3 Schritte zu einer kopfschmerzfreien Salesforce-Datenmigration

Erinnern Sie sich an das letzte Mal, als Sie stundenlang an einem langen, schön formatierten Dokument gearbeitet haben, es dann aber in einem anderen Programm geöffnet haben und es völlig durcheinander aussah?

Stellen Sie sich nun diesen Horror vor, aber statt eines Textdokuments oder einer Folienpräsentation sind es alle wichtigen Daten Ihres Unternehmens, die einfach durcheinander geraten sind (Jump-Scare!).

Offensichtlich ist dies das genaue Gegenteil von Ideal, aber wenn Sie eine Datenmigration in Salesforce ohne Planung, mit den falschen Tools oder anderweitig unvorbereitet versuchen, laufen Sie Gefahr, zu scheitern.

Was ist eine Salesforce-Datenmigration (und warum benötigen Sie sie)?

Bei einer Salesforce-Datenmigration werden Daten aus einem Quellsystem extrahiert und in eine Salesforce-Zielumgebung geladen, wobei im Idealfall ihre Integrität, Struktur und Beziehungen erhalten bleiben.

Ihre Organisation erwägt möglicherweise eine Datenmigration, wenn:

• Sie aktualisieren Ihre Altsysteme oder CRM-Plattform auf Salesforce
• Sie konsolidieren mehrere Datenbanken oder Systeme
• Sie möchten Ihre Daten bereinigen, archivieren oder auf andere Weise die Qualität verbessern

Wie sieht also der Prozess einer Datenmigration in Salesforce aus?

Schritt eins: Planen Sie voraus

Wie Sie sich vorstellen können, erfordern Datenmigrationsprojekte sorgfältige Planung, Koordination und Fachwissen, um die erfolgreiche Übertragung Ihrer Daten zu Salesforce mit minimalen Störungen des Geschäftsbetriebs sicherzustellen.

Im Folgenden erläutern wir, wie Sie Ihr Unternehmen bei der Einführung einer Migration auf den Erfolg vorbereiten können.

Machen Sie sich Klarheit über Ziele, Umfang und Stakeholder

Bei einem Projekt dieser Größenordnung sollten Sie in der Lage sein, Ihrem/Ihren Team(s) die Ziele klar zu formulieren. Beginnen Sie damit, alle Dateneigentümer, Administratoren und andere Interessengruppen zu identifizieren und mit ihnen zusammenzuarbeiten, um klare Rollen und Verantwortlichkeiten festzulegen. Bestimmen Sie von dort aus den Umfang des Projekts: Welche Daten werden migriert? Welche Quellsysteme sind beteiligt? Was ist die Salesforce-Zielumgebung? Legen Sie einen Zeitplan fest und stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Ressourcen bereitgestellt werden.

Bereinigen Sie Ihre Quelldaten

Überprüfen Sie die Quelldaten, um deren Qualität und Genauigkeit sicherzustellen. Dies kann Datenbereinigungsaktivitäten wie Deduplizierung, Standardisierung von Formaten, Validierung der Datenintegrität und die Behebung anderer Inkonsistenzen oder Fehler umfassen. Saubere und gut aufbereitete Daten sorgen für einen viel reibungsloseren Prozess und ersparen Ihnen auf lange Sicht Zeit (und Kopfschmerzen!).

Holen Sie sich eine Zuordnung

Stellen Sie sich diesen Schritt als „Zweimal messen; „Einmal schneiden“-Phase. Analysieren Sie die Datenstrukturen, Felder und Beziehungen im Quellsystem und ordnen Sie sie den entsprechenden Feldern in Salesforce zu. Definieren Sie, welche Transformationsregeln und Logik erforderlich sind, um die Quelldaten so zu konvertieren, dass sie mit dem Salesforce-Datenmodell übereinstimmen. Denken Sie daran, alle Datenabhängigkeiten oder komplexen Beziehungen zu berücksichtigen, die während der Migration erhalten bleiben müssen.

Identifizieren Sie Integrationsanforderungen

Identifizieren Sie alle Integrationen oder Datenabhängigkeiten zwischen Salesforce und anderen Systemen innerhalb der Organisation. Welche Auswirkungen wird die Datenmigration auf diese Integrationen haben? Planen Sie alle notwendigen Aktualisierungen oder Neukonfigurationen im Voraus, um Konsistenz und nahtlosen Datenfluss nach der Migration sicherzustellen.

Erstellen Sie eine Validierungsstrategie

Erstellen Sie einen Plan, um die Richtigkeit und Vollständigkeit der migrierten Daten einmalig zu überprüfen. Das sieht so aus, als würden Sie Testszenarien definieren, Beispielprüfungen durchführen und festlegen, wie Sie die migrierten Daten anhand der Quelldaten validieren.

Richten Sie eine Daten-Governance ein

Data Governance umfasst die Prozesse, Richtlinien, Rollen und Verantwortlichkeiten zur Gewährleistung der Datenqualität, -integrität, -sicherheit und -konformität in Ihrem Unternehmen. Es stellt sicher, dass während und nach dem Migrationsprozess geeignete Maßnahmen und Berechtigungen vorhanden sind. Arbeiten Sie mit Ihren Administratoren zusammen, um Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen und andere Sicherheitsprotokolle zum Schutz des Datenschutzes zu implementieren.

Haben Sie einen Backup-Plan

Antizipieren Sie potenzielle Risiken und Herausforderungen, die während des Migrationsprozesses auftreten können. Erstellen Sie einen Notfallplan, der alternative Ansätze, Abhilfestrategien und Fallback-Optionen beschreibt, um alle Probleme oder Rückschläge zu beheben, die während der Migration auftreten. Ein klar definierter Notfallplan trägt dazu bei, Ausfallzeiten zu minimieren und die Geschäftskontinuität sicherzustellen.

Machen Sie unternehmensweit Bescheid

Hier informieren Sie alle anderen Mitarbeiter Ihrer Organisation über die bevorstehende Datenmigration und kommunizieren den Gesamtplan, den Zeitplan und mögliche Auswirkungen auf den täglichen Betrieb.

Vereinfacht gesagt sind eine gründliche Planung, die Einbindung von Stakeholdern und die Beachtung von Datenqualität und -sicherheit Faktoren, die einen reibungslosen Übergang zu einer neuen Salesforce-Umgebung ermöglichen.

Schritt zwei: Migrieren Sie Ihre Daten

Jetzt, da Sie alle vorbereitet sind und alle auf dem gleichen Stand sind, ist es Zeit für die Migration!

Der Prozess umfasst typischerweise die folgenden Schritte:

1. Datenextraktion: Sammeln Sie alle Migrationsdaten aus Ihrem Quellsystem oder Ihrer Datenbank.Zu den extrahierten Daten können Kundendatensätze, Leads, Konten, Kontakte, Opportunities, benutzerdefinierte Objekte und zugehörige Metadaten gehören.

2. Datentransformation: Quelldaten müssen häufig geändert werden, um sie an das Salesforce-Zieldatenmodell anzupassen und Datenqualitätsstandards einzuhalten.Wie oben erwähnt, kann dies die Bereinigung, Standardisierung, Deduplizierung, Formatierung und Zuordnung von Daten umfassen. Datentransformationen stellen sicher, dass die migrierten Daten konsistent, genau und mit der neuen Umgebung kompatibel bleiben, sodass die Datenverwaltung mit Salesforce zum Kinderspiel wird.

3. Laden von Daten: Nach der Transformation können Ihre Daten geladen und den entsprechenden Feldern in Salesforce zugeordnet werden.Hierzu können Sie Salesforce-Datenimporttools wie den Salesforce-Datenimport-Assistenten, Data Loader oder Integrationstools von Drittanbietern verwenden. Selbstverständlich empfehlen wir das Import-Modul von Validity DemandTools.

4. Datenvalidierung und -tests: Nach dem Laden der Daten sind gründliche Validierungen und Tests unerlässlich, um die Datenintegrität sicherzustellen und zu überprüfen, ob die Migration erfolgreich war.Dazu gehören der Vergleich migrierter Daten mit den Quelldaten, die Durchführung von Stichprobenprüfungen und andere Tests.

Profi-Tipp : Erstellen Sie eine Teststrategie, die verschiedene Anwendungsfälle und Szenarien abdeckt, um ein hohes Maß an Datenqualität und -integrität sicherzustellen.

Schritt drei: Betreuung nach der Migration

Sobald die Migration abgeschlossen und Ihre Daten validiert sind, können weitere Aktivitäten nach der Migration erforderlich sein, nämlich:

1. Systemeinrichtung: Dies bedeutet, Sicherheitseinstellungen zu konfigurieren, Integrationen mit anderen Systemen wiederherzustellen und Arbeitsabläufe und Automatisierungsregeln zu aktualisieren.

2. Datenverwaltung: Sie müssen außerdem Schulungen zu allen Änderungen oder neuen Funktionen anbieten, die eingeführt werden, die Einbindung der Benutzer fördern und bereit sein, auf etwaige Bedenken oder Fragen einzugehen.

3. Sicherheit und Compliance: Der Schutz sensibler Daten vor, während und nach einer Salesforce-Migration ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher übertragen werden und die entsprechenden Berechtigungen und Kontrollen vorhanden sind.Denken Sie daran, Compliance-Anforderungen zu berücksichtigen, z. B. Vorschriften zur Datenresidenz, und stellen Sie sicher, dass Sie nach der Migration die relevanten gesetzlichen und branchenspezifischen Vorschriften einhalten.

Bringen Sie Ihre CRM-Daten in Form

Eine Salesforce-Migration ermöglicht es Unternehmen, die Datenintegrität aufrechtzuerhalten, Prozesse zu optimieren, die Datenqualität zu verbessern und einen reibungslosen Übergang zu Salesforce oder einer neuen Salesforce-Umgebung sicherzustellen. Allerdings ist die Planung bei der Durchführung von Datenmigrationen von entscheidender Bedeutung, wenn Sie Störungen minimieren und das erfolgreichste Ergebnis für alle sicherstellen möchten.

Bei falscher Durchführung kann ein solcher Prozess schwierig, zeitraubend und umsatzschädigend sein.

Expertentipps zur Migration wachsender Datenmengen und zur Vermeidung von Datenqualitätsproblemen, die Ihr Geschäftsergebnis beeinträchtigen, finden Sie in unserem Leitfaden „Top-Tipps für die optimale Umsetzung Ihrer nächsten Salesforce-Datenmigration“.