So richten Sie erfolgreich ein Remote-Content-Marketing-Team ein

Dieser Gastbeitrag wurde von Andre Oentoro von Breadnbeyond verfasst.

Jetzt, da die Zahl der Coronavirus-Fälle auf der ganzen Welt weiter zugenommen hat, haben immer mehr Unternehmen die obligatorische Fernarbeit eingeführt.

Diese Situation lässt Sie möglicherweise für eine Sekunde in der Schwebe und Sie fragen sich: „ Wie kann das Marketingteam eine leistungsstarke Remote-Umgebung einrichten? „

Homeoffice bedeutet für Sie auch:

• Sie und Ihr Team können sich nicht persönlich treffen und den Zeitplan und die Aufgaben vor demselben Whiteboard besprechen
• Sie werden nicht in der Lage sein, sich um den Besprechungsraumtisch zu versammeln, um Ideen zu sammeln
• wenn die schreibblockade zuschlägt, kann man sich nicht gemeinsam eine kaffeepause gönnen

Doch schon vor der Pandemie war Remote Working längst ein Schlagwort. Aber egal, wie Sie versuchen, sich zu entspannen, der unerwartete Wechsel zur Massen-Telearbeit scheint ein riesiges Unterfangen zu sein – besonders, wenn Sie und Ihr Team schon immer bürogebundene Mitarbeiter waren.

Vor diesem Hintergrund finden Sie hier eine kurze Anleitung, wie Sie Ihr Marketingteam ausrüsten und dafür sorgen können, dass die Content-Marketing-Strategie in dieser „neuen Normalität“ reibungslos läuft.

1. Die Stolpersteine ​​verstehen

Im Büro werden alle Lücken im Arbeitsablauf sofort aufgedeckt, da sich alle im selben Raum befinden. Nun, die Geschichte ist ganz anders.

Hier sind einige der größten Herausforderungen, die Remote Tools kürzlich untersucht hat, damit Sie die Ärmel hochkrempeln können:

Ihr Marketingteam hat möglicherweise einige dieser häufigen Remote-Herausforderungen. Bei solch einer ungewöhnlichen Routine braucht es Zeit, sich daran zu gewöhnen. Jetzt werden wir uns eingehender mit den drei größten Herausforderungen befassen, denen Sie und Ihr Team unterwegs begegnen können.

Alle auf der gleichen Seite halten

Die größte Herausforderung, die Sie beunruhigen wird, besteht wahrscheinlich darin, die beste Art der Zusammenarbeit zu finden und sicherzustellen, dass Sie von einem entfernten Standort aus bei jedem Schritt auf dem gleichen Stand sind.

Wenn Sie im Büro sind, können Sie spontan mit Teammitgliedern kommunizieren, wenn Sie unklare Aufgaben in einem Projekt finden. Auf diese Weise ist es einfach sicherzustellen, dass alle im Team auf der Seite sind.

Wenn Sie alle remote arbeiten, müssen Sie mehr in die Teamkommunikation investieren, um sicherzustellen, dass Ihre Teamprojekte eine organisierte Abfolge von Planung und Ausführung durchlaufen.

Ablenkungen und Einsamkeit überwinden

Eine der größten Herausforderungen bei der Fernarbeit ist der Versuch, die Anforderungen des Arbeitslebens und des Privatlebens in Einklang zu bringen. Für manche Leute wird es unglaublich verschwommen.

Es gibt zu viele Ablenkungen, die Ihre Kreativität und Produktivität sabotieren können. Infolgedessen können Sie nicht so viel erreichen, wie Sie müssen.

Hier sind einige häufige Ablenkungen, denen Sie zu Hause begegnen könnten:

• Aufgaben im Haushalt
• Kinder oder Familienmitglieder
• Sofortiger Zugriff auf Inhalte über eine Vielzahl von Streaming-Diensten
• sozialen Medien
• Handy-Benachrichtigungen
• …

Neben den Ablenkungen ist immer der Elefant im Raum – die Einsamkeit.

Ohne die persönlichen sozialen Hinweise zu Hause ist es leicht, sich einsam zu fühlen. Und egal, wie man es leugnen möchte, Einsamkeit ist der größte Kampf, dem sich die meisten Mitarbeiter (27 %) stellen müssen, wenn sie aus der Ferne arbeiten.

Zusammenarbeit im Team managen

Büros sind ein großartiger Ort, um eine Unternehmenskultur zu etablieren, die jeden Mitarbeiter zu starken Teams verbindet.

Besonders für Content-Marketing, das einen organisierten, gut geplanten Workflow erfordert, um das Team fokussiert zu halten und die Content-Bemühungen auf Kurs zu halten. Da die Teammitglieder über verschiedene Orte verteilt sind, können sich viele leicht verirren oder sich hinter einer Telefonleitung verstecken.

In diesem Fall kann die kreative Zusammenarbeit für die Erstellung großartiger Inhalte leiden, wenn das Team nicht denselben Raum teilen kann.

2. Das Team zusammenbringen

Es ist schwierig, Ihr Marketingteam zusammenzubringen und es bei persönlichen Treffen einzubeziehen. Geschweige denn in einer Remote-Arbeitssituation.

Glücklicherweise gibt es auch ohne Vorbereitung viele Dinge, die Sie tun können, um das Remote-Arbeiten zum Erfolg zu führen. Hier ist die Liste mit praktischen Tipps, die Ihnen bei der Einrichtung eines nahtlosen Übergangs helfen werden.

Planen. Planen. Planen.

Planung ist entscheidend für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und eine klare Kommunikation. Bevor Ihr Team mit der Remote-Arbeit beginnt, versuchen Sie Folgendes:

• Machen Sie sich Notizen über die Änderung der Arbeitsmuster und wie Ihr Team damit umgehen wird.
• Helfen Sie Ihrem Team herauszufinden, was es tun sollte, und setzen Sie realistische Erwartungen an die Richtlinie für die Fernarbeit.
• Erstellen Sie eine solide Strategie, die definiert, welche Projekte entscheidend sind , einschließlich derjenigen, die von zu Hause aus erledigt werden können und welche nicht.
• Stellen Sie sicher, dass jeder im Team Zugriff auf die Technologie hat, die er für seine Arbeit benötigt.

Setzen Sie klare Grenzen

Jedes Team hat Frühaufsteher und Nachteulen, sodass ihre Arbeitszeiten eher auseinanderlaufen. In solchen Fällen ist es wichtig, sich während einiger vereinbarter Bürozeiten zu überschneiden, wenn alle im Team verfügbar sind.

Fragen Sie Ihr Team einfach nach der bevorzugten Zeit für Meetings oder wann es aktiv in Echtzeit auf einige Diskussionen reagieren kann. So können sie sich verstanden und anerkannt fühlen.

Schließlich soll das Setzen klarer Grenzen Ihnen und Ihrem Team helfen, auch im Home Office fit und zufrieden zu bleiben.

Vergessen Sie nicht Ihren Content-Kalender

Ein Inhaltskalender hilft Ihnen, Ihr Team konzentriert und organisiert zu halten. Es erleichtert Ihrem Team sicherzustellen, dass alle Content-Marketing-Kampagnen (einschließlich Video-Marketing-Plan, SEO-Bemühungen usw.) die gleichen Ziele verfolgen.

Hier ist ein Beispiel für einen Inhaltskalender von Point Visible :

Während Sie remote arbeiten, ist neben einem Projektmanagement-Tool ein Inhaltskalender etwas, das Ihr Team auf Kurs hält und sicherstellt, dass die Inhaltsproduktion regelmäßig fließt.

Umfassen Sie einen täglichen Check-in

Stellen Sie sicher, dass Sie und Ihr Team tägliche oder wöchentliche Updates über Ihre geleistete Arbeit und ihren Beitrag zum Gesamtprojekt schreiben.

Es macht es Ihrem Team einfacher, auf dem Laufenden zu bleiben und sich auf das zu konzentrieren, was basierend auf dem Kalender wichtig ist. Auf diese Weise können Sie den Fortschritt asynchron mit dem Rest Ihrer Organisation teilen.

Wenn Ihr Team ein Projektmanagement-Tool verwendet, können Sie die geleistete Arbeit alternativ über die „to-do“-Aufgaben und Work-in-Progress-Swimlanes verfolgen. Damit das funktioniert, ist es jedoch wichtiger denn je, dass die Leute Dinge richtig markieren, wenn sie fertig sind, und die Dokumentation entsprechend aktualisieren .

3. Tech-Tools leicht gemacht

Ihr Team wird viele Tools brauchen, um die Dinge zu organisieren. Es wird ihnen helfen, Projekte ohne unnötige Verzögerungen weiter auszuführen.

Dank fortschrittlicher Technologie und des Internets ist es Ihnen und Ihrem Team jedoch möglich, unabhängig von der Entfernung und der Quarantäne in Verbindung zu bleiben.

Hier sind einige der wichtigsten Tools für die Arbeit von zu Hause aus, die Ihr Team benötigt, um so produktiv zu bleiben wie in einem Büro:

Cloud-Meeting-Software

Wenn Ihr Team es nicht gewohnt ist, sich über Echtzeit-Chat zu sehen, wäre ein brillanter erster Schritt für sie ein virtuelles Meeting oder ein Anruf, der ihnen das Gefühl gibt, als wären sie im selben Raum.

Sie können eine virtuelle Konferenz veranstalten oder daran teilnehmen, indem Sie Cloud-Meeting-Software wie Zoom oder Google Hangouts verwenden.

Diese Arten von Software helfen Ihnen und Ihrem Marketingteam, das Kommunikationsproblem zu lösen. Hier sind die wesentlichen Funktionen, die die meisten Cloud-Meeting-Software enthalten sollte:

• Einzel- und Gruppen-Videoanrufe, bei denen sich die Teilnehmer über ihre Webcams sehen können
• Bildschirmfreigabe von Desktops oder mobilen Geräten
• Whiteboard-Sharing in Echtzeit für die Zusammenarbeit
• Echtzeit-Chat mit der Dateifreigabefunktion

Mit all diesen Funktionen erleichtert die Cloud-Meeting-Software Ihrem Remote-Team die Aufrechterhaltung einer menschlichen Verbindung, was die Entscheidungsfindung beschleunigen und die Zusammenarbeit verbessern kann.

Projektmanagement-Tools

Beim Content-Marketing geht es darum, den Überblick über Projekte, Fristen und Inhalte zu behalten. Und wenn derzeit alle Teammitglieder zu Hause arbeiten, benötigen Sie eine erstklassige Plattform, um den regulären Arbeitsablauf aufrechtzuerhalten. Eigentlich brauchen Sie ein PM-Tool, auch wenn Sie vom Büro aus arbeiten!

Als Cloud-basierte Plattformen erleichtert die Verwendung von Projektmanagement-Tools (wie Asana, Trello und vielen anderen Tools) als Remote-Arbeitsplattform Ihrem Content-Marketing-Team Folgendes:

• Arbeit planen und terminieren
• Weisen Sie bestimmten Teammitgliedern Aufgaben zu, die sofortige Benachrichtigungen erhalten
• Dateien an bestimmte Aufgaben anhängen
• haben einen klaren Überblick über ihre tägliche und wöchentliche Arbeitsbelastung
• Verfolgen Sie die Zeit, die sie für bestimmte Aufgaben aufwenden, insbesondere für Aufgaben, die auf Stundenbasis abgerechnet werden
• Kommentarbereich, der für aufgabenspezifische Diskussionen verwendet werden kann

Wenn man sich diese Funktionen ansieht, wird deutlich, dass Projektmanagement-Tools Ihrem Team eine so einfache und direkte Möglichkeit bieten, den Überblick über Ihre Content-Marketing-Projekte zu behalten, unabhängig davon, ob Sie vom Büro oder von Ihrer Wohnzimmercouch aus arbeiten.

Kommunikationswerkzeuge

Der Schlüssel zur Arbeit von zu Hause aus ist eine klare Kommunikation mit Ihrem Team, da Sie nicht von Angesicht zu Angesicht miteinander sprechen können.

Obwohl Tools wie Skype funktionieren können, sind sie für diese Rolle wirklich nicht am besten geeignet, zumindest nicht für Content-Marketing-Teams. Sie werden Tools wie Slack wollen, mit denen Sie:

• Unterteilen Sie Konversationen in Kanäle, damit Sie nicht im selben Chat Konversationen über 5 verschiedene Projekte führen
• Zugriff auf bestimmte Kanäle nur bestimmten Teammitgliedern (oder Kunden/Freiberuflern) gewähren
• Verwenden Sie das Tool einfach auf jedem mobilen Gerät
• Integrieren Sie Ihr Kommunikationstool in andere Tools, die Sie verwenden, um Benachrichtigungen und den Arbeitsfortschritt zusätzlich zu verfolgen
• Greifen Sie mit einer einfachen Suche auf den gespeicherten Gesprächsverlauf zu

Dedizierte Kommunikationstools geben Ihrem Content-Marketing-Team einen Knotenpunkt, an dem sie schnell Notizen und andere wichtige Informationen auf effiziente und kategorisierte Weise austauschen können, ohne unnötige Unordnung zu verursachen.

Es schadet auch nicht, dass Sie mit modernen Kommunikationstools Emojis und Gifs verwenden können, was eine großartige Möglichkeit sein kann, den Stress abzubauen und ein wenig Spaß in die oft langweilige Routine der Fernarbeit zu bringen.

Cloud-Speicher

Eine der größten Herausforderungen beim Remote-Arbeiten besteht darin, dass Sie keinen Zugriff auf die internen Server Ihres Unternehmens erhalten. Hier wären Cloud-basierte Speicher wie Google Drive oder Dropbox hilfreich.

Hier sind einige der Vorteile, die Sie durch die Nutzung von Cloud-Speicher für Ihr jetzt remote arbeitendes Team erzielen können:

• Für Ihr Team wird es viel einfacher , Dateien zu verwalten, Daten auszutauschen und die Remote-Arbeitserfahrung zu verbessern, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

• Indem Sie alle Ihre Dateien in die Cloud verschieben, können Sie alle Daten stabil, sicher und für jeden in Ihrem Team leicht zugänglich machen.
  
• Diese Tools ermöglichen Ihrem Team auch die Zusammenarbeit in Echtzeit ohne lästiges Herunterladen und erneutes Hochladen.

Abschließende Imbissbuden – alle Wege führen nach Rom

Ob es Ihnen gefällt oder nicht, die Arbeit von zu Hause aus ist inmitten des Ausbruchs der Pandemie zu einer Notwendigkeit geworden. Und als bürogebundener Content-Vermarkter scheint Remote-Arbeit eine ganz neue Welt zu sein.

Ihr Content-Marketing-Team muss zusätzliche Anstrengungen unternehmen, um sich an die neue Arbeitsumgebung anzupassen und alle Content-Projekte reibungslos am Laufen zu halten, trotz der Kilometer zwischen Ihnen und dem Team.

Auch wenn Sie auf eine solche Situation nicht optimal vorbereitet sind, gibt es einige grundlegende Dinge, die Ihr Team planen kann, um die Hürden zu minimieren, die mit der erstmaligen Arbeit im Home Office verbunden sind. Die gute Nachricht ist, dass Sie die meisten der in diesem Artikel beschriebenen Tools und Praktiken bereits verwenden sollten, was bedeutet, dass es nicht so schwierig sein sollte, Ihre Arbeit mit nach Hause zu nehmen.

Fernarbeit ist nicht so einschüchternd, sobald Sie sich an die neue Routine gewöhnt haben. Sie können am Ende sogar produktiver sein, wenn Sie nicht stundenlang pendeln oder an unzähligen persönlichen Meetings teilnehmen müssen.

André Oentoro

Andre Oentoro ist der Gründer von Breadnbeyond, einem preisgekrönten Unternehmen für Erklärvideos. Er hilft Unternehmen, die Konversionsraten zu steigern, mehr Verkäufe abzuschließen und einen positiven ROI aus Erklärvideos (in dieser Reihenfolge) zu erzielen.