14 Projektmanagement-Fähigkeiten, um als Projektmanager erfolgreich zu sein

Erstarren Sie, wenn Sie jemand nach Ihren Stärken und Fähigkeiten fragt?

Es kann schwierig sein, über sich selbst zu sprechen, das zu verkaufen, was man gut kann, und zu hoffen, dass ein Entscheidungsträger es kauft. Können wir überhaupt wissen, was wir am besten können? Oder geben wir eine Antwort, die widerspiegelt, was wir gerne am besten können?

Deshalb studieren wir Liebessprachen und Enneagramm-Tests: Wir sind besessen davon, uns selbst besser kennenzulernen.

Projektmanagement ist eine Rolle, die eine äußerst selbstbewusste Persönlichkeit erfordert. Um die Kommunikation mit den Interessengruppen zu bewältigen und die Geschäftsressourcen und -ziele auf Kurs zu halten, ist es wichtig, Ihre Stärken zu kennen und zu wissen, wie Sie sie bei der Zusammenarbeit mit anderen nutzen können.

Alle Unternehmen verwenden irgendeine Form von Projektmanagement-Tool, um die organisatorische Effizienz zu verbessern. Moderne Unternehmen investieren in leistungsstarke Projektmanagement-Software, um Fortschritt und Produktivität zu überwachen. Diese Lösungen sind auch in der Lage, wertvolle kritische Pfade zu generieren, wenn ein Projekt unerwartete Änderungen erfährt.

Projektmanager benötigen eine Reihe von Fähigkeiten, die sowohl Hard- als auch Soft Skills umfassen. Technische Fähigkeiten wie Projektumfang, Soft Skills wie Kommunikation und Anpassungsfähigkeit sind unerlässlich, um Erfahrung in der Rolle zu sammeln.

Wie bei jedem Karriereweg können Projektmanager mit wichtigen rollenspezifischen Fähigkeiten und Kompetenzen in Führung und Geschäftssinn leicht eine gute Gelegenheit finden.

14 grundlegende Projektmanagementfähigkeiten

Projektmanager arbeiten nie in Silos und werden von funktionsübergreifender Zusammenarbeit und besserer Transparenz über Aufgaben und Arbeitsabläufe im gesamten Unternehmen angetrieben.

Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen traditionelle Projektmanagement-Lebenszyklusmethoden oder fortschrittliche Lösungen zur Verwaltung von Projekten verwendet, bleiben die von einem Projektmanager geforderten Fähigkeiten in etwa ähnlich. Wenn Sie in die Projektmanagementbranche einsteigen möchten, finden Sie hier einige wichtige berufliche und persönliche Eigenschaften, die Sie entwickeln müssen, um erfolgreich zu sein.

Organisation

Können Sie sich eine zerstreute Person vorstellen, die versucht, jeden Aspekt eines Projekts auf Unternehmensebene zu koordinieren? An Schwindlern ist nichts auszusetzen – auch ich gehöre zu diesem Club. Aber eine Person sollte über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten verfügen, um ein Projekt richtig zu leiten.

Projektmanager benötigen organisatorische Fähigkeiten, um ihr Team und seine Aufgaben am Laufen zu halten. Eine organisierte Person antwortet pünktlich auf E-Mails, hält Fristen ein und hat Checklisten für alles. Sie beherrschen Zielsetzungsmethoden und sind dafür verantwortlich, dass Projektmeilensteine ​​innerhalb ihrer Fristen erreicht werden.

Delegierung und Aufgabenmanagement

Ein weiterer Aspekt des Projektmanagements ist zu wissen, wer was am besten kann. Im Falle eines Schulprojekts könnte dies bedeuten, zu fragen, wer am besten mit Zahlen umgehen kann und wer sich einen kreativen Projekttitel einfallen lassen könnte.

In der Berufswelt bedeutet das, seine Mitarbeiter zu kennen und Menschen zu lesen. Viele Projekte scheitern, weil sie der falschen Person oder Gruppe zugewiesen wurden, einfach weil viele Führungskräfte glauben, dass Teams ihre Aufgaben gerne annehmen sollten.

Während dies für sie funktionieren kann, schlägt es oft fehl. Mitarbeiter stecken in Jobs fest, die sie nicht wollen, und haben das Gefühl, dass ihre Talente verschwendet werden. Suchen Sie aus diesem Grund nach dem Projektmanager oder versuchen Sie es zu sein, der Aspekte eines Projekts nach Persönlichkeit oder Talent richtig delegiert.

Auswahl der richtigen Strategie

Ein guter Projektmanager weiß, wie er die beste Strategie für Ihr Unternehmen, das Projekt und alle Beteiligten wählt.

Stellen Sie sich die folgenden Fragen, bevor Sie eine unternehmensweite Projektmanagementstrategie und Roadmap planen und implementieren:

• Was kann ein bestimmtes Team gut?
• Wozu wären sie mit der richtigen Anleitung und Führung in der Lage?
• Was sind ihre größten Schmerzpunkte und Blocker, die den Projektabschluss behindern?

Projektmanagement-Methoden sollten nicht als Herausforderung an sich dienen. Beispielsweise könnte ein Markendesigner die Arbeit mit Gantt-Diagrammen als Herausforderung empfinden und möglicherweise ein intuitiveres Medium benötigen, um erfolgreich zu arbeiten, z. B. einfach zu erlernende Projektmanagementplattformen.

Kommunikation

Kommunikation ist in vielen Unternehmen ein Thema. Wir sagen nicht, was wir meinen und haben Angst davor, auf die Zehenspitzen zu treten. Beim Projektmanagement ist für diese Befürchtung keine Zeit.

Projektmanager tragen viele Hüte, einer davon ist der Chefkommunikator. Sie kommunizieren mit allen am Projekt beteiligten Managern, einschließlich aller Mitarbeiter, der höheren Unternehmensebene und allen externen Personen (z. B. Kundenkommunikation), die möglicherweise mit Ihrem Unternehmen zusammenarbeiten, um dieses Projekt durchzuführen.

Aus diesem Grund müssen Projektmanager hervorragende Kommunikatoren sein. Dieser Job ist nichts für die Person, deren E-Mail-Posteingang tagelang verstopft ist oder im Kreis spricht, um herauszufinden, was sie meinen. Sie sollten schnell reagieren und den Punkt, den sie zu kommunizieren versuchen, prägnant formulieren können.

Wenn sich etwas geändert hat, ein Mitarbeiter einen Abgabetermin verpasst hat oder die Entwürfe nicht den genehmigten Entwürfen entsprechen, muss der Projektmanager in der Lage sein, die Situation professionell an andere Mitarbeiter oder Führungskräfte zu kommunizieren.

Führung

Als Projektmanager werden sich viele Menschen an Sie wenden, um Antworten, Anleitungen oder Lösungen zu erhalten. Projektmanager sollten unter anderem starke Führungsqualitäten aufweisen.

Damit meine ich, dass Ihr Vorgesetzter jemand sein sollte, der leicht Aufmerksamkeit erregen kann. Andere sollten sie in Ihrem Unternehmen und bei externen Stakeholdern und Teilnehmern respektieren. Projektmanager behalten gegenüber ihren Kollegen eine gewisse Autorität.

Manche Mitarbeiter sind natürliche Anführer. Andere haben das Potenzial, nach etwas Coaching zu führen. Wenn Sie den perfekten, organisierten Kommunikator in Ihrem Team haben, aber an seinen Führungsqualitäten zweifeln, sollten Sie erwägen, ihn als Projektmanager einzusetzen, mit dem Wissen, dass Sie ihn durch viele Phasen coachen müssen.

Verhandlung

Obwohl dies nie die Hoffnung ist, können Projekte manchmal schwierig werden. Vielleicht stimmt der angebotene Preis nicht mit der Endrechnung überein. Vielleicht sendet Ihnen ein Grafikdesign-Team die Bilder nicht zu den vereinbarten Zeiten zurück.

Was auch immer das Problem ist, Projektmanager müssen in der Lage sein, eine Lösung auszuhandeln. Diese Eigenschaft grenzt an Führungs- und Kommunikationsfähigkeiten. Obwohl sie nicht identisch sind, sehen Sie all diese Merkmale oft in derselben Person.

Die folgenden Fragen sind ein hilfreicher Leitfaden, um die Verhandlungsfähigkeiten eines Mitarbeiters zu identifizieren:

• Wie haben sie bisher in Krisenzeiten reagiert?
• Waren sie jemals in Gefahr, sich nicht durchzusetzen, nur um einen für beide Seiten zufriedenstellenden Kompromiss zu finden?

Verhandlungen sind eine Herausforderung, und nicht viele Menschen wollen es tun. Es kann sich anfühlen, als würde man sich mit anderen Fachleuten streiten – aber ein großartiger Projektmanager weiß, wie man den Mittelweg zwischen verschiedenen Parteien oder sogar zwischen Teams findet, die für dasselbe Unternehmen arbeiten.

Risikovorhersage und -management

Risikoanalyse und -management prognostizieren alle finanziellen Risiken, die auftreten könnten, bevor sie Wirklichkeit werden. Neben der Prognose dieser Probleme umfasst das Risikomanagement die Entwicklung potenzieller Lösungen zur Vermeidung oder Minimierung ihrer Auswirkungen.

Risikomanagementstrategien sind eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie sich von Dingen erholen können, die noch nicht passiert sind. Indem Sie Probleme prognostizieren und Ihr Unternehmen auf alles vorbereiten, können Sie Probleme lösen, bevor sie auftreten.

Risikomanagement muss sich nicht zwangsläufig auf finanzielle Probleme beschränken. Besonders als Projektmanager hängt ein Großteil des Erfolgs Ihres Teams von seiner Fähigkeit ab, Termine einzuhalten.

Eine Risikomanagementstrategie könnte darin bestehen, jeden Fälligkeitstermin eine Woche früher als nötig vorzulegen, um sicherzustellen, dass das Team hart daran arbeitet, ihn einzuhalten, aber einige Notfälle zu berücksichtigen.

Berücksichtigen Sie die spezifischen Arten von Problemen, die bei Ihrem Projekt auftreten können. Keine zwei Projekte sind identisch, und die projektspezifischen Risikomanagementstrategien werden es auch nicht sein.

Planung

Terminplanung ist ein wichtiger Aspekt des Projektmanagements, da sich andere darauf verlassen, dass Sie Ihre Fristen einhalten. Dies gilt insbesondere, wenn Ihr Team für Projekte unter Vertrag genommen wird. Ein Qualitätsprojektmanager stellt sicher, dass alle Kunden pünktlich qualitativ hochwertige Arbeit liefern.

Die Auswirkungen einer ordnungsgemäßen Planung gehen über das Delegieren und Aufgabenmanagement hinaus. Die Planung umfasst Zahlungs- und Rechnungsplanung, Fälligkeitsplanung, Schichtplanung und mehr.

Gute Projektmanager können mehrere Kalender mit Taktiken wie Farbcodierung und Priorisierungsetiketten jonglieren.

Kostenmanagement

Das Überschreiten des Budgets Ihres Teams kann nicht nur das laufende Projekt zunichte machen, sondern Ihr Team und Ihr Unternehmen für den Rest des Geschäftsjahres beeinträchtigen. Aus diesem Grund ist Kostenmanagement und Kostenverfolgung eine wesentliche Fähigkeit des Projektmanagements.

Einfach ausgedrückt bezieht sich Kostenmanagement auf die Planung und Überwachung von Geschäftskosten. Projektmanager verwenden häufig Projektkostenmanagement-Software, um sicherzustellen, dass das Team die Kosten einhält und gleichzeitig ein qualitativ hochwertiges Produkt oder eine Dienstleistung liefert.

Einige Kosten, die während eines Projekts zu berücksichtigen sind, sind Material, Personal – wie Auftragnehmer oder Freiberufler, Ausrüstung oder Raum – und alle Zahlungen, die möglicherweise geleistet werden müssen, falls der Job mehr Arbeit erfordert als ursprünglich erwartet.

Kritisches Denken

Wenn Sie in der Grundschule standardisierte Tests ablegen mussten, erinnern Sie sich an die Betonung darauf, ein kritischer Denker zu sein. Es bedeutete, dass Sie mit den Informationen, die Sie hatten, zu den besten Schlussfolgerungen kommen konnten. Als Projektmanager ist diese Fähigkeit praktisch und notwendig.

Projektmanager treffen täglich Entscheidungen, von der Projektbudgetierung und dem Buy-in der Stakeholder bis hin zur Zielausrichtung und Workflow-Optimierung. Daher ist es entscheidend (kein Wortspiel beabsichtigt), dass ein PJM ein guter Entscheidungsträger ist. Sie wollen jemanden, der alle Optionen abwägt und neunmal aus zehn die beste auswählen kann.

Eine weitere Schlüsselkomponente für das Verständnis des Projektmanagements ist das Wissen, welche Projekte erfolgreich sein werden, um die maximale geschäftliche Wirkung zu erzielen. Das Wissen, wie Machbarkeitsstudien durchgeführt werden, kann Projektmanagern relevante Informationen für die Projektausführung liefern.

Menschen orientieren

Diese Fähigkeit wird in der Geschäftswelt ziemlich unterschätzt und oft übersehen. Projektmanager müssen jedoch auch gute Personalmanager sein . Es ist offensichtlich, wenn man darüber nachdenkt.

Projektmanager haben täglich mit Menschen zu tun. Sie sind Ansprechpartner für ihr gesamtes Team und alle Projektbeteiligten. Sie sind auch Ansprechpartner für externe Teilnehmer.

Bei Streitigkeiten, Dilemmata oder Konflikten ist ein Projektmanager die Anlaufstelle zwischen verschiedenen Parteien. Da sie dafür verantwortlich sind, dass die Mitarbeiter auf Kurs bleiben, um Ziele zu erreichen und Projektmeilensteine ​​abzuschließen, ist es für einen Projektmanager unerlässlich, sympathisch und ein Teamplayer zu sein.

Probleme lösen

Diese Fähigkeit bezieht sich auf kritisches Denken, das sich mit den Entscheidungsfähigkeiten einer Person befasst. Diese besondere Fähigkeit bezieht sich jedoch auf die Reaktion eines Managers während eines Konflikts.

Wenn große Gruppen zusammenarbeiten, besteht die Möglichkeit, dass Köpfe aneinanderstoßen oder dass eine Katastrophe in Form eines Vertragsbruchs oder einer Budgetüberschreitung eintritt. Projektmanager müssen in der Lage sein, durch komplizierte Probleme zu navigieren, und sich in anspruchsvollen Arbeitsbedingungen wohlfühlen.

Erfolgreiche Projektmanager gedeihen in der Entwicklung komplexer Systeme wie Critical-Chain-Projektmanagementmethoden.

Coaching

Im Gegensatz zur Führung befasst sich Coaching damit, wie ein Manager mit seinem Team interagiert und es lehrt. Coaching ist eine Form, Menschen zu helfen, die besten Entscheidungen zu treffen, indem ihnen die Werkzeuge zur Verfügung gestellt werden, um dorthin zu gelangen.

Ein guter Projektmanager kann sein Team stärken, indem er seine kritischen Denkfähigkeiten herausfordert, Raum für Brainstorming und Zusammenarbeit bietet und eine zielorientierte Abteilung schafft.

Zeitmessung

Wir haben alle in einem chaotischen Besprechungsraum gesessen und uns gewünscht, wir hätten einen Hammer, der uns Kraft gibt, während wir schreien: „Ordnung! Befehl im Gericht!“ Projektmanager wissen, wie man einen Raum ohne den Titel eines ehrenhaften Richters kontrolliert.

Sie sind geschickt darin, Besprechungen effektiv zu planen, die Zeit ihres Teams optimal zu nutzen und die Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten. Sie sind auch in der Lage sicherzustellen, dass das Meeting bei der Sache bleibt und die notwendigen Fragen zu beantworten.

Wir haben bereits außergewöhnliche Planungsfähigkeiten besprochen – diese kommen ins Spiel, wenn es um die Besprechungsverwaltung geht. Machen Sie sich bei der Einstellung oder Auswahl eines Projektmanagers mit dessen Erfahrung bei der Leitung und Beeinflussung von Meetings vertraut.

Einstellung eines Projektmanagers

Die Wahrheit ist, dass keine Person oder kein Projekt jemals perfekt sein wird.

Führen Sie bei der Suche nach einem Projektmanager die oben genannten Merkmale auf – welche sind für Sie die wichtigsten und wertvollsten? Wählen Sie einige der oben genannten Fähigkeiten aus und betrachten Sie diese als Ihre Must-Haves.

Wenn ein Kandidat Statisten hat, ist das großartig! Die Suche nach jemandem, der alle verkörpert, könnte Ihre Auswahl einschränken und den Einstellungsprozess verlängern. Indem Sie diejenigen auswählen, von denen Sie wissen, dass Sie darauf nicht verzichten können, können Sie schnell eine anständige Gruppe von Kandidaten für Vorstellungsgespräche und potenzielle Einstellungen zusammenstellen.

Interne Kandidaten

Wenn Sie einen Projektmanager aus Ihrem Team auswählen möchten, haben Sie wahrscheinlich bereits eine gute Vorstellung von den Stärken und Schwächen Ihrer Mitarbeiter.

Sie wissen vielleicht, dass Janet häufig Fälligkeitstermine versäumt, aber unglaublich detaillierte Arbeit leistet. Oder vielleicht ist Eleanor organisiert, berücksichtigt aber oft mögliche Notfälle nicht.

Wenn Ihr Team es schwierig gemacht hat, einen Projektmanager auszuwählen, ist das ein gutes Problem. Erwägen Sie, sich zu verschiedenen Zeiten mit verschiedenen Mitarbeitern zusammenzusetzen, zu besprechen, ob sie an der Gelegenheit interessiert sind, und zu fragen, ob sie bereit wären, sich in bestimmten Bereichen herauszufordern, um mit der Rolle Schritt zu halten.

Externe Kandidaten

Wenn Sie einen Projektmanager aus einem Pool externer Kandidaten einstellen möchten, stehen Sie vor einer etwas anderen Herausforderung. Ob diese Eigenschaften vorhanden sind, erfahren Sie am besten in der kurzen Zeit, die Sie beim Kennenlernen im Vorstellungsgespräch haben.

Eine gute Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, die Kandidaten zu bitten, sich mit visuellen Beispielen oder Zertifizierungen, die sie erhalten haben, vorzubereiten. Auf die gleiche Weise würde ein Vertriebskandidat seine Quartalszahlen angeben und einen Projektmanagerkandidaten bitten, einige Beispiele seiner abgeschlossenen Projekte zur Verfügung zu stellen. Dies bietet eine mündliche Erklärung des Projekts und ermöglicht es Ihnen, die Auswirkungen zu sehen, die sie in der Vergangenheit hatten.

Machen Sie den Weg frei für die Projektplanung

Projektmanagement ist eine integrale Geschäftsfunktion, indem es mehrere Abhängigkeiten verwaltet, organisatorische Ressourcen verwaltet und zuweist und es Teams ermöglicht, Geschäftsziele nahtlos zu erreichen.

Konzentrieren Sie sich bei der Einstellung eines Projektmanagers auf die Fähigkeiten, die er mitbringt, da dies die bestimmenden Eigenschaften eines Teams sind, das von unentschlossen zu unzerstörbar werden kann.

Das Projektmanagement ist in seiner Rolle und seinen Prozessen funktionsübergreifend. Erfahren Sie mehr über Projektintegrationsmanagement und wie es verschiedene Abteilungen auf dieselben Ziele ausrichtet.

Dieser Artikel wurde ursprünglich im Jahr 2018 veröffentlicht. Er wurde mit neuen Informationen aktualisiert.