Wie hat die Gesundheitskrise von COVID-19 den Fernzugriff verändert (gefolgt von einer Fallstudie)?

Die Worte „Fernzugriff“ hatten für viele Arbeitnehmer keine Bedeutung, bevor COVID-19 kam und unsere Arbeitsweise veränderte. Allerdings mussten sich Einzelpersonen und Unternehmen schnell anpassen, als der erste Lockdown in Kraft trat. Mittlerweile ist das Konzept des Fernzugriffs für viele von uns alltäglich geworden. Schauen wir uns an, worauf geachtet werden muss, damit Unternehmen mögliche Probleme vermeiden können. Eine Fallstudie am Ende des Artikels soll zum besseren Verständnis beitragen.

Die drei Säulen des Fernzugriffs

Für ein Unternehmen besteht beim Fernzugriff die Gefahr, dass es am Ende Geld verliert. Dies ist der Grund, warum es überhaupt existiert. Um eine solche Situation zu vermeiden, müssen drei Elemente berücksichtigt werden: Geschwindigkeit, Sicherheit und Skalierbarkeit. Das den Mitarbeitern im Fernzugriff vorgeschlagene Netzwerk soll für diese drei Themen maximale Kapazitäten bieten. Andernfalls besteht eine gute Chance, dass das Unternehmen durch Zeit- und Energieverschwendung ins Stocken gerät. Offensichtlich wird dies zu Verlusten führen.

Wir werden uns eingehend mit diesen verschiedenen Punkten befassen. Zuvor muss jedoch unbedingt geprüft werden, wie ein Unternehmen seinen Mitarbeitern Fernzugriff ermöglichen kann. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten. Die erste war die häufigste Lösung, bevor wir in die Coronavirus-Ära eintraten. Dies geschah über ein virtuelles privates Netzwerk (VPN). Allerdings werden ältere VPNs in vielen Fällen nicht mehr angepasst, da sie auf Benutzerseite Schwachstellen aufweisen. Tatsächlich hängt ein VPN stark von der Kapazität und Konfiguration des Geräts des Benutzers ab. Diese reichen oft nicht aus, um das Netzwerk zu schützen.

Die andere Möglichkeit ist eine skalierbare Fernzugriffslösung. Dadurch wird die Verbindung zwischen dem Server des Unternehmens und seinen Mitarbeitern zu einer virtuellen Sitzung, auf einer Serverleistung oder zu einem Cloud-System. Da das Netzwerk nicht mehr so ​​stark von den Geräten der Benutzer abhängt, ist es viel sicherer und weniger eingeschränkt.

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1. Element: Geschwindigkeit

Zeit ist Geld. Obwohl es sich um einen Ausdruck handelt, ist es auch eine Realität, über die Unternehmen nachdenken müssen, wenn ihre Mitarbeiter über Fernzugriff arbeiten. Es ist ganz einfach zu verstehen, warum. Wenn ein System zu komplex ist, sinkt die Leistung der Benutzer. Das allein führt zu Frustration, die das Problem noch verschlimmert und die Mitarbeiter noch mehr bremst. Ob ein Netzwerk voll funktionsfähig ist, lässt sich nur dann erkennen, wenn die Nutzer keinen Unterschied spüren, ob sie es von der Arbeit oder von zu Hause aus nutzen.

Die Geschwindigkeit des Systems selbst ist entscheidend für die Kontinuität der Arbeit. Reicht die Bandbreite für die Mitarbeiter beim Zugriff auf die Anwendungsserver nicht aus, entsteht für das Unternehmen ein finanzieller Verlust. Je langsamer es ist, desto mehr Zeit und Energie wird verschwendet. Die Kosten für zusätzliche Bandbreite werden nie so hoch sein wie die Verluste, die entstehen können, wenn sie nicht breit genug ist. Unabhängig davon, wie sehr ein Unternehmen seine Server auf Robustheit und Geschwindigkeit vorbereitet, muss es sich immer um die Verbindung auf der Benutzerseite kümmern. Wohnverbindungen können langsam und unzuverlässig sein; etwas, das das Unternehmen nicht einfach beheben kann.

2. Element: Sicherheit

Wenn ein Unternehmen seinen Mitarbeitern den Fernzugriff auf seine Server ermöglicht, setzt es sich sofort einem Risiko aus. Es spielt keine Rolle, ob es 10 oder 1.000 Benutzer gibt, die Risiken sind gleich und daher muss das Sicherheitssystem von Anfang an perfekt sein. Das liegt daran, dass es eine Vielzahl externer Bedrohungen gibt, die dem Netzwerk auf unterschiedliche Weise Schaden zufügen können. Von Datenverlust über Phishing bis hin zu Ransomware-Angriffen – die Gefahren lauern in der virtuellen Welt.

Es gibt drei Protokolle, die berücksichtigt werden müssen, um die grundlegende Sicherheit aufrechtzuerhalten, die die Server des Unternehmens schützt.

Erstens muss das System in der Lage sein, eine Endpunkt-Positionsbewertung durchzuführen. Das bedeutet, dass das System jedes Mal, wenn ein Benutzer eine Verbindung herstellen möchte, zunächst einen Scan durchführt, um festzustellen, ob das Endbenutzergerät den Sicherheitsrichtlinien entspricht.

Zweitens muss das System so aufgebaut sein, dass es sich selbst vor Keylogging und anderer Malware schützt. Es ist ziemlich komplex, da dies durch Dateiaustausch und Daten aus der Zwischenablage geschehen kann.

Das dritte Protokoll, das einbezogen werden muss, ist die Bereitstellung eines robusten Endpunktschutzes. Es muss auf beiden Seiten (Endbenutzer/Unternehmensserver) vorhanden sein und stärker sein als die herkömmlichen definitionbasierten Antivirenprodukte. Die Lösung muss Verhaltensanalysen und erweiterten Schutz vor dauerhaften Bedrohungen umfassen.

3. Element: Skalierbarkeit

Eines der größten Probleme eines Fernzugriffssystems besteht darin, dass es je nach Anzahl der Mitarbeiter, die jederzeit auf das Netzwerk zugreifen, schnell wachsen muss. Um sicherzustellen, dass die Skalierbarkeit angepasst ist, müssen drei Teile des Puzzles berücksichtigt werden: Softwarelizenzierung, Netzwerkbandbreite und Hardwarekapazität.

Die Softwarelizenzierung ist normalerweise das am einfachsten zu lösende Problem. Denn die meisten Softwareunternehmen bieten Lizenzen an, die an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst sind. Im Allgemeinen erhebt die Software eine Gebühr pro Benutzer; So können jederzeit beliebig viele neue Benutzer hinzugefügt werden. Ansonsten werden sie meist gebündelt geliefert. Sie zahlen dann eine bestimmte Gebühr für eine maximale Anzahl von Benutzern.

Die Netzwerkbandbreite muss sorgfältig im Voraus geplant werden, da sie nicht so einfach zu lösen ist wie die Softwarelizenzierung. Ein Übermaß an Bandbreite sollte in einem Unternehmen die Regel sein; Wenn die Anzahl der Benutzer zunimmt, sollte die Bandbreite immer noch ausreichen, um alle mit normaler Geschwindigkeit arbeiten zu lassen.

Die gleiche Strategie wie bei der Verwaltung der Netzwerkbandbreite sollte auch auf die Hardwarekapazität angewendet werden. Nur durch vorausschauende Planung kann das Unternehmen nicht langsamer werden, wenn es Benutzer zum Netzwerk hinzufügt. Andernfalls nimmt das Hinzufügen von Hardware-Ressourcen (Firewalls, Server) die Zeit in Anspruch, die Sie nicht haben, wenn es plötzlich dringend erforderlich wird.

Vorausschauende Planung ist der Schlüssel zu vielen Problemen beim Fernzugriff. Wir werden es in der folgenden Fallstudie herausfinden. Eine schnelle Anpassung ist ebenfalls von größter Bedeutung. Aber das wird man nur schaffen, wenn man es vorher geplant hat.

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Fallstudie: Laptops, Fernzugriff, Cybersicherheit und Zoom halten eine in Tucson ansässige Klinik trotz COVID-19 am Laufen

Als die Pandemie ausbrach und überall auf der Welt Lockdowns erzwang, war niemand darauf vorbereitet. Dies war bei COPE Community Services der Fall. Es handelt sich um eine gemeinnützige Organisation für Verhaltens- und körperliche Gesundheitsfürsorge, die mehr als 15.000 Kunden im Pima County betreut. Doch die schnelle Reaktion des Managements führte zu sofortigen Änderungen in der Arbeitsweise und hielt die Klinik offen. Hier ist die Geschichte.

Das Geheimnis: Ein Schnellreaktionsplan

Der Gesundheitsversorgungsdienst bei COPE Community Services wurde durch COVID-19 vollständig unterbrochen. Damit die Klinik geöffnet bleiben konnte, musste ein Schnellreaktionsplan ausgearbeitet und umgesetzt werden. Letztendlich blieben die Patienten dank der guten Entscheidungen des Managements von den Veränderungen größtenteils verschont. Diese wurden im Lichte der Prognosen erstellt, die der National Council for Behavioral Health im April erstellt hatte, als die Krise zunahm. Daraus ging hervor, dass eine von ihnen durchgeführte Umfrage sie zu der Annahme veranlasste, dass fast zwei Drittel der Befragten (Kliniken wie COPE) aufgrund von COVID-19-Erkrankungen nicht länger als drei Monate überleben könnten.

Die meisten anderen Kliniken bauten Personal ab. Aber Rod Cook, der CEO von COPE, hatte eine andere Einstellung. Er wusste, dass er reagieren musste, wenn er seine Klinik nicht in der gleichen Lage vorfinden wollte. Er verstand, dass er seine Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten lassen musste. Daher musste er zunächst Möglichkeiten finden, den Fernzugriff auf Unternehmensressourcen sicher zu ermöglichen. Weil alte VPNs nicht an die aktuellen Herausforderungen der Cybersicherheit angepasst waren. Nachdem er sich darum gekümmert hatte, musste er ein Kommunikationstool finden, das effizient funktionieren würde. Und wie so viele andere in diesem Jahr entschied er sich für Zoom. Er kaufte Laptops und sicherte sie, bevor er sie an seine Mitarbeiter verteilte, damit diese aus der Ferne arbeiten konnten.

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Auf Notsituationen vorbereitet sein

Der CEO von COPE Community Services sagte in einem Interview, dass er keinen Zweifel daran habe, dass sie diese Krise mit einem detaillierten Geschäftskontinuitätsplan überstanden hätten. Es hilft, sich auf jede mögliche Situation vorzubereiten. Ohne sie haben Sie möglicherweise nicht die Zeit, eine Lösung zu finden, bevor Sie schließen müssen.

COPE Community Services basierte seinen Notfallplan auf drei Aspekten: Remote-Arbeitskräfte, Kontinuität des Umsatzzyklusmanagements und Telemedizin. Es war nicht einfach, es in so kurzer Zeit umzusetzen. Aber es gelang ihnen, alle notwendigen Lösungen zu finden, um die Klinik offen zu halten. Natürlich auf eine ganz andere Art und Weise als sonst. Es war keine leichte Aufgabe, in einer Zeit, in der Produktion und Vertrieb so stark unterbrochen waren, schnell 50 Laptops zu finden. Aber private Kontakte ermöglichten es der Klinik, sie innerhalb von vier Tagen zu bekommen und alle wieder arbeiten zu lassen.