Der beste Anrufbeantworter für kleine Unternehmen in den USA

Um ein Unternehmen zu führen, muss man viele Aufgaben übernehmen, aber das Beantworten von Telefonen muss nicht dazu gehören.

Die Beauftragung eines Anrufbeantworters kann den Kundenservice verbessern, die Produktivität steigern und Ihnen mehr Zeit für die Konzentration auf Ihre Hauptaufgaben verschaffen.

In diesem Artikel erkunde ich die Vorteile von Anrufbeantwortungsdiensten, bespreche häufige Fehler, die man bei der Beauftragung eines solchen Dienstes vermeiden sollte, und stelle Ihnen einige der besten Anbieter in den USA vor.

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Was ist ein Anrufbeantworter?

Ein Anrufbeantworter ist ein Unternehmen, das ein Team von Kundendienstspezialisten beschäftigt , die im Namen eines anderen Unternehmens Telefonanrufe entgegennehmen.

Telefonanrufbeantworter bearbeiten eingehende Anrufe und Kundenanfragen während der Hauptverkehrszeiten oder außerhalb der regulären Geschäftszeiten. Einige Unternehmen beauftragen Telefonanrufbeantworter, anstatt über ein eigenes Kundendienstteam zu verfügen.

Vertreter können mehrere Aufgaben erledigen, darunter die Beantwortung allgemeiner Anfragen, die Entgegennahme von Nachrichten, die Planung von Terminen und die Weiterleitung von Anrufen an die entsprechende Person oder Abteilung.

Es ist leicht zu erkennen, warum ein Anrufbeantworter eine kostengünstige und bequeme Möglichkeit sein kann, sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Anrufe oder Gelegenheiten verpassen.

Wer nutzt Anrufbeantworter?

Telefonbeantwortungsdienste können von jeder Einzelperson oder jedem Unternehmen genutzt werden , das eine große Anzahl eingehender Anrufe erhält und seinen Anrufern ein professionelles und einheitliches Erlebnis bieten möchte.

Kleine Unternehmen, Arztpraxen, Online-Shops, Anwaltskanzleien, Immobilienagenturen, IT-Unternehmen und andere Dienstleistungsbranchen, die ein hohes Anrufaufkommen erhalten, können von Anrufbeantwortungsdiensten profitieren.

Telefonanrufbeantworter können auch vielbeschäftigten Unternehmern oder Freiberuflern zugute kommen , die ein professionelles Image bewahren möchten.

Wenn Sie darüber nachdenken, einen Anrufbeantworter zu beauftragen, finden Sie hier drei der derzeit besten Anbieter in den USA.

Beste Anrufbeantworterdienste in den USA

Drei der führenden Anrufbeantworterdienste in den USA sind VoiceNation, Answer Connect und Abby Connect. Werfen wir einen genaueren Blick auf die Preispläne, Vor- und Nachteile der einzelnen Anbieter.

VoiceNation

VoiceNation ist ein Anbieter von Anrufbeantwortungsdiensten, der virtuelle Empfangsdienste wie Live-Antworten rund um die Uhr, Auftragsabwicklung, Anrufweiterleitung und andere Kommunikationslösungen für Unternehmen anbietet.

Mit VoiceNation können Sie den Dienst sofort nach der Anmeldung aktivieren, während die restliche Einrichtung etwa einen Werktag in Anspruch nimmt.

Preisgestaltung

VoiceNation bietet acht Servicepläne, die Unternehmen jeder Größe abdecken, unabhängig davon, ob Sie 20 Minuten pro Monat oder 1000 Minuten oder mehr Abdeckung benötigen.

Hier ist eine Zusammenfassung der einzelnen Preispläne:

Alle VoiceNation-Pläne umfassen Anrufbeantwortung rund um die Uhr, individuelle Skripterstellung, unbegrenzte Benutzeranzahl, zweisprachige Operatoren, Auftragsabwicklung und Berichte.

Der einzige Unterschied zwischen den Plänen besteht darin, dass die Kosten für die zusätzlichen Minuten bei jedem Tarif unterschiedlich sind.

In ihrem 20-Minuten-Plan, der etwa 12–15 Anrufe pro Monat umfasst, kostet jede weitere Minute beispielsweise 2,19 US-Dollar. Im 500-Minuten-Plan kosten zusätzliche Minuten jedoch nur 1,99 $.

Vorteile

• Keine Einrichtungsgebühr : Bei keinem der Pläne fällt eine Einrichtungsgebühr für neue Konten an.
• Zweisprachige Telefonanbieter : Alle VoiceNation-Pläne umfassen zweisprachige Telefonanbieter.
• Keine zusätzlichen Gebühren : VoiceNation erhebt keine zusätzlichen Gebühren für Feiertage oder Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten.
• Notfallwiederherstellung : VoiceNation verfügt über einen Geschäftskontinuitätsplan, um den Geschäftsbetrieb im Falle von Naturkatastrophen aufrechtzuerhalten.

Nachteile

• Erfolgsmanager : Ein engagierter Erfolgsmanager ist auf höhere Pläne beschränkt.
• Ausgehende Anrufe : VoiceNation berechnet 10 Cent pro Minute für ausgehende Anrufe.

AnswerConnect

AnswerConnect ist ein Anrufbeantworter, der Unternehmen virtuelle Live-Empfangsmitarbeiter zur Verfügung stellt, die rund um die Uhr Anrufe und Nachrichten bearbeiten können.

Im Gegensatz zu den anderen Telefonanrufbeantworterdiensten auf unserer Liste beginnt das Einstiegspaket von AnswerConnect bei 325 US-Dollar pro Monat für 200 Minuten, wodurch AnswerConnect weniger für kleine Unternehmen geeignet ist , die nicht so viele Gesprächsminuten benötigen.

Preisgestaltung

AnswerConnect verfügt über drei Hauptdienstpläne , die zwischen 325 und 475 US-Dollar pro Monat liegen.

Von dort aus bewerben sie auf ihrer Website 13 zusätzliche Pläne, die sie als „größere Pläne“ bezeichnen. Die größeren Tarife decken bis zu 100.000 Sendeminuten pro Monat ab.

Hier ist eine Zusammenfassung der einzelnen Preispläne:

Alle Pläne umfassen benutzerdefinierte Skripterstellung, Antwort rund um die Uhr, Live-Chat-Unterstützung, Terminplanung sowie Kalender- und CRM-Integration.

Vorteile

• Integrationen : AnswerConnect lässt sich in beliebte CRMs wie Salesforce, Zoho, Slack, Google Analytics und HubSpot integrieren.
• Videoanrufe : AnswerConnect unterstützt Videoanrufe über Teleport in höheren Tarifen.
• Baumpflanzung : AnswerConnect pflanzt jeden Monat einen Baum pro Kunde.

Nachteile

• Einrichtungsgebühr : Im Gegensatz zu VoiceNation erhebt AnswerConnect für alle Pläne außer dem Growth-Plan eine einmalige Einrichtungsgebühr von 49,99 $.
• 60-Sekunden-Abrechnung : Alle Anrufe werden auf die nächste Minute gerundet. Wenn ein Anruf beispielsweise eine Minute und zwei Sekunden dauert, werden Ihnen zwei Minuten in Rechnung gestellt.
• Gebühren für Dienste : AnswerConnect erhebt Gebühren für zweisprachigen Support, Live-Sprachübertragung und Sprachansagen.

Abby Connect

Abby Connect ist ein in Las Vegas ansässiger Anrufbeantworter , der ein engagiertes Team virtueller Rezeptionisten zur Verfügung stellt, das Ihre Anrufe und Live-Chat-Nachrichten beantwortet.

Zu den Funktionen von Abby Connect gehören die Aktualisierung von Kundendaten, benutzerdefinierte Melodien und die Terminplanung. Abby Connect verfügt außerdem über eine „Warm-Transfer“-Funktion, bei der Ihnen die Rezeptionistin alle Details mitteilt, bevor sie den Anruf an Ihren Kunden weiterleitet.

Preisgestaltung

Abby Connect bietet drei Monatspläne von 299 bis 1199 US-Dollar an. Hier ist eine Zusammenfassung jedes Plans:

• Empfangsplan 1 : 100 Empfangsminuten für 299 $ pro Monat.
• Empfangsplan 2 : 200 Empfangsminuten für 549 $ pro Monat.
• Empfangsplan 3: 300 Empfangsminuten für 1199 $ pro Monat.
• Live-Chat-Plan 1 : 10 engagierte Chats für 129 $ pro Monat.
• Live-Chat-Plan 2 : 30 engagierte Chats für 299 $ pro Monat.
• Live-Chat-Plan 3 : 50 engagierte Chats für 469 $ pro Monat.
• Abby 10 Bundle-Plan 1 : Ihr Empfangsplan + 10 Live-Chats für 99 $. Sie sparen 30 $ pro Monat.
• Abby 30 Bundle-Plan 2 : Ihr Empfangsplan + 30 Live-Chats für 249 $. Sie sparen 50 $ pro Monat.
• Abby 50 Bundle-Plan 3 : Ihr Empfangsplan + 10 Live-Chats für 399 $. Sie sparen 70 $ pro Monat.

Vorteile

• Kostenlose Testversion : Abby Connect bietet einen kostenlosen Testplan von 14 Tagen.
• Benutzerdefinierte Voicemails : Abby Connect bietet benutzerdefinierte Voicemail-Lösungen für diejenigen, die diese gegenüber schriftlichen Nachrichten bevorzugen.
• Anrufaufzeichnungsfunktion : Sie haben die Möglichkeit, die Anrufaufzeichnung zu Ihrem Konto hinzuzufügen.
• Engagierter Erfolgsmanager : Alle Pläne werden von einem engagierten Account Manager und einem Team von fünf bis sieben virtuellen Rezeptionisten unterstützt.
• Anrufblockierung : Sie können unerwünschte Anrufer und Spammer blockieren, um Minuten zu sparen.

Nachteile

• Zusätzliche Gebühren für den 24/7-Service : Abby Connect erhebt eine zusätzliche Gebühr für die Nutzung ihrer Dienste außerhalb der Bürozeiten.
• 30-Sekunden-Schritte : Wenn ein Anruf eine Minute und 10 Sekunden dauert, werden Ihnen eine Minute und 30 Sekunden in Rechnung gestellt.
• Kein Anrufaufruf : Mit Abby Connect können Sie keine Live-Anrufe zwischen dem Anrufbeantworter und dem Kunden mithören.

Unterscheidet sich ein Anrufbeantworter von einem Callcenter?

Das Hauptaugenmerk eines Anrufbeantworters liegt darauf , den Telefonkunden eine menschliche Note zu bieten, einschließlich der Weiterleitung von Anrufen und der Entgegennahme von Nachrichten. Callcenter hingegen können zusätzlichen Kundensupport bieten.

Im Allgemeinen kümmern sich Callcenter um komplexere Kundendienstanforderungen wie Auftragsabwicklung, technischen Support und Beschwerdelösung. Sie können auch fortschrittliche Tools und Software verwenden, um Kundeninteraktionen per Telefon, E-Mail und Live-Chat zu verwalten .

Hier sind einige weitere Unterschiede zwischen einem Anrufbeantworter und einem Callcenter:

• Skripte : Callcenter verlassen sich oft auf komplexe Skripte, die ihren Kundendienstmitarbeitern den Eindruck vermitteln können, dass sie skriptgesteuert klingen, während Telefonanrufbeantworter einfache Skripte verwenden, um natürlich klingende Gespräche mit Kunden zu gewährleisten.
• Anrufdauer : Callcenter konzentrieren sich auf die Bearbeitung komplexer Anrufe, die viel Aufmerksamkeit und lange Anrufdauer erfordern. Anrufbeantworter legen großen Wert auf die Bearbeitung einer großen Anzahl kürzerer Anrufe mit einer Dauer von ein bis zwei Minuten.
• Anrufweiterleitung : Telefonbeantwortungsdienste leiten Anrufe an die entsprechende Person weiter, die die Anfrage bearbeitet. Im Gegensatz dazu beantworten Call Center Anrufe, indem sie alle Kundenfragen beantworten und Anfragen selbst bearbeiten.

Wie funktionieren Anrufbeantworter?

Telefonbeantwortungsdienste funktionieren, indem sie eine Einzelperson oder ein Team geschulter Telefonisten bereitstellen , die anstelle Ihres Unternehmens Anrufe entgegennehmen.

So funktioniert der Prozess normalerweise:

1. Telefonleitungen weiterleiten : Sie leiten Ihre Telefonleitungen an die Telefonnummer des Anrufbeantworters weiter.
2. Anrufe entgegennehmen : Wenn ein Anruf eingeht, beantwortet der Operator den Anruf unter Ihrem Namen oder dem Namen Ihres Unternehmens und befolgt die von Ihnen gegebenen Anweisungen.
3. Anrufe überprüfen : Der Operator überprüft den Anruf, um seine Wichtigkeit zu ermitteln, und stellt sicher, dass er an die richtige Person weitergeleitet wird.
4. Anrufe weiterleiten : Wenn der Anruf dringend ist oder sofortige Aufmerksamkeit erfordert, leitet der Operator den Anruf an die entsprechende Person oder Abteilung in Ihrem Unternehmen weiter.
5. Nachverfolgung : Der Anrufbeantworter kontaktiert die Anrufer, um sicherzustellen, dass ihre Bedürfnisse erfüllt und ihre Fragen beantwortet werden.

Nehmen wir an, Sie betreiben einen Online-Shop, der handgefertigten Schmuck verkauft. Da Sie ein Ein-Personen-Betrieb sind, sind Sie für alles verantwortlich, von der Herstellung des Schmucks bis hin zur Verpackung und dem Versand von Bestellungen. Sie sind auch derjenige, der Kundenanfragen, einschließlich Telefonanrufe, beantwortet.

Sie stellen fest, dass das Beantworten von Telefonanrufen viel Zeit in Anspruch nimmt und Sie von anderen wichtigen Aufgaben ablenkt. Sie machen sich auch Sorgen, dass Sie Anrufe verpassen, wenn Sie beschäftigt sind oder eine Pause machen.

Hier kann ein Anrufbeantworter helfen. So können Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren, ohne befürchten zu müssen, wichtige Anrufe zu verpassen oder durch nicht dringende Anrufe unterbrochen zu werden.

Die Anrufbeantworter nehmen Nachrichten entgegen, leiten dringende Anfragen per E-Mail oder SMS an Sie weiter und stellen grundlegende Geschäftsinformationen wie Öffnungszeiten und Rückgabebedingungen bereit.

Das spart Ihnen nicht nur Zeit, sondern trägt auch dazu bei, ein professionelles Image Ihres Unternehmens zu bewahren.

Wie Sie sehen, bietet ein Anrufbeantworter eine effiziente Möglichkeit, Ihre eingehenden Anrufe zu verwalten und gleichzeitig die Kundendienstkosten zu vermeiden, die mit der Einstellung von zusätzlichem Personal oder der Investition in teure Telefonsysteme verbunden sind.

Gründe für die Nutzung eines Telefonanrufbeantworters

Ein Anrufbeantworter kann eine konsistente und professionelle Anrufbearbeitung ermöglichen, Zeit und Geld sparen und das Kundenerlebnis außerhalb der Geschäftszeiten verbessern.

Hier sind einige Gründe, warum Sie die Nutzung eines Anrufbeantworters in Betracht ziehen könnten:

Jeder Anruf wird beantwortet

Ein großer Vorteil der Nutzung eines Anrufbeantworters besteht darin, dass alle Anrufe entgegengenommen werden , unabhängig von der Uhrzeit oder dem Anrufvolumen.

Dies trägt dazu bei, Loyalität und Vertrauen bei Kunden aufzubauen , die den Komfort schätzen, jederzeit mit einem Live-Operator sprechen zu können.

Ihre Dienste sind rund um die Uhr verfügbar, was ideal für Unternehmen mit einem internationalen Kundenstamm ist, da Kunden möglicherweise aus verschiedenen Zeitzonen anrufen.

Darüber hinaus kann die Anwesenheit einer Person, die für die Bearbeitung eingehender Anrufe zur Verfügung steht, auch dazu beitragen , verpasste Verkaufschancen zu vermeiden, da Kunden, die Ihr Geschäft nicht erreichen können, stattdessen möglicherweise einen Mitbewerber kontaktieren.

Spart Zeit und Geld

Wenn Sie die Anrufbeantwortung an ein spezielles Team auslagern, können Sie Ihre eigenen Mitarbeiter entlasten und sich auf andere wichtige Aufgaben wie Auftragsabwicklung und Marketing konzentrieren .

Dies ist besonders wertvoll für kleine E-Commerce-Unternehmen mit begrenzten Ressourcen.

Einige Dienste erheben eine monatliche Pauschalgebühr, während andere pro Anruf oder Minute abrechnen, sodass Sie einen Plan wählen können, der Ihrem Budget und Ihren Nutzungsanforderungen entspricht.

Hilft Ihnen, Ihr Unternehmen zu skalieren

Durch die Auslagerung der Anrufbeantwortung an einen Anrufbeantworter können Sie Ihren Online-Shop skalieren und sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren.

Laut einer Studie von Usabilla bevorzugen die meisten Kunden, dass ein echter Mensch ihre Anrufe entgegennimmt, statt Robotern oder automatischen Telefonzentralen.

Unabhängig davon, wie schnell Ihr Unternehmen wächst, können Sie ein Maß an persönlichem Service bieten, das dazu beitragen kann , die Loyalität und das Vertrauen Ihrer Kunden zu stärken.

Zu vermeidende Fehler bei der Beauftragung eines Anrufbeantworters

Wenn Sie einen Anrufbeantworter beauftragen, sollten Sie häufige Fehler vermeiden, z. B. die Beauftragung eines Dienstes mit geringer oder keiner Branchenerfahrung, begrenzten Betriebszeiten und einem Mangel an zweisprachigen Agenten.

Mangelnde Erfahrung in der E-Commerce-Branche

Ein Anbieter von Telefonanrufbeantwortern ist möglicherweise nicht in der Lage, den von Ihnen benötigten Support zu bieten, was zu einem schlechten Kundenerlebnis führt.

Wenn ein Kunde beispielsweise einen Online-Modeladen anruft und der Betreiber mit der Branchenterminologie nicht vertraut ist, verliert der Kunde möglicherweise das Vertrauen in Ihr Unternehmen.

Dies könnte dazu führen, dass sie ihren Kauf stornieren und ihr Geschäft stattdessen woanders verlegen.

Aus diesem Grund ist es wichtig , einen branchenerfahrenen Telefonanrufbeantworter zu wählen, der Ihre spezifischen Anforderungen versteht und erstklassigen Kundensupport bieten kann.

Mangel an zweisprachigen Agenten

Die Beauftragung eines Telefonanrufbeantworters ohne zweisprachige Mitarbeiter kann ein kostspieliger Fehler sein, wenn Sie über einen vielfältigen Kundenstamm verfügen.

Auf dem heutigen globalen Markt ist es wichtig, Agenten zu haben, die mehr als eine Sprache sprechen, um Kunden zu bedienen , die lieber in ihrer Muttersprache kommunizieren. Ein Mangel an zweisprachigen Agenten kann zu Missverständnissen, Frustration und Geschäftsverlusten führen.

Wenn Sie beispielsweise Schönheitsprodukte an Kunden in Kanada verkaufen, kann die Beauftragung ausschließlich englischsprachiger Agenten dazu führen , dass französischsprachige Kunden Umsätze verpassen.

Ebenso sollten in den USA ansässige Online-Shops nach Anbietern suchen, die sowohl Englisch als auch Spanisch beherrschen.

Keine realistischen Erwartungen haben

Es ist wichtig, realistische Erwartungen darüber zu haben , was die Anrufbeantworter tun können und was nicht.

Manche Geschäftsinhaber erwarten, dass der Dienst alle Kundenanfragen vollständig abwickelt, was je nach Komplexität der Fragen möglicherweise nicht realisierbar ist.

Sie sollten dem Dienstleister Ihre Erwartungen mitteilen und gemeinsam einen Plan entwickeln, der Ihren Bedürfnissen entspricht.

Beispielsweise möchten Sie möglicherweise, dass der Dienst grundlegende Anfragen wie Lieferzeiten bearbeitet. Bei komplexen Fragen oder technischem Support ist die Weiterleitung des Anrufs an einen Spezialisten in Ihrem Unternehmen jedoch möglicherweise die beste Option.

Abschließende Gedanken

Die Wahl des richtigen Anrufbeantworters kann Ihre Arbeitsbelastung erheblich reduzieren und die Qualität Ihres Kundenservices verbessern.

Es stehen mehrere Anrufbeantworterdienste zur Auswahl, jeder mit seinen eigenen Stärken und Schwächen. Wählen Sie einen Dienstleister, der Ihren Anforderungen gerecht wird, egal ob Sie 24/7-Support, zweisprachige Agenten oder branchenspezifisches Fachwissen suchen.

Mit dem richtigen Anrufbeantworter an Ihrer Seite können Sie Ihre Aufmerksamkeit auf den Ausbau Ihres Geschäfts richten und gleichzeitig sicherstellen, dass Ihre Kunden gut betreut werden.