Beschaffung vs. Einkauf: Was sind die Unterschiede und Gemeinsamkeiten?

Die Beschaffung ist der gesamte Prozess des Erwerbs von Waren und Dienstleistungen von einem Anbieter für Ihr Unternehmen durch Direktkauf, Ausschreibung oder Ausschreibung. Es besteht aus der Identifizierung, Vorauswahl, Auswahl von Lieferanten, Vertragsunterzeichnung, Warenannahme und Zahlungsabwicklung. Dieser Prozess trägt dazu bei, die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen und eine neue Lieferantenbeziehung aufzubauen.

Die Beschaffungsschritte können je nach Branche und Größe des Unternehmens variieren, beinhalten aber typischerweise:

1. Ermittlung der internen Anforderung

Zunächst sollten Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen ermitteln. Welche Produkte und Dienstleistungen werden für den Betrieb Ihres Unternehmens benötigt?

Anschließend können Sie spezifische Bestellanforderungen erstellen, um den Bedarf zu decken. Wenn Sie den Anforderungen folgen, werden Sie zu den richtigen Ressourcen geführt und mit geeigneten Anbietern in Kontakt gebracht.

2. Recherche des Marktes und Auswahl von Anbietern

Identifizieren Sie als Nächstes potenzielle Lieferanten und führen Sie sie zur weiteren Bewertung in die engere Wahl. Sie können ihnen eine Angebotsanfrage (RFQ) senden und ihre Angebote vergleichen. Einige Kriterien umfassen Produktpreis und -qualität, Ruf des Anbieters, Liefermethoden, Kundendienst, Risiken usw.

Der ausgewählte Lieferant muss derjenige sein, der Produkte mit der höchsten Qualität zu den wettbewerbsfähigsten Preisen zusammen mit einem günstigen Standort und einer günstigen Lieferoption anbietet.

3. Vertragsverhandlungen und Bestellung erstellen (PO)

Nachdem Sie Ihren Lieferanten ausgewählt haben, gehen wir zum nächsten Schritt über: Verhandlung. Einige kritische Punkte bei Verhandlungen sind Preise, Qualität, Arbeitsumfang, Geschäftsbedingungen usw. Ein effektiver Vertrag stellt sicher, dass jede Partei ihre Verpflichtungen versteht und gleichzeitig maximalen Wert für beide Seiten schafft.

Nach Unterzeichnung des Vertrags können Sie eine Bestellung (PO) erstellen, die den Kauf spezifiziert, wie z. B. Menge, Preis, Zahlungsbedingungen, Ort und Lieferzeitpunkt. Ziehen Sie eine Rahmenbestellung in Betracht, wenn die Lieferanten Ihre Anforderungen vollständig erfüllen und Sie eine langfristige Beziehung zu ihnen wünschen.

4. Lieferung entgegennehmen und Zahlung veranlassen

Sobald der Lieferant die Bestellung erhält, stellt er Ihnen eine Rechnung aus. Basierend auf den vertraglichen Zahlungsbedingungen geben Sie die Zahlung vor oder nach Lieferung der Bestellung frei.

Wenn die Bestellung eintrifft, überprüfen Sie die Artikelqualität, um die Einhaltung der Lieferantenvorschriften zu gewährleisten. Wenn Sie einen defekten Artikel oder andere Probleme finden, melden Sie dies und befolgen Sie den Vertrag oder die Bestellung, um eine Lösung zu finden. Stellen Sie dazu sicher, dass Ihr Vertrag oder Ihre Bestellung mit detaillierten Geschäftsbedingungen für solche Umstände stark genug ist.

5. Bewertung der Lieferantenleistung und Aufbau einer Lieferantenbeziehung

Wenn Sie mit der Leistung der Lieferanten zufrieden sind, können Sie eine langfristige Beziehung zu ihnen aufbauen. Führen Sie außerdem eine jährliche Bewertung durch, um zu entscheiden, ob Sie die Zusammenarbeit mit ihnen fortsetzen möchten.

Um die Frage „Was bedeutet Beschaffung?“ zu beantworten, handelt es sich daher um den gesamten Prozess des Erwerbs von Waren und des Aufbaus von Beziehungen zu Anbietern. Der Prozess hat kein Ende, da Sie ihn weiter evaluieren und verbessern sollten.

Der Einkauf ist eine Teilmenge der Beschaffungsfunktionen. Es ist mit den Aktivitäten des Bestellens, Beschleunigens, Empfangens und Ausführens von Zahlungen zum Erwerb von Waren und Dienstleistungen für den Betrieb des Unternehmens verbunden. Der Einkauf priorisiert die Effizienz bei Transaktionen mit der 5-richtigen Disziplin: richtige Menge, richtige Qualität, richtiger Ort, richtige Zeit und richtiger Preis. Daher befolgt das Einkaufsteam streng diese Schritte, um sicherzustellen, dass die gelieferten Waren alle Anforderungen erfüllen:

1. Bestellung aufgeben

Der Einkauf beginnt mit einer Bestellung. Wie oben erwähnt, sollte die Bestellung wichtige Informationen wie Zahlungsbedingungen, Menge, Zeitpunkt und Ort der Warenlieferung enthalten.

Ein Tipp für ein besseres PO-Management ist die Investition in eine zuverlässige PWA-Magento-Bestellung. Es zentralisiert alle Daten und hilft Ihnen so, bessere Kaufentscheidungen zu treffen, indem es Über- oder Unterkäufe verhindert.

2. Verfolgung der Bestellung

Überwachen Sie als Nächstes den Lieferstatus eng mit Ihren Lieferanten. Sie können sie auffordern, ihren Lieferplan regelmäßig zu aktualisieren, um die Pünktlichkeit der Bestellung zu gewährleisten.

3. Erhalt und Prüfung der Artikel

Führen Sie nach Erhalt der Bestellung eine Audit-Prüfung durch, um sicherzustellen, dass die Qualität den Vertragsbedingungen entspricht.

4. Eine Zahlung vornehmen

Führen Sie abschließend die Zahlung für Ihren Lieferanten gemäß Ihren Zahlungsbedingungen auf der Bestellung durch. Bestellungen und Rechnungen müssen sorgfältig erstellt werden, um rechtliche Verpflichtungen für beide Parteien zu schaffen.

Nachdem Sie nun wissen, was Beschaffung und was Einkauf ist, wollen wir uns mit den Hauptunterschieden zwischen ihnen befassen.

Die obige Tabelle fasst den Hauptunterschied zwischen Beschaffung und Einkauf zusammen. Kommen wir zu weiteren Details.

Strategisch vs. taktisch

Nachdem Sie die Bedeutung von Einkauf und Beschaffung durchgegangen sind, können Sie sehen, dass die Beschaffung ein viel breiteres Konzept auf strategischer Ebene für ein Unternehmen ist, während der Einkauf taktisch ist.

Der Einkauf bezieht sich auf den transaktionalen Aspekt des Kaufs von Produkten und Dienstleistungen, wie z. B. den Erhalt der richtigen Menge an Produkten zur richtigen Zeit und am richtigen Ort.

Auf der anderen Seite ist die Beschaffung der vollständige Prozess, der zu dem Zeitpunkt beginnt, zu dem ein Geschäftsbedarf entsteht. Es konzentriert sich auf strategische Aspekte wie die Beschaffung von Lieferanten, die Maximierung des Vertragswerts und die Aufrechterhaltung der Lieferantenbeziehungen nach Abschluss der Bestellung. Daher ist die Beschaffung ein komplexerer Prozess, der für die Strategie eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung ist.

Proaktiver vs. reaktiver Ansatz

Ein weiterer Unterschied zwischen Beschaffung und Einkauf ist ihr Ansatz. Die Beschaffung verfolgt einen proaktiven Ansatz, bei dem das Beschaffungsteam dafür verantwortlich ist, den internen Bedarf zu ermitteln und relevante Waren oder Dienstleistungen zu beschaffen, um die Anforderungen zu erfüllen.

Im Gegensatz dazu hat der Einkauf einen reaktiven Ansatz. Nachdem der Bedarf durch die Beschaffung ermittelt wurde, zielt der Einkauf darauf ab, die Artikel in Bezug auf Qualität, Kosten und Geschwindigkeit so effizient wie möglich einzukaufen.

Langfristige vs. kurzfristige Ziele

Die Beschaffung hat langfristige Ziele, darunter den Aufbau von Lieferantenbeziehungen, die Verbesserung des Wettbewerbsvorteils und die Ausrichtung an der Unternehmensstrategie. Es geht auch darum, die besten Lieferanten zu finden, Vertragsbedingungen auszuhandeln und Lieferkettenrisiken zu mindern. Daher priorisiert die Beschaffung die Wertschöpfung des Vertrags und die Gesamtbetriebskosten und nicht den Produktpreis.

Der Einkauf hingegen zielt darauf ab, sicherzustellen, dass alle Artikel vertragsgemäß in der richtigen Qualität und Menge geliefert werden. Daher handelt es sich um einen unmittelbaren Prozess, der den Kosten des Artikels mehr Aufmerksamkeit schenkt.

Beziehungs- vs. Transaktionsfokus

Einer der wichtigsten Zwecke der Beschaffung ist der Aufbau und die Stärkung von Win-Win-Beziehungen mit Lieferanten.

Auch nach Abschluss des Auftrags läuft die Beschaffung weiter. Sie sollten die Leistung des Anbieters regelmäßig überprüfen und entscheiden, ob Sie den Vertrag verlängern oder kündigen. Suchen Sie gleichzeitig nach weiteren potenziellen Anbietern, die zu guten Partnerschaften führen können. Es hilft Ihnen auch, das Risiko zu begrenzen, sich auf wenige Lieferanten zu verlassen.

Im Gegensatz dazu arbeitet das Einkaufsteam normalerweise mit einer bestehenden Lieferantenbasis zusammen. Daher verbringen sie den größten Teil ihrer Mühe damit, effiziente Transaktionen durchzuführen, und ihre Aufgaben enden, wenn die Bestellung abgeschlossen ist.

Obwohl viele Menschen Einkaufs- und Beschaffungsdefinitionen oft verwechseln, weisen die beiden Begriffe viele Unterschiede in ihren Methoden und Verfahren auf. Dennoch haben sie eines gemeinsam: Sie sind entscheidende Prozesse, um die Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen.

Die Kombination und Verbesserung beider Prozesse hilft Ihnen, Ausgaben besser zu kontrollieren, unvorhergesehene Komplikationen zu vermeiden und Ihrem Geschäftserfolg näher zu kommen.