Technische Lösungen für ein besseres Remote-Arbeitserlebnis

Remote-Arbeit scheint für immer Bestand zu haben. Unternehmen aller Branchen stehen dieser Frage eher mit gemischten Gefühlen gegenüber: Einige bevorzugen eine möglichst baldige Rückkehr zum Büroleben vor der Pandemie, andere sind offener für dauerhafte Fernarbeitsregelungen.

Mitarbeiter sind in der Regel die Stakeholder, die aufgrund der großen Freiheit und Flexibilität, die sie bieten, am meisten daran interessiert sind, weiterhin aus der Ferne zu arbeiten. Remote-Arbeit ist jedoch nicht ohne Nachteile, sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer, und eine einheitliche Kommunikationsplattform könnte eine gute Lösung sein. Vor diesem Hintergrund finden Sie im Folgenden einige wichtige technische Lösungen für ein rundum besseres Remote-Arbeitserlebnis.

Videokonferenzen

Videokonferenzen sind wichtiger denn je, damit Menschen interagieren und zusammenarbeiten können, während Millionen von Menschen von zu Hause aus arbeiten. Es scheint, dass Videokonferenzen weiterhin Bestand haben werden, da die Mehrheit der Unternehmensleiter davon ausgeht, dass ihre Mitarbeiter auch dann Telearbeit leisten können, wenn die Pandemie unter Kontrolle ist. Wenn Sie wissen, wie Sie Videokonferenzsoftware effektiv einsetzen, können Sie Ihre Videokonferenzen optimal nutzen und Ihre Mitarbeiter zufriedener und produktiver machen.

Die Wahrscheinlichkeit, dass Menschen interagieren, ist bei Videokonferenzen höher als bei reiner Sprachübertragung. Mit dieser Software können Sie schnell ein Meeting planen, neue Mitarbeiter schulen oder Leistungsbeurteilungen durchführen. Die Möglichkeit, die Gesichter anderer Menschen zu sehen, fördert die Kommunikation und bringt Teams zusammen, verbessert die Zusammenarbeit und steigert die Moral.

Für Sie empfohlen: Wie hat die Gesundheitskrise von COVID-19 den Fernzugriff verändert (gefolgt von einer Fallstudie)?

Raumsysteme

Unternehmen nutzen Raumsysteme, um einen Besprechungsort mit Videokonferenzen auszustatten. Mitarbeiter nutzen Videokonferenzsoftware für die persönliche Videokommunikation, aber Raumsysteme statten einen Besprechungsbereich mit Technologie aus, die es jedem im Raum ermöglicht, daran teilzunehmen, ohne sein eigenes Gerät mitbringen zu müssen.

Videokonferenzsoftware beinhaltet häufig Raumsysteme als Zusatz- oder Begleitprodukt. Einige Anbieter unterscheiden jedoch nicht zwischen ihren Videokonferenz- und Raumsystemen und bieten diese als ein einziges Paket an. Einige Anbieter bieten ihre eigene proprietäre Hardware an, die in Verbindung mit der vorhandenen Hardware des Unternehmens verwendet werden kann, um ein Unternehmen zum Laufen zu bringen.

Cloud-Telefon

Für moderne Unternehmen ist die Unternehmenskontinuität der wichtigste Faktor, und Kunden können Ihr Unternehmen nicht kontaktieren, wenn Ihre Systeme vor Ort ausfallen. In solchen Fällen besteht Ihr erster Ausweg in der Regel darin, einen IT-Spezialisten aufzusuchen, der Sie bei der Lösung des Problems unterstützen kann. Dennoch werden Ihnen in dieser Zeit Geschäftschancen entgehen. Kunden werden durch die Ausfallzeit verärgert, was zu Geschäftseinbußen führen kann.

Wenn Sie über eine Cloud-basierte Telefonanlage verfügen, funktioniert diese weiterhin, bis Sie Zugriff auf das Internet haben. Wenn Ihre Internetverbindung nicht verfügbar ist, können Sie Voicemail verwenden und die Anrufaufzeichnung nutzen, um Konnektivität und Kontinuität sicherzustellen. Darüber hinaus können Sie auch die automatische Vermittlung der Software nutzen.

Belohnungs- und Anerkennungssoftware

Dank der Mitarbeitererkennungssoftware können Manager ihre direkten Vorgesetzten leicht erkennen. Es ist allgemein bekannt, dass Mitarbeiter, die nicht rechtzeitig Anerkennung erhalten, unter einer verminderten Motivation und einem verminderten Anreiz leiden, Höchstleistungen zu erbringen. In Ermangelung einer technischen Lösung werden Mitarbeiter in der Regel gebeten, auf ihre halbjährlichen und jährlichen Leistungsbeurteilungen zu warten, um Feedback oder Anerkennung zu erhalten. Das Ergebnis solcher verzögerten Anerkennungsbemühungen ist in der Regel, dass Anerkennung, Lob und Feedback weniger wirkungsvoll und bedeutungsvoll sind.

Deshalb ist es so wichtig, die Anerkennung rechtzeitig zu erteilen, und die Software macht dies möglich. Manager müssen nicht länger warten oder vor ihren Computern sitzen, um ihren Mitarbeitern Anerkennung zu zollen. Sie können dies von überall auf der Welt und im Handumdrehen tun.

Rekrutierung

Es wird immer deutlicher, dass Rekrutierungstechnologie zweifellos notwendig ist, um Remote-Arbeit zu ermöglichen. Bei der Personalbeschaffung ist die richtige Technologie von entscheidender Bedeutung, um die richtigen Leute für die Stellen zu finden, für die Sie einstellen.

Der Einsatz eines digitalen Rekrutierungsprozesses verschafft Unternehmen einen Vorteil bei der Talentakquise, da er KI und Algorithmen nutzt, die so programmiert werden können, dass sie nicht nur das weiteste Netz auswerfen, sondern auch die fundiertesten Auswahlentscheidungen treffen, wenn es um die Auswahl qualifizierter Bewerber geht. Wenn jeder von zu Hause aus arbeitet und sich auf Stellen bewirbt, insbesondere auf einem internationalen Arbeitsmarkt, benötigen Sie Tools zur Talentakquise, um Ihre Einstellungsprozesse zu optimieren.

Das könnte Ihnen gefallen: 5 interessante Möglichkeiten, Ihre Remote-Verkäufe zu steigern.

Mobiles Lernen

Während ein voll funktionsfähiges LMS für die Bereitstellung relevanter und umfassender Schulungen für Ihre Mitarbeiter unerlässlich ist, können Ihre Mitarbeiter in Kombination mit einer mobilen Lern-App von überall auf ihre Schulungen zugreifen. Ganz gleich, ob Ihre Mitarbeiter am Schreibtisch arbeiten oder ständig unterwegs sind: Zweifellos sind sie alle an ihre Mobiltelefone gebunden.

Warum nicht die Gelegenheit nutzen und sie an dem Gerät schulen, mit dem sie bereits so viel Zeit verbringen? Es ist nicht mehr notwendig, dass Mitarbeiter an einem Desktop-Terminal sitzen, um eine hochwertige Schulung zu erhalten, die ihnen die erforderlichen Fähigkeiten und Informationen vermittelt.

Zeiterfassung

Konzentriert zu bleiben ist eine der vielen Gefahren der Fernarbeit. Ein morgendlicher Arbeitsweg ermöglicht es einem Büroangestellten, in den Arbeitsmodus zu wechseln, so dass er, wenn er am Arbeitsplatz ankommt, bereit ist, sich an die Arbeit zu machen und in den Flow-Zustand zu gelangen.

Telearbeit bedeutet sowohl geistige als auch körperliche Veränderungen dieser Routine. Wenn der Arbeitsweg den Weg von Ihrem Schlafzimmer zu Ihrem Arbeitsplatz erfordert und insbesondere wenn dieser Arbeitsplatz Dinge wie Fernseher, Ihr Bett und möglicherweise auch Familienmitglieder umfasst, kann dieser Wechsel schwierig sein. Zeitmanagement-Software hilft, indem sie den Mitarbeitern bewusst macht, dass sie im Unternehmen arbeiten.

Mit einer einfachen Zeitüberwachungs-App können Sie dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter verantwortungsbewusst und produktiv bleiben. Die Aufforderung an die Mitarbeiter, ihre eigene Zeit im Auge zu behalten, kann chaotisch werden und vermeidet die entscheidende Verantwortung, die für eine gute Arbeitsbeziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber erforderlich ist.

VPNs

Da immer mehr Mitarbeiter außerhalb des Büros arbeiten, wird die Cybersicherheit immer besorgniserregender, insbesondere wenn Benutzer sich über öffentliche oder persönliche Netzwerke verbinden. Phishing-Versuche, Distributed Denial of Service (DDoS), Angriffe auf Remote-Desktop-Konten und Bluekeep-Exploits gehören zu den häufigsten Risiken für Remote-Mitarbeiter. Leider sind viele Mitarbeiter entweder nicht ausreichend in Cybersicherheit geschult, um diese Angriffsformen zu bemerken, oder sind sich ihrer nicht bewusst, wodurch sie besonders gefährdet und anfällig für Sicherheitsverletzungen sind.

Mitarbeiter können der Datensicherheit eines Unternehmens ebenso schaden wie Hacker und Cyberkriminelle. Daher ist die Sicherheit ihrer Geräte bei der Arbeit von zu Hause aus nicht verhandelbar. VPNs ermöglichen Mitarbeitern den sicheren Fernzugriff auf das interne Netzwerk und die Daten einer Organisation. Das Tool baut einen sicheren Tunnel zwischen dem Gerät eines Benutzers und den Unternehmensdaten auf und verschlüsselt alles, was zwischen den beiden Endpunkten gesendet wird.

Antivirus

Während Ihr physisches Büro möglicherweise über die Cybersicherheitskapazität verfügt, um alle Arbeitsstationen zu verwalten, haben Sie nicht das gleiche Maß an Kontrolle über Ihre Heimcomputer. Für einen Remote-PC ist der Windows Defender, der standardmäßig in Windows 10 enthalten ist, eine mehr als ausreichende Antivirenlösung.

Endpoint-Sicherheitssoftware sollte auch von jedem Remote-Mitarbeiter verwendet werden, der einen Macintosh verwendet.

Legen Sie eine Richtlinie fest, nach der alle Heimmitarbeiter ein Antivirenprodukt auf allen Computern verwenden müssen, die mit den Ressourcen des Unternehmens verbunden sind, und überlegen Sie, ob Sie ein cloudbasiertes Überwachungssystem verwenden müssen, um den Überblick über Ihre Arbeitsstationen zu behalten. Untersuchen Sie die Support-Konsolentools, die Sie derzeit verwenden, sowie alle Lizenzen, die Sie möglicherweise für den Zugriff auf Computer benötigen, die nicht Ihrer direkten Kontrolle und Aufsicht unterliegen. Sie können Remote-Lösungen einrichten, um Ihrem IT-Supportteam den Fernzugriff auf die Heimcomputer der Mitarbeiter zu ermöglichen, um bei der Einrichtung des Fernzugriffs zu helfen.

Software zur Spesenverfolgung

Mit einer Online-Kostenverwaltungslösung können Mitarbeiter von überall aus auf ihre Spesenkonten zugreifen. Remote-Mitarbeiter können von zu Hause oder unterwegs Ausgaben einreichen, die das Buchhaltungs- oder Gehaltsabrechnungsteam sofort auswertet und genehmigt, sodass alle auf dem Laufenden bleiben und auf dem gleichen Stand sind, ohne dass sie ins Büro kommen müssen.

Der Zeitaufwand für die Genehmigung und Erstattung von Ausgaben halbiert sich, wenn Sie eine integrierte Spesenmanagementlösung verwenden. Die Alternative besteht darin, dass Ihre Finanzmitarbeiter aus der Ferne arbeiten und eine große Anzahl virtueller Belege erhalten, deren Autorisierung einige Zeit in Anspruch nimmt. Jede Quittung muss anhand der Unternehmensrichtlinien überprüft werden, bevor sie ausgezahlt werden kann, wodurch sich die Zahlung an den Mitarbeiter verzögert.

Vielleicht gefällt Ihnen auch Folgendes: Tipps zur Selbstentwicklung als Remote-Softwareentwickler in COVID-19.

Abschluss

Fernarbeit hat die Wirtschaft und die Belegschaft in vielerlei Hinsicht überrumpelt und neue Methoden eingeführt, Dinge über Nacht zu erledigen, die, gelinde gesagt, die etablierte Ordnung durcheinander gebracht haben. Unser Arbeitsleben ist schon so lange vom Büro und der räumlichen Nähe geprägt, dass Remote-Arbeit auch nach fast zwei Jahren für viele Menschen und Unternehmen noch immer fremd ist.

Die explosionsartige Verbreitung von Technologien, die das Arbeiten aus der Ferne ermöglichen, war der Lichtblick für all dies. Mittlerweile gibt es Technologie- und Softwarelösungen für praktisch jedes einzelne Problem und jede Herausforderung, die die Fernarbeit mit sich bringt.

Von Technologien, die die virtuelle Zusammenarbeit erleichtern, bis hin zu Technologien, die es einfacher machen, Mitarbeiter in einer Remote-Arbeitsumgebung zu finden und einzubinden, gibt es Möglichkeiten, viele der Fallstricke bei der Remote-Arbeit zu umgehen. Behalten Sie die oben genannten Beispiele im Hinterkopf und stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen alle vorhandenen Möglichkeiten nutzt, um die Remote-Arbeit für alle Beteiligten produktiver und angenehmer zu gestalten.