Outsourcing von HR-Funktionen: Alles, was Sie wissen müssen

Veröffentlicht: 2020-05-09

Anders als noch vor ein paar Jahrzehnten hat sich das Verhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu einer Einbahnstraße entwickelt. Wo einst alle Erwartungen vom Arbeitgeber geäußert wurden, haben sich die Zeiten geändert. Heutzutage herrscht ein harter Wettbewerb zwischen großen und kleinen Unternehmen um die Gewinnung von Top-Talenten; Marken versuchen, die Erwartungen ihrer Mitarbeiter zu übertreffen.

Von einer Reihe von Vorteilen bis hin zur Bereitstellung einer revolutionierten Arbeitsumgebung erkennen Marken schnell, wie wichtig es ist, ihre Mitarbeiter zufrieden zu stellen. Als Folge dieser Entwicklung wird die Rolle der Humanressourcen immer komplexer und in vielen Fällen zeitaufwändiger. Dennoch entscheiden sich viele große Unternehmen dafür, ihre HR-Funktionen intern zu betreiben.

Kleinere Unternehmen verfügen jedoch weder über die Zeit noch über das Geld, um ein Team von HR-Experten einzustellen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, greifen viele daher auf Outsourcing zurück. Es überrascht nicht, dass sich dieser Trend für kleine Unternehmen als vorteilhaft erwiesen hat. Betrachten Sie diese Statistiken:

Unternehmen, die mit einer professionellen Arbeitgeberorganisation zusammenarbeiten, wachsen jährlich um 7–9 %. Gleichzeitig reduzieren sie die Fluktuation ihrer Mitarbeiter um 12–14 %.
Unternehmen, die eine professionelle Arbeitgeberorganisation nutzen, erzielen einen ROI ihrer Investition von 27 %. Dies basiert ausschließlich auf den Einsparungen durch Outsourcing.

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Inhaltsverzeichnis anzeigen

Outsourcing von HR-Funktionen:
- Vorteile der Auslagerung von HR-Funktionen:
- Nachteile der Auslagerung von HR-Funktionen:
Die am häufigsten ausgelagerten HR-Funktionen:
HR-Funktionen, die die meisten Unternehmen intern behalten:
Verstehen Sie, welche HR-Funktionen für Ihr Unternehmen „kritisch“ sind:
- Erstellen Sie eine Liste der HR-Funktionen, die Sie auslagern möchten:
- Finden Sie Technologielösungen:
- Tauchen Sie tief in die Recherche nach Outsourcing-Partnern ein:
- Bauen Sie ein Team von HR-Koordinatoren auf:
Abschluss

Outsourcing von HR-Funktionen:

Während HR-Software wie CakeHR eine Reihe zeitaufwändiger HR-Funktionen übernimmt, wie z. B. Zeiterfassung, Schichtplanung und Anwesenheit (neben vielen anderen), gibt es immer noch Bereiche, die die menschliche Note erfordern.

Die Auslagerung dieser Funktionen scheint die richtige Wahl zu sein. Geschäftsentscheidungen sind jedoch selten schwarz-weiß. PEOs eignen sich hervorragend für kleinere Unternehmen. Wenn Ihr Unternehmen wächst, möchten Sie die Kontrolle über einige der zentralen HR-Funktionen haben, die direkten Einfluss auf das Wachstum Ihres Unternehmens haben.

Mit anderen Worten: Nur weil HR-Outsourcing für andere funktioniert hat, gibt es keine Garantie dafür, dass Ihr Unternehmen davon profitiert. Bevor Sie sich auf die Suche nach einem HR-Outsourcing-Partner machen, sollten Sie sorgfältig prüfen.

Bedenken Sie diese Vor- und Nachteile des HR-Outsourcings:

Vorteile der Auslagerung von HR-Funktionen:

Wie bereits erwähnt, bietet die Auslagerung von HR-Funktionen einige große Vorteile. Einige davon sind:

Kosteneffizienz muss einer der größten Vorteile der Auslagerung jeglicher Unternehmensfunktionen sein. HR ist keine Ausnahme. Der Verzicht auf die Einstellung (und Bindung) eines spezialisierten Teams von HR-Experten kann insbesondere für kleinere Unternehmen zu erheblichen Einsparungen führen.
Der Zugang zu Fachwissen , das einem Unternehmen in seinem Team möglicherweise fehlt, ist ein weiterer großer Vorteil der Auslagerung der Personalabteilung. Von juristischem Fachwissen bis hin zur effizienten und genauen Lohn- und Gehaltsabrechnung kann Ihnen HR-Outsourcing die mühsamsten und wichtigsten Aufgaben des HR-Prozesses abnehmen.
Der Zugang zu modernster HR-Technologie ist ein ähnlicher Vorteil wie die Auslagerung von HR-Funktionen.
Eine bessere Zuweisung interner Ressourcen ist ein weiterer bemerkenswerter Vorteil der Auslagerung bestimmter HR-Funktionen. Schließlich möchten Sie nicht, dass Ihre teuren und hochqualifizierten Personalressourcen mit der Vorbereitung von Schulungen zum Thema sexuelle Belästigung beschäftigt sind, wenn es firmeninterne Schulungsunternehmen gibt, die diese Aufgabe schneller und zu geringeren Kosten erledigen können.
Outsourcing ermöglicht eine effizientere Lösung von Konflikten . Der Grund dafür ist, dass diese innerbetrieblichen Konflikte an einen externen Dritten weitergeleitet werden, der den Konflikt ohne jegliche Voreingenommenheit lösen kann.

Obwohl diese Vorteile des Outsourcings von großer Bedeutung sind, müssen Sie andere Überlegungen anstellen.

Nachteile der Auslagerung von HR-Funktionen:

Die Auslagerung von Funktionen, die sich um das Leben Ihrer Mitarbeiter drehen, an Dritte hat zwangsläufig negative Auswirkungen. Die häufigsten sind:

Störungen bei der Förderung der Unternehmenskultur sind ein offensichtlicher Nachteil der Auslagerung von HR-Funktionen. HR-Outsourcing-Unternehmen befassen sich für eine Reihe von Unternehmen mit der Gehaltsabrechnung, den Leistungen an Arbeitnehmer, der Konfliktlösung und der Talentakquise. In den meisten Fällen verfügen sie über eigene festgelegte Verfahren zur Ausführung dieser Aufgaben. Ihre Art und Weise, mit für diese Aufgaben relevanten Situationen umzugehen, kann sich drastisch von der Funktionsweise Ihrer Organisation unterscheiden.
Kommunikationslücken sind eher ein unerwarteter Vorteil der Auslagerung von HR-Funktionen. Die meisten Unternehmen erwarten von ihren Outsourcing-Partnern eine schnelle Erledigung von Aufgaben und Ergebnissen. Viele vergessen jedoch, die Zeit zu berücksichtigen, die für den Versand einer Mitteilung an ihren Outsourcing-Partner und die Zeit bis zum Erhalt einer Antwort benötigt wird. Dies stellt die drängendsten Probleme bei der Konfliktlösung dar. Wenn Sie über eine interne Personalabteilung verfügen, kann ein Mitarbeiter einfach zu ihm gehen, um seine Probleme zu besprechen und an deren Lösung zu arbeiten. Im Falle eines Outsourcing-Partners ist jedoch logischerweise mit einer gewissen Verzögerung zu rechnen. Diese Verzögerung kann dazu führen, dass die Probleme eskalieren.
Kontrollverlust ist ein weiterer bekannter Nachteil des Outsourcings. Sich nicht in Entscheidungen und Prozesse einzubringen, ist mit dem richtigen Partner vielleicht kein Problem. Allerdings bereitet es vielen Unternehmern ein gewisses Unbehagen.
Auch die Wahrung der Datenintegrität wird beim HR-Outsourcing zur Herausforderung. Obwohl die meisten Outsourcing-Verträge eine Vertraulichkeitsklausel enthalten, sind Menschen unberechenbar und der Zugriff auf die geschützten Daten Ihrer Mitarbeiter kann immer noch nach hinten losgehen.

Wenn man diese potenziellen Fallstricke bei der Auslagerung von HR-Funktionen kennt, wird klar, dass die Auslagerung der gesamten HR-Abteilung keine gute Idee ist.

Die am häufigsten ausgelagerten HR-Funktionen:

Selbst wenn man diese gerade besprochenen Nachteile außer Acht lässt, hat die Auslagerung einer gesamten Abteilung andere Auswirkungen. Zunächst einmal wird die Auslagerung der Abteilung wahrscheinlich dazu führen, dass viele aktuelle Ressourcen entlassen werden müssen. Dies kann möglicherweise zu einer negativen Atmosphäre in Ihrem Büro führen, da sich Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen fragen, ob ihr Arbeitsplatz ebenfalls gefährdet ist.

Lassen Sie uns vor diesem Hintergrund über die am häufigsten ausgelagerten HR-Funktionen sprechen:

Masseneinstellung: Die Einstellung der richtigen Talente ist ein mühsamer Prozess, der mehrere Schritte umfasst. Wenn Sie dies in größerem Maßstab tun, kann dies zu einem noch größeren administrativen Albtraum werden und Ihren Ressourcen keine Zeit lassen, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren.
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine weitere HR-Funktion, die sehr häufig ausgelagert wird, selbst bei größeren Unternehmen, die mehrere HR-Ressourcen beschäftigen. Der Grund dafür ist, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung eine zeitaufwändige Aufgabe ist und gleichzeitig Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung für jedes Unternehmen potenziell sehr teuer sein können. Dank der bevorstehenden Trends in der Lohn- und Gehaltsabrechnungsbranche ist zu erwarten, dass solche Probleme irgendwann verschwinden werden.
Die Verwaltung von Sozialleistungen ist eine weitere zeitaufwändige Aufgabe, die für das reibungslose Funktionieren mehrerer Abteilungen innerhalb einer Organisation von entscheidender Bedeutung ist.

Andere Bereiche der Personalabteilung, die häufig ausgelagert werden, sind Zeitarbeit und Hintergrundüberprüfung.

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HR-Funktionen, die die meisten Unternehmen intern behalten:

Lassen Sie uns nun über die meisten HR-Funktionen sprechen, die üblicherweise intern gehalten werden:

Die Talententwicklung ist für die meisten Unternehmen unabhängig von ihrer Größe eine interne Initiative. Der Grund dafür ist ganz einfach: Unternehmer investieren in ihre Mitarbeiter und helfen ihnen, Fähigkeiten zu entwickeln, die für das Wachstum ihrer Organisation am relevantesten sind. Während die meisten dieser Fähigkeiten universell anwendbar sind, werden sie unter Berücksichtigung der Interessen der Marke und der Prozesse des Unternehmens entwickelt. Um sicherzustellen, dass diese Art der Ausrichtung erreicht wird, ist es daher wichtig, dass die Schulung von jemandem durchgeführt wird, der über umfassende Kenntnisse der Unternehmensziele und -prozesse verfügt.
Die HR-Strategie ist ein weiterer Aspekt der HR-Abteilung, der größtenteils intern durchgeführt wird, und der Grund liegt auf der Hand. Langfristige und kurzfristige HR-Strategien müssen absolut auf die Geschäftsziele abgestimmt sein und daher kann die HR-Strategie nur dann effizient funktionieren, wenn sie intern umgesetzt wird.
Das Änderungsmanagement wird häufig teilweise ausgelagert, die endgültige Umsetzung ist jedoch auf die Organisation selbst beschränkt. Die meisten Unternehmen, die diesen HR-Bereich auslagern, beauftragen lediglich Berater mit der Entwicklung einer Change-Management-Strategie. Die endgültige Umsetzung der Strategie erfordert jedoch ein konsequentes Zusammenspiel von Personalverantwortlichen und Führungskräften in den Fachabteilungen. Um eine reibungslose Kommunikation zu ermöglichen, wird das Change Management in der Regel mit Hilfe interner Ressourcen durchgeführt.
Aufgrund der Notwendigkeit einer schnellen und reibungslosen Kommunikation werden auch HR-Beratungsfunktionen größtenteils intern durchgeführt. Um Beratungsaufgaben effizient ausführen zu können, muss die Ressource außerdem über ein tiefgreifendes Verständnis der Organisationsziele und der Art und Weise verfügen, wie das HR-System das Erreichen dieser Ziele erleichtert. Dieses Maß an Verständnis findet man bei externen Partnern selten.

Verstehen Sie, welche HR-Funktionen für Ihr Unternehmen „kritisch“ sind:

Nachdem wir nun die Vor- und Nachteile der Auslagerung von HR-Funktionen kennen und wissen, welche Funktionen am häufigsten ausgelagert werden, muss klar geworden sein, dass die tatsächlich ausgelagerten HR-Funktionen von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sind.

Vor diesem Hintergrund müssen Unternehmen einige allgemeine Schritte unternehmen, um eine reibungslose Outsourcing-Partnerschaft zu gewährleisten, die einen positiven ROI mit sich bringt.

Wie bereits erwähnt, variieren diese von Organisation zu Organisation. Sie müssen die HR-Funktionen berücksichtigen, die mit sensiblen Daten Ihrer Mitarbeiter umgehen, sowie Funktionen, die den täglichen Betrieb an Ihrem Arbeitsplatz beeinflussen.

Denken Sie über die kurzfristigen und langfristigen Ziele Ihres Unternehmens nach. Überlegen Sie, wie die Personalabteilung Ihnen dabei helfen kann, diese Ziele zu erreichen. Auf diese Weise wissen Sie, welche Funktionen Sie direkt unter Ihrer Kontrolle haben müssen, um strategische Ergebnisse voranzutreiben.

Erstellen Sie eine Liste der HR-Funktionen, die Sie auslagern möchten:

Sobald Sie den vorherigen Schritt korrekt ausgeführt haben, wird dieser Schritt fast automatisch ausgeführt. Jetzt müssen Sie nur noch wichtige HR-Funktionen auflisten, die im vorherigen Schritt nicht aufgeführt wurden.

Zögern Sie nicht, die vorherige Liste zu bearbeiten, wenn Sie die Liste „Auszulagernde Funktionen“ erstellen. Denken Sie daran, dass viele Unternehmen wichtige Geschäftsfunktionen wie Personalbeschaffung und HR-Compliance auslagern. Die Entscheidung für ein Outsourcing hängt nicht nur von Kosten- und Kontrollüberlegungen ab. Berücksichtigen Sie die Fachkompetenz Ihres Teams. Alles, was Ihr internes Team nicht bewältigen kann, steht möglicherweise auf der Liste der auszulagernden Funktionen.

Finden Sie Technologielösungen:

Bevor Sie über Outsourcing-Partnerschaften recherchieren, halten Sie inne und suchen Sie nach technologischen Lösungen, die zumindest einige Ihrer Outsourcing-Anforderungen lösen können. Beispielsweise kann bei kleineren Organisationen die Lohn- und Gehaltsabrechnung mithilfe einer Software effizient durchgeführt werden.

Ebenso bietet CakeHR Funktionen wie Zeiterfassung, Anwesenheitsverwaltung und Schichtplanung. All dies sind wichtige HR-Aufgaben, die viel Zeit und Ressourcen erfordern.

Abgesehen davon, dass es taschenfreundlicher ist als ein Outsourcing-Partner, verringert die Abhängigkeit von der Technologie auch die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler.

Tauchen Sie tief in die Recherche nach Outsourcing-Partnern ein:

Technologielösungen können unmöglich alle Ihre HR-Outsourcing-Anforderungen erfüllen. Hier kommen HR-Outsourcing-Partner ins Spiel.

Jede Organisation hat ihr eigenes Verständnis der Kompatibilitätskriterien für Outsourcing-Partner. Diese Kriterien sind beim HR-Outsourcing von entscheidender Bedeutung.

Der Grund dafür ist, dass es nicht ratsam ist, häufig zwischen HR-Outsourcing-Unternehmen zu wechseln. Tatsächlich sollte Ihr Ziel bei der Suche nach einem Outsourcing-Partner darin bestehen, einen zu finden, mit dem Sie auch in den kommenden Jahren zusammenarbeiten können.

Verstehen Sie, dass sich die Personalabteilung um Ihre Mitarbeiter kümmert. Mit der Zeit werden sie die Vertreter Ihres Outsourcing-Partners kennenlernen und sich mit ihnen vertraut machen. Dieser Komfort ist für die Personalabteilung von entscheidender Bedeutung, um ihre Aufgaben reibungslos ausführen zu können.

Ein weiterer Grund für die Suche nach einem zuverlässigen Outsourcing-Partner und den Aufbau einer langfristigen Beziehung mit ihm besteht darin, dass er dadurch ein Verständnis für Ihr Unternehmen entwickelt und weiß, wie Sie von den HR-Funktionen Wachstum erwarten. Ein häufiger Wechsel des Outsourcing-Anbieters verzögert nur die Inputs, die Sie von einem erfahrenen HR-Team benötigen, um das Wachstum Ihres Unternehmens voranzutreiben.

Bauen Sie ein Team von HR-Koordinatoren auf:

Das Outsourcing wird Ihnen mit Sicherheit eine erhebliche Last von den Schultern nehmen. Es besteht jedoch weiterhin Bedarf an einer gewissen Aufsicht. Sie benötigen eine interne Ressource, die sich mit dem Outsourcing-Anbieter abstimmen und sicherstellen kann, dass es keine Kommunikationslücken gibt.

Falls Sie sich entschieden haben, nur bestimmte Funktionen auszulagern, ist es an der Zeit zu entscheiden, welche Ressourcen Ihres bestehenden HR-Teams für eine reibungslose und verwirrungsfreie Koordination mit Ihren Outsourcing-Partnern verantwortlich sein sollen.

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Abschluss

Outsourcing ist für kein Unternehmen eine leichte Entscheidung. Um praktikabel zu sein, sind Zeit und Sorgfalt erforderlich. Vor diesem Hintergrund kann die richtige Outsourcing-Strategie im HR-Bereich Ihren Arbeitsaufwand reduzieren und gleichzeitig einen positiven ROI erzielen. Es kann auch das Wachstum Ihres Unternehmens tatsächlich beschleunigen.

 Dieser Artikel wurde von Costa Lamprou verfasst. Costa ist Leiter von PPC beim Elearning Industry Network. Mit Erfahrung in allen Bereichen, von der Produktentwicklung und dem Vertrieb bis hin zu Schulung und PPC, unterstützt Costa eLearning-Unternehmen dabei, ihr volles Lead-Gen-Potenzial auszuschöpfen. Wenn er nicht gerade dabei ist, Kunden zum Erfolg zu verhelfen, erweitert Costa gerne seinen Marketinghorizont mithilfe von E-Learning-Kursen.