Wie kann Ihr Startup von einer virtuellen Telefonnummer profitieren?

Eine Unternehmensgründung ist teuer, insbesondere wenn Sie nicht über eine solide Kapitalquelle verfügen. Die anfallenden anfänglichen Kosten sind unvorstellbar, und wenn Sie nicht gut budgetiert sind, können Sie Geld verlieren, das Sie nie eingeplant haben. Sie laufen Gefahr, sich zu verschulden.

Möchten Sie Geld sparen und den Gewinn maximieren? Die Verwendung einer virtuellen Telefonnummer für Ihre Geschäftskommunikation könnte eine Möglichkeit sein, dies zu erreichen. Lesen Sie weiter, um virtuelle Telefonsysteme besser zu verstehen.

Was ist eine virtuelle Telefonnummer?

Eine virtuelle Telefonnummer ist eine Telefonnummer, die nicht an eine Adresse, SIM-Karte, ein Gerät oder ein Telefon gebunden ist. Diese Nummer nutzt das Internet zum Telefonieren.

Zur Veranschaulichung hier drei Unterschiede zwischen einer virtuellen Nummer und einer physischen Nummer.

• Im Gegensatz zu physischen Nummern, für deren Betrieb Telefonausrüstung, SIM-Karten und andere Geräte erforderlich sind, ist für virtuelle Nummern keine spezielle Ausrüstung erforderlich.
• Physische Nummern benötigen Telefonleitungen, um zu funktionieren. Ohne diese Leitungen bleiben diese Nummern getrennt.
• Physische Nummern über Festnetzanschlüsse sind auf Telefonnetze aus Kupferkabeln angewiesen. Andererseits kann eine virtuelle Telefonnummer auf jedem Kommunikationsgerät funktionieren, vom Laptop bis zum Telefon.

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Wie funktionieren virtuelle Zahlen?

Wie bereits erwähnt, benötigen virtuelle Telefonnummern keine regulären SIM-Karten, um zu funktionieren. Alles, was diese Nummern benötigen, ist eine sichere Internetverbindung. Sie funktionieren, indem sie Anrufe an ein mit dem Internet verbundenes Gerät weiterleiten.

Virtuelle Nummern, auch Direct Inward Dialing (DID) oder Secondary Numbers genannt, nutzen die Voice Over Internet Protocol (VoIP)-Technologie. Diese Technologie ist relativ verbreitet und Sie haben sie möglicherweise schon beim Telefonieren über WhatsApp oder iMessage verwendet.

Virtuelle Nummern sind die beste Kommunikationsform für ein Start-up-Unternehmen. Sie sind nicht nur kostengünstig, sondern verfügen auch über einzigartige Eigenschaften. Hier sind einige dieser Funktionen.

Funktionen virtueller Telefonnummern, die für Startups nützlich sind

Mithilfe virtueller Telefonnummern können Sie effektiv mit Ihren Kunden kommunizieren. Diese Nummern können viele Funktionen unterstützen, die für die Verbesserung der Kommunikation in Ihrem Unternehmen unerlässlich sind. Zu diesen Funktionen gehören unter anderem:

Anrufaufzeichnung

Sie können alle Anrufe, die Sie über Ihre virtuelle Geschäftsnummer tätigen, aufzeichnen. Das Schöne daran ist, dass Sie diese Aufnahmen jederzeit wiedergeben können.

Darüber hinaus können Sie bei etwaigen Missverständnissen jederzeit die Aufzeichnungen zur Klärung noch einmal anhören. Sie dienen auch als stichhaltiger Beweis, wenn es mit Kunden schief geht und Sie haftbar gemacht werden.

Anrufüberprüfung

Virtuelle Telefonnummern unterstützen auch die Anrufüberwachung. Mit dieser Funktion können Sie erkennen, wer anruft, und ihn automatisch umleiten, bevor Sie den Anruf entgegennehmen. Diese Funktion ist besonders dann nützlich, wenn Sie einen wichtigen Anruf erwarten.

SMS-Weiterleitung

Heutzutage senden die meisten Menschen lieber Nachrichten als anzurufen. Mit dieser SMS-Weiterleitungsfunktion können Sie Textnachrichten senden und empfangen, ohne dass zusätzliche Kosten anfallen, da dies alles über das Internet erfolgt.

Telefonkonferenz

Virtuelle Telefonnummern verfügen über Telefonkonferenzfunktionen, mit denen Sie Besprechungen effizient abhalten können. Sie können Ihre Kunden und Lieferanten virtuell und ohne zusätzliche Kosten treffen. Diese Nummern verfügen außerdem über eine einfach zu bedienende Benutzeroberfläche. Sie müssen nicht reisen, um Ihre Kunden oder Lieferanten zu treffen; Sie können eine Telefonkonferenz abhalten und sie aus der Ferne treffen.

Voicemail

Dieses Telefonsystem verfügt über eine ziemlich aufregende Funktion für Voicemails. Ihre Voicemails werden automatisch an Ihren E-Mail-Posteingang gesendet, wo Sie sie lesen können. Es erspart Ihnen die Hektik, Hunderte und Aberhunderte von Voicemails abzuhören. Mit dieser Funktion können Sie das Feedback Ihrer Kunden lesen und in Echtzeit darauf antworten.

Gleichzeitige Anrufbearbeitung

Kunden, die Ihr Unternehmen anrufen, haben keine Lust, ständig in der Schlange zu stehen oder sich mit Besetztzeichen herumschlagen zu müssen. Virtuelle Telefonsysteme helfen Ihnen, Ihre Kommunikation zu verbessern, da sie die Bearbeitung mehrerer Anrufe unterstützen. Das System erleichtert Ihnen außerdem die Bewältigung eines hohen Anrufaufkommens.

Gebührenfreie, lokale Telefonnummern

Die einzigen Kosten, die Ihnen bei der Nutzung virtueller Nummern entstehen, sind Internetgebühren. Dies ist für Ihr Unternehmen von großem Vorteil, da Sie dadurch Geld sparen. Darüber hinaus sind virtuelle Nummern flexibel genug, um von einem Gerät zum anderen zu wechseln.

Außerdem bieten die meisten Dienstanbieter kostengünstige Installationspläne für virtuelle Nummern an. Für maximale Effizienz sollten Sie darüber nachdenken, sich eine eigene geschäftliche Telefonnummer zuzulegen. Eine virtuelle Telefonanlage unterstützt dies ebenfalls.

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Gründe, warum Sie für Ihr Startup eine virtuelle Telefonnummer benötigen

Eine virtuelle Telefonnummer ist für Ihr Unternehmen eine Notwendigkeit. Hier sind einige Vorteile, die alle Gründe aufzeigen, warum Sie dieses System benötigen.

Verbesserte Kommunikation mit Ihren Kunden

Sie können Ihre Anrufe unterwegs, auf dem Tablet, am Tischtelefon oder auf dem Mobilgerät entgegennehmen. Diese Nummern sind mit fast jedem Kommunikationsgerät kompatibel, sodass Sie sich nicht mit sperrigen Festnetzanschlüssen herumschlagen müssen. Virtuelle Nummern stellen sicher, dass Sie keinen Anruf Ihres Kunden verpassen.

„Mit einer virtuellen Telefonnummer sind Sie für Ihre Kunden und Lieferanten immer erreichbar. Denn im Gegensatz zu herkömmlichen Nummern können Sie mit einer virtuellen Telefonnummer Ihre Anrufe jederzeit und wie Sie möchten umleiten und entgegennehmen.“ – wie Peter Antoniou, der Geschäftsführer von Edgility, in einem seiner jüngsten Interviews erwähnte.

Kosteneffizient

Im Geschäftsleben geht es darum, den Gewinn zu maximieren und die Ausgaben zu minimieren. Die Nutzung einer virtuellen Telefonnummer ist günstig, da die einzigen Kosten, die Ihnen entstehen, die Internetkosten sind. Mit diesem System können Sie „mehrere Nummern zum Preis nur einer Verbindung nutzen.“ Sie können dies maximieren, indem Sie jeder Abteilung in Ihrem Unternehmen eine andere Nummer zuweisen.

Darüber hinaus sind virtuelle Telefonsysteme im Vergleich zu betreiberbasierten Anrufen kostengünstiger und zuverlässiger. Sie müssen für Ihre virtuellen Nummern auch keine teure Hardware wie neue Mobiltelefone bezahlen. Diese Nummern sind mit den meisten Kommunikationsgeräten kompatibel und Sie können sogar Anrufe auf Ihrem Computer entgegennehmen.

Erhöhte Arbeitsleistung

Eine reibungslose Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Kunden steigert die Produktivität. Mit einem virtuellen System können Sie ganz einfach von jedem Ort aus den Überblick über Ihr Unternehmen behalten. Sie können Ihre Kunden nicht nur anrufen, sondern ihnen auch Werbefaxe und Voicemails senden. Dies kann Ihren Kundenstamm vergrößern und somit Ihren Umsatz steigern.

Professionalität

Eine virtuelle Telefonnummer lässt Ihr Unternehmen seriös und professionell aussehen. Mit diesem Netzwerk können Sie Ihrem Unternehmen eine professionelle Perspektive verleihen. Es erleichtert Ihnen auch den Aufbau Ihrer Marken durch Werbung.

Kunden können lieber mit einer Geschäftsnummer als mit einer Privatnummer umgehen. Eine virtuelle Telefonnummer bietet Ihnen eine Plattform, um einen Geschäftsanschluss zu finden.

Keine Verträge

Im Gegensatz zu herkömmlichen Telefonnummern benötigen Sie für die Nutzung virtueller Telefonnummern keinen Vertrag. Das wiederum spart Ihnen Geld. Virtuelle Nummern werden mit einem einmaligen Zahlungsplan abbezahlt.

Datensicherung

Jeder Anruf, jede Nachricht, jedes Fax und jede Voicemail, die Sie über Ihre virtuelle Nummer senden oder empfangen, wird gesichert. Dies schützt alle Ihre Daten, wie zum Beispiel Kundeninformationen, vor unvorhergesehenen Umständen. Das Vorhandensein eines Rechenzentrums auf diesem System minimiert das Risiko, dass bei einem technischen Problem alle Daten verloren gehen.

Höhere Anruferzufriedenheit

Virtuelle Telefonsysteme verfügen in der Regel über virtuelle automatische Telefonzentralen. Bei diesen Mitarbeitern handelt es sich in der Regel um Bots, die so konfiguriert und automatisiert werden können, dass sie auf die Anfragen Ihrer Kunden reagieren. Dadurch bleiben sie beschäftigt, während sie darauf warten, zum nächsten verfügbaren Agenten weitergeleitet zu werden. Die Funktion stellt sicher, dass ein Kunde von der richtigen Person betreut wird.

Trennen Sie geschäftliche von privaten Telefonen

Die meisten Startups machen den Fehler, private Telefone für geschäftliche Anrufe zu verwenden. Obwohl dies bei Kleinunternehmern üblich ist, wird es nicht empfohlen.

Eine virtuelle Telefonnummer hilft dabei, das Geschäftliche von Ihrem Privatleben zu trennen. Selbst wenn Sie jedoch dieselbe Nummer für geschäftliche Anrufe verwenden, verbirgt dieses System Ihre Identität. Sie müssen lediglich die Geschäftszeiten für die virtuelle Telefonnummer auswählen, um Anrufe anzunehmen oder abzulehnen.

Umgang mit virtuellem Telefonbetrug

Die Verwendung einer virtuellen Telefonnummer hat viele Vorteile. Dennoch besteht für Sie das Risiko von Betrug und Betrügereien mit virtuellen Telefonen. Heutzutage ist das Internet für jedermann zugänglich, was zu einer Zunahme von Online-Betrügereien geführt hat. Kleine Unternehmen und Start-ups sind die Hauptziele von Betrügern, da sie als umweltfreundlich und unerfahren in der Abwicklung von Online-Transaktionen gelten.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie Ihr Unternehmen vor Nachteilen schützen können. Hier ein paar Beispiele:

• Aktualisieren Sie Ihre virtuellen Telefonsysteme regelmäßig. Eine aktualisierte Version ist schwieriger zu hacken.
• Vermeiden Sie die Nutzung von öffentlichem WLAN. Wenn Sie es unbedingt nutzen müssen, sollten Sie über die Anschaffung eines VPN nachdenken.
• Installieren Sie die neueste Antivirensoftware, um Viren zu erkennen und einzudämmen
• Scannen Sie E-Mails und Faxe vor dem Öffnen immer auf Viren.
• Verwenden Sie sichere Passwörter, um auf Ihre virtuellen Telefonsysteme zuzugreifen. Ändern Sie außerdem regelmäßig Ihre Passwörter.
• Scannen Sie sämtliche Hardware wie externe Speichergeräte, Mäuse und USB-Laufwerke auf Viren, bevor Sie sie an Ihre Geräte anschließen.

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Abschluss

Das Internet hat die Welt zu einem globalen Dorf gemacht. Damit Ihr Unternehmen von einem Start-up zu einem Megakonzern wachsen kann, müssen Sie effektiv mit Ihren Kunden, Stakeholdern und Lieferanten kommunizieren. Dies ist nur möglich, wenn Sie über eine Software verfügen, die dieser Aufgabe gewachsen ist, beispielsweise ein virtuelles Telefonsystem.