Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie mit der Workflow-Automatisierung beginnen

In der heutigen schnelllebigen Welt, in der Unternehmen mit Mitarbeitern gefüllt sind, die immer mehr Rollen zu spielen haben, kann es schwierig sein, ohne irgendeine Form von Automatisierung Schritt zu halten. In vielen Fällen ist der erste Schritt die Workflow-Automatisierung.

Es gibt sie schon seit Jahrzehnten, aber mit fortschreitender Technologie und immer mehr Menschen, die sich mit Computern und Smartphones anfreunden, ergeben sich täglich neue Möglichkeiten, diese Technologie zu nutzen.

Während die Suche nach einem gut funktionierenden Softwareprogramm oder der Kauf einer Maschine für Ihre Fabrik auf den ersten Blick wie eine einfache Möglichkeit erscheinen mag, einige Routineaufgaben zu automatisieren, müssen Sie etwas mehr recherchieren, bevor Sie mit etwas zu Kompliziertem fortfahren, wenn Sie es möchten von Anfang an.

Wie die Workflow-Automatisierung am Arbeitsplatz verwendet wird

Organisationen und Unternehmen können die Workflow-Automatisierung nutzen, um Prozesse und die Effizienz der Mitarbeiter zu verbessern.

Beispielsweise könnte ein Unternehmen mit Hunderten oder Tausenden von Mitarbeitern seinen Gehaltsabrechnungsprozess mit einer Software automatisieren, die direkte Eingaben aus der Buchhaltungssoftware einer Organisation entgegennimmt und die Gehaltsschecks der Arbeitnehmer ohne menschliche Verarbeitung verteilt.

Diese Automatisierung sorgt für Genauigkeit am Arbeitsplatz und reduziert manuelle Berechnungsfehler.

Ein weiteres Beispiel ist, wenn Ihre Marketingabteilung monatliche Newsletter versendet, aber viele verschiedene Kontakte in verschiedenen Abteilungen hat, die diese aufgrund ihrer Berufsbezeichnung/Verantwortung erhalten sollten. Sie könnten Workflow-Automatisierung verwenden, um für jeden Newsletter benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen für bestimmte Kontakte innerhalb des Unternehmens zu erstellen.

Die Workflow-Software wäre dann in der Lage, einen automatisierten Prozess zu verwenden. Jede Vorlage wird mit den erforderlichen Kontaktinformationen angepasst und versendet personalisierte E-Mails gemäß den Einstellungen Ihrer Organisation.

Diese Automatisierung trägt zur Effizienzsteigerung bei, indem der Zeitaufwand für das manuelle Versenden individualisierter E-Mails reduziert und Fehler der Mitarbeiter auf ein Minimum reduziert werden, da die optimierten E-Mail-Vorlagen vor dem Versand genau so personalisiert werden, wie sie sein sollten.

Benötigt Ihr Unternehmen Workflow-Automatisierung?

Wenn Sie Geschäftsprozesse verbessern oder Aufgaben bei der Arbeit automatisieren möchten, gibt es viele Orte, an denen die Workflow-Automatisierung zur Optimierung der Effizienz beitragen kann. Bewerten Sie, ob die Workflow-Automatisierung Ihrer Organisation oder Ihrem Arbeitsplatz zugute kommen kann, indem Sie sich einige der folgenden Fragen stellen:

• Verbringen Mitarbeiter zu viel Zeit mit manuellen, sich wiederholenden Aufgaben?
• Verfügt Ihr Unternehmen über einen Prozess, der durch Automatisierung verbessert werden kann?
• Gibt es Aufgaben, die mit hoher Genauigkeit erledigt werden müssen?
• Würde die Implementierung der Workflow-Automatisierung Ihrem Unternehmen Zeit oder Geld sparen?

Wenn Sie eine der obigen Fragen mit Ja beantwortet haben, könnte Ihr Unternehmen von der Workflow-Automatisierung profitieren. Sprechen Sie mit Ihrem Team und dem Management über verbesserte Prozesse und beginnen Sie, die verschiedenen verfügbaren Softwaretypen zu untersuchen, um den Einstieg zu erleichtern.

Warum wird Workflow-Automatisierung verwendet?

Im Geschäftsleben ist Zeit Geld. Durch die Automatisierung von Aufgaben können Sie auf verschiedene Weise Zeit und Geld sparen:

1. Kosteneinsparungen

Die Workflow-Automatisierung kann dazu beitragen, die Notwendigkeit menschlicher Eingriffe bei bestimmten Aufgaben zu reduzieren oder zu eliminieren, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt.

Wenn Sie beispielsweise einen Prozess haben, bei dem jemand Daten manuell in ein System eingeben muss, können Sie diesen Prozess mit einem Softwareprogramm automatisieren. Dies beschleunigt nicht nur den Prozess, sondern schließt auch die Möglichkeit menschlicher Fehler aus.

2. Sichtbarkeit

Mit der Workflow-Automatisierung können Manager und Vorgesetzte den Status aller Aufgaben und Projekte im Unternehmen in Echtzeit einsehen. Dies hilft ihnen, bessere Entscheidungen darüber zu treffen, wo sie ihre Zeit konzentrieren sollen, und stellt sicher, dass Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.

3. Kommunikationsverbesserungen

Die Workflow-Automatisierung kann auf verschiedene Weise zur Verbesserung der Kommunikation beitragen, vom Senden von Erinnerungen oder Benachrichtigungen an Mitarbeiter bis hin zum Teilen wichtiger Informationen über Vorlagen.

Je mehr Mitarbeiter den Workflow-Prozess für jede ihnen zugewiesene Aufgabe verstehen, desto besser können sie ihre Arbeit priorisieren und erledigen. Im Gegenzug erhalten Sie bessere Ergebnisse aus Ihrem Workflow-System.

4. Besserer Kundenservice

Wenn täglich viele Arbeitsanfragen eingehen, kann es für eine einzelne Person oder Abteilung schwierig sein, alles alleine zu erledigen.

Mit der vorhandenen Workflow-Automatisierung können Sie jedoch Projekte und Aufgaben basierend auf den Fähigkeiten und Kenntnissen der einzelnen Mitarbeiter zuweisen, wodurch es für sie einfacher wird, die ihnen übertragenen spezifischen Aufgaben zu erledigen.

5. Erhöhte Kundenbindung

Sie können Kunden proaktiv erreichen und sie mit Ihrem Unternehmen in Kontakt bringen, indem Sie Workflow-Automatisierung implementieren. Beispiele hierfür sind automatisierte E-Mails, in denen sie gefragt werden, ob ihr Paket angekommen ist, oder eine Erinnerung, dass ihre erste Zahlung für einen neuen Abonnementdienst bald fällig ist.

Dies trägt dazu bei, das Engagement zu steigern, indem eine personalisierte Verbindung zwischen Kunden und Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen aufgebaut wird.

6. Beseitigung der Redundanzen

Ein weiterer Vorteil der Workflow-Automatisierung ist die Vermeidung von Redundanzen in Ihrem aktuellen Prozess, die Zeit für andere, wichtigere Aufgaben aufwenden und zu Fehlern und Kundenunzufriedenheit führen. Indem Sie diese automatisieren, können Sie Redundanzen entfernen, ohne das Endprodukt zu beeinträchtigen.

7. Allgemeine Produktverbesserung

Mit einer gut geölten Maschine laufen nicht nur einzelne Aufgaben oder Prozesse reibungsloser – das gesamte Unternehmen profitiert davon. Auf die gleiche Weise kann ein effektives Workflow-Automatisierungssystem Ihr Gesamtprodukt verbessern.

Dies liegt daran, dass sich die Mitarbeiter besser auf ihre spezifischen Aufgaben und Kenntnisse konzentrieren können, was zu einem qualitativ hochwertigeren Produkt oder Service führt.

8. Einfachere Workflow-Verfolgung

Schließlich wird es mit automatisierten Workflows viel einfacher, den Fortschritt jeder Aufgabe und jedes Projekts von Anfang bis Ende zu verfolgen. Dies trägt dazu bei, dass alles so läuft, wie es sein sollte, und ermöglicht eine bessere Entscheidungsfindung und verbesserte Kommunikation auf dem Weg.

Gibt es Unterschiede zwischen SMB- und Enterprise-Workflow-Automatisierung?

Während die Workflow-Automatisierung sowohl für kleine Unternehmen als auch für Konzerne verwendet werden kann, gibt es einige wesentliche Unterschiede zwischen diesen beiden Arten von Unternehmen, die Sie kennen müssen, bevor Sie in ein Automatisierungsprojekt einsteigen:

SMB-Mitarbeiter sind nicht so gut ausgebildet

Kleinere Unternehmen haben in der Regel weniger Prozesse und Workflow-Systeme als größere Unternehmen, sodass es möglicherweise mehr Zeit und Mühe kostet, bestimmte Aufgaben in einem kleineren Unternehmen zu automatisieren.

Dies gilt insbesondere, wenn Ihre Mitarbeiter nicht so gut ausgebildet sind oder nicht sehen, warum dies notwendig ist – sie werden nicht erkennen, wie viel Zeit sie durch die Implementierung eines solchen Systems sparen.

Größere Unternehmen benötigen weniger Schulungen

Wenn Ihre Mitarbeiter bereits mit Workflow-Systemen vertraut sind, sollten Sie feststellen, dass es sehr wenig Aufwand erfordert, sie in der Verwendung des automatisierten Systems zu schulen. Sie können bei der Implementierung helfen oder Wege vorschlagen, um besser zu funktionieren oder modifiziert zu werden.

Das bedeutet auch, dass Sie, wenn Ihr Unternehmen groß genug ist, eine gute Chance haben, dass Sie den ROI innerhalb des ersten Monats nach der Verwendung der Workflow-Automatisierung sehen werden.

Gibt es Statistiken zur Workflow-Automatisierung, die ich kennen sollte?

Die Automatisierung Ihrer Arbeitsabläufe kann ein unglaublich effizienter Weg sein, um Produktivität und Effizienz zu verbessern. Es ist jedoch wichtig, sich der Statistiken rund um automatisierte Workflows bewusst zu sein, bevor Sie sich entscheiden, Ihren zu automatisieren.

Laut Studien verzeichnen Unternehmen, die mindestens einen Prozess automatisieren, eine Produktivitätssteigerung von 54 %. Darüber hinaus können automatisierte Workflows auch dazu beitragen, Fehler um etwa 88 % zu reduzieren. Angesichts dieser Art von Statistiken ist es leicht zu verstehen, warum die Automatisierung Ihrer Arbeitsabläufe ein so vorteilhafter Schritt sein kann.

Wie kann man einen Workflow schnell automatisieren?

Wenn Sie einen Workflow schnell automatisieren möchten, gibt es einige Schritte, die Sie unternehmen können.

• Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie eine klare Vorstellung vom gewünschten Ergebnis des Automatisierungsprozesses haben.
• Sobald Sie ein Ziel vor Augen haben, versuchen Sie, eine vorhandene Lösung oder ein Tool zu finden, mit dem Sie dieses Ziel erreichen können.
• Wenn keine vorhandene Lösung vorhanden ist, sollten Sie erwägen, mithilfe von Automatisierungstools und Programmiersprachen selbst eine zu erstellen.

Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie den Automatisierungsprozess rationalisieren und Ihre Workflows im Handumdrehen zum Laufen bringen.

Fazit

Die Workflow-Automatisierung kann ein nützliches Werkzeug für jedes Unternehmen sein, das seine organisatorische Effizienz verbessern und die Produktion steigern möchte. Solange Sie wissen, welche Schritte Sie bei der Implementierung dieser Art von System unternehmen müssen, egal ob Ihr Unternehmen klein oder groß ist, werden Sie mit Sicherheit eine positive Veränderung der Produktivität und des Outputs feststellen.