RFQ (Angebotsanfrage): Wie man sie effektiv für Entwicklungsagenturen erstellt

Eine Angebotsanfrage (RFQ) ist ein Prozess, bei dem das Unternehmen externe Anbieter und Lieferanten einlädt, Angebote für bestimmte Produkte oder Dienstleistungen abzugeben. Im Allgemeinen ist es die Anfrage nach dem Preis der Artikel, von denen Sie wissen, dass Sie sie wollen. Es sollte jedoch immer mehr als nur die Kosten pro Artikel beinhalten. Mit der Angebotsanfrage ist es möglich, sich umfassend über das Projekt und seine Anforderungen zu informieren. Es ist die oberste Priorität, Spezifikationen so detailliert wie möglich zu machen, um genaue Angebote zu erhalten. Dies gibt die Möglichkeit, im Vergleich zu anderen Anbietern ein viel präziseres Angebot zu erstellen. Der andere Grund, Zitate spezifisch zu machen, liegt hinter der Rechtsverbindlichkeit, da Zitate dafür verwendet werden können.

Die RFQ ist ein Vorgang, der regelmäßig von einem Beschaffungsmanager ausgeführt werden muss. Es gibt mehrere Methoden, dies zu tun. Wofür Sie sich auch entscheiden, es ist eine robuste Methode, um Kosten zu senken. In diesem Artikel werden wir diskutieren, wie man RFQ effektiv für Entwicklungsagenturen erstellt.

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Der RFQ-Prozess

Eine Anfrage lässt der Kreativität keinen Raum. Vielmehr verlangt es, dass der Anbieter sein Angebot für die Entwicklung des genauen Softwaretyps unter Verwendung vorgegebener Spezifikationen abgibt.

1. Vorbereitung

Der entscheidende Teil bei der Erstellung einer Anfrage ist die Vorbereitung. Es umfasst das Sammeln aller wesentlichen Dokumente und die Nachbildung des Prozesses von der Einladung bis zum Abschluss des Geschäfts. Behalten Sie immer das „große Ganze“ im Auge, wie Ihr Angebot aussehen soll.

Mit der Kataloganfrage können Sie Artikel in großen Mengen kaufen und Bestellungen aufgeben, die Ihnen regelmäßig geliefert werden. Mit dem Standard können Sie ein Angebot für eine feste Menge eines bestimmten Produkts erstellen, das Sie nicht sehr oft kaufen. Was die Angebotsanfrage betrifft, so können Sie damit eine große und teure Maschine oder Ausrüstung bestellen, die noch nie zuvor angefordert wurde.

2. Sammeln der entscheidenden Dokumente

Dazu gehören die Ausschreibung und Beschreibung des Angebots, die Konditionen, die Preisvorlage, die Qualifikationsanforderungen samt Fragebogen und die Zuschlagskriterien. Beschreiben Sie in der Anfrage Ihr Unternehmen, das Projekt, das Sie verfolgen, und alle anderen Informationen, die der Lieferant benötigt, um zu wissen, worum es bei Ihnen geht.

3. Geben Sie den rechtlichen Rahmen für das Angebot an

Fügen Sie danach die Allgemeinen Geschäftsbedingungen bei, um den rechtlichen Rahmen für das Angebot zu geben. Beschreiben Sie, welche Bedingungen akzeptiert werden und an welchen Sie nicht arbeiten werden, um die Verarbeitungsgeschwindigkeit der Geschäftsverhandlungen zu verringern und die Angebotsanforderung abzuschließen.

Die Preisvorlage gibt allen Teilnehmern Richtlinien, die sie bei der Abgabe eines Angebots befolgen müssen. Das ist das Dokument, das Ihnen hilft, die Angebote zu vergleichen, um das richtige für Sie auszuwählen. Haben Sie eine spezifische Preisaufschlüsselung basierend auf der Kategorie des Produkts und liefern Sie spezifische Kostentreiber.

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl des richtigen Lieferanten die folgenden Kriterien:

• Qualität der Dienstleistungen oder Produkte;

• Preis für die vom Lieferanten angebotene Qualität;

• Betriebskosten über den Zeitraum;

• Risiken und Renditen im Zusammenhang mit den Produkten und Lieferanten;

• Das Sammeln von Dokumenten ist ein wichtiger Schritt im Vorbereitungsprozess. Der gesamte Prozess selbst sollte etwa 50 % Ihrer gesamten Anfragezeit in Anspruch nehmen.

4. Verwaltung

• Das Wichtigste dabei ist , alle Ihre Teilnehmer gleich zu behandeln . Liefern Sie alle Updates zu Ihrem Projekt an die gesamte Gruppe Ihrer Lieferanten. Wenn einer Ihrer Lieferanten eine Frage zum Projekt stellt, stellen Sie sicher, dass Sie diese beantworten und mit der anderen Gruppe teilen. Respektieren Sie die gemeinsame Ethik des Prozesses. Zu diesem Zeitpunkt können Sie jederzeit eine zweite Preisverhandlungsrunde durchführen, falls die Teilnehmer das neue Preisziel im Auge haben.
• Der vorletzte Schritt, den Sie abschließen werden, ist die Vergabe von . Entscheiden Sie sich auf der Grundlage der Daten, die Sie im Laufe der Zeit gesammelt haben, für den Lieferanten, den Sie wählen werden. Zuschlagskriterien sind bei diesem Prozess praktisch. Versuchen Sie bei der Vergabe möglichst viele unterschiedliche Personen aus Ihrem Unternehmen einzuladen, um die Entscheidung zu treffen. Stellen Sie sicher, dass Sie sich Notizen darüber machen, wie viele Gebote Sie insgesamt erhalten haben, wie viele Sie ausgewählt haben, wer für was gestimmt hat und die Gründe, warum Sie die gewinnenden Wetten ausgewählt haben. Es hilft Ihnen, den Prozess des zukünftigen Ausfüllens der RFQs zu glätten und zu verbessern.

5. Schließen

Der letzte Schritt im RFQ-Prozess ist der Abschluss. Nachdem Sie Ihren Gewinner ausgewählt haben, ist es hilfreich, das letzte Treffen durchzuführen, bei dem Sie das Geschäft abschließen und den Vertrag unterzeichnen. Indem Sie sich bei der Vorbereitung um die Allgemeinen Geschäftsbedingungen kümmern, sollte es Sie überhaupt nicht viel Zeit und Mühe kosten. Wenn Sie dies nicht getan haben, stehen Ihnen lange Verhandlungen bevor, zusammen mit der möglichen Preisänderung, die nicht zu Ihren Gunsten ist. Gewöhnen Sie sich auch daran, allen Teilnehmern der Ausschreibung Feedback zu geben, nicht nur den Zuschlagsempfängern. Dies ist eine gute Geschäftspraxis und stellt sicher, dass Sie Verbindungen aufrechterhalten können, falls Ihnen in Zukunft wertvolle Angebote unterbreitet werden.

Wie erstellt man ein RFQ-Dokument, um ein genaues Angebot von der Entwicklungsagentur zu erhalten?

Um diese Frage zu beantworten, sehen Sie sich die folgende Liste der Voraussetzungen an, die erfüllt sein müssen, bevor Sie Ihre erste Projektbeschreibung erstellen:

Umfrage: Recherchieren Sie die Websites Ihrer Konkurrenten und sammeln Sie eine Funktionsliste

Wenn Sie ein E-Commerce-Händler werden möchten, schnallen Sie sich an. Besuchen Sie die Websites Ihrer Konkurrenten und notieren Sie sich sorgfältig alle Funktionen. Bei Bedarf zögern Sie nicht, die URLs mit Screenshots zu notieren. Dies ist die erste Phase der Recherche für Sie und bringt mehr Klarheit in Ihre Ideen und deren USP (Unique Selling Proposition).

Produktbilder: Stellen Sie Ihrer Entwicklungsagentur Musterproduktbilder zur Verfügung

Der kritischste, aber umständlichste Prozess ist die Erstellung von Produktbildern. Es ist eine Investition, die langfristig positive Renditen erzielen wird.

Prüfen:

• Haben Sie alle Produktbilder in hoher Auflösung?
• Haben sie einen weißen Hintergrund oder müssen sie in Photoshop weiter bearbeitet werden?

Produktdaten: Es müssen mindestens 5-6 vollständige Datensätze mit allen Produktattributen in einem Tabellenkalkulationsformat mit RFQ bereitgestellt werden

Da die E-Commerce-Branche immer anspruchsvoller wird, sind Daten der Schlüssel zu einem robusten und leistungsstarken Back-End Ihrer E-Commerce-Website. Überprüfen Sie vor Beginn der Entwicklung Ihre Produktdaten, um herauszufinden, ob sie strukturiert in einer Tabelle oder einer Datenbank organisiert sind? Oder ist es möglich, Daten aus Ihrer Kassensoftware zu exportieren? Wenn nicht, wie gedenken Sie es zu tun?

Website-Design: Pixel-perfektes Design wird Ihnen Besucher-Conversions bringen.

Das Design Ihrer E-Commerce-Website wird ihr eine Identität verleihen, Sie müssen sehr spezifisch sein, wie Ihre Website aussehen und sich anfühlen soll. Wie möchten Sie Ihre Website gestalten? Haben Sie eine Vorliebe für bestimmte Farben oder ein Farbthema? Ist Ihr Logo in hoher Auflösung verfügbar? Gibt es eine bestimmte Website, die Sie nachahmen möchten? Geben Sie dies in Ihrem RFQ-Dokument an.

Menüstruktur: Kategorien und Unterkategorien definieren.

Dies ist die einfachste aller Voraussetzungen, aber höchst kritisch. Versuchen Sie, die Kategorien und Unterkategorien Ihrer Menüstruktur möglichst klar zu definieren. Zum Beispiel Startseite, Über uns, Produkte, Lösungen usw. Ein gut definiertes Menü ermöglicht es Ihnen, eine angemessene Struktur für Ihre E-Commerce-Website zu erstellen, die wiederum eine wichtige Rolle während des Entwicklungsprozesses spielt.

Haushalt und Finanzierung

Die E-Commerce-Website ist ein Hauptprojekt und sollte nicht als Nebenprojekt aufgenommen werden. Es erfordert ernsthafte Investitionen zusammen mit viel harter Arbeit. Wenn Ihr Budget weniger als 7000-8000 USD beträgt, empfehlen wir Ihnen, Ihre Pläne für die Entwicklung einer E-Commerce-Website noch einmal zu überdenken. Weil Websites von minderer Qualität sich nicht verkaufen (Punkt). Je höher das Budget, desto besser die Qualität Ihrer E-Commerce-Website.

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Eine Vorlage für Ihre anfängliche Website-Kurzdarstellung, die Sie an Ihre Entwicklungsagentur senden können:

Überblick:

Geben Sie eine Zusammenfassung Ihres Projekts an. Geben Sie auch Ihren Termin für die Fertigstellung des Projekts an.

Merkmale:

Eine Liste der Funktionen, die Sie für Ihre E-Commerce-Website benötigen, mit Beispielen und Referenzen.

Bilder und Daten:

Senden Sie zusammen mit Ihrem Projektanforderungsdokument auch einen Beispieldatensatz mit mindestens 3-4 Datensätzen (Sie können alle proprietären Informationen, z. B. die Anschaffungskosten, weglassen). Senden Sie auch einige Referenzbilder mit, falls erforderlich, können Sie diese Bilder mit einem Wasserzeichen versehen, wodurch jede Möglichkeit ihrer Wiederverwendung ausgeschlossen wird.

Anwendungsfälle:

Versuchen Sie, einige Anwendungsfälle zu definieren. Stakeholder und Akteure auf der Website und was sie tun werden. Google „Anwendungsfälle“ und Sie werden eine Menge Informationen darüber finden, wie Sie Anwendungsfälle definieren können. Es hilft Ihrer Entwicklungsagentur bei der Feinabstimmung des Benutzeraktivitätsflusses.

Besondere Merkmale:

Wenn Ihre E-Commerce-Website einige sofort einsatzbereite Funktionen oder spezielle Anforderungen hat, sollte die Website beispielsweise das Land des Benutzers erkennen. Es ändert auch automatisch die Währung, bitte geben Sie diese Anforderungen deutlich an.

Menüstruktur, Design und Vorlage:

Wenn Sie bereits ein Modell erstellt haben, senden Sie es ohne zu zögern. Sogar eine handgezeichnete Skizze der Homepage, die Ihre Perspektive zeigt und wie Sie Ihre E-Commerce-Website visualisiert haben, wird von großem Nutzen sein. Machen Sie außerdem Angaben zur Menüstruktur Ihrer Website.

Fazit

Der RFQ-Prozess ist eines der einflussreichsten Instrumente für den Käufer, um zusätzliche Informationen über den Preis auf dem Lieferantenmarkt zu erfragen. Für mittelständische Unternehmen ist es von entscheidender Bedeutung, herauszufinden, wie der Anfrageprozess effizient durchgeführt werden kann. Betrachten Sie die Angebotsanfrage als eine Bindung zwischen Mann und Frau. Es ist wichtig, den richtigen Lieferanten für Ihr Unternehmen zu finden, da diese Verbindung über Jahre hinweg von Vorteil sein kann. Die Pflege dieser Beziehung ist für beide Seiten von entscheidender Bedeutung. Die Strategie ist wichtig, und daran müssen Sie sich bei der Durchführung der Ausschreibung immer erinnern.

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