9 Schritte zum Versenden personalisierter Massen-E-Mails

Veröffentlicht: 2022-04-12

E-Mail-Marketing ist lebendig und gut – und es kann Ihnen dabei helfen, Ihr Unternehmen zu geringeren Kosten als viele andere Marketing- oder Verkaufstaktiken auszubauen. Das heißt, wenn Sie über die richtigen Tools und Strategien für Massen-E-Mails verfügen, um die Art von Kampagne zu starten, die Ihre gewünschten Ergebnisse erzielt. Sie fragen sich wahrscheinlich, wie genau Sie eine Strategie entwickeln und die richtigen Tools finden sollten – weshalb Sie auf diesem Artikel gelandet sind!

Obwohl das Versenden von Massen-E-Mails wie eine einfache Möglichkeit erscheint, Ihr Publikum anzusprechen, sind viele Schritte erforderlich, um eine E-Mail-Kampagne zu formulieren, bevor Sie bereit sind, auf die Schaltfläche „Senden“ zu klicken. Wenn Sie gerade erst mit dem Versenden von Cold-E-Mails oder Marketing-E-Mails beginnen, benötigen Sie wahrscheinlich ein paar Hinweise, um Ihre neueste Kampagne zu optimieren. Heute entdecken wir die 9 wichtigsten Schritte, die Sie unternehmen müssen, um eine erfolgreiche E-Mail-Kampagne zu starten und echte Ergebnisse zu sehen. Bevor wir zu weit vorgreifen, wollen wir Massen-E-Mails definieren.

Was sind Massen-E-Mails?

Massen-E-Mails, auch Massen-E-Mails genannt, werden gleichzeitig an große Personengruppen gesendet.

Schritte zum Senden personalisierter Massen-E-Mails

Massen-E-Mails gehören zu unserem täglichen Leben.

Wenn wir von Massen-E-Mails sprechen, beziehen wir uns auf das Versenden von E-Mails an viele Empfänger – oft Hunderte oder sogar Tausende, je nach Größe Ihrer Adressliste. Diese Nachrichten werden mit einem direkten Zweck gesendet und fallen normalerweise entweder in die Kategorien Marketing-E-Mails oder Verkaufs-E-Mails. Marketing-E-Mails werden gesendet, um ein bereits bestehendes Publikum anzusprechen, das sich für den Erhalt Ihrer Nachrichten entschieden hat. Verkaufsnachrichten haben meistens die Form von Cold-E-Mails, d. h. sie werden an Adressen gesendet, die aufgrund ihres Jobs, ihres Wohnortes oder eines anderen bestimmenden Faktors gesucht wurden. Die Art der E-Mails, die Sie senden, hängt von Ihrer Branche ab, da einige Bereiche eine Art von Massen-E-Mail gegenüber der anderen verwenden.

Wenn Sie – wie die meisten Leute – eine E-Mail-Adresse haben, dann ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie schon einmal auf Massen-E-Mails gestoßen sind. Wenn Sie sich bei einer Jobbörse angemeldet haben und E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, handelt es sich um Massen-E-Mails. Wenn Sie in einem Online-Shop eingekauft und einen Gutschein oder eine andere Art von Anreiz erhalten haben, handelt es sich ebenfalls um eine Massen-E-Mail. Sie haben vielleicht bemerkt, dass diese Nachrichten, obwohl sie an viele Adressen gleichzeitig gesendet werden, immer noch irgendwie mit Ihrem Namen personalisiert sind. Personalisierung ist eine der wichtigsten Taktiken, mit denen Massen-E-Mailer die Aufmerksamkeit ihres Publikums auf sich ziehen. Aus diesem Grund werden wir uns einige Strategien ansehen, die Ihnen helfen, durchdachte, personalisierte Massen-E-Mails zu erstellen, die Ihr Publikum öffnen möchte. Lass uns anfangen!

Schritte zum Senden personalisierter Massen-E-Mails

Schritt 1: Wählen Sie Ihr Massen-E-Mail-Tool aus

Bevor Sie mit dem Versenden von E-Mails oder sogar mit der Strategieplanung beginnen, müssen Sie das richtige Massen-E-Mail-Tool auswählen, das Ihnen den Einstieg erleichtert.

Auswahl Ihres Massen-E-Mail-Tools

Ein Beispiel für eine Massen-E-Mail-Plugin-Schnittstelle. Bild mit freundlicher Genehmigung von GMass.

Egal wie klein Ihr Unternehmen ist, Ihr Gmail- oder Outlook-Konto reicht nicht aus, um mit dem Versenden von Massen-E-Mails zu beginnen. Ohne die wichtigsten Automatisierungsfunktionen eines Massen-E-Mail-Tools verschwenden Sie am Ende Ihre Zeit. Glücklicherweise stehen Ihnen viele Optionen zur Verfügung, mit denen Sie Ihre Kampagne starten können.

Das beste Massen-E-Mail-Plugin für Ihre Bedürfnisse hängt von Ihrer Branche, der Absicht Ihrer Kampagne, Ihren Fähigkeiten und Ihrem Budget ab. Es gibt viele Massen-E-Mail-Tools, die kostenlose Testversionen anbieten oder kostenlose Optionen haben, die Sie vor dem Kauf ausprobieren können. Die meisten Premium-Pläne für diese Art von Tools reichen von $10/Monat bis zu $100+/Monat. Die Pläne mit höheren Preisen eignen sich jedoch besser für große Unternehmen, die Tausende von E-Mails pro Tag versenden.

Wenn Sie nicht gerade ein erstklassiger Grafikdesigner sind, sollten Sie sich im Rahmen Ihres Auswahlverfahrens auf die E-Mail-Builder-Funktionen konzentrieren. Ihr Massen-E-Mail-Tool sollte Ihnen nicht nur beim Versenden von E-Mails helfen, sondern auch beim Verfassen der Nachrichten. Probieren Sie also ein paar verschiedene Plugins aus und finden Sie heraus, welches Design sich für Sie am intuitivsten anfühlt.

Obwohl jedes Massen-E-Mail-Tool etwas anders sein wird, haben sie alle die gleichen Schlüsselfunktionen, die sie zu so wichtigen Werkzeugen für das Versenden von Massen-E-Mails machen. Zu den Merkmalen, auf die Sie achten sollten, gehören:

  • A/B-Tests
  • Umfassende Berichterstattung
  • E-Mail-Builder-Tool
  • Personalisierungs- und Segmentierungsoptionen
  • E-Mail-Flows

Nachdem Sie Ihre Optionen abgewogen und Ihr Massen-E-Mail-Tool ausgewählt haben, ist es an der Zeit, mit dem nächsten Schritt fortzufahren – Ihrer Adressliste.

Schritt 2: Ihre Adressliste

Importieren, verwalten und aktualisieren Sie Ihre Adressliste ganz einfach mit Ihrem Massen-E-Mail-Tool.

E-Mail-Adressliste

Denken Sie daran, Ihre Adressliste regelmäßig zu aktualisieren.

Ihre Adressliste verbindet Sie mit Ihrer Zielgruppe für Ihre Massen-E-Mail-Kampagnen. Wenn Sie noch keine Adressliste haben, ist es jetzt an der Zeit, damit anzufangen. Eine Adressliste kann auf zwei Arten erstellt werden. Für Marketingzwecke beginnen Sie mit dem Sammeln von Adressen, indem Sie Ihre Website-Besucher ermutigen, ihre E-Mail-Adressen zu teilen und sich für Ihre Nachrichten zu entscheiden. Das Sammeln von Adressen auf diese Weise erfolgt normalerweise mit einem Website-Popup oder einem Opt-in, das mit einem E-Commerce-Kauf einhergeht.

Die zweite Möglichkeit, mit dem Aufbau Ihrer Adressliste zu beginnen, ist die Lead-Generierung oder -Prospektion. Bei der Prospektion suchen Sie nach öffentlich verfügbaren Adressen und fügen sie Ihrer Liste basierend auf Ihrer Zielgruppe hinzu. Beispielsweise haben viele Menschen ihre E-Mail-Adressen auf ihren Facebook- oder LinkedIn-Seiten öffentlich zugänglich. Durch die Suche nach bestimmten Zielgruppen können Sie eine solide Adressliste für Ihre bevorstehende Kampagne aufbauen.

Wenn Sie Ihre Adressliste bereits bereit haben, besteht Ihr nächster Schritt darin, Ihre Adressen mit Ihrem Massen-E-Mail-Tool zu importieren. Dieser Vorgang wird manchmal als Seriendruck bezeichnet und kann je nach Ihren Vorlieben entweder mit Excel oder Sheets durchgeführt werden. Sobald Ihre Adressliste importiert ist, ist es an der Zeit, mit der Strategieplanung und dem Aufbau Ihrer E-Mail zu beginnen.

Schritt 3: Rich-Text vs. HTML

Wir besprechen die zwei Hauptarten von Nachrichten, die Sie mit Ihrem Massen-E-Mail-Tool senden können.

Rich-Text vs. HTML

Ihre E-Mail-Absicht bestimmt, ob Sie sich für Rich-Text oder HTML entscheiden.

Bevor wir auf die vielen verschiedenen Arten von Massen-E-Mails eingehen, die Sie versenden möchten, sollten wir über die zwei großen Gruppen sprechen, in die diese Nachrichten fallen. Wenn Sie Massen-E-Mails versenden, senden Sie entweder Rich-Text- oder HTML-Nachrichten.

Rich-Text-E-Mails hängen stark von Ihrer schriftlichen Kopie ab und lassen nicht viele Designelemente zu. Diese Methode wird häufiger für Verkaufs-E-Mails verwendet, da Rich-Text-E-Mails so aussehen, als ob sie von einer Einzelperson und nicht von einem Unternehmen gesendet wurden.

Der zweite E-Mail-Typ stützt sich stark auf HTML und nicht auf Kopien. Diese Botschaften umfassen auffälligere Designelemente, einschließlich anklickbarer Handlungsaufforderungen, und einen starken Fokus auf das Branding des Unternehmens. Diese Arten von E-Mails eignen sich besser für das Marketing, da sie im Gegensatz zu Rich-Text-E-Mails eine Marke und die gewünschte Aktion besser kommunizieren. Auch hier hängt Ihre Entscheidung an dieser Stelle von Ihrer Branche und Ihrer Strategie für Ihre nächste Kampagne ab. Nachdem wir nun Rich-Text vs. HTML besprochen haben, ist es an der Zeit, Ihre Designvorlage auszuwählen und mit der Erstellung Ihrer E-Mail zu beginnen.

Schritt 4: Beginnen Sie mit der Gestaltung Ihrer Nachricht

Mit Ihrem Massen-E-Mail-Tool können Sie überzeugende Designs aus anpassbaren Vorlagen erstellen.

Beginnen Sie mit der Gestaltung Ihrer Nachricht

E-Mail-Vermarkter müssen viele wichtige Designentscheidungen treffen.

Nachdem Sie Ihre grundlegende Strategie skizziert haben, ist es an der Zeit, mit der Gestaltung Ihrer Botschaft zu beginnen. Ihr Nachrichtendesign hängt von der Art des Inhalts ab, den Sie Ihrem Publikum für diese bevorstehende Kampagne zeigen möchten. Sie könnten eine Nachricht senden, in der Sie Ihre neuen Abonnenten willkommen heißen, sie mit einem Newsletter auf dem Laufenden halten, sich und Ihr Unternehmen vorstellen oder einen Verkauf ankündigen. Jede dieser Nachrichten sollte anders aussehen, da sie visuell und durch die E-Mail-Kopie unterschiedliche Nachrichten übermitteln. Ihr Massen-E-Mail-Tool verfügt über mehrere Vorlagen, die Sie für den Einstieg verwenden können. Diese Vorlagen sind vollständig anpassbar, sodass Sie alle Branding-Materialien, Logos oder Farben einfügen können, die Sie benötigen, um die Nachricht zu Ihrer eigenen zu machen. Die meisten Massen-E-Mail-Tools verfügen über eine Drag-and-Drop-Funktion, mit der Sie viele ansonsten komplizierte Designelemente einfach einfügen können, um Ihre E-Mail von den anderen abzuheben. Mit Ihrem Massen-E-Mail-Plugin können Sie eines der folgenden Designelemente verwenden:

  • CTA-Schaltflächen
  • HTML Quelltext
  • Bilder
  • Symbole für soziale Medien
  • Countdown-Timer
  • Videos

Sobald Sie einen Entwurf Ihrer E-Mail fertig haben, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren!

Schritt 5: Personalisierung

Mit Ihrem Massen-E-Mail-Tool können Sie automatisch Massen-E-Mails personalisieren, die die Aufmerksamkeit Ihres Publikums auf sich ziehen.

Personalisierung steigert nachweislich Ihre Öffnungsrate

Personalisierung steigert nachweislich Ihre Öffnungsrate.

Der erste Schritt zum Start Ihrer Kampagne besteht darin, Ihrer Kampagne in Ihrem Massen-E-Mail-Tool einen Namen zu geben. Sobald Ihre Kampagne einen Namen hat, ist es an der Zeit festzulegen, welche Teile Ihrer Botschaft personalisiert werden sollen. Während Sie Ihre Betreffzeile und Ihre E-Mail-Kopie schreiben, können Sie ganz einfach festlegen, wo Ihre personalisierten Informationen erscheinen sollen. Sie könnten beispielsweise mit etwas so Einfachem wie „Hallo [Vorname]“ beginnen. Wie Sie die Personalisierung festlegen, kann je nach gewähltem Massen-E-Mail-Plugin unterschiedlich sein, aber Sie können sicher sein, dass alle Tools Ihre Nachrichten problemlos personalisieren können. Abhängig von der Menge an Informationen, die Sie für Ihre Adressliste gesammelt haben, können Sie andere Teile Ihrer Nachricht als den Vor- und Nachnamen personalisieren. Sie können Personalisierungen für Standort, Heimatstadt, Berufsbezeichnung und andere gesammelte Informationen eingeben, die Ihrer Meinung nach für Ihr Publikum wichtig sind.

Schritt 6: Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail für Mobilgeräte optimiert ist

Wenn Ihre Nachrichten nicht auf Mobilgeräte übersetzt werden, könnte Ihre Kampagne in Schwierigkeiten geraten.

Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail für Mobilgeräte optimiert ist

Das mobile Design ist genauso wichtig wie das Desktop-Design.

Heutzutage nehmen Menschen mehr Inhalte auf ihren Mobilgeräten auf als anderswo. Das ist richtig – wenn Sie Ihre Massen-E-Mails versenden, wird die Mehrheit Ihres Publikums Ihre Nachricht auf dem Handy sehen. Wenn Sie es versäumen zu überprüfen, wie Ihre Nachricht auf dem Handy angezeigt wird, besteht eine viel höhere Wahrscheinlichkeit, dass zugrunde liegende Probleme mit Ihrer Nachricht vorliegen. Wenn Ihre Nachricht nicht richtig geladen wird oder voller Fehler ist, werden Ihre Empfänger die Nachricht wahrscheinlich als Spam melden. Wie alle guten E-Mail-Vermarkter wissen, verlieren Sie eine Adresse, wenn Ihre Nachrichten als Spam gemeldet werden, und schaden Ihrem Ruf als E-Mail-Absender. Wenn viele Leute Ihre Nachricht als Spam melden, werden Sie schließlich auf Zustellbarkeitsprobleme stoßen, da Ihre Adresse vom Server als nicht vertrauenswürdig gekennzeichnet wird.

Um sicherzustellen, dass Ihre Nachrichten auf jedem Gerät richtig angezeigt werden, senden Sie mehrere Test-E-Mails an sich selbst oder an andere Mitglieder Ihres Teams, um sicherzustellen, dass alle Ihre Elemente an der richtigen Stelle erscheinen und Ihre Kopie fehlerfrei ist.

Die doppelte und dreifache Überprüfung, wie Ihre Nachrichten nach der Zustellung aussehen, ist einer der wichtigsten Schritte in diesem gesamten Prozess. Indem Sie sich ein paar zusätzliche Minuten Zeit nehmen, um Ihre Arbeit zu überprüfen, können Sie die Peinlichkeit vermeiden, eine E-Mail mit einem offensichtlichen Fehler zu versenden.

Schritt 7: Segmentieren Sie Ihre Adressliste

Nachdem Sie Ihre Nachrichten getestet haben, ist es an der Zeit, Ihr Publikum mit Ihrem Massen-E-Mail-Tool zu segmentieren.

Segmentieren Sie Ihre Adressliste

Die Segmentierung führt zu besseren Engagement-Berichten.

Wenn es um Ihre Massen-E-Mail-Strategie geht, ist die Segmentierung der Schlüssel. Segmentierung bezieht sich auf die Praxis, Ihre Adressliste in Gruppen aufzuteilen, damit Sie unterschiedliche Zielgruppen in derselben Kampagne genauer ansprechen können. Wenn Sie beispielsweise eine E-Commerce-Website betreiben, können Sie Ihre Zielgruppe in diejenigen aufteilen, die in den letzten 6 Monaten etwas gekauft haben, und diejenigen, die in diesem Zeitraum nichts gekauft haben. Indem Sie Ihr Publikum auf diese Weise segmentieren, können Sie Änderungen an Ihrer Botschaft und Personalisierung vornehmen, um beide Zielgruppen anzusprechen. In diesem Fall könnten Sie versuchen, mit einigen Nachrichtentexten zu experimentieren, anstatt die Überschrift „Lesen Sie mehr über unser Unternehmen“ zu verwenden. Sie könnten etwas wie „Wir haben Sie vermisst!“ für Ihre Empfänger versuchen in den letzten 6 Monaten nichts gekauft haben. Es sind oft diese kleinen Details, die Sie mithilfe der Segmentierung genau bestimmen können, die E-Mail-Kampagnen über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Denn wenn Ihre Nachricht für eine bestimmte demografische Gruppe in Ihrer Adressliste nicht relevant ist, werden Ihre E-Mails viel wahrscheinlicher als Spam gemeldet.

Schritt 8: Planen Sie Ihren E-Mail-Fluss

Indem Sie Ihre E-Mails mit Ihrem Massen-E-Mail-Tool planen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Nachrichten zur richtigen Zeit gesendet werden

Planen Sie Ihren E-Mail-Fluss

Ihr Massen-E-Mail-Dienst kann automatisch bestimmte Zielgruppen erreichen

Nachdem Sie Ihre Nachricht doppelt überprüft und Ihr Publikum segmentiert haben, ist der letzte Schritt, bevor Sie auf „Senden“ klicken, die Planung Ihrer Nachrichten. Das Planen Ihrer Nachrichten ist aus zwei Gründen wichtig – der erste Grund ist, dass Sie damit Ihren E-Mail-Fluss beginnen können. Ein E-Mail-Fluss ist eine Reihe von Anweisungen, die Sie in Ihrem Massen-E-Mail-Tool festlegen können, um bestimmte Nachrichten zu bestimmten Zeiten zu senden. Beispielsweise können Sie E-Mail-Flows verwenden, um eine Re-Engagement-Kampagne durchzuführen. Wenn ein Empfänger einige Monate lang nicht mit Ihren Nachrichten interagiert hat, können Sie Ihr Massen-E-Mail-Tool anweisen, ihm automatisch eine Nachricht zu senden, um ihn hoffentlich zur Interaktion zu bewegen. Diese E-Mail-Flows helfen Ihnen, Ihr Publikum automatisch zu beschäftigen.

Der zweite Grund, warum Sie Ihre Nachrichten planen sollten, ist, dass es bestimmte Zeiten in der Woche gibt, die sich am besten für das Versenden von Massen-E-Mails eignen. Die genauen Zeiten hängen von Ihrer Zielgruppe ab, daher sollten Sie recherchieren, um herauszufinden, welche Zeiten für die verschiedenen Segmente Ihrer Adressliste am besten geeignet sind.

Schritt 9: Sie sind bereit, auf Senden zu klicken!

Als letzten Schritt beim Versenden Ihrer personalisierten E-Mails werfen wir einen Blick darauf, wie Sie Metriken aus Ihrem Massen-E-Mail-Tool lesen und interpretieren können.

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben Ihre erste Massen-E-Mail-Kampagne erstellt.

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben Ihre erste Massen-E-Mail-Kampagne erstellt.

Nachdem Sie unsere ersten 8 Schritte abgeschlossen haben, können Sie Ihre Kampagne starten! Sehen Sie, es war nicht so schwierig – besonders mit Hilfe Ihres Massen-E-Mail-Tools. Das Senden Ihrer Kampagne ist eine unglaubliche Leistung, aber Ihre Arbeit ist nie ganz erledigt, wenn es um E-Mail-Marketing geht. Sobald Ihre E-Mails gesendet wurden, können Sie mit der Berichterstellung fortfahren. Ihr Massen-E-Mail-Plugin kann Ihr Publikumsverhalten verfolgen und Erkenntnisse liefern, die Sie für zukünftige Kampagnen verwenden können. Mit Ihrem Massen-E-Mail-Plugin können Sie die folgenden E-Mail-Marketing-Metriken abrufen und sehen, wie Ihre Kampagne bei Ihrem Publikum ankam:

  • Gesamtzahl der gesendeten E-Mails
  • Öffnungsrate
  • Klickrate
  • Click-to-Open-Rate
  • Zustelltarif
  • Absprungraten
  • Abmelderate

Anhand dieser Metriken können Sie sehen, welche Teile Ihrer Nachricht bei Ihren Empfängern ankommen und welche nicht. Von dort aus können Sie mit dem Brainstorming für Ihre nächste Kampagne beginnen!

Wir hoffen, dass Sie viele wertvolle Informationen aus unseren 9 Schritten zum Versenden personalisierter Massen-E-Mails gelernt haben. Es gibt zwar keine einfache Strategie, auf die Sie sich verlassen können, aber es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Ihre Massen-E-Mail-Tools verwenden können, um Ihre Reichweite zu maximieren. Wenn Ihre erste Kampagne nicht so gelaufen ist, wie Sie es geplant haben, ist das in Ordnung! Sie können weiter lernen und verschiedene Strategien ausprobieren, bis Sie nachfolgende Massen-E-Mail-Kampagnen konsequent erfolgreich durchführen können.