Die Bedeutung eines umfassenden Compliance-Management-System-Frameworks

Ein Compliance-Management-System stellt sicher, dass Ihre Organisation interne Standards und externe Vorschriften einhält. Es trägt dazu bei, das Risiko der Nichteinhaltung zu minimieren und kann Ihrem Unternehmen auf lange Sicht sogar Geld sparen.

Ein umfassendes Compliance-Management-System-Framework, das unter Anleitung eines Cybersecurity-Compliance-Services-Beraters entwickelt wurde, kann Ihrem Unternehmen dabei helfen, seine Kundendaten das ganze Jahr über zu schützen. Im Folgenden sind einige der wichtigsten Schritte zur Erstellung eines solchen Systems aufgeführt:

Risikoabschätzung

Angesichts der zunehmenden Verbreitung globaler Vorschriften und steigender Erwartungen der Stakeholder sind Unternehmen einem größeren Compliance-Risiko ausgesetzt als je zuvor. Daher müssen sie über ein umfassendes Compliance-Management-System-Framework verfügen, das sich auf die durchgängige Verwaltung von ESG-, Cyber-, Drittanbieter-Risikomanagement und anderen Risiken konzentriert.

Risikobewertungen sind der Ausgangspunkt für Bemühungen zur Risikominderung und sollten sich auf die Ermittlung möglicher Gefahren konzentrieren, die sich auf Unternehmensvermögen auswirken könnten. Dazu ist es wichtig, auftretende Risiken zu erkennen und zu bewerten. Dazu gehören IT-Systeme, physische Infrastruktur, Geschäftsabläufe und der Ruf eines Unternehmens.

Bei einer Risikobewertung sollte auch berücksichtigt werden, wie viel Zeit oder Geld das Unternehmen verlieren kann, wenn die identifizierten Risiken eintreten. Mithilfe dieser Kennzahl lässt sich feststellen, ob ein Risiko erheblich ist oder nicht. Institutionen mit einem robusten CMS führen in der Regel regelmäßig umfassende Risikobewertungen durch, und die Häufigkeit dieser Bewertungen nimmt mit zunehmender Komplexität und Größe einer Institution zu. Die Ergebnisse dieser Bewertungen werden für die operative Planung und Überwachung verwendet. Der Risikobewertungsprozess sollte eine kontinuierliche, dynamische Anstrengung sein, an der der Vorstand, die Geschäftsleitung und die interne Revision beteiligt sind.

Überwachung

Da das Risikoumfeld immer komplexer wird und Compliance-Richtlinien immer anspruchsvoller werden, erkennen Unternehmen, dass mehr als bereits bestehende Compliance-Management-Vorgänge erforderlich sein werden, um steigende regulatorische Anforderungen zu erfüllen. Während viele Unternehmen sich beeilen, neue Technologien einzuführen und ihre internen Strukturen umzugestalten, ist ein ganzheitlicher Ansatz für das Risikomanagement erforderlich, um den Erfolg sicherzustellen.

Ein wesentliches Element jedes effektiven Compliance-Management-Systems ist der Überwachungsprozess. Es handelt sich um die Funktion, die überprüft, ob eine Organisation alle internen und externen Vorschriften einhält. Ein robustes Überwachungsprogramm erkennt und behebt Mängel selbst und stellt sicher, dass alle relevanten Standards eingehalten werden.

Unternehmen, die Kreditkartendaten sammeln, verarbeiten, übertragen oder speichern, müssen andere Branchenstandards einhalten, um das Risiko von Sicherheitsverletzungen zu minimieren, die zu hohen Bußgeldern von Banken oder Zahlungsabwicklern führen können. In diesen Fällen ist es von entscheidender Bedeutung, dass alle Mitarbeiter einer Organisation voll fähig, qualifiziert und ausreichend motiviert sind, diese Risiken zu bewältigen und zu mindern. Darüber hinaus sollten leitende Compliance-Mitarbeiter die entsprechende Autorität und Unabhängigkeit von den Geschäftsbereichsleitern erhalten, um ihre Aufgaben effektiv wahrnehmen zu können.

Berichterstattung

Sich über regulatorische Änderungen auf dem Laufenden zu halten, kann Zeit und Mühe kosten. Ein System, das es Ihnen ermöglicht, Compliance-Prozesse zu rationalisieren und in Ihre Geschäftsabläufe zu integrieren, kann dazu beitragen, diese Belastung zu verringern. Ein umfassendes GRC-Tool kann Ihnen außerdem dabei helfen, automatisierte Berichte und Warnungen zu erstellen, die die Überwachung erleichtern.

Stellen Sie sicher, dass Sie über ein System zur Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern verfügen und fördern Sie regelmäßig die wechselseitige Kommunikation. Dazu gehört die Bereitstellung eines Mechanismus, mit dem Mitarbeiter Compliance-Probleme, unethisches Verhalten oder Betrug melden können, ohne Angst vor Vergeltungsmaßnahmen haben zu müssen. Je besser Ihre Mitarbeiter die Bedeutung des Compliance-Managements verstehen, desto engagierter werden sie sein.

Die Investition in ein umfassendes Compliance-Management-System hilft Ihnen, gegenüber den Aufsichtsbehörden auf der richtigen Seite zu bleiben, über stabile Finanzabteilungen zu verfügen und einen guten Ruf Ihres Unternehmens aufzubauen. Darüber hinaus kann die Nichteinhaltung von Vorschriften hohe Geldstrafen, Strafen und Anwaltskosten nach sich ziehen. Vermeiden Sie diese Kosten, indem Sie über ein System verfügen, das Ihre Risikostufen, Ihren Compliance-Status und Ihre Bedrohungen überwacht und verfolgt. So sind Sie jederzeit für eine Prüfung oder Zielüberprüfung gerüstet.

Ausbildung

Jede Organisation benötigt ein umfassendes Compliance-Management-System. Ein vollständiges Rahmenwerk trägt dazu bei, sicherzustellen, dass Richtlinien eingehalten werden und das Unternehmen nicht dem Risiko einer Datenschutzverletzung oder anderer Verstöße ausgesetzt ist. Dies gilt insbesondere, da die digitale Welle neue Risiken mit sich bringt, die angegangen und berücksichtigt werden müssen.

Damit ein Unternehmen über ein effektives Compliance-Management-System verfügt, sollte es Führungskräfte aus verschiedenen Abteilungen und Bereichen des Unternehmens umfassen. Anschließend sollten diese Führungskräfte sicherstellen, dass die Richtlinie umgesetzt und durchgesetzt wird. Dazu gehören Schulungen, die die Anforderungen der Richtlinien besprechen und sicherstellen, dass das Team über alle Richtlinienänderungen auf dem Laufenden ist.

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wird immer komplexer und strenger. Die Nichteinhaltung kann zu rechtlichen Sanktionen, finanziellen Verlusten und einem Rufschaden führen. Umfassende Compliance-Systeme stellen sicher, dass ein Unternehmen immer auf dem neuesten Stand der Branchenstandards ist und potenzielle Probleme angehen kann, bevor sie zu echten Bedrohungen werden.

Sanierung

Ein umfassendes Compliance-Management-System-Framework umfasst eine Abhilfekomponente zur Behebung von Verstößen und Schwachstellen, die durch Überwachung und Prüfung festgestellt wurden. Ein robustes CMS fördert die wechselseitige Kommunikation mit den Mitarbeitern und ermöglicht es ihnen, Fragen oder Bedenken zu melden, ohne Angst vor Vergeltungsmaßnahmen haben zu müssen.

Dies trägt dazu bei, eine „Silomentalität“ zu verhindern, bei der bestimmte Abteilungen nicht effektiv kommunizieren oder sich nicht an das Protokoll zur Meldung von Problemen halten, was zu Verstößen und regulatorischen Risiken führen kann. Ein gutes CMS überwacht auch Verbraucherbeschwerden, um potenzielle Verbraucherschäden oder andere Mängel oder Verstöße im Compliance-Risikomanagement zu identifizieren und dann geeignete Abhilfemaßnahmen zu ergreifen.

Die effiziente und koordinierte Verwaltung mehrerer gesetzlicher Vorschriften sowie Unternehmensrichtlinien und -verfahren stellt für Unternehmen eine Herausforderung dar. Eine zentralisierte, automatisierte Incident-Compliance-Management-Lösung kann einen Bezugspunkt für die Überwachung und Verfolgung von Vorfällen im gesamten Unternehmen bieten. Dies bietet einen ganzheitlicheren Überblick über die Compliance Ihres Unternehmens, eliminiert isolierte Prozesse und erleichtert dem Vorstand den Nachweis der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Zuverlässigkeitsstandards. Dies kann Ihnen helfen, kostspielige Strafen und rechtliche Schritte zu vermeiden.