Wie Projektmanager effizient remote arbeiten können

Eine Revolution der Fernarbeit zeichnet sich ab, und wir sehen, dass immer mehr Unternehmen auf teilweise oder vollständige Fernarbeitsmodelle umsteigen, aber die Arbeit von zu Hause aus birgt sowohl Herausforderungen als auch Chancen. Jedes Unternehmen und sogar die einzelnen Teams innerhalb dieser Unternehmen sind unterschiedlich und profitieren von einzigartigen Arbeitsmethoden, Praktiken und Tools für den Remote-Betrieb. Mitarbeiter in Projektmanagementfunktionen müssen akribisch planen, organisiert bleiben, effektiv kommunizieren und ihre Zeit verwalten, aber kann all dies aus der Ferne erledigt werden?

Wir bei Exposure Ninja sind absolute Befürworter des Remote-Arbeitens und betreiben seit über acht Jahren ein 100% Remote-Modell. Wir haben unsere Meister der Kommunikation – unsere Projektmanager – die Tag für Tag an vorderster Front stehen, um Kunden zufrieden zu stellen und erstklassige Ergebnisse zu erzielen, nach ihren Top-Tipps für effizientes Remote-Arbeiten gefragt.

1. Produktiv kommunizieren: Hüten Sie sich vor Instant Messaging

Ein großer Teil der Rolle eines Projektmanagers konzentriert sich auf die Kommunikation, sei es das Briefing interner Teams über Kundenanfragen und neue Projekte oder das Aktualisieren von Kunden über den Fortschritt ihrer Kampagnen. Bei effektiver Kommunikation geht es nicht nur um die Klarheit Ihrer Botschaften oder den Aufbau guter Beziehungen; Es geht auch darum, Prioritäten zu setzen, wann, welche und wie viele Informationen Sie sowohl mit Ihrem Kunden als auch mit Ihren Teams teilen.

Wenn Sie remote arbeiten, findet der Großteil Ihrer internen Kommunikation wahrscheinlich über E-Mail und eine Instant Messaging-Plattform statt. Diese können fantastisch sein, um mit Ihren Teams in Kontakt zu bleiben und über den Fortschritt ihrer Arbeit auf dem Laufenden zu bleiben, wenn sie richtig verwendet werden. Aber insbesondere Instant-Messaging-Plattformen können schnell von einem effektiven Tool zu einem ablenkenden Zeitfresser werden, der Ihren Tag dominiert.

Wenn Sie eher per Nachricht als persönlich oder telefonisch kommunizieren, ist die Klarheit Ihrer Kommunikation noch wichtiger. Es ist nützlich, den Ton und die Häufigkeit Ihrer Nachrichten zu berücksichtigen – experimentieren Sie damit, das Kundenfeedback in einem wöchentlichen Update zusammenzufassen, um Spam-Gruppenkanäle zu vermeiden, und überlegen Sie, ob ein Anruf für die Informationen, die Sie übermitteln müssen, mehr (oder weniger) effizient ist.

Wenn Sie keine Zeit haben, eingehende Nachrichten zu bearbeiten, öffnen Sie sie nicht! Wenn Sie nicht widerstehen können, notieren Sie sich die Nachricht schnell, beurteilen Sie ihre Dringlichkeit und wenden Sie sich wieder der anstehenden Aufgabe zu. Wir verwenden Slack, das eine praktische Möglichkeit bietet, Erinnerungen an Nachrichten festzulegen, die Sie erhalten haben, damit Sie in einer Stunde, morgen oder nächste Woche darauf reagieren können. Es kann sich auch lohnen, Benachrichtigungen zurückzustellen, wenn Sie eine bestimmte Aufgabe erledigen oder telefonieren. Dadurch wird nicht nur verhindert, dass Benachrichtigungen auftauchen, Sie ablenken und zum Einchecken verleiten, sondern Ihren Kollegen wird auch signalisiert, dass Sie derzeit nicht für einen Chat verfügbar sind. Das Festlegen regelmäßiger Intervalle, in denen Sie Ihre Nachrichten abrufen und nachholen, kann Ihre Produktivität steigern, indem Sie sich auf andere Aufgaben konzentrieren können, ohne wichtige Updates zu verpassen.

2. Planen Sie Ihren Tag: Arbeiten Sie in Blöcken

Einer der großen Vorteile der Fernarbeit ist die Flexibilität, Ihren Tag zu planen und vielleicht etwas früher oder später zu beginnen oder zu beenden, als Sie es in einem Büro tun würden. Während dies für einige großartig sein kann, kann das Abschalten für andere eine Herausforderung sein. Es ist allzu leicht, dass Ihr Arbeitstag in Ihren Abend sickert, während Sie nach dem Abendessen ein paar E-Mails abrufen, auf eine nicht dringende Anfrage antworten (auch wenn es nur ein paar Minuten dauert) oder länger als gewöhnlich arbeiten, weil es keine gibt pendeln müssen.

Eine sorgfältige Wochenplanung kann Ihnen helfen, abzuschalten und produktiver zu sein. Viele unserer Projektmanager (PMs) unterteilen ihre Zeit in Blöcke, von denen jeder einem anderen Kunden oder einer anderen Aufgabe gewidmet ist. Es kann auch nützlich sein, die unvermeidlichen, aber unvorhersehbaren Aufgaben zu berücksichtigen, die während der Woche auftauchen, indem Sie entweder einen Puffer auf beiden Seiten Ihrer Zeitblöcke hinzufügen oder zusätzliche Blöcke für unerwartete Anfragen erstellen, wodurch Sie Ihren Zeitplan sogar einhalten können wenn in letzter Minute Probleme auftauchen, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Das Blockieren bestimmter Slots ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie die Arbeitswoche maximieren, und gibt Ihnen die Gewissheit, dass Sie jedem Kunden oder Projekt genügend Zeit widmen werden.

Schließlich kann es für die Besten von uns eine Herausforderung sein, eine Work-Life-Balance zu halten, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten. Versuchen Sie, einige „leichtere“ Verwaltungsaufgaben für die letzten 30 Minuten Ihres Tages zu planen – das kann Ihnen helfen, sich zu entspannen. Wenn Sie ein Projektmanager sind, lieben Sie wahrscheinlich Listen und Planung, also versuchen Sie, alles Arbeitsbezogene, was Ihnen im Laufe des Abends in den Sinn kommt, auf Ihrem Telefon oder einem Notizblock aufzuschreiben, anstatt wieder auf Ihren Laptop zu springen, um es in die Tat umzusetzen. Viele unserer PM-Ninjas finden, dass es eine großartige Möglichkeit ist, sich direkt nach der Arbeit Zeit für etwas Bewegung oder ein Hobby zu nehmen, um in ihre Ausfallzeit überzugehen und am Ende ihres Arbeitstages eine harte Pause einzulegen.

3. Virtuelle Meetings meistern: Es ist alles in der Vorbereitung

Bei der Remote-Arbeit finden Meetings in der Regel seltener statt als in einem Büro – dies kann Einzelpersonen und Unternehmen helfen, den Zweck und Wert ihrer Meetings wirklich zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass sie so effizient wie möglich sind. Wir versuchen, uns an 30-Minuten-Slots zu halten, um ergebnisoffene, lange Diskussionen zu vermeiden, die sich auf die Hälfte der Zeit hätten reduzieren lassen – wir alle kennen Meetings, die sich hinziehen und aus dem Ruder laufen, sowie das alte Prinzip, das funktioniert erweitert sich, um die verfügbare Zeit auszufüllen. Wenn Sie das Gespräch leiten, versuchen Sie, den Smalltalk am Anfang zu begrenzen. Es ist wichtig, sich mit Kunden und Teammitgliedern auszutauschen, aber erinnern Sie die Teilnehmer nach ein oder zwei Minuten sanft an den Zweck des Anrufs und beginnen Sie mit Ihrer Agenda.

Um sicherzustellen, dass Meetings produktiv sind, teilen Sie Ihre Notizen oder eine Agenda vor dem Anruf mit anderen Teilnehmern, machen Sie den Zweck des Meetings klar und ermutigen Sie andere, sich vor dem Meeting richtig vorzubereiten. Unabhängig davon, ob Sie Videokonferenzsoftware, Skype oder Ihr Mobiltelefon verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie ein Backup haben. Wir alle kennen es, wenn technische Probleme den Anruf zum ungünstigsten Zeitpunkt unterbrechen, aber wenn dies während eines Kundengesprächs passiert, ist das nicht nur unprofessionell, sondern kann auch Zeit verschwenden. Überprüfen Sie vor Besprechungen, ob Ihr Mikrofon funktioniert und ob Sie Zugang zu jedem virtuellen Besprechungsraum erhalten, den Sie möglicherweise verwenden. Halten Sie für alle Fälle immer die Telefonnummer des Kunden bereit.

4. Einrichten Ihrer Workstation: Die Mühe lohnt sich

Egal, ob Sie einen Tag, eine Woche oder auf unbestimmte Zeit zu Hause arbeiten, es ist wichtig, Ihren Arbeitsplatz so einzurichten, dass er für Sie arbeitet. Als Projektmanager haben Sie wahrscheinlich die ganze Woche über viele Anrufe, daher sind eine gute Kamera und ein Mikrofon von entscheidender Bedeutung. Berücksichtigen (und überprüfen Sie!) Sie Ihre Umgebung, bevor Sie an Anrufen teilnehmen – wir haben alle gesehen, wie Remote-Arbeit fehlschlägt, wenn eine Hose auf dem Boden liegt oder skrupellose Kinder in den Raum wandern … Schaffen Sie nach Möglichkeit einen eigenen Arbeitsplatz, der frei ist vor Unordnung und Ablenkungen. So bleiben Sie konzentriert und können leichter zwischen Arbeit und Privatzeit wechseln.

Letztendlich können die meisten Bürojobs genauso effizient, wenn nicht effizienter, aus der Ferne erledigt werden. Die für ein effektives Projektmanagement erforderlichen Fähigkeiten bleiben gleich und die Personen, die sich für das Projektmanagement interessieren, sind organisiert und unabhängig, was die perfekten Eigenschaften sind, um nicht nur zu überleben, sondern auch erfolgreich zu sein, wenn sie remote arbeiten.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, den Übergang vom Büro nach Hause zu schaffen, kann Ihnen die Remote Work Revolution helfen, sich anzupassen, indem sie Ihnen alle Tools, Techniken und Tricks zur Verfügung stellt, die unsere Projektmanager verwenden, um ihre Teams effektiv zu verwalten und mit Kunden zusammenzuarbeiten. Wechseln Sie mit Exposure Ninja vom Büro zum Remote und gestalten Sie Ihre Kunden- und Kollegenbeziehungen besser als je zuvor.