8 Möglichkeiten, Ihren Gehaltsabrechnungsprozess zu optimieren

Der Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess kann für jedes Unternehmen eine Herausforderung sein und es kann leicht passieren, dass man sich in der administrativen Angelegenheit verzettelt. Jeder Unternehmer weiß, wie wichtig es ist, dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter korrekt und pünktlich bezahlt werden. Aber bei so vielen unterschiedlichen Vorschriften, Papierkram-Anforderungen und steuerlichen Auswirkungen ist es kein Wunder, dass der Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess so mühsam sein kann.

Sich über diese Vorschriften und Änderungen auf dem Laufenden zu halten, kann für das Gehaltsabrechnungsteam eine Menge zusätzlicher Arbeit bedeuten. Der Schlüssel zur Gewährleistung eines optimierten Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesses für Ihr Unternehmen oder Unternehmen liegt in der Verbesserung der Effizienz auf allen Ebenen. Hier sind acht Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Ihre Gehaltsabrechnung optimal auf Ihre Geschäftsanforderungen zugeschnitten ist.

1. Kontrollieren Sie Ihre Kosten

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist einer der teuersten Aspekte der Führung eines Unternehmens. Es kann schwierig sein, diese Kosten zu kontrollieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Gehaltsschecks der Mitarbeiter stets pünktlich ausgezahlt werden. Es gibt jedoch viele Möglichkeiten, die Ausgaben für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu reduzieren. Unternehmer, die ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung effizienter verwalten, erzielen im Laufe der Zeit häufig erhebliche Einsparungen. Analysieren Sie zunächst die Kosten pro Mitarbeiter und Abteilung, um Bereiche zu identifizieren, in denen die Kosten nicht gleichmäßig verteilt werden.

Führen Sie eine genaue Tabelle aller Lohnausgaben, einschließlich Sozialleistungen und Prämien für jeden Mitarbeiter, um zu ermitteln, wofür Sie jede geleistete Arbeitsstunde ausgeben. Nutzen Sie die in Ihrer Kostenanalyse gesammelten Daten, um einen Plan zu erstellen, der dabei hilft, zukünftige Gebühren für die Lohn- und Gehaltsabrechnung unter Kontrolle zu halten und gleichzeitig das Produktivitätsniveau der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten, die an der Einhaltung von Fristen arbeiten. Informieren Sie sich außerdem darüber, wofür Sie in Ihrem Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem bezahlen und wie viel es pro Transaktion kostet.

Entscheiden Sie sich für die beste Lohnbuchhaltungssoftware mit transparenten Gebühren, damit Sie genau verstehen, wofür jeder Dollar ausgegeben wird. Wenn Ihre Rechnungen versteckte oder unklare Belastungen enthalten, wenden Sie sich umgehend an Ihren Anbieter, da dies ein Zeichen für einen unerfahrenen oder unehrlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst sein könnte. Stellen Sie sicher, dass Sie die Kostenstruktur verstehen, bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen, und bitten Sie bei Bedarf um Klarstellung, um sicherzustellen, dass es später keine überraschenden Rechnungen gibt.

Für Sie empfohlen: Wie Unternehmen Business Intelligence nutzen, um ihre Prozesse zu optimieren?

2. Optimierung des Prozesses der Datenbeschaffung

Wenn Sie sicherstellen, dass jeder Zugriff auf alle seine Daten hat, können Sie leichter Maßnahmen ergreifen und Änderungen vornehmen. Wenn Sie Tabellenkalkulationen verwenden, sollten Sie darüber nachdenken, eine Masterkopie zu erstellen, die Sie mit Ihrem Team teilen. Auf diese Weise können sie neue Informationen hinzufügen und vorhandene Daten bearbeiten, ohne mehrere Dateien zu aktualisieren oder E-Mails hin und her zu senden. Erstellen Sie einen Zeitplan für die Abwicklung der Gehaltsabrechnungsaktivitäten, um sicherzustellen, dass Ihr Team jedes Mal, wenn es Daten aktualisieren oder Änderungen vornehmen muss, denselben Prozess befolgt.

Erstellen Sie beispielsweise Standardarbeitsanweisungen (Standard Operating Procedures, SOPs), die festlegen, wie oft Sie Akten mit Mitarbeitern überprüfen, Gehaltsprüfungen durchführen usw., damit jeder seine Verantwortlichkeiten bei jedem Schritt im Prozess kennt. Entscheiden Sie sich für eine automatisierte Datenerfassungsoption, um Ihre Gehaltsabrechnung zu optimieren und Fehler zu vermeiden, die bei manueller Verarbeitung oder Tabellenkalkulationen passieren können. Mit den korrekten Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten können Sie Dinge wie die geleistete Arbeitszeit, Gehaltssätze basierend auf Berufsbezeichnungen oder Erfahrungsniveaus, Gehaltserhöhungen für Mitarbeiter, die schon lange in Ihrem Unternehmen beschäftigt sind, usw. nachverfolgen und aktualisieren.

3. Finden Sie heraus, was andere Abteilungen tatsächlich brauchen

Einer der größten Fehler, den Unternehmen bei der Rationalisierung ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung machen, besteht darin, dass sie sich nicht mit anderen Abteilungen, insbesondere der Buchhaltung, in Verbindung setzen. Wenn Ihre Geschäftsabteilungen zu irgendeinem Zeitpunkt keinen Zugriff auf das haben, was sie benötigen, können Sie nie davon ausgehen, dass Ihr Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess reibungslos abläuft. Finden Sie heraus, was andere Abteilungen tatsächlich benötigen, und legen Sie Wert darauf, ihnen die benötigten Informationen zeitnah zur Verfügung zu stellen.

Wenn Sie beispielsweise ein einfaches Geschäftsmodell haben, bei dem Ihre Buchhaltungsabteilung nur die Gesamtzahl der Arbeitsstunden jedes Mitarbeiters kennen muss, ist es nicht erforderlich, einen Buchhaltungsjournaleintrag zu erstellen. Wenn jedoch bestimmte Einträge im Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung vorgenommen werden müssen, damit die Jahresabschlüsse und Steuern Ihres Unternehmens korrekt eingereicht werden können, stellen Sie sicher, dass diese in der Buchhaltung vorgenommen werden. Indem Sie jeder Abteilung die benötigten Informationen zur Verfügung stellen, können Sie Ihren Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess optimieren.

4. Verwalten Sie die automatische Gehaltsabrechnung effizienter

Die Erfassung der Mitarbeiter in der Gehaltsabrechnung ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass ihre Gehaltsschecks pünktlich und in der richtigen Höhe ausgezahlt werden. Wenn Arbeitgeber jedoch eine große Anzahl von Arbeitnehmern in die Lohn- und Gehaltsabrechnung eintragen müssen, kann die Durchführung dieser Aufgabe mehrere Stunden dauern. Diese ineffiziente Nutzung wertvoller Unternehmensressourcen birgt ein großes Risiko für menschliches Versagen, da so viele verschiedene Personen beteiligt sind. Arbeitgeber sollten stattdessen den Anmeldeprozess automatisieren.

Erwägen Sie die Integration in eine automatisierte Onboarding-Lösung, die auch neue Mitarbeiter für die Personalabteilung und andere Unternehmensdienste wie Sozialleistungen oder Lohnsteuern anmelden kann. Sie sollten auch automatische Anpassungen aktivieren, wenn sich der Status eines Mitarbeiters ändert, beispielsweise wenn er befördert wird oder zwischen Abteilungen wechselt. Die Automatisierung der Registrierung in der Gehaltsabrechnung ist ein großer Schritt zur Rationalisierung des gesamten Prozesses und für einen reibungsloseren Ablauf Ihrer Gehaltsabrechnungen ohne zusätzliche Technologie.

Vielleicht gefällt Ihnen: Business Reputation Management – ​​Ein umfassender Leitfaden.

5. Nutzen Sie neue Geschäftstechnologien

Eine weitere effektive Möglichkeit, Ihren Gehaltsabrechnungsprozess zu optimieren, ist die Einführung neuer Geschäftstechnologien. Auf diese Weise können Sie viele Aufgaben automatisieren und es Mitarbeitern und Abteilungsleitern erleichtern, mehrere Projekte gleichzeitig abzuwickeln. Dies können Sie erreichen, indem Sie Online-Systeme nutzen, die eine schnelle Datenerfassung ermöglichen und gleichzeitig Zahlungsprozesse wie Reporting und Rechnungsstellung automatisieren.

Betrachten Sie einige dieser Optionen:

• Automatisieren Sie Ihre Zeiterfassung mit einer Zeiterfassungs-App oder laden Sie auf den Geräten die Arbeitszeittabellen Ihrer Mitarbeiter vor, auf die diese selbstständig zugreifen können. Bei einer solchen Lösung müssen Sie die geleisteten Arbeitsstunden und Zeitstempel nicht manuell berechnen, was den Vorgang vereinfacht.
• Wenn Sie darin investieren, können Sie Rechnungen erstellen und elektronisch versenden und so den Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben wie die Rechnungsstellung an Kunden oder die Erstellung von Gehaltsabrechnungen reduzieren.
• Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, ihre Urlaubsanträge und Spesenabrechnungen über eine Online-Plattform für die Zusammenarbeit selbst zu verwalten. Auf diese Weise können sie bei Bedarf Anträge stellen und Ausgaben in Echtzeit verfolgen.
• Nutzen Sie automatisierte Benachrichtigungen, um alle auf dem Laufenden zu halten, wenn es darum geht, Änderungen vorzunehmen, Urlaubsanträge einzureichen oder Ausgaben zu prüfen.

Wenn Sie in Unternehmenstechnologie investieren, stellen Sie sicher, dass Sie den größtmöglichen Nutzen daraus ziehen, indem Sie Ihre Mitarbeiter in der Verwendung der einzelnen Tools schulen. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder diese Systeme nutzt, um den Nutzen zu maximieren und den Zeitaufwand für die Eingabe von Daten oder die Untersuchung von Problemen zu minimieren.

6. Bleiben Sie über neue Gesetzesänderungen auf dem Laufenden

Sie sollten auch verstehen, welche Auswirkungen neue Gesetze auf Ihr Unternehmen haben und welche Auswirkungen sie auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung haben. Stellen Sie sicher, dass Sie über bevorstehende Änderungen informiert sind, damit Sie nicht ins Hintertreffen geraten, sobald sie in Kraft treten. Bundes- und Landesgesetze bieten Unternehmen in der Regel ein Zeitfenster, um sich an Änderungen anzupassen. Sie möchten jedoch so schnell wie möglich Maßnahmen ergreifen. Sie möchten nicht, dass Sie aufholen müssen, wenn die Frist abläuft.

Stellen Sie sicher, dass alle neuen Änderungen zeitnah umgesetzt werden. Bedenken Sie, dass ein Teil der Gewährleistung eines optimierten Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesses auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erfordert. Jede Störung Ihrer bestehenden Prozesse aufgrund mangelnder Compliance kann leicht Ihren gesamten Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess zum Scheitern bringen und möglicherweise sogar das Risiko einer Prüfung mit sich bringen. Darüber hinaus ist es wichtig, dass auch alle Mitarbeiter über Änderungen informiert sind. Dies gilt insbesondere dann, wenn sich im Rahmen der neuen Gesetzgebung Änderungen an ihrem Lohnsatz oder ihren Abzügen ergeben haben.

7. Integrieren Sie die Gehaltsabrechnung mit anderen Geschäftsfunktionen

Eine weitere Möglichkeit, Ihren Gehaltsabrechnungsprozess zu optimieren, besteht darin, ihn in andere Geschäftsfunktionen zu integrieren. Sie können dies tun, indem Sie eine Software oder einen Dienst verwenden, der über erweiterte Integrationen verfügt, wie z. B. Xero, FreshBooks und mehr. Die meisten gängigen Buchhaltungssoftwarelösungen verfügen mittlerweile über integrierte Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste, die es Ihnen ermöglichen, Finanzdaten aus diesen Programmen in Ihr Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem zu importieren, sodass Sie die Daten nicht manuell eingeben müssen.

Dies ermöglicht einen genaueren Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess, verringert das Risiko menschlicher Fehler und erleichtert Ihnen die Einreichung Ihrer Steuern am Jahresende. Durch die Integration Ihrer Gehaltsabrechnung in andere Geschäftsfunktionen können Sie den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Erledigung lohnabrechnungsbezogener Aufgaben reduzieren und so mehr Zeit für andere Aufgaben haben. Wenn Sie beispielsweise ein Kleinunternehmer sind, kann Ihnen ein integrierter Prozess ermöglichen, sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens zu konzentrieren und gleichzeitig die Gewissheit zu haben, dass Ihre Gehaltsabrechnungen korrekt und pünktlich bezahlt werden.

8. Holen Sie sich die Unterstützung, die Sie brauchen, wenn Sie sie brauchen

Manchmal kann es vorkommen, dass Sie auf Probleme mit der Gehaltsabrechnung stoßen, die Sie nicht alleine lösen können. Wenn es beispielsweise eine komplexe Änderung des Steuergesetzes gibt oder der IRS Fragen zu etwas in Ihrer Lohnsteuer hat, ist es möglicherweise am besten, die Hilfe eines Experten in Anspruch zu nehmen. Dieser Experte kann ein Personalfachmann oder ein Buchhalter sein, der Erfahrung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung hat. Sie möchten nicht, dass Ihr Unternehmen leidet, weil Sie das Problem nicht sofort lösen können. Hier kann es hilfreich sein, die Hilfe von jemandem mit mehr Fachwissen in Anspruch zu nehmen.

Das könnte Ihnen auch gefallen: Wie können Sie mit LinkedIn mehr Leads für Ihr Unternehmen generieren?

Die Verwaltung Ihres Gehaltsabrechnungsprozesses sollte einfach sein

Mit diesen Tipps im Hinterkopf sollte Ihr Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess einfacher und effizienter werden. Unabhängig davon, ob Sie die Lohnabrechnung auslagern oder intern erledigen, sollten Sie in der Lage sein, Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung schneller zu erledigen. Denken Sie daran, dass Outsourcing nicht bedeutet, die Verantwortung für HR-Compliance und Unternehmenskultur abzugeben. Stellen Sie also sicher, dass der Outsourcer auch in diesen Fragen der Aufgabe gewachsen ist. Die Vorteile eines optimierten Prozesses liegen auf der Hand, aber auch der Zeit- und Arbeitsaufwand, der für die Inbetriebnahme erforderlich ist, liegt auf der Hand.

Stellen Sie also sicher, dass Sie sich Zeit nehmen, um zu verstehen, was Sie brauchen und wo die Prioritäten Ihres Unternehmens liegen. Nur dann können Sie einen möglichst effizienten Prozess umsetzen.