Bewertung von Risiken bei der Integration Ihrer Einzelhandelsgeschäftssysteme

Wenn Sie bereit sind, Ihre Einzelhandelssysteme wie Ihre E-Commerce-, Finanz- und stationäre Software zu integrieren, müssen Sie einige Entscheidungen treffen. Sie müssen entscheiden, welche Systeme integriert werden sollen, wie Sie sie verbinden und mit wem Sie zusammenarbeiten, um dies zu realisieren. Und während Sie ein solches Projekt durchführen, ist es am besten, innezuhalten und über kurz- und langfristige Risiken nachzudenken, denen Sie während des gesamten Prozesses begegnen könnten.

Ein paar Schritte voraus zu sein ist der einzige Weg, um zu vermeiden, in eine vermeidbare, aber bedauerliche Situation wie langwierige, kostspielige oder schlecht verwaltete Projekte zu geraten. Am Ende des Tages möchten Sie mit einer funktionierenden Lösung davonkommen und nicht mit der Reue des Käufers.

Wenn Sie von Ihrem Integrationsprojekt einen Schritt zurücktreten, gibt es zwei Bereiche, die Sie unbedingt planen müssen. Dazu gehören kurzfristige Risiken im Zusammenhang mit der Inbetriebnahme und dem Betrieb Ihrer Einzelhandelssysteme sowie die ebenso wichtigen langfristigen Risiken im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Wartung und Unterstützung dieser Verbindungen danach.

Ein Integrationsprojekt ist mehr als nur ein anfänglicher Start und ein Prozess, der im Hintergrund Ihres Unternehmens abläuft. Sie möchten sicherstellen, dass sich Ihre Integration weiterentwickelt, wenn Ihr Unternehmen neue Auftragsvolumen, Vertriebskanäle oder Omnichannel-Funktionen annimmt. Wenn Ihr Inventar, Ihre Bestellungen oder andere Daten aus irgendeinem Grund nicht mehr zwischen Ihren Systemen fließen, kann dies Ihnen und Ihren Kunden ernsthafte Kopfschmerzen bereiten.

Um Ihren Planungsprozess zu vereinfachen, haben wir unten ein Risikobewertungsdiagramm zusammengestellt. Diese Tabelle soll Ihnen helfen, zweimal zu messen und einmal zu schneiden. Sie können dieses Diagramm verwenden, wenn Sie Systeme und Dienste vergleichen, um Ihre Integrationen zu verwalten.

So bewerten Sie das Risiko während Ihres Einzelhandelsintegrationsprojekts

Lassen Sie uns zunächst einen Blick auf häufige Probleme werfen, die von Beginn der Planung Ihres Einzelhandelsintegrationsprojekts bis zu dessen Einführung auftreten können.

Kurzfristige Risiken des Integrationsprojekts

Umfang Ihres Projekts

Wenn Sie zwei Softwaresysteme verbinden, um den Datenfluss zwischen ihnen zu automatisieren, ist es wichtig zu verstehen, welche Datenfelder verbunden werden müssen und welche Geschäftsprozesse berücksichtigt werden müssen. Dies wirkt sich unweigerlich auf Ihren Umfang oder Ihre Leistungsbeschreibung aus und identifiziert nicht nur die Felder, die zugeordnet werden müssen, sondern auch Wege, auf denen Daten übersetzt oder geändert werden müssen, um von einem Endpunktsystem akzeptiert zu werden.

Eine unzureichende Festlegung des Umfangs im Voraus führt später in Ihrem Projekt zu Änderungen des Umfangs, was zu Zeitverzögerungen und erhöhten Kosten führen kann. In einigen Fällen haben Sie möglicherweise keine Dokumentation zu Anpassungen und Add-Ons, die für die Software bereitgestellt werden, mit der Sie eine Verbindung herstellen möchten. Oder Sie haben möglicherweise keinen Zugang zu den Entwicklern, IT-Experten und anderen Personen, die an der Bereitstellung und Personalisierung Ihrer Software beteiligt sind. Ohne diese Ressourcen sind spätere Änderungen wahrscheinlicher, da es schwierig ist, etwas zu planen, das Sie nicht kennen.

Fazit: Es ist wichtig, dass alle Beteiligten an der Erstellung Ihres Umfangs beteiligt sind, damit Sie nicht mitten im Projekt herausfinden, dass eine Abteilung wie die Finanzabteilung Anforderungen hat, die Ihnen nicht bewusst waren.

Zugriff auf Ihr System

Um Systeme zu verbinden, müssen Sie in der Lage sein, Daten in und/oder aus diesen Systemen zu bekommen. Ob es darum geht, Firewalls zu überwinden oder einfach die richtigen Logins für eine API oder einen FTP-Standort zu generieren, Sie müssen in der Lage sein, das zu bekommen, was Sie brauchen, wenn Sie es brauchen. Es ist wichtig sicherzustellen, dass alle erforderlichen Anbieter, wie z. B. ein Hosting-Unternehmen oder Value Added Reseller (VAR), die den Zugriff auf Ihre Software kontrollieren, bereit sind, ihren Teil dazu beizutragen, Ihrem Integrationspartner Zugriff zur Nutzung zu gewähren.

Wenn Ihr Integrationspartner nicht über den erforderlichen Zugriff verfügt, kann dies Ihr Projekt verzögern oder die ursprünglich geplante Integration Ihrer Systeme verhindern.

Schlüsselmitnahmen: Seien Sie bereit, die Systeme zu verstehen und den Zugriff darauf zu teilen, die Sie zu Beginn Ihres Projekts verbinden müssen.

Ihre Arbeit

Beim Erstellen einer Website müssen Sie Feedback zu Designs und anderen Elementen geben und möglicherweise Inhalte bereitstellen, z. B. für eine „Über uns“-Seite. Wenn ein Partner Ihre Integration für Sie abschließt, benötigt er höchstwahrscheinlich Informationen von Ihnen, z. B. wie Sie Aufträge ausführen möchten, um den Arbeitsumfang zu generieren. Sie können auch verlangen, dass Sie die Arbeit an verschiedenen Teilen des Projekts abzeichnen und andere notwendige Schritte unternehmen, um ein Projekt abzuschließen.

Fazit: Erwarten Sie, dass Sie Ihrem Partner während des gesamten Integrationsprojekts Feedback geben. Verzögerungen auf Ihrer Seite wirken sich höchstwahrscheinlich auf die Starttermine Ihres Projekts aus.

Hardware- und Softwareanforderungen

Um eine Verbindung mit anderer Software herzustellen, müssen Ihre Softwaresysteme über eine Verbindungsmethode verfügen. In einigen Fällen müssen Sie möglicherweise für ein Modul oder Zugriffsrechte bezahlen, um auf eine API zugreifen zu können, Flatfiles zu importieren und zu exportieren oder anderweitig Daten in und aus der Software zu bekommen. In anderen Fällen müssen Sie möglicherweise Ihre SaaS-Lizenz oder Ihr Hosting aktualisieren, um die zusätzliche Last zu bewältigen, die möglicherweise für Verbindungsdaten erforderlich ist.

SCHLUSSELERKENNTNISSE: Seien Sie sich bewusst, dass die Integration Ihrer Systeme möglicherweise mehr Ressourcen erfordert, als Sie derzeit haben. Sie sollten in der Lage sein, mit Ihrem Partner zusammenzuarbeiten, um diese Anforderungen zu verstehen und zu planen, da sie sich auf Ihren Zeitplan und Ihre Gesamtkosten auswirken können.

Nun, das ist alles gut und schön … Wenn Sie auf einer soliden Basis aufbauen.

Auswahl eines Integrationsansatzes: Langfristige Risiken

Hier sind die Top 10 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl Ihres Integrationsansatzes zur Verbindung Ihrer Systeme achten sollten, an die Sie vielleicht noch nicht gedacht haben:

1. Sicherheit: Wollen Sie wirklich riskieren, dass Ihre Kundendaten und andere sensible Daten verletzt werden? Wir wissen, dass Sie dies nicht tun, daher ist es wichtig zu verstehen, wie Ihre Integrationslösung auf Schwachstellen für Hacker getestet wird. Wird es Sicherheitsaudits geben? Penetrationstest? Werden die Hosting- und Softwareschichten auf dem neuesten Stand gehalten, um neue und sich entwickelnde Bedrohungen abzuwehren?
2. Wartung: Wenn Ihre Software-Endpunkte aktualisiert werden, wer stellt sicher, dass Ihre Integrationsplattform diesen Änderungen entspricht? Ohne einen Wartungsplan funktioniert Ihre Integrationslösung möglicherweise nicht mehr, was Ihnen und Ihren Kunden Ärger und Frust bereitet.
3. Support & Dokumentation: Wenn Sie ein Problem mit Ihrer Datenautomatisierung haben, z. B. wenn eine Bestellung fehlschlägt, an wen können Sie sich wenden? Woher wissen Sie, ob es sich um ein API-Problem, ein Firewall-Problem, fehlerhafte Daten handelt, die ein Mitarbeiter oder Anbieter versehentlich in eines Ihrer Softwaresysteme eingefügt hat, oder um ein anderes Problem? Wenn Sie sich auf „einen Typen“ verlassen, der im Urlaub, gefesselt oder anderweitig nicht verfügbar ist, und Sie keine angemessenen Unterlagen haben, können Sie ohne Paddel in einem Bach festsitzen.
4. Integrationsansatz: Ist Ihre Integration eine benutzerdefinierte Verbindung, die Ihre beiden Systeme direkt miteinander verbindet? Oder umfasst Ihre Lösung einen „Hub“, der sich zwischen Ihren Endpunktsystemen befindet und Ihre Datenintegration verwaltet und ausführt? Wie Ihre Systeme miteinander verbunden sind, wirkt sich darauf aus, wie einfach es ist, eine zusätzliche Software hinzuzufügen oder eines Ihrer aktuellen Endpunktsysteme zu aktualisieren. Je nach Integrationsansatz könnte eines dieser Szenarien bedeuten, dass Sie zum Reißbrett zurückkehren und ein neues Projekt von vorne beginnen müssen. Aus Ihrer Integration herauszuwachsen, kann sicherlich kostspielig sein.
5. Implementierung: Je nach Lösung müssen Sie sich möglicherweise auf Ihren Partner verlassen, um Ihre Systeme zu verbinden, oder es könnte eher DIY mit Point-and-Click-Tools sein. Wenn es letzteres ist, haben Sie die Ressourcen im Haus, um die Einrichtung durchzuführen? Diese Unterschiede wirken sich auch auf die Kosten aus. Wenn Ihr Partner die Integration einrichten muss, müssen Sie mit einmaligen Implementierungskosten rechnen.
6. Hosting: Wer hostet Ihre Integrationslösung? Ist es skalierbar, um größere Datenmengen zu bewältigen? Ist es auf ein bestimmtes Rechenzentrum oder einen Cloud-Anbieter angewiesen, um am Laufen zu bleiben? Gibt es ein SLA, das Sie vor Ausfallzeiten schützt? Wenn Ihr Integrationsanbieter ausfällt, sind es Ihre Kunden, die unter verlorenen Bestellungen, verzögerter Auftragsbearbeitung und mehr leiden.
7. Backups: Was passiert, wenn es jemals ein Problem gibt, bei dem der Datenfluss stoppt oder an einem Ihrer Endpunkte beschädigt wird? Wie werden Sie sich erholen? Obwohl wir alle hoffen, dass solche Dinge nie passieren, ist es am besten, solche Eventualitäten einzuplanen, nur für den Fall.
8. Skalierbarkeit: Was ist der Bruchpunkt für Ihr Endpunktsystem? Wie viele Produkte und Bestellungen kann es gleichzeitig übermitteln? Es gibt nichts Schlimmeres, als einen großartigen Verkaufstag zu haben und dann festzustellen, dass die Bestellungen in der Datenübertragung hängen bleiben, anstatt kommissioniert, verpackt und versendet zu werden.
9. Batching: In einer perfekten Welt würden alle Daten durch eine Echtzeit-API laufen (wie Software mit anderer Software kommuniziert). Selbst wenn eines Ihrer Systeme keine API hat, sollten Daten zu einem System fließen, das eine API hat. Mit Batching verzögern Sie die Übertragung von Daten. Dies kann zu Problemen führen, z. B. dass der Bestand nicht auf dem neuesten Stand ist, Ihre Bestellungen nicht so schnell wie gewünscht in die Software verschoben werden, von der aus Sie sie ausführen werden, und so weiter. APIs haben auch den Vorteil, dass sie Code verwenden, um jedes Datenelement zu übermitteln und eine Antwort von der empfangenden Software zu erhalten. Was uns zu Folgendem führt:
10. Fehler- und Ausnahmebehandlung : Weiß Ihr System, was zu tun ist, wenn eine Bestellnummer bereits in dem System existiert, in das es versucht, eine Bestellung einzufügen? Was ist, wenn ein 4xx- oder 5xx-Fehlercode zurückgegeben wird? Wenn Ihr System nicht ausreichend gehandhabt, geroutet und aufgezeichnet wird, stellen Sie möglicherweise fest, dass Ihr Boot Löcher aufweist, und Sie werden Wasser schöpfen.

Verwenden Sie dieses Diagramm, um verschiedene Lösungen und Partner zu bewerten. Sie können Optionen einfach vergleichen, indem Sie Spalten für jede Lösung erstellen, die Sie vergleichen möchten.

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