Die strategische Bedeutung des digitalen Archivs in einem Unternehmen

Das digitale Archiv eines Unternehmens ist in erster Linie das digitale Gedächtnis des Unternehmens , das überwiegend aus elektronischen Dokumenten besteht. Folglich ist es wichtig, dass Organisationen Dokumente auf angemessene Weise digital aufbewahren, um die Erinnerung an ihr Archiv über die Zeit zu bewahren .

Es ist an der Zeit, dass sich das Management der Notwendigkeit bewusst wird , tatsächlich eine digitale Kultur in ihren Organisationen aufzubauen, damit sie in der Lage sind, die Archive während ihres gesamten Lebenszyklus zu kennen und zu verwalten.

Das Computerarchiv von Dokumenten und Daten eines Unternehmens stellt den exklusiven und strategischen Reichtum für die Organisation dar, und sein Wert beschränkt sich nicht auf die digitalen Objekte, aus denen es besteht (dh die elektronischen Dokumente des Unternehmens), sondern betrifft die Prozesse, die Beziehungen und die Modalitäten angepasst, um sie im Laufe der Zeit zu bilden, zu verwalten und zu konservieren.

Die Gesetzgebung in Italien drängt auf eine ordnungsgemäße Bildung, Verwaltung und Erhaltung

Die italienische Gesetzgebung drängt Unternehmen dazu, Lösungen für elektronische Signaturen , Dokumentensysteme mit effektivem Workflow-Management und Funktionen zur digitalen Langzeitarchivierung einzuführen und zunehmend zu nutzen, die dem Gesetz entsprechen. Diese Systeme können intern vom Unternehmen verwaltet oder als „Software as a Service“ (SaaS) Cloud-Dienste durch spezialisierte, zertifizierte und qualifizierte Dienstleister wie Doxee genutzt werden.

Die Bestimmungen der primären Regulierungsquelle in Italien zur Digitalisierung, dargestellt durch den Digital Administration Code (CAD), auf den im Gesetzesdekret Nr. 82 vom 7. März 2005 und nachfolgende Änderungen und die damit verbundenen AgID-Richtlinien zu elektronischen Dokumenten, elektronischen Signaturen und Vertrauensdiensten, Vervielfältigung und Aufbewahrung von Dokumenten, elektronischer Kommunikation und digitalen Identitäten gelten auch für private Unternehmen .

Die CAD stellt fest, dass die aufzubewahrenden Bücher, Schriften und Unterlagen nach den Bestimmungen dieses Kodex und nach den AgID-Richtlinien auf EDV-Trägern erstellt und aufbewahrt werden können.

Dies wurde auch durch Art wiederholt. 2215-bis des Bürgerlichen Gesetzbuchs , der bestätigt, dass Bücher, Aufzeichnungen und Dokumentationen, deren Aufbewahrung gesetzlich oder durch Vorschriften vorgeschrieben ist oder die aufgrund der Art oder Größe des Unternehmens erforderlich sind, per Computer erstellt und aufbewahrt werden können, was primäre und Originalinformationen, von denen es möglich ist, auf verschiedenen Arten von Trägern Reproduktionen und Kopien für die gesetzlich zulässigen Zwecke anzufertigen.

Darüber hinaus gemäß Art. 43, Absatz 3 des CAD, Computerdokumente, deren Aufbewahrung gesetzlich oder durch eine Verordnung vorgeschrieben ist, müssen unter Einhaltung der gemäß Art. 71 CAD, also nach den Regeln der AgID-Richtlinien zur Erstellungsverwaltung und -erhaltung, die am 10. September 2020 in Kraft getreten und ab dem 1. Januar 2022 verpflichtend anzuwenden sind.

Die Pflichten zur Aufbewahrung und Ausstellung der Dokumente, die das digitale Archiv eines Unternehmens bilden, gelten für alle rechtlichen Zwecke mittels Computerdokumenten als erfüllt, wenn die verwendeten Verfahren den AGID-Richtlinien entsprechen, wie in Artikel 20 Absatz 5-bis und Artikel 43 Absatz vorgeschrieben 1.

Für Unternehmen besteht die Herausforderung darin, sicherzustellen, dass Computerdokumente, die heute erstellt oder erhalten werden, auch in ferner Zukunft gelesen und verwendet werden können, um ihren rechtlichen Wert und ihre korrekte Platzierung in den Unternehmensarchiven sicherzustellen.

Dieses Ziel kann nur durch den Einsatz von Dokumentensystemen und Archivierungsdiensten erreicht werden, die die Einhaltung der technischen Regeln der AgID-Richtlinien gewährleisten und die hohen Sicherheits- und Vertraulichkeitsanforderungen gewährleisten.

Aber was ist ein digitales Archiv?

Das digitale Archiv einer privaten Organisation, wie z. B. eines Unternehmens, besteht aus dem organischen Komplex und den Beziehungen der Dokumente, die von der Organisation im Laufe ihrer Tätigkeit erstellt oder erhalten wurden.

Der Historiker Jacques Le Goff definierte ein Dokument als „etwas, das bleibt “ , dh es wird genau hergestellt, um rechtzeitig aufbewahrt und denjenigen zugänglich gemacht zu werden, die ein Interesse daran haben, die in dem Dokument dargestellte Handlung oder Tatsache zu kennen.

Die Anforderungen an Integrität, Unveränderbarkeit, Authentizität, zeitliche Zuordnung, Verfügbarkeit und Bewahrung im Laufe der Zeit, die es garantiert, sind die Hauptziele, die ein Unternehmen zu planen wissen muss, um seine Computerarchive korrekt zu verwalten.

Dies ist im Digitalen Verwaltungskodex selbst vorgesehen, der in Art. 44, Absatz 1-ter, dass „in allen Fällen, in denen das Gesetz Aufbewahrungspflichten vorschreibt, auch für Private , das System zur Aufbewahrung elektronischer Dokumente für das Aufbewahrte Eigenschaften der Authentizität, Integrität, Zuverlässigkeit, Lesbarkeit, Wiederauffindbarkeit, nach den in den AgID-Richtlinien angegebenen Methoden.

Ein dauerhaft zuverlässiges Dokumentensystem erfordert vom Unternehmen Folgendes:

• Organisation und Kontrolle der Verantwortlichkeiten für die Erstellung, Pflege und Aufbewahrung von Unternehmensdokumenten;
• Einführung von Verfahren und Werkzeugen , die die gespeicherten Computerdokumente zeitlich und räumlich auf eine bestimmte Weise identifizieren, die Lesbarkeit und den einfachen Abruf von Dokumenten gewährleisten und Informationen identifizieren, einschließlich Metadaten, die mit den Dokumenten verbunden sind;
• Auswahl und Vertrauen in Anbieter, die auf die Verwaltung und Aufbewahrung digitaler Archive spezialisiert sind und die ein Höchstmaß an Sicherheit, Qualität und Zuverlässigkeit garantieren .

Bewahrung bedeutet die Organisation eines digitalen Archivs mit rechtlichem Wert , das von einem Informationssystem verwaltet und durch ein Organisationsmodell, Verfahren, Rollen, Aufgaben und Aktivitäten unterstützt wird, die im Bewahrungshandbuch beschrieben sind .

Digitalisierung ist in allen Unternehmensbereichen möglich

Das Referenzrecht zur Digitalisierung sieht seit einiger Zeit keine zeitliche Begrenzung des korrekten Digitalisierungsvorgangs in verschiedenen Unternehmensbereichen vor und ermöglicht so, dass die digitalen Archive des Unternehmens mit einer immer größer werdenden Menge von Dokumenten und digitalen Daten quergelegter Art gespeist werden auf Lager. Im Folgenden sind einige Branchen und praktische Beispiele für Arten von Geschäftsdokumenten aufgeführt:

• Dokumente mit Steuerrelevanz: Rechnungen und aktive und passive Notizen, aktive und passive Transportdokumente, NSO-Aufträge, Buchungsbücher und Register , Hilfsschriften, Jahresabschlüsse, Erklärungen, CU-Bescheinigungen, F24, Steuermitteilungen, Firmenbücher, Spesenabrechnungen und Quittungen, gestempelte Rechnungen für Steuervergünstigungen etc.
• Zivilrechtliche Dokumentation: Formulare, Zahlungsmitteilungen, Briefe, Einladungen, Mitteilungen, Mahnungen, Bestellungen, Verträge, Kontoauszüge, Korrespondenz, Quittungen, E-Mail- und PEC-Nachrichten, Computerprotokolle oder -aufzeichnungen, technische Dokumentation, Konformitätsbescheinigungen, Dokumentation des Qualitätsprozesses, Datenschutzeinwilligungen, Produktionsdokumentation usw.
• Arbeitsunterlagen: Gehaltsabrechnungen (in Italien, Libro Unico del Lavoro – LUL), Arbeitsverträge und Verwaltung des Arbeitsverhältnisses, Auftragsschreiben, Mitteilungen, Sozialversicherungs- und Steuererklärungen usw.
• Bankunterlagen: Konten (Einzahlungs- und Auszahlungsscheine), Verträge, garantierte Kreditdokumente, Handels- und Anlageverwaltungsdokumente, Registrierkasse, lokale Computeraufträge, dematerialisierte Schecks, ordnungsgemäße Verifizierungsdokumente usw.
• Versicherungsunterlagen: Versicherungspolicen und andere Belege, Versicherungsunterlagen für Lebens- und sonstige Schäden usw.
• Zolldokumentation: Dokumente zu Import, Export, Transit von Waren, Zollrechnungen, e-DAS usw.
• Klinische Dokumentation: Laboranalyseberichte, Berichte und Bilder der radiologischen Diagnostik und Nuklearmedizin, ambulante Berichte, Entlassungsbriefe, elektronische Krankenakten, FSE, elektronische Rezepte, Gesundheitsakten etc.
• Dokumentationen aus anderen Bereichen.

Vorteile über den gesamten Lebenszyklus eines IT-Archivs

Die Verwaltung eines digitalen Archivs bietet mittel- und langfristig wirklich relevante Vorteile, wenn sie auf den Prinzipien der Automatisierung und Vereinfachung der Dokumentenflüsse der Organisation während ihres gesamten Lebenszyklus basiert, entsprechend einem Weg, der auf eine höhere Effizienz abzielt , Effektivität, Transparenz und Compliance.

In Bezug auf digitale Prozesse erfordert die Fähigkeit, die Phasen des Dokumentenempfangs, der Produktion und Unterzeichnung, der Daten- und Dokumentenfreigabe, der Archivierung, der Speicherung und der Vernichtung von Dokumenten am Ende ihres Lebenszyklus zu optimieren, eine erhebliche Optimierung der internen und externen Beziehungsprozesse eines Unternehmens .

Ein integrierter Ansatz für die Einführung von Software und Diensten, die mit dem Dokumentenarchivierungssystem und dem Dienst für die digitale Langzeitarchivierung kommunizieren und den ausgetauschten und verarbeiteten Daten einen Mehrwert verleihen, ermöglicht es dem Unternehmen, viele Vorteile zu realisieren: die Zeit und damit die Betriebskosten zu reduzieren Verwaltung von Dokumentenflüssen, um sie einfacher zu machen; eine drastische Reduzierung menschlicher Fehler zu erreichen; um die Streuung von Dokumenten zu beseitigen; Verbesserung der Genehmigungs-, Überwachungs- und Kontrollprozesse ; um Sicherheit und Transparenz zu erhöhen; und zu einem Modell der ökologischen Nachhaltigkeit beizutragen .

Die Digitalisierung verschiedener Geschäftsprozesse ermöglicht es daher, viele verschiedene Arten von elektronischen Dokumenten zu erstellen und/oder zu speichern, die das digitale Archiv des Unternehmens speisen .

Formate und Dokumentmetadaten in einem digitalen Archiv

Um das digitale Gedächtnis eines Unternehmens zu erhalten, ist es daher notwendig, nicht nur auf digitale Objekte (zB Computerdokumente), verstanden als Bitfolgen und deren rechtliche Gültigkeitsvoraussetzungen, zu achten, sondern auch geeignete elektronische Formate zu übernehmen , die konform sind Anlage 2 der AgID-Richtlinien. Es ist auch notwendig, die Valorisierung des Metadatensatzes zu gewährleisten, der für die Indexierung der zu erweiternden Dokumente erforderlich ist. Dies geschieht, um die dokumentarischen Eigenschaften und die archivarische Einschränkung hervorzuheben, die durch die Menge logischer und formaler Beziehungen dargestellt wird, die zwischen den Dokumenten eines Archivs bestehen, was mit Anhang 5 der AgID-Richtlinien in Einklang stehen muss.

Metadaten sind nichts anderes als eine Reihe von Daten (Informationen), die mit einem digitalen Objekt verbunden sind, z. B. einem Computerdokument, um dessen Kontext, Inhalt und Struktur zu identifizieren und zu beschreiben sowie um seine Verwaltung im Laufe der Zeit im Archivierungssystem zu ermöglichen.

Für die Archivierung haben Metadaten verschiedene Funktionen. Diese reichen von der dauerhaften Identifizierung von Objekten und ihren Beziehungen, über die Speicherung der technischen und prozessualen Mechanismen der Entstehung, Erhaltung und Bewahrung, über Zugriffsrechte, Auswahllogiken, bis hin zur Beschreibung des Kontextes der Produktion und der anschließenden Aufbewahrung und Bewahrung .

Die aufzubewahrende Dokumentation sollte daher beschrieben werden in Bezug auf:

• Art der Dokumentation (z. B. Typ, Klasse);
• verwendetes Format;
• Liste und Beschreibung von Metadaten;
• Aufbewahrungsfrist;
• alle Informationen, die für die Aufbewahrung als nützlich erachtet werden.

Im Zeitalter der digitalen Gesellschaft wächst das Volumen der IT-Dokumente im Besitz italienischer Unternehmen exponentiell . Dies erfordert ein hochmodernes Aufbewahrungssystem, das Informationsbestände über die Zeit durch geeignete Metadaten verfügbar macht , was auch bedeutet , dass das Risiko beseitigt wird, trotz der Tatsache, dass kritische Probleme beim Abrufen, Zugreifen und Anzeigen von Dokumenten im Laufe der Zeit auftreten sie wurden dematerialisiert und digital archiviert.

Die Wichtigkeit, sich auf einen von Agid zertifizierten und qualifizierten Anbieter zu verlassen

Die Verwaltung der Aufbewahrung der Archive kann von der Gesellschaft durch Verträge, die die Aktivitäten der Aufbewahrung von Computerdokumenten und die Ernennung eines Datenverarbeitungsmanagers beauftragen, an spezialisierte Subjekte, die sogenannten Preservation Providers, ausgelagert werden.

Insbesondere die angewandten Regeln und Verfahren , die Professionalität der Verantwortlichen und die Qualität , insbesondere in Bezug auf Robustheit, Sicherheit und Zuverlässigkeit der eingesetzten Technologien, sind von großer Bedeutung. Daher ist die Entscheidung, die digitale Aufbewahrung der Archive eines Unternehmens einem zertifizierten und qualifizierten Anbieter anzuvertrauen, von entscheidender Bedeutung .

AgID-qualifizierte Preservation Provider haben die höchsten Qualitäts-, Sicherheits- und Organisationsanforderungen , die in Übereinstimmung mit europäischen Vorschriften durch die Richtlinien für die Erstellung, Verwaltung und Speicherung elektronischer Dokumente identifiziert werden. Private Unternehmen sind nicht verpflichtet, an Qualified Preservation Providers auszulagern , aber es wird dringend empfohlen , sich auf Lieferanten zu verlassen, die von der Agentur für digitales Italien wie Doxee qualifiziert sind, um die Verantwortung für In diesem Zusammenhang hat die AgID mit Beschluss Nr. 455 vom 25. Juni 2021 die neue Verordnung erlassen, die die Kriterien für die Erbringung der Dienstleistung zur Aufbewahrung von computergestützten Dokumenten definiert und die allgemeinen Anforderungen sowie die Qualität, Sicherheit und Sicherheit festlegt organisatorische Anforderungen für die Erbringung der Erhaltungsdienstleistung in besonderen Anhängen, mit der Einrichtung eines besonderen Marktplatzes für qualifizierte Erhaltungsdienste.