sie jedoch keine offizielle geschäftliche Telefonnummer haben, richten Sie am besten eine ein.

Es ist wichtig zu wissen, dass Unternehmen unterschiedlich sind und auf die Bedürfnisse verschiedener Nischen eingehen. Daher ist es bei der Einrichtung Ihrer geschäftlichen Telefonnummer entscheidend, diejenige auszuwählen, die Ihren organisatorischen Anforderungen entspricht.

Um Ihnen zu helfen, enthält dieser Artikel eine Anleitung zum Einrichten einer geschäftlichen Telefonnummer. Weiter lesen!

Warum Sie eine geschäftliche Telefonnummer brauchen

Eine geschäftliche Telefonnummer zu haben, bietet zahlreiche Vorteile. Abgesehen davon wäre es aus vielen Gründen hilfreich, wenn Sie erwägen, eine geschäftliche Telefonnummer zu haben. Dazu gehören:

1. Verbesserte Kundenerfahrung

Wenn Sie eine geschäftliche Telefonnummer haben, ist es einfacher für Sie, ein besseres und persönlicheres Erlebnis für Ihre Kunden und Kunden zu schaffen. Wenn Sie eine geschäftliche Telefonnummer mit einer Funktion wie einer virtuellen Empfangsdame haben, ist es für den Kunden einfacher, die gesuchte Person nach dem Weg zu finden und Anfragen zu stellen.

Darüber hinaus werden Sie beim Annehmen der Anrufe und beim Vorstellen formeller und professioneller, was sich von einem persönlichen Anruf unterscheidet. Daher vermeiden Sie es, „Hallo“ oder „Hallo“ zu sagen, was für einen Kunden oder Auftraggeber abschreckend sein kann. Stattdessen stellst du dich mit deinem Namen vor und fragst den Kunden, wie du ihm helfen kannst. Dies kann dazu beitragen, die Kundenbindung und den Ruf der Marke aufzubauen.

Um Ihr Kundenbeziehungsmanagement zu optimieren, können Sie zusätzlich zu einer geschäftlichen Telefonnummer auch die Verwendung von ringloser Voicemail wie Drop Cowboy Ringless Voicemail in Betracht ziehen. Dies wird Ihnen helfen, Ihre klingellosen Voicemail- und SMS-Kampagnen zu automatisieren. Dadurch haben Ihre Teammitglieder mehr Zeit, sich darauf zu konzentrieren, die Anrufe und Fragen von Kunden zu beantworten, die Sie direkt anrufen und Ihnen Nachrichten senden.

2. Erweiterte Funktionen zur Verbesserung der Anrufverwaltung

Die Verwendung geschäftlicher Telefonnummern bietet Ihnen den Vorteil, auf Funktionen zuzugreifen, die Sie bei Verwendung einer privaten Leitung nicht haben. Beispielsweise ist das Weiterleiten eines privaten Anrufs an ein anderes Teammitglied eine Herausforderung, aber möglich, wenn eine geschäftliche Telefonnummer verwendet wird.

Der Grund, warum dies mit einer Geschäftsnummer so einfach ist, liegt darin, dass sie mit einzigartigen Anrufverwaltungselementen wie Firmenverzeichnissen und Nebenstellen ausgestattet sind. Diese sind unerlässlich, um die vielen Anrufe von oder zu Kunden, Auftraggebern und Geschäftspartnern effektiv zu bearbeiten.

Darüber hinaus haben geschäftliche Telefonnummern folgende Merkmale:

1. Anruferkennung, damit Sie wissen, wer anruft und ob Sie den Anruf annehmen sollen

2. Sofortige Benachrichtigungen im Falle eines verpassten Anrufs

3. Mit der Voicemail-Transkription können Sie Voicemail-Nachrichten lesen, anstatt sie abzuhören

Die Essenz all dieser Funktionen besteht darin, die Kommunikation am Arbeitsplatz zu optimieren und die zu priorisierenden Telefonanrufe zu kennen.

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Arten von Telefonnummern

Es gibt verschiedene Arten von Telefonnummern, jede mit einzigartigen Merkmalen. Die Art der Telefonnummer, die Sie für Ihr Unternehmen wählen, ist ebenfalls eine wichtige Überlegung. Hier sind die wichtigsten Arten von Nummern, die Sie für Ihr Unternehmen verwenden können:

1. Lokale Telefonnummer

Diese Art von Nummer dient dazu, die lokale Präsenz Ihres Unternehmens zu etablieren. Idealerweise ist es mit einem bestimmten Bereich oder Standort verbunden oder damit verbunden, damit Interessengruppen, die nicht Teil Ihrer Organisation sind, leichter wissen, wo sich Ihr Unternehmen befindet.

Auch wenn eine lokale Nummer Ihren Standort festlegt, können Sie auch lokale Nummern mit einem anderen Code als dem erhalten, an dem Sie Ihr Unternehmen betreiben. Der Vorteil davon ist, dass es Ihnen hilft, eine dominante Präsenz in Ihrem Staat, Land oder Ihrer Region zu haben.

2. Vanity-Nummern

Diese maßgeschneiderte oder personalisierte Nummer ermöglicht es Ihnen, relevante Phrasen oder Wörter hinzuzufügen. Ein Beispiel für eine solche Nummer ist 2-700-BAGS. Die Essenz der Verwendung einer Vanity-Nummer besteht darin, die Namenserkennung für Personen zu erleichtern, die Ihr Unternehmen nicht kennen.

Darüber hinaus verbessert eine solche Zahl das Gedächtnis. Wenn ein Kunde beispielsweise etwas bestellen möchte, sich aber daran erinnern muss, wie er Ihre Geschäftsnummer gespeichert hat, kann er nach dem Service wie der Lieferung suchen, und die Nummer wird auf seinem Bildschirm angezeigt. Danach können sie dich anrufen.

Wenn jemand Ihre geschäftliche Vanity-Nummer sieht oder hört, muss er im Idealfall nicht tiefer graben, um genau das zu finden, was Ihr Unternehmen anbietet. Sie werden Ihre Dienste sofort kennen und Sie anrufen, wenn sie sie brauchen.

Ein Hauptnachteil bei einer Vanity-Nummer ist, dass viele Unternehmen ähnliche Dienste anbieten; Daher wurden die meisten Nummern mit Phrasen oder Wörtern, die mit einem Produkt, das Sie verkaufen, identisch sind, genommen. Daher müssen Sie mit Ihren gewählten Phrasen oder Wörtern kreativ sein, um eine geeignete Vanity-Nummer für Ihr Unternehmen zu erhalten. Die Chancen, dass Sie eine kostenlose Vanity-Nummer erhalten, sind gering. Je nach Konditionen Ihres Anbieters müssen Sie also einen einheitlichen monatlichen Betrag zahlen.

3. VoIP-Nummer (Voice Over Internet Protocol).

Sie können eine VoIP-Telefonnummer erhalten, wenn Sie sich für einen geschäftlichen VoIP-Dienst anmelden. Auf diese Weise können Sie Anrufe über das Internet tätigen und entgegennehmen, solange Sie über eine stabile Verbindung verfügen. Von allen Telefonnummern, die Sie einrichten, haben Sie monatlich am meisten damit verbracht, auf die Dienste Ihres Anbieters zuzugreifen, wenn Sie sich für eine VoIP-Telefonnummer entscheiden.

Das Schöne ist jedoch, dass es dank aktueller Technologie verbesserte Funktionen hat; daher ist es skalierbarer. Außerdem entstehen Ihnen keine Kosten, wenn Sie die Nummer mit Ihrem Anschluss verbinden, da dies direkt über das Internet geschieht.

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4. Gebührenfreie Nummern

Diese Nummern sind allgemein dafür bekannt, dass sie mit einer Vorwahl zwischen 800 und 899 beginnen. Diese Nummern sind im Vergleich zu den anderen eindeutig, da sie frei gewählt werden können. Sie haben keinen Bezug zu einem Ort oder Gebiet.

Ihr Telefondienstanbieter kann Ihnen dabei helfen, eine gebührenfreie Nummer zu einem erschwinglichen Preis einzurichten. Darüber hinaus ist der Preis, den sie verlangen, erschwinglich, ungefähr 10 USD, so dass Sie sich nicht anstrengen müssen, monatlich zu zahlen. Da sie nicht an ein bestimmtes Gebiet oder einen bestimmten Ort gebunden sind, kann jeder aus Ihrem Land Ihr Unternehmen nahtlos kontaktieren.

So richten Sie Ihre geschäftliche Telefonnummer ein

Technologische Entwicklung und Fortschritte haben die Einrichtung einer geschäftlichen Telefonnummer einfacher gemacht. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, finden Sie hier eine Anleitung zum Einrichten Ihrer geschäftlichen Telefonnummer:

1. Wählen Sie eine geschäftliche Telefonnummern-App aus

Aufgrund des technologischen Fortschritts verwenden Unternehmen heutzutage Apps für geschäftliche Telefonnummern, um ihre geschäftliche Telefonnummer einzurichten. Eine App für geschäftliche Telefonnummern ist eine Software, mit der Sie die Art der geschäftlichen Telefonnummer auswählen können, die Sie entsprechend Ihren geschäftlichen Anforderungen bevorzugen. Darüber hinaus können Sie eine Nummer auf verschiedenen Geräten verwenden, die von Ihren Mitarbeitern gemeinsam genutzt werden können, sodass Sie Anrufe annehmen und weiterleiten, Sprachnachrichten aufzeichnen und vieles mehr können.

Bei der Auswahl des Anbieters für geschäftliche Telefonnummern müssen Sie sicherstellen, dass er seriös und für die Bereitstellung hochwertiger Dienstleistungen bekannt ist. Sie können sich verschiedene Anbieter anschauen und Preise vergleichen. Sie können auch Online-Rezensionen über ihre Dienste lesen.

Nachdem Sie sich für einen Anbieter entschieden haben, können Sie die App auf Ihr Telefon oder Ihren Computer herunterladen. Hier wählen Sie Ihre geschäftliche Telefonnummer aus und richten sie ein. Dies wird auch Ihr Team verwenden, um Anrufe und Textprozesse zu optimieren.

2. Wählen Sie eine Telefonnummer

Sobald Sie Ihre bevorzugte Nummernanbieter-App heruntergeladen haben, können Sie die gewünschte Telefonnummer auswählen. Bei der Auswahl der Nummer müssen Sie sich Zeit nehmen.

Der Grund dafür ist, dass einige Apps Ihnen die Möglichkeit geben, zwischen einer lokalen, Vanity- oder gebührenfreien App zu wählen. Wenn Sie mehr Markenbekanntheit schaffen möchten, können Sie sich für die Vanity-Option entscheiden, die Ihre Dienstleistungen vermarktet.

Eine lokale Nummer ist ideal, wenn Sie möglichst viele Kunden aus Ihrer Nähe haben möchten. Zunächst müssen Sie jedoch Ihre Ziele kennen und den gewünschten Nummerntyp auswählen.

Abhängig von Ihrem Anbieter zahlen Sie möglicherweise monatliche Gebühren für die folgenden Dienste:

1. Voicemail

2. Unbegrenzte Gesprächsminuten

3. Anrufaufzeichnung

4. Benutzerdefinierte Grüße

5. Anrufweiterleitung

6. Kostenlose Testversion

Es ist wichtig, sich für einen Anbieter zu entscheiden, dessen Dienstleistungen am besten zu Ihren Anforderungen passen, um Ihre Abläufe zu verbessern und Ihren Kunden das beste Erlebnis zu bieten.

3. Erstellen Sie eine personalisierte Begrüßung

Nachdem Sie die App heruntergeladen, alle Anmeldeanweisungen befolgt und Ihre bevorzugte Nummer ausgewählt haben, besteht der nächste Schritt darin, eine Begrüßung zu erstellen. Nachdem Sie die benutzerdefinierte Begrüßung festgelegt haben, ist sie das Erste, was Ihre Kunden hören, wenn sie Ihre Geschäftsnummer anrufen oder wählen.

Ein Beispiel für eine Standardbegrüßung, die Sie aufzeichnen können, ist „Vielen Dank, dass Sie ABC Company kontaktiert haben. Für Rückfragen drücken Sie die 1.“ Die Begrüßung muss nicht unbedingt so sein. Sie können es an Ihre geschäftlichen Anforderungen anpassen.

Wenn Sie sich nicht selbst aufzeichnen möchten, können Sie eine Software verwenden, die Ihnen dabei helfen kann, Ihre Begrüßung professionell zu sprechen. Versuchen Sie sicherzustellen, dass die Begrüßung Ihrem Geschäftsstil entspricht, um ihre Authentizität und Originalität nicht zu beeinträchtigen.

Um das Audio hochzuladen, müssen Sie den Anweisungen der App folgen und die für Sie am besten geeignete Option auswählen, z. B. die Aufnahme per Telefon oder Computer. Versuchen Sie so viel wie möglich sicherzustellen, dass die Aufnahme im MP3-Format vorliegt, und laden Sie sie dann hoch. Solange die Audiostimme ansprechend ist und eine angemessene Botschaft übermittelt, können Sie sie als benutzerdefinierte Begrüßung verwenden.

4. Vergessen Sie nicht die Erweiterungen

Die meisten Apps für geschäftliche Telefonnummern haben eine Vorkehrung für Nebenstellen. Mit dieser Funktion können Sie den Anrufer an die Person in der richtigen Organisationsabteilung weiterleiten. Ihre Erweiterungen können beispielsweise Folgendes beinhalten: „Um ein neues Konto zu eröffnen, drücken Sie die Eins; Für Anfragen zu Ihren Darlehen drücken Sie 2', und die Liste wird fortgesetzt.

Wenn Sie derjenige in der Leitung sind, können Sie den Anruf an den Experten weiterleiten, der sich um die Beschwerden des Kunden kümmert. Erweiterungen sind äußerst effektiv, wenn Sie ein großes Unternehmen betreiben. Wenn Sie also eine Kundenbegrüßung plus Nebenstellen haben, hilft Ihnen das, viele Kunden an einem Tag zu bearbeiten, anstatt nur eine Person anzurufen.

Möglicherweise haben Sie ein kleines Unternehmen gegründet. daher handhaben Sie die meisten Dinge unabhängig. In diesem Fall benötigen Sie keine Erweiterungen oder benutzerdefinierten Begrüßungen. Sie können direkt mit Ihren Kunden in Kontakt treten und auf deren Bedürfnisse eingehen.

5. Legen Sie Ihre Voicemail-Nachricht fest

Genau wie Sie Ihre Begrüßung eingerichtet haben, können Sie eine Standard-Voicemail-Nachricht einrichten, falls der Anrufer anruft und Sie seinen Anruf verpassen. Ein Beispiel ist: „Vielen Dank, dass Sie ABC Company kontaktiert haben. Sie werden angerufen, sobald der nächste Agent verfügbar ist.“ Alternativ können Sie ihnen auch sagen, dass sie eine Nachricht hinterlassen sollen.

Da dies Ihre Angelegenheit ist, liegt es an Ihnen zu entscheiden, wie Ihre Abwesenheits-Standardnachricht aussehen soll. Das einzige, was Sie tun müssen, ist sicherzustellen, dass es mit Ihren Geschäftsdiensten übereinstimmt. Beachten Sie außerdem, dass Sie die Voicemail-Nachricht jederzeit ändern und in eine bessere ändern können.

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6. Haben Sie eine geeignete Wartemusik

Manchmal erhalten Sie möglicherweise einen Anruf, während Sie ein anderes Gespräch führen. Daher müssen Sie den anderen Anrufer in die Warteschleife stellen. In diesem Fall ist es wichtig, dass Sie eine beruhigende Wartemusik haben, die den Anrufer zum Warten motiviert.

Wenn Sie nicht möchten, dass es buchstäblich Musik ist, können Sie ein Video aufnehmen, das die Dienstleistungen Ihres Unternehmens mit einem entspannenden instrumentalen Hintergrund erklärt, und es als Wartemusik verwenden. Dies ist eine Gelegenheit, für Ihr Unternehmen zu werben.

7. Testen Sie die neue Telefonnummer

Nachdem Sie die obigen Schritte ausgeführt haben, können Sie Anrufe senden und empfangen. In diesem Zusammenhang möchten Sie bestätigen, ob Sie die Schritte korrekt befolgt haben, indem Sie die Telefonnummer testen. Bestätigen Sie, dass die Begrüßung, Nebenstellen und Voicemail-Nachrichten gut platziert sind.

Sie können all dies tun, indem Sie Ihre Nummer verwenden, um das Unternehmen anzurufen. Sie können einen Freund mitnehmen, um die Dinge einfacher zu machen. Sie sind eine große Hilfe beim Experimentieren mit dem Wartemusik-Teil. Außerdem geben sie dir Feedback. Wenn sie auf Fehler hinweisen, zögern Sie nicht, sie zu korrigieren.

Abschluss

Es ist wichtig, eine geschäftliche Telefonnummer für Ihr Unternehmen zu haben. Dies trägt dazu bei, Ihre Abläufe zu rationalisieren und Ihre Professionalität zu verbessern. Dies erleichtert auch Anfragen für Ihre Kunden und bietet ihnen ein besseres Erlebnis. Wenn Sie Ihre private Nummer immer noch für Ihr Unternehmen verwenden, ist es daher an der Zeit, eine Aktualisierung vorzunehmen und Ihre geschäftliche Telefonnummer einzurichten.