12 Best Practices für die Beschaffung im Jahr 2022

Entwickeln Sie einen Beschaffungsrahmen

Zunächst einmal benötigen Sie ein starkes Rahmenwerk für das Beschaffungsmanagement, bevor Sie bestimmte Probleme in Ihrem Prozess angehen. Ein effizienter Rahmen setzt eine solide Richtlinie für alle Ihre Prozesse, einschließlich:

• Überwachung und Genehmigung von Bestellungen,
• Verwaltung von Anbietern und Lieferanten,
• Durchführung eines Dreierspiels gegen Bezahlung,
• Erfassung aller Unterlagen,
• Beschaffung neuer Lieferanten und Einkäufer,
• Schulung der Mitarbeiter zu Produkten.

Gut definierte Prozesse schaffen betriebliche Effizienz und helfen Ihrem Team bei Aufgaben, die es zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigen oder priorisieren muss, um die Arbeit abzuschließen, und sorgen so für pünktliche Lieferungen in Ihren Geschäftsaktivitäten.

Um klare Beschaffungsprozesse zu entwickeln, müssen Sie jeden notwendigen Einkaufsschritt identifizieren, jeder Aufgabe eine bestimmte Person zuweisen und die Aktionen für die Aufgabe beschreiben. Daher kann Ihr Team im selben Bild bleiben und seine Aufgaben kennen, um mit anderen zusammenzuarbeiten.

Beschaffungsprozesse automatisieren

Die Digitalisierung Ihres Beschaffungsprozesses ist unvermeidlich, da Technologie in jeden Aspekt unserer Welt integriert ist. Eine vollständige digitale Transformation wird Ihre Beschaffungsprozesse auf die nächste Stufe heben und viele Engpässe in Ihrer Lieferkette lösen.

Hier sind die wichtigsten Vorteile von Beschaffungspraktiken bei der Automatisierung:

• Sparen Sie Zeit : All die Stunden, die für die manuelle Verarbeitung wie Dateneingabe, Rechnungsnachverfolgung, Datensatzaktualisierungen, Genehmigungen und Dokumentenübergaben aufgewendet werden, können durch Software beschleunigt werden. Die Automatisierung kann sich wiederholende operative Aufgaben reduzieren und Ihrem Team die Möglichkeit geben, sich auf strategische Rollen zu konzentrieren.
• Reduzieren Sie menschliche Fehler : Die Automatisierung hilft Ihnen auch, manuelle Fehler zu minimieren. Sie müssen sich keine Gedanken mehr über die Überprüfung von Fehlern bei falsch berechneten Ergebnissen oder falsch eingegebenen Daten machen.
• Senkung der Verarbeitungskosten : Mit der Unterstützung von Technologie können Unternehmen den Arbeitsaufwand für sich wiederholende Arbeiten reduzieren und so nebenbei Kosten sparen. Kosteneffizienz ist einer der Hauptvorteile der Beschaffungsautomatisierung.

Eine gute digitale Beschaffungslösung sollte Folgendes beherrschen:

• Lieferantenmanagement: Einfaches Onboarding und Nachverfolgen der Lieferantenleistung,
• Rechnungsgenehmigung: Prüfen und genehmigen Sie Rechnungen schnell mit einer Drei-Wege-Methode,
• Kaufanfragen: Vorlagen zum Erfassen, Genehmigen und Überwachen von Kaufanfragen,
• Bestellungen (POs): Erteilen Sie Bestellungen automatisch auf der Grundlage genehmigter Bestellanforderungen.
• Ausgabenanalyse: Fördern Sie umsetzbare Erkenntnisse und Vorschläge aus Ihren Beschaffungsdaten,
• Integrationen: Verbinden Sie Ihre Beschaffungssoftware mit anderen Systemen wie ERP- und Finanzsoftware.

Beschaffungstransparenz praktizieren

Transparenz in der Beschaffung bezieht sich darauf, allen internen Stakeholdern die notwendigen Informationen und Unterlagen zur Verfügung zu stellen, um ihre Aufgaben reibungslos zu erledigen und sie zu befähigen, bessere Entscheidungen zu treffen. Mit der Unterstützung von Technologie können Sie weitere Szenarien untersuchen und ein kontinuierliches, agiles Planungsmodell entwickeln, das für Ihre Teams transparent ist.

Ein transparenter Beschaffungsprozess bietet Ihnen viele Vorteile:

• Schnellere Verarbeitung : Wenn jeder seine Aufgaben kennt und weiß, welche Standards zu befolgen sind, kann der gesamte Vorgang reibungslos und mit weniger Engpässen ablaufen.
• Reduzieren Sie Zeitverschwendung: Eine transparente Beschaffung eliminiert ermüdende Zeit, die für verwirrende Anfragen und lange E-Mail-Ketten aufgewendet wird. Stattdessen sehen Ihre Mitarbeiter genau, was sie wann erledigen müssen.
• Rechenschaftspflicht : Transparenz in der Dokumentation macht die Rechenschaftspflicht von Ihnen und Ihren Lieferanten für jede Phase des Einkaufsweges deutlich.
• Verantwortungsvolle Beschaffungspraktiken: Ein transparenter Prozess leitet Sie an, Produkte und Dienstleistungen in Übereinstimmung mit Ihrer sozialen Verantwortung als Unternehmen zu beziehen.

Optimieren Sie den Bestand mit einem datengesteuerten Ansatz

Die nächste Beschaffungspraxis, die Sie nicht verpassen dürfen, ist die Nutzung von Daten zur Verbesserung Ihrer Bestandsverwaltung.

Um zu überprüfen, ob Ihr Lagerbestand optimiert ist, werfen Sie einen Blick auf einige Messwerte wie Lagerhaltungskosten und Lagerumschlagsquote . Finden Sie heraus, ob Ihre Bestandsplanung und -prognose gut ist, um Bestände effizient aufzufüllen, ob Verkäufe und Lagerbestände synchron sind und welche die meistverkauften und langsam verkauften Artikel sind, um eine geeignete Strategie dafür zu haben. Sie können beispielsweise mehr Lagerbestand für Ihre Bestseller kaufen, um sicherzustellen, dass sie verfügbar sind, wenn Kunden sie benötigen. Versuchen Sie im Gegensatz dazu, den Verkauf von langsam verkauften Artikeln mit einem Rabatt voranzutreiben, um zu vermeiden, dass sie veraltet sind.

Die Einführung einer Bestandsverwaltungssoftware kann Ihnen dabei helfen, alle oben genannten Fragen zu beantworten. Für den täglichen Betrieb können Sie die Nachverfolgung der Lieferkette, den Bestandsfluss zwischen Lagern und Filialen sowie konsistente Änderungen der Verkaufs- und Bestandsniveaus verbessern.

Für Fortgeschrittene hilft Ihnen die Nutzung der Leistungsfähigkeit von KI und datengesteuerten Erkenntnissen, die Bestandskosten zu optimieren, die Vorlaufzeit zu bestimmen und die Nachfrage nach Lagerbeständen in der Zukunft vorherzusagen, um so Situationen mit Überbeständen oder Unterversorgung zu vermeiden.

Verbessern Sie Ihr Vertragsmanagement

Derzeit ist das häufigste Problem im Vertragsmanagement das Fehlen einer zentralen Plattform, auf der Mitarbeiter Verträge und andere Dokumente suchen, darauf zugreifen und abrufen können. Der unorganisierte Prozess verursacht viele Schmerzpunkte, wie z. B. Inkonsistenzen zwischen Verträgen, umständliche Verarbeitung und Probleme mit der Kontinuität der Lieferkette.

Um einen besseren Vertragsverwaltungsprozess zu haben, sollten Sie eine zentralisierte Cloud-Datenbank einrichten, die es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, alle Dokumentationen von betrieblichen Prozessen bis hin zu Vertragsvorlagen zu erstellen, zu speichern und zu pflegen. Auf diese Weise können Sie Konsistenz und Standards zwischen Ihren Verträgen sicherstellen, Zeit bei wiederholten Aufgaben sparen und Fehler und Risiken mindern.

Die Implementierung einer Vertragsmanagement-Automatisierung sollte Ihnen Folgendes bieten:

• Zentrales Repository: Eine leicht zugängliche Datenbank, die alle Dokumente speichert,
• Konfigurierbare Schnittstelle : Eine anpassbare Schnittstelle, die Ihren Geschäftsanforderungen entspricht,
• Automatisierte Benachrichtigungen : Senden Sie automatisierte Benachrichtigungen zu Vertragsmeilensteinen, Verlängerungen und Neuverhandlungschancen,
• Überwachung der Lieferantenleistung: Verfolgen Sie Lieferzeit, Produktqualität, Preisgestaltung und Einhaltung der Einkaufsbedingungen.

Engagieren Sie sich mit Ihren Lieferanten

Der Aufbau einer soliden Beziehung zu Lieferanten steht immer ganz oben auf der Liste der Best Practices für den Einkauf. Bei guter Verwaltung können Sie vertrauenswürdige Anbieter haben, die zuverlässige, qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen pünktlich und zum besten Preis liefern. Dazu müssen Sie die Leistung der Anbieter verfolgen und bewerten, um Wege zu finden, eine langfristige Win-Win-Beziehung aufzubauen.

Ein gut organisierter Einkaufs- und Beschaffungsprozess hilft Ihnen bei der Verwaltung und Interaktion mit Ihren Lieferanten. Hier sind einige Tipps zur Verbesserung Ihres Lieferantenengagements:

• Behandeln Sie Lieferanten als strategische Partner und bauen Sie Vertrauen auf,
• Kommunizieren Sie Ihre Anforderungen und arbeiten Sie bei allen Bestellproblemen eng mit den Lieferanten zusammen.
• Legen Sie frühzeitig Erwartungen fest, damit Sie Ihre Lieferanten auf diesem Standard halten und unangenehme Überraschungen durch angemessene Beschaffungsverhandlungen vermeiden können.
• Lieferanten pünktlich bezahlen: Wenn Sie Lieferanten pünktlich bezahlen können, werden Ihre Lieferanten Ihr Unternehmen priorisieren und mehr Möglichkeiten für langfristige Partnerschaften eröffnen.
• Überwachung der Lieferantenleistung: Bewerten Sie die Qualität der gelieferten Waren und Dienstleistungen, um sicherzustellen, dass Sie den besten Gegenwert für Ihre Investition erhalten.

Haben Sie eine Multi-Sourcing-Strategie

Sich für eine Komponente Ihrer Lieferkette ausschließlich auf einen Lieferanten zu verlassen, ist riskant, insbesondere bei der Direktbeschaffung . Wenn sich die Warenlieferung verzögert oder Ihre Beziehung zusammenbricht, leidet Ihr Geschäftsbetrieb und Sie können Ihre Endprodukte nicht produzieren, bis Sie sie durch einen anderen Lieferanten ersetzen.

Aus diesem Grund sollten Sie mehrere Anbieter haben, um Resilienz in Ihrem Beschaffungssystem zu schaffen. Darüber hinaus ist es besser, wenn Sie Lieferanten aus verschiedenen geografischen Regionen diversifizieren können. Dies zielt darauf ab, die Risiken höherer Gewalt wie Kriege, Pandemien, Gesetzesänderungen, die sich auf die Leistung der Anbieter auswirken, und Unwetter zu minimieren. Daher können Sie jederzeit nach Belieben zwischen den Anbietern wechseln und Unterbrechungen in Ihrer Lieferkette vermeiden. Dies ist eine der unverzichtbaren Best Practices für die Beschaffung für jedes Unternehmen.

Beschaffungsprozesse integrieren

Der gesamte Beschaffungsrahmen enthält mehrere Teilprozesse, die voneinander abweichen und Hindernisse schaffen können. Selbst wenn Sie einige Aspekte automatisiert haben, gibt es immer noch einige Lücken, die manuelle Maßnahmen wie Budgetanfragen, Qualitätsprüfungen, Versandgenehmigungen usw. erfordern. Ihr System ist daher durch verschiedene Workflows voller Engpässe fragmentiert, was Sie Zeit und Geld kosten kann .

Daher ist es wichtig, alle Beschaffungsprozesse zu integrieren, um ein optimiertes System zu schaffen, das die Bearbeitungszeit verkürzen und Engpässe reduzieren kann. Durch die Verbindung aller Workflows können Daten ohne manuelle Überprüfungen und endlose Tabellenkalkulationen nahtlos zwischen den Systemen verschoben werden. Die Systemintegration macht es einfacher und schneller, Qualitätssicherung und Überprüfungen über die Beschaffungsprozesse hinweg durchzuführen.

Erstellen Sie Daten-Dashboards

Daten-Dashboards sind eine weitere Best Practice für die Beschaffung, die Ihrem Team den Zugriff auf Echtzeitdaten in einem leicht verdaulichen Format erleichtert. Es beseitigt Verwirrung und unnötige Fragen, wenn verschiedene Abteilungen versuchen, Daten zusammenzufügen.

Ein übersichtliches Daten-Dashboard hilft Ihnen, agiler zu werden, indem es genaue tatsächliche Kosten im Verhältnis zum Budget anzeigt, Preisschwankungen misst und die Leistung der Anbieter bewertet.

Darüber hinaus bieten Ihnen vollständige und interpretierbare Daten wertvolle Erkenntnisse zur Verbesserung Ihrer Beschaffungsstrategie und -aktivitäten. Mit einem datengesteuerten Ansatz können Sie die wichtigsten Engpässe identifizieren, die Beschaffungsprobleme verursachen, und eine Lösung dafür finden.

Schulen Sie Ihr Beschaffungsteam

Die richtige Strategie und Tools lassen sich ohne ein kompetentes Team nicht erfolgreich umsetzen. Sie sollten sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter alle Prozesse kennen und die Prioritäten des Unternehmens wie Kosten- und Risikomanagement umsetzen können. Stellen Sie Ihrem Team außerdem Beschaffungsschulungsmaterialien zur Verfügung und kommunizieren Sie alle Änderungen an Prozessen, sobald sie auftreten. Die Schulungsressourcen sollten zentralisiert sein, damit Ihr Team sie leicht finden kann.

Ein gut ausgebildetes Team ist besser in der Lage, Prozesse effektiv durchzuführen. Sie können Hindernisse schnell erkennen und bewältigen, bevor sie zu größeren Problemen werden. Sie können Ihre Mitarbeiter auch einfacher verwalten, da Sie wissen, wer für jeden Schritt verantwortlich ist.

Ignorieren Sie die unternehmerische Verantwortung nicht

Berücksichtigen Sie bei Ihren Beschaffungsaktivitäten die wirtschaftlichen und ökologischen Auswirkungen Ihrer Lieferkette. Kunden sind sich zunehmend der sozialen Unternehmensverantwortung bewusst und bevorzugen Unternehmen, die positive Auswirkungen auf die Gesellschaft oder die Umwelt haben. Wenn Sie diese Erwartungen nicht erfüllen, könnten Sie Ihrem Ruf schaden und Ihre Kunden an die Konkurrenz verlieren.

Denken Sie daher daran, eine sozial verantwortliche Beschaffung durchzuführen und zu prüfen, ob Ihre Lieferanten Ihre Standards einhalten.

Beschaffungsrisiken kontrollieren

Das Beschaffungsrisikomanagement ist ein wichtiger Faktor, den Unternehmen nicht verpassen sollten. Sie sollten sowohl interne als auch externe Risiken identifizieren, die Ihre Lieferkette betreffen. Einige große Risiken, denen Sie begegnen können, sind beispielsweise Preisinstabilität, Unterbrechungen der Lieferkette, Betrug, Mehrausgaben, schlechte Lieferantenleistung, ungenaue Lieferkettenprognosen usw.

Nachdem Sie Beschaffungsrisiken identifiziert haben, können Sie vier Arten von Maßnahmen ergreifen:

• Ignorieren Sie Risiken, die keine echten Bedrohungen sind,
• Reduzieren Sie die Wahrscheinlichkeit, dass ein Risiko eintritt,
• Entfernen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass ein Risiko eintritt,
• Bereiten Sie Lösungen vor, um das Risikopotenzial zu managen.

Oben sind die Top 12 Best Practices für den Einkauf aufgeführt. Um sie erfolgreich anzuwenden, ziehen Sie eine PWA-Magento-Bestellung in Betracht , um Ihren Beschaffungsprozess zu optimieren.

Mit Magento Purchase Order können Sie alle Aspekte Ihrer Beschaffungszyklen kontrollieren, Zeit und Geld sparen und gleichzeitig den Umsatz steigern. Sie können alle Einkaufsdaten an einem Ort überwachen, indem Sie Verkaufs- und Bestandskanäle synchronisieren sowie alle Produkt- und Lieferantendaten mühelos verwalten. Die Software ermöglicht es Ihnen auch, menschliche Fehler zu minimieren und die Bestellabwicklung zu vereinfachen, von der Bestellerstellung und -genehmigung bis hin zum Erhalt von Produkten und bei Bedarf zur Verfolgung von Produktrückgaben.

Darüber hinaus lindert der datengesteuerte Ansatz der Software die Schmerzpunkte von Fehlbeständen, Überkäufen und Unterkäufen. Jetzt können Sie Ihren Einkauf basierend auf umsetzbaren Erkenntnissen planen und Gelegenheiten bei potenziellen Lieferanten erkennen. Probieren Sie unsere Magento-Bestellung aus und sehen Sie, wie sie Ihren Beschaffungsprozess auf die nächste Stufe beschleunigt.

Die Etablierung klar definierter Prozesse und die Stärkung Ihrer Beschaffungsaktivitäten mit Technologie ist der Schlüssel zur Optimierung des Betriebs und zur Schaffung eines rationalisierten und effizienten Systems. Durch die richtige Implementierung dieser Praktiken können Sie Ihr Beschaffungspotenzial freisetzen und Ihr Unternehmen in dieser digitalen Welt schneller wachsen lassen.

1. Was sind die 7 Phasen der Beschaffung?

Der Beschaffungsprozess umfasst die folgenden 7 Schritte:

• Braucht Anerkennung,
• Bestellanforderung,
• Anforderungsprüfung,
• Ausschreibungsverfahren,
• Bewertung und Vertrag,
• Auftragsverwaltung,
• Rechnungsgenehmigungen und Streitigkeiten,
• Aufzeichnungen führen.

2. Was sind die vier Säulen der Beschaffung?

Es gibt 4 Hauptsäulen der globalen Beschaffung, die Sie bei der Entwicklung einer Beschaffungsstrategie im Auge behalten sollten: Menschen, Prozesse, Technologie und Lieferkette. Dies sind die Schlüsselfaktoren eines globalen Ansatzes, um Ihren Betrieb optimal zu nutzen.

3. Was beinhaltet ein Beschaffungsvertrag?

Ein Beschaffungsvertrag enthält Bedingungen zu den Verpflichtungen jeder Partei mit spezifischen Anforderungen an das Produkt, die Preisgestaltung, die Zahlungsmethode, die Lieferbedingungen und andere rechtliche Bestimmungen.