Was ist Ursachenanalyse? Vorlage, Vorteile und Methoden

„Lasst uns dem Problem auf den Grund gehen“

Das ist der beste Weg, um die Suche nach komplexen Geschäftslösungen anzugehen. Es ist entscheidend, jedem Problem auf den Grund zu gehen, auch wenn Sie am Anfang nicht genau sagen können, was falsch läuft.

Unternehmen verwenden häufig Protokollanalysesoftware, die detaillierte Informationsaufzeichnungen enthält, um verschiedene Umstände zu identifizieren und zu analysieren, die am Arbeitsplatz auftreten. Wenn Sie sich jedoch verloren fühlen, versuchen Sie es mit einer Vorlage zur Ursachenanalyse, die Ihnen hilft, die Situation zu verstehen und praktikable Antworten auf komplizierte Probleme zu entwickeln.

Bestimmte RCA-Methoden sind fokussiert und spezifisch, und andere RCA-Methoden konzentrieren sich auf generische Strategien.

Menschen verwenden häufig einen RCA, um mehr darüber zu erfahren, warum sich ein System von ähnlichen Methoden unterscheidet oder diese übertrifft. Meistens liegt die Aufmerksamkeit jedoch auf spezifischen Themen, insbesondere wenn es sich um kritische Systeme handelt. Ein RCA bewertet alle beitragenden Elemente und verknüpft Ereignisse sinnvoll, um Probleme anzugehen und zu verhindern, dass sie erneut auftreten. Es ist nur möglich, herauszufinden, wie, wann und warum das Problem aufgetreten ist, indem man sich auf die Grundursache und nicht auf die oberflächlichen Indikatoren konzentriert.

Warum ist eine Ursachenanalyse wichtig?

RCA ist außerordentlich wichtig, da es Kernfehler im Entwicklungsprozess eines Produkts identifiziert und es den Teams ermöglicht, die richtigen Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, um Probleme in Zukunft zu vermeiden. Dadurch weist das fertige Produkt weniger Fehler auf und muss weniger nachbearbeitet werden.

Das Hinzufügen weiterer Teammitglieder ist beispielsweise eine sofortige Lösung, wenn Ihr Unternehmen eine bessere Bindungsrate benötigt. Aber durch die Verwendung von RCA können Sie herausfinden, warum Teammitglieder Ihr Unternehmen verlassen, und diese Informationen anwenden, um die Mitarbeiterbindung zu verbessern. Niedrige Bindungsraten können eine der folgenden Ursachen haben.

• Fehlende berufliche Entwicklungsmöglichkeiten
• Schlechte Leistungen für Teammitglieder
• Unterdurchschnittliche Bezahlung
• Niedrige Moral

Ein Unternehmen kann Forschung nutzen, um eine oder mehrere Ursachen zu identifizieren, nachdem es die möglichen Gründe berücksichtigt hat. Sie können keine dauerhafte Lösung finden, bis Sie die zugrunde liegenden Probleme kennen. Eine RCA-Vorlage verwendet einen systematischen Ansatz zur Problemlösung, anstatt einen Verband anzulegen und für das Beste zu beten.

Ziele der Ursachenanalyse

Das primäre Ziel der Ursachenanalyse ist es, Kernprobleme zu erkennen, um sie zu beseitigen. Fachleute können die durch diesen Ansatz gewonnenen Erkenntnisse nutzen, um Mitarbeiter und Kunden von der Zuverlässigkeit und Verlässlichkeit eines Unternehmens zu überzeugen.

Kernprinzipien von RCA

Die grundlegenden RCA-Prinzipien sollten berücksichtigt werden, wenn Sie von dieser Methode profitieren möchten.

• Das Hauptziel von RCA ist es, die Grundursache eines Problems zu identifizieren, damit Korrekturmaßnahmen ergriffen werden können, um jede zugrunde liegende Ursache zu beseitigen, anstatt nur Symptome von Systemfehlern zu beheben. Dieser Untersuchungsschritt ist bedeutsam und erfordert spezifische Prozesse, um den Erfolg zu garantieren. Daher sollte die RCA mit voller Aufmerksamkeit und in Übereinstimmung mit den Vorschriften durchgeführt werden.
• Defekte manifestieren sich nicht aus dem Äther. Für jedes Problem gibt es mindestens eine Grundursache. Zugegeben, es kann schwierig sein, es zu finden, aber Sie müssen sich anstrengen, es sei denn, Sie möchten immer wieder dieselben Probleme „beheben“.
• Eine vollständige Analyse erfordert die Aufschlüsselung einer Reihe von Ereignissen, um die Verbindung zwischen den Elementen, die zu dem Problem beigetragen haben, besser zu verstehen. Das bedeutet, dass Sie sich weniger Gedanken darüber machen sollten, wer den Fehler verursacht hat, und sich hauptsächlich darauf konzentrieren sollten, warum der Fehler aufgetreten ist.

Aus diesem Grund sind Symptome entscheidend : Sie führen Sie zu dem, was falsch ist, aber sich nur auf oberflächliche Probleme zu konzentrieren, ist falsch. Suchen Sie stattdessen nach praktischen Lösungen für die Ursache des Problems.

So führen Sie eine Ursachenanalyse durch

Eine Vielzahl von Techniken bestimmt die Wurzelquellen in RCA. Im Folgenden finden Sie einige Schritte, die Sie befolgen können, um Probleme während des RCA-Prozesses zu identifizieren.

1. Definition des Problems

Um mit einer Ursachenanalyse zu beginnen, müssen Sie das Problem zunächst in Echtzeit charakterisieren. Wenn Sie mehrere Probleme zu beheben haben, beginnen Sie mit einem und führen Sie zahlreiche RCAs durch, um Antworten zu finden. Wenn Sie sich auf jeweils ein Problem konzentrieren, haben Sie eine höhere Chance, die Grundursache des Problems schnell zu ermitteln und zu lösen.

Um Ihr Problem zu identifizieren, müssen Sie auch sicherstellen, dass alle auf derselben Seite sind.

2. Sammeln von Daten

Zur Veranschaulichung des Problems ist eine Datenerhebung erforderlich. Sie können die Forschungsressourcen des Unternehmens nutzen, um die Anzeichen und Symptome des Problems besser zu verstehen. In dieser Phase sollten Sie sich über Folgendes informieren:

• Seit wann besteht das Problem?
• Wer ist davon betroffen?
• Was sind die unmittelbaren und langfristigen Auswirkungen dieses Problems?
• Was sind die wichtigsten Symptome und Anzeichen für dieses Problem?
• Welche eindeutigen Hinweise gibt es, die darauf hindeuten, dass es ein Problem gibt?

Sie können plausible Gründe für das Problem finden, nachdem Sie besser verstanden haben, wie es sich auf Ihr Unternehmen und Ihr Netzwerk auswirkt.

3. Identifizierung möglicher Grundursachen

Der wichtigste Schritt bei der Methode der Ursachenanalyse besteht darin, potenzielle Ursachen zu identifizieren und eine Vorlage für die Ursachenanalyse zu erstellen. RCA-Vorlagen helfen bei einer besseren Datenvisualisierung und einem klareren Verständnis Ihres Problems. Aus den Ursachen, die Sie in dieser Phase identifizieren, entsteht schließlich ein Lösungs- und Aktionsplan. Beliebte Vorlagen für die Ursachenanalyse zum Lösen von Hindernissen sind Pareto-Diagramme, einfache Ursachenanalysen, Ursache-Wirkungs-Diagramme, 5-Why-Technik und Ursachenzuordnung.

4. Bestimmen Sie die Grundursache

Sie müssen so viele wahrscheinliche Ursachen wie möglich durchgehen, um die zugrunde liegende Ursache Ihres Problems zu finden. Wenn Sie alle Möglichkeiten erkundet haben, ziehen Sie Folgendes in Betracht:

• Gibt es Gemeinsamkeiten zwischen den Hauptgründen, die ich identifiziert habe?
• Gibt es einen Grund, diese potenziellen fundamentalen Ursachen auszuschließen?
• Welche zugrunde liegende Ursache scheint am problematischsten zu sein?

Sie können mehrere Ursachenanalysemethoden für effektive Lösungen verwenden. Zu diesen Strategien gehören:

• Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (FMEA): Die FMEA ist ein Werkzeug, das die gefundenen potenziellen Grundursachen untersucht und diejenigen eliminiert, die am ehesten zu einem späteren Ausfall führen.
• Auswirkungsanalyse: Eine Auswirkungsanalyse bewertet die positiven und negativen Folgen jeder potenziell aufgedeckten Grundursache. Wenn Sie für jeden Grund eine hypothetische Pro- und Contra-Liste erstellen, fühlen Sie sich sicherer bei der Verfeinerung Ihrer Entscheidung.
• Änderungsanalyse: Diese Art der Analyse berücksichtigt, wie sich die unmittelbare Umgebung des Vorfalls im Laufe der Zeit verändert hat, was möglicherweise direkt zu dem Problem beigetragen hat.

Um der Ursache eines Trends auf den Grund zu gehen, verwenden Analysten häufig alternative Prozesse wie Data Discovery und Data Mining, um einen Bericht zur Ursachenanalyse zu erstellen.

Fachleute, die sich auf die Ursachenanalyse konzentrieren und die Zuverlässigkeit kontinuierlich verbessern möchten, sollten in der Lage sein, den besten Ansatz für die Situation zu wählen. Die Optimierung eines Aktionsplans mit einer einzigen Vorlage für die Ursachenanalyse ist ideal, aber oft sind mehrere Strategien in einer Berichtsvorlage erforderlich, um ein Problem anzugehen.

5. Lösungen implementieren

Nachdem Sie die grundlegenden Probleme kennen, die Sie aufgedeckt haben, ist es an der Zeit, Antworten zu finden und Maßnahmen zu ergreifen. Ihre Lösungen sollten auf die eigentliche Ursache abzielen, aber als Folge arbeiten sie sich in der Kette wieder nach oben und beheben Ihr ursprüngliches Problem.

Wenn Sie bereit sind, mit der Entwicklung Ihrer Implementierungsstrategie zu beginnen, stellen Sie sicher, dass sie optimiert und in einem Tool geteilt wird, auf das alle Beteiligten zugreifen können. Mit Projektmanagement-Software kann Ihr Team einfach interagieren und Lieferungen nach Bedarf arrangieren.

Arten von Vorlagen für die Ursachenanalyse

Eine Vorlage für die Ursachenanalyse vereinfacht die Ursachenanalyse, indem Sie Ihr Problem und die zugrunde liegenden Ursachen in grafischer Form anzeigen können. RCA kann mit verschiedenen Methoden durchgeführt werden, die jeweils für unterschiedliche Situationen geeignet sind. Im Folgenden werden die gängigsten Vorlagen für die Ursachenanalyse beschrieben.

Einfache Ursachenanalyse

Einfache RCA-Vorlagen betrachten Probleme, die keiner eingehenden Prüfung bedürfen. Sie können es verwenden, um das Problem oder Problem kurz zu beschreiben, eine Liste wahrscheinlicher Ursachen, mögliche Lösungen und eine Schlussfolgerung darüber zu erstellen, ob diese Lösungen effektiv waren oder nicht.

Ursache-Wirkung-Flussdiagramm

Dieses Flussdiagramm unterteilt das Problem in Symptome, mögliche Gründe und natürliche Ursachen, um zu einer logischen Lösung zu gelangen. Ursache-Wirkungs-Flussdiagramme werden oft über ein strukturiertes Fischgräten- oder Baumdiagramm gezeichnet. Das Fischgrätendiagramm zeigt das Problem oder die Auswirkung am Kopf oder Maul des Fisches, während ein Baumdiagramm die Liste der Grundursachen verzweigt.

Die 5-Warum-Methode

Die 5-Why-Methode kann die zugrunde liegenden Ursachen von Problemen identifizieren. Fragen Sie „warum“, anstatt den Fall für bare Münze zu nehmen, bis Sie ein Verfahren oder System erkennen, das nicht so funktioniert, wie es sollte. Sie könnten verborgene Problemebenen aufdecken, indem Sie sich nicht mit diesen anfänglichen Lösungen zufrieden geben.

Eine 5-Warum-Ursachenanalysevorlage enthält normalerweise Fragen oder Aufforderungen, die Ihnen helfen, die zugrunde liegenden Ursachen der Situation aufzudecken. Eine einfache Fünf-Warum-Ursachenanalyse-Vorlage könnte wie folgt aussehen:

1. Was ist das Problem?
2. Warum ist das Problem aufgetreten?
3. Warum ist das Ereignis in Frage 2 eingetreten?
4. Warum ist das Ereignis in Frage 3 eingetreten?
5. Warum ist das Ereignis in Frage 4 eingetreten?

Da der Ansatz iterativ ist, können Sie das Problem bis zu seiner Hauptursache zurückverfolgen und effektive Wege zu seiner Lösung entwerfen, indem Sie diese Fragen beantworten. Sie können Fragen hinzufügen oder die Vorlage an bestimmte Probleme und Anforderungen anpassen.

Sechs-Sigma-DMAIC

Six Sigma DMAIC ist eine Möglichkeit, Fehler zu minimieren und Geschäftsprozesse zu verbessern. Es hat seine Methode, grundlegende Ursachen zu untersuchen und zu untersuchen. Die Abkürzung „DMAIC“ spielt auf die Phasen dieses Verfahrens an:

Definieren und messen: Was wurde erwartet und was ist stattdessen schief gelaufen? Was ist passiert, wann und wo ist es passiert? Welche Bedeutung hat die Situation und wer war betroffen?

Analysieren: Untersucht die Ursache-Wirkungs-Verbindungen zwischen den Komponenten, die zum Problem beitragen. Was hat die Situation verursacht und was muss getan werden, damit sie sich nicht wiederholt?

Implementieren und kontrollieren: Was sind praktikable Lösungen für das Problem, und was sind die Ursachen und Vorteile ihrer Implementierung? Wie können Lösungen überwacht und reguliert werden, um sicherzustellen, dass das Problem nicht erneut auftritt?

Diese Vorlage für die Ursachenanalyse führt Sie durch jeden der vorangegangenen Prozesse und ermöglicht es Ihnen, Informationen zum Aktionsplan, zur Lösung und zum Untersuchungsteam für die Ursachen hinzuzufügen. Darüber hinaus enthält diese Grundursachenvorlage Diagramme, die verwendet werden können, um darzustellen, wie verschiedene beitragende Komponenten (z. B. Personen, Prozesse und Ausrüstung) miteinander und mit dem Problem selbst verknüpft sind.

Zuordnung verursachen

Die Ursachenzuordnungsvorlage kombiniert die einfache Ursachenanalysevorlage, die Six Sigma DMAIC-Vorlage und die 5-Warum-Ursachenanalysevorlage. Es enthält eine gründliche Problemzusammenfassung, einen Zeitplan, eine Analyse der „Warum“-Frage, Illustrationen zur Verdeutlichung des Prozesses, Abschnitte zum Vorschlagen und Bewerten alternativer Lösungen und einen Abschnitt zum Entwickeln eines Aktionsplans.

Laden Sie eine kostenlose Vorlage für die Ursachenzuordnung von Smartsheet herunter.

Vorteile der Ursachenanalyse

RCA hilft bei der Lösung hartnäckiger Projektprobleme und erheblicher Engpässe im Unternehmensbetrieb. Einige der vorteilhaften geschäftlichen Auswirkungen werden im Folgenden erörtert.

• Senkt die Kosten: Wenn ein Problem später im Entwicklungsprozess entdeckt wird, ist die Behebung teurer, und wenn es in das fertige Produkt integriert wird, kaufen Käufer es möglicherweise nur einmal, was das Unternehmen Geld kostet.
• Identifiziert Fehler: Dies weist darauf hin, dass Teams, die glauben, dass sie über angemessene Entwicklungs- und Qualitätssicherungsmethoden verfügen, aber dennoch wiederkehrende Probleme feststellen, am meisten von RCA profitieren. Es ist offensichtlich, dass etwas kaputt ist, aber die Fragen nach dem Was, Warum und Wo bleiben unbeantwortet. RCA kann die tatsächliche Ursache des Problems aufdecken, nicht nur den scheinbaren Grund.
• Verbesserte Sicherheit und Zuverlässigkeit: Da die Ursachenanalyse bei der künftigen Fehlerreduzierung hilft, kann sie vor allem Unternehmen in Branchen mit strengen Qualitätsstandards zugute kommen, in denen Produktzuverlässigkeit und -sicherheit von entscheidender Bedeutung sind.
• Verbessert den Arbeitsablauf und die Markteinführungszeit: Indem die Quelle eines Problems identifiziert und die entsprechenden Maßnahmen ergriffen werden, kann ein Produkt schneller getestet und mit weniger unentdeckten Fehlern auf den Markt gebracht werden.

Herausforderungen der Ursachenanalyse

Einige Herausforderungen, die während des RCA-Prozesses auftreten können, werden im Folgenden erörtert.

• Schlecht definierte Probleme: Wenn ein Problem unzureichend oder falsch angegeben wird, haben einzelne Teammitglieder möglicherweise unterschiedliche Wahrnehmungen des Problems, oder das Team bewegt sich möglicherweise in eine völlig andere Richtung, um etwas zu beheben, das kein Problem darstellt.
• Fehlende Informationen: Es ist eine Herausforderung, alle potenziellen Ursachen eines Problems kontinuierlich zu beobachten. Dies führt häufig zu einer verzerrten Identifizierung und unzureichenden Analyse.
• Ephemere Infrastruktur: Moderne Infrastruktur hat eine minimale Lebensdauer. Infolgedessen wird die Durchführung einer herkömmlichen abfragebasierten Ursachenforschung immer schwieriger.

Tools zur Ursachenanalyse

Methoden zur Ursachenanalyse kombinieren menschliche Inferenz mit Datenerfassungs- und Berichtstools. Zur Durchführung des RCA-Prozesses wenden sich IT-Teams häufig den Plattformen zu, die sie bereits verwenden, da sie häufig Daten enthalten, die wahrscheinlich tiefere Einblicke in das definierte Problem bieten. Zu diesen Werkzeugen können gehören:

• Netzwerkverwaltungslösungen helfen ihnen festzustellen, wer ihr Netzwerk nutzt, wie es eingerichtet ist und wie gut es funktioniert.
• Untersuchungsverwaltungssoftware zum Verständnis der Verwaltung von Angelegenheiten, einschließlich Pannen am Arbeitsplatz, Compliance und Betrugsprävention.
• Anwendungsverwaltungssoftware zum Überwachen und Verfolgen der Leistung bestimmter Anwendungen, die dabei helfen, eventuell auftretende Leistungsprobleme zu identifizieren und zu lösen.
• Cloud-Management-Lösungen bieten einen lokalen Zugriffspunkt oder ein Speicher-Gateway für den Datenabruf.

Viele dieser Lösungen verfügen über Tools zur Ursachenanalyse, die direkt in ihre Plattformen integriert sind. Darüber hinaus bieten einige Anbieter Tools an, die Informationen von vielen Plattformen sammeln und korrelieren, um bei der Behebung von Problemen oder Fehlern zu helfen. Beispielsweise können Automatisierungstools mit AIOPs-Funktionen (künstliche Intelligenz für den IT-Betrieb) aus vergangenen Ereignissen lernen und zukünftige Korrekturmaßnahmen vorschlagen.

Analysten sollten bei der Durchführung einer RCA die Techniken und Ressourcen einsetzen, die für ihre spezifischen Umstände am besten geeignet sind.

Etwas im Keim ersticken

RCA kann praktisch unter allen Umständen verwendet werden. Die Entscheidung, wie weit Sie Ihre Forschung vorantreiben, erfordert eine vernünftige Argumentation und ein gutes Urteilsvermögen. Es ist auch wichtig, im Voraus zu planen, um die Auswirkungen Ihrer Lösung vorherzusagen. Dies hilft Ihnen, potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie auftreten.

RCA bietet keine sofortigen Lösungen, aber die eigentliche Ursache eines Problems zu finden, erstickt es dauerhaft im Keim.

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