Wie man Remote-Meetings abhält, die keine Zeit verschwenden

Meetings pünktlich und effektiv zu halten, kann in einer Büroumgebung eine Herausforderung darstellen. In einer Remote-Umgebung gibt es einige zusätzliche Herausforderungen, wie z. B. unzuverlässige Konferenzplattformen und unklare „Kamera ein oder aus?“. Etikette. Bei Exposure Ninja laufen wir seit 2012 aus der Ferne und sind zu einem Team von 100 Ninjas herangewachsen. In dieser Zeit haben wir unsere Remote-Meeting-Setups verfeinert, um produktive Meetings zu liefern, die fokussiert bleiben.

Hier sind unsere sieben wichtigsten Tipps für das Abhalten von Remote-Meetings, die keine Zeit verschwenden.

1. Erwartungen setzen

Genau wie bei persönlichen Meetings können Nachzügler und Ablenkungen den Ablauf eines Meetings stören. Der erste Schritt zu großartigen Meetings, die keine Zeit verschwenden, besteht darin, sicherzustellen, dass die Erwartungen Ihres Teams von Anfang an erfüllt sind.

Der schnellste Weg, dies zu beginnen, besteht darin, das Meeting mit einer bestimmten Zeit, einem bestimmten Ort (z. B. Skype) und einer Liste mit eingeladenen Personen in ihren Kalendern zu buchen. Bei Exposure Ninja verwenden wir Google Kalender, der alle Kalender von Ninja synchronisiert, um sicherzustellen, dass sie nicht doppelt gebucht werden.

Der Beginn des Meetings ist ein guter Zeitpunkt, um die „Grundregeln“ festzulegen. Dazu sollten Dinge wie die Nutzung von Mobiltelefonen, Messengern und E-Mails gehören. Im Idealfall wird jeder im Team alle seine Benachrichtigungen für die Dauer des Meetings stumm schalten. Es ist nicht immer möglich, aber es sorgt für einen viel konzentrierteren Anruf mit weniger Unterbrechungen.

Sie sollten auch Hardwareerwartungen festlegen. Wenn Sie ein Briefing halten, ist es eine gute Idee, Ihr Team zu bitten, seine Mikrofone vorübergehend stummzuschalten, es sei denn, es hat eine Frage. Dies verhindert, dass bellende Hunde und Tippgeräusche die Botschaft des Sprechers stören.

2. Teilen Sie die Agenda im Voraus

Das Teilen der Tagesordnung vor dem Meeting gibt allen Zeit, sich vorzubereiten, und hilft auch, einen wichtigen Check durchzuführen. Diese Überprüfung besteht darin, ob ein Treffen wirklich erforderlich ist. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, eine Tagesordnung zusammenzustellen, ist es sehr wahrscheinlich, dass das Meeting überhaupt nicht benötigt wird.

Ihre Agenda bietet Ihnen auch eine einfache Möglichkeit, das Meeting wieder auf Kurs zu bringen, wenn Sie vom Fokus des Anrufs abgelenkt werden. Genau wie bei einem physischen Treffen ist es einfach, etwas zu sagen wie: „Ich glaube, wir kommen langsam vom Kurs ab. Lassen Sie uns eine Stecknadel hineinstecken und später darauf zurückkommen“.

3. Verwenden Sie eine zuverlässige Plattform

Es gibt viele verschiedene Anrufoptionen, und es ist wichtig, eine zu wählen, die zuverlässig und für Ihren Zweck gut geeignet ist. Nichts ist schlimmer als ein Anruf, der ständig ausfällt oder wegen schlechter Verbindung abgebrochen werden muss!

Wenn Sie Anrufe nachstellen möchten, die Sie möglicherweise mit einem Kunden über Ihr Bürotelefon führen, kann eine App wie Yay oder 8×8 leistungsstark sein. Diese bieten Anrufaufzeichnungsfunktionen und können so eingerichtet werden, dass Sie Anrufe über Ihre Büronummer tätigen und entgegennehmen. Sie sind ein einfacher Service für Ihre Kunden, da sie den Anruf wie gewohnt direkt an ihre Nummer erhalten – sie müssen nichts herunterladen oder tun, bevor sie ihn verwenden können.

Für Besprechungen, bei denen Kameras besser geeignet sind – oder wenn Sie den Bildschirm teilen möchten – gibt es eine große Auswahl an Plattformen. Einige unserer Favoriten sind Google Hangouts, Skype und Zoom.

Google Hangouts synchronisiert sich nahtlos mit Google Kalender. Sie können Ihren Bildschirm freigeben und es gibt auch eine Untertiteloption für diejenigen, die schwerhörig sind oder in einer lauten Umgebung Schwierigkeiten haben, etwas zu hören.

Skype ist eine bekannte Videokonferenzplattform mit einigen großartigen integrierten Funktionen wie einem Bildschirmrekorder und Bildschirmfreigabe. Skype dient auch als Messenger, um schnelle Nachrichten zu senden oder sicherzustellen, dass alle bereit sind, bevor Sie den Anruf beginnen. Bei einer großen Anzahl von Menschen kann es jedoch schwierig sein, da die Stabilität manchmal etwas lückenhaft wird.

Zoom ist ein kostenpflichtiger Dienst, aber es gibt eine fantastische kostenlose Version, mit der Sie Meetings von bis zu 45 Minuten abhalten können. Es gibt auch eine Meeting-Aufzeichnungsfunktion sowie Optionen zur Bildschirmfreigabe. Es ist in der Regel eine sehr stabile Plattform und kann mit einer großen Anzahl von Menschen umgehen.

4. Verwenden Sie Kameras

„Camera on“-Meetings bieten so viele Vorteile für die Effizienz, aber auch aus teambildender Sicht. Wenn alle ihre Kameras eingeschaltet haben, wird vermieden, dass Personen übereinander reden, da die verbalen Hinweise, dass jemand sprechen wird, dieselben sind wie bei einem persönlichen Treffen. Wenn die Kameras ausgeschaltet sind, kann es eine Menge Entschuldigungen geben, dass sie übereinander gesprochen haben – ein Zeitverlust in einem ansonsten effektiven Meeting, ganz zu schweigen von der Peinlichkeit.

Kameras eingeschaltet zu haben, hilft dabei, die Reaktionen eines Teams während der Ankündigungen einzuschätzen, und natürlich hilft es allen, zu sehen, wie die Dinge gesagt werden! Es kann leicht passieren, dass etwas anders als beabsichtigt rüberkommt. Die Möglichkeit, alle Gesichter zu sehen, hilft dabei.

Im Allgemeinen ist es am besten, Ihrem Team mitzuteilen, für welche Meetings es vor der Kamera stehen soll, damit es sich im Voraus vorbereiten kann. Wir empfehlen normalerweise, dass bestimmte Besprechungen Videoanrufe sind – aber wir bestehen auch nie darauf, da sich einige Teammitglieder unwohl fühlen könnten.

5. Benennen Sie den nächsten Redner

Ein wirklich einfacher Tipp, um Meetings auf Kurs zu halten, besteht darin, sicherzustellen, dass Sie Ihre Frage an eine bestimmte Person richten. Wenn Sie eine Frage offen lassen, kann dies zu Stille führen, da Sie sich nicht auf Ihre üblichen visuellen Hinweise verlassen können, um eine Person anzusprechen. In einem persönlichen Gespräch kannst du die Person anschauen, von der du dir eine Antwort erhoffst. Auf einem Bildschirm ist nicht immer klar, wen Sie ansehen – Sie können Ihren Kollegen in der Ecke des Bildschirms anstarren, aber für alle anderen schauen Sie einfach nach unten! Ein einfaches „Ist das möglich? Was denkst du, Andy“ kann unnötige Unsicherheiten und Leerlaufzeiten vermeiden.

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6. Psychologische Sicherheit fördern

Meetings können manchmal von den lautesten Stimmen im Raum entgleist werden. Dieses Problem ist bei Remote-Meetings nicht anders, obwohl Sie einigen Teammitgliedern helfen können, sich sicherer zu fühlen, wenn sie online interagieren.

Ein Punkt der psychologischen Sicherheit ist in einem Team erreicht, wenn sich jeder wohl fühlt, etwas beizutragen und alle Teammitglieder respektiert werden. Um dies zu erleichtern, können Sie den gleichen Beitrag verschiedener Teammitglieder fördern, indem Sie die nächste Person benennen, von der Sie hören möchten. In einem Büro können Sie visuelle Hinweise verwenden. Es ist das gleiche online, aber Sie müssen vielleicht etwas härter arbeiten.

Psychologische Sicherheit hilft Ihnen, während des Meetings alle Gedanken zu erfassen, und begrenzt die eingebrachten Punkte nach dem Meeting. Wenn Sie es als eines der Dinge haben, die Sie erleichtern möchten, können Sie auch „Sandbagging“ erkennen. Sandbagging ist der Moment, in dem ein Teammitglied beginnt, seine Punkte zu wiederholen oder vom Thema abzukommen und das Meeting aus der Bahn zu werfen. Die gleichmäßige Verteilung der Beiträge hilft Ihnen, Ihre Meetings auf Kurs zu halten und Ihr Team zu stärken.

7. Seien Sie nicht zu rücksichtslos

Es ist großartig, Meetings auf Kurs zu halten und Zeitverschwendung zu reduzieren, aber achten Sie darauf, nicht zu rücksichtslos zu sein. Die Arbeit aus der Ferne kann die Teambuilding-Zeit reduzieren, die Ihnen zur Verfügung steht, und ein wenig Zeit für soziale Interaktion ist wichtig. Wenn Sie zu Beginn oder am Ende eines Anrufs ein paar Minuten einplanen, um sich über den Abend oder das Wochenende auszutauschen, kann dies dazu beitragen, dass sich das Team verbunden fühlt.

Wenn Sie sich an die Remote-Arbeit gewöhnen und Wege finden, Ihrem Team zu helfen, in der Remote-Umgebung erfolgreich zu sein, bietet Exposure Ninja Unternehmen ein kostenloses Working-Remote-Webinar und einen Beratungsanruf an, um loszulegen. Wir haben unser Remote Working Revolution Training and Consultancy so konzipiert, dass Sie die harten Lektionen, es selbst zu tun, überspringen und Sie so schnell wie möglich dorthin bringen, wo Sie sein müssen.

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