Outsourcing von Buchhaltungsdiensten für kleine Unternehmen: Der ultimative Leitfaden

Heute ist das Outsourcing von Buchhaltungsdienstleistungen für kleine Unternehmen eine gängige Praxis geworden. Wieso den?

Dies liegt daran, dass Geschäftsinhaber zu geringeren Kosten auf ein geschultes und sachkundiges virtuelles Buchhaltungsteam zugreifen können. Noch wichtiger ist, dass externe Buchhalter Ihrem kleinen Unternehmen helfen können, schneller zu wachsen und besser zu laufen, indem sie es Ihnen ermöglichen, sich auf Ihre Kerngeschäftsfunktionen zu konzentrieren.

Es gibt jedoch ein paar Dinge, auf die Sie achten sollten, bevor Sie ein Team einstellen, das ausgelagerte Buchhaltungs- und Buchhaltungsdienste anbietet . Es ist auch eine gute Idee, die Buchhaltungsdienste zu sortieren, die Sie auslagern möchten.

Lassen Sie uns in diesem Sinne die Vorteile des Outsourcings von Buchhaltungsdienstleistungen untersuchen, wann es ein guter Zeitpunkt dafür wäre, was Sie vor dem Outsourcing beachten sollten und welche Dienstleistungen Sie auslagern können.

Auslagerung von Buchhaltungsdiensten

Buchhaltungs- und Buchhaltungsdienste auszulagern bedeutet, einen Dritten mit der Durchführung Ihrer Buchhaltungsaufgaben zu beauftragen.

Das von Ihnen eingestellte externe Team kann mit Ihren internen Mitarbeitern zusammenarbeiten. Alternativ bieten sie möglicherweise auch 360-Grad-Buchhaltungsdienste an, sodass Sie sie einstellen können, ohne Mitarbeiter für diesen Job zu haben.

Wann sollten Sie ausgelagerte Buchhaltungs- und Buchhaltungsdienste in Betracht ziehen?

Das Outsourcing von Buchhaltungsdienstleistungen für kleine Unternehmen kann eine gute Option sein, wenn:

• Ihr kleines Unternehmen kann keinen geeigneten Kandidaten finden, der zu erschwinglichen Kosten als Vollzeitbeschäftigter eingestellt werden kann.
• Ihre Vollzeitmitarbeiter sind krankgeschrieben, gehen in den Urlaub oder nehmen aus irgendeinem Grund Urlaub.
• Ihr Unternehmen wächst und sucht nach Möglichkeiten, seine Buchhaltungs- und Buchhaltungsdienste zu skalieren.

5 Vorteile des Outsourcings von Buchhaltungsdiensten für kleine Unternehmen

Warum Buchhaltungs- und Steuervorbereitungsdienste auslagern ?

Hier sind einige der Vorteile, die Sie nach dem Outsourcing erleben können:

1. Spart Zeit

Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens verbringen Sie weniger Zeit mit der Skalierung Ihres Unternehmens und können sich mehr auf Ihre Einnahmen und Ausgaben konzentrieren.

Stattdessen können Sie Ihre Zeit, Mühe und Ressourcen auf die Erstellung und Umsetzung von Geschäftsstrategien konzentrieren, indem Sie Buchhaltung, Buchhaltung und andere administrative Aufgaben auslagern.

Diese Vorgehensweise bringt nicht nur mehr Umsatz, sondern hilft Ihnen auch dabei, stärkere Beziehungen zu Ihren Kunden aufzubauen.

2. Zugang zu Fachwissen

Ein weiterer Vorteil des Outsourcings von Buchhaltungsdienstleistungen für kleine Unternehmen besteht darin, dass es Ihnen die Möglichkeit bietet, einen Fachmann mit einem hohen Maß an Fachwissen auf diesem Gebiet einzustellen. Um relevant zu bleiben und im Rennen die Nase vorn zu haben, verbessern ausgelagerte Wirtschaftsprüfungs- und Buchhaltungsfirmen ständig ihre Fähigkeiten und Qualifikationen.

Darüber hinaus öffnet die Auslagerung dieses Dienstes den Zugang zu einem Team von Experten, die auf Buchhaltung spezialisiert sind. Sie können sicher sein, dass Ihre Buchhaltungs- und Buchhaltungsaufgaben in kompetenten und zuverlässigen Händen sind.

3. Minimiert Kosten

Viele Unternehmen machen den Fehler zu glauben, dass die Auslagerung von Dienstleistungen zusätzliche und damit unnötige Kosten verursacht. Dem ist jedoch nicht so.

Durch die Auslagerung von Buchhaltungsdiensten können Sie Ihre Ausgaben reduzieren, ohne die Servicequalität zu beeinträchtigen. Darüber hinaus können Sie das Geld sparen, das sonst für Gehälter, Büromaterial, Sozialleistungen und Steuern für Vollzeit- oder Teilzeitbeschäftigte gezahlt wird.

Darüber hinaus ist die Einstellung von internem Personal eine rigorose Arbeit, die Ihre Kosten und Ressourcen auffrisst.

Daher ist die Einstellung eines ausgelagerten Buchhaltungsteams oft kostengünstiger als die Einstellung interner Mitarbeiter für die gleiche Arbeit.

4. Weniger Chance für Betrug

Kleine und mittlere Unternehmen haben wahrscheinlich nur eine Person an der Spitze ihrer Buchhaltungsaufgaben. Sie vertrauen diesem Mitarbeiter blind, ohne dass eine Rechenschaftspflicht oder interne Kontrollen vorhanden sind. Dies kann die Wahrscheinlichkeit erhöhen, falsche Ausgaben zu schreiben oder die Bücher zu manipulieren.

Auf der anderen Seite ermöglichen ausgelagerte Buchhaltungsdienste mehreren Personen, Ihre Transaktionsberichte und Bücher durchzusehen, wodurch das Betrugsrisiko verringert wird.

5. Höhere Chance, die Buchhaltung zu skalieren

Wenn nur eine Person für die Buchhaltung Ihres Unternehmens zuständig ist, fühlt sich diese schnell mit der Arbeit überfordert. In diesem Fall ist die Wahrscheinlichkeit gering, dass dieser Mitarbeiter eine Anomalie in den Büchern entdeckt.

Mit einem engagierten Team von Buchhaltern haben Sie jedoch größere Chancen, Anomalien zu erkennen, da sie Erfahrung mit Best Practices für die Buchhaltung haben.

Außerdem verfügt das externe Team über genügend Verfügbarkeit und Arbeitskraft, um Ihre Dienste ohne Verzögerung einfach zu skalieren.

Worauf Sie bei ausgelagerten Buchhaltungsdiensten achten sollten

Sie haben sich also für das Outsourcing von Buchhaltungsdienstleistungen für kleine Unternehmen entschieden. Groß!

Der nächste Schritt besteht darin, ein Unternehmen auszuwählen, das gut zu Ihren Zielen und Ihrer Arbeitsmoral passt. Mit anderen Worten, ihre Leistungsqualität muss mit Ihren Zielen übereinstimmen.

Gleichzeitig können Sie sich nur dann auf Ihre Buchhaltung verlassen, wenn sie Professionalität zeigen und Vertrauen aufbauen.

Doch wie wählt man die richtige Buchhaltungsfirma aus? Hier sind ein paar Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie sich für einen ausgelagerten Buchhaltungsservice anmelden:

• Benötigen Sie grundlegende Buchhaltungs- und Buchhaltungsdienste, wie z. B. manuelle Journalbuchungen oder Finanzbuchhaltung? Oder benötigen Sie Zusatzleistungen wie Lohnabrechnungen oder Steuererklärungen? (mehr dazu weiter unten)
• Welchem ​​Zahlungsschema folgt die ausgelagerte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft - monatliche Abrechnung, stundenweise oder eine andere Methode?
• Wie hoch ist Ihr monatliches Budget für Buchhaltung und Buchhaltung?
• Verfügt das Unternehmen, das Sie einstellen möchten, über die richtigen Qualifikationen und Erfahrungen? Haben sie in der Vergangenheit konstant qualitativ hochwertige Ergebnisse geliefert?
• Synchronisiert das Buchhaltungsdienstleistungsunternehmen mit Ihrer bevorzugten Buchhaltungssoftware wie Xero, QuickBooks, Wave oder FreshBooks?
• Sind sie flexibel genug, um sich auch in Zukunft an Ihre sich ändernden Anforderungen anzupassen?
• Bewahren sie Datenschutz und Datensicherheit beim Umgang mit den Buchhaltungs- und Finanzdaten ihrer Kunden?

Welche Buchhaltungsdienste können Sie auslagern?

Zu den Buchhaltungs- und Buchhaltungsdienstleistungen, die Sie auslagern können, gehören unter anderem:

• Jahresabrechnung

Dazu gehört die Erstellung von Jahresabschlüssen, die auf Hauptversammlungen präsentiert und an die Aktionäre versandt werden. Genauer gesagt müssen Sie möglicherweise Ihre Jahresabschlüsse und Quittungen zusammenstellen, Einträge anpassen und Ihr Budget für das nächste Jahr planen.

Das Ende des Geschäftsjahres ist für die meisten Unternehmen die arbeitsreichste Zeit des Jahres. Daher kann Ihnen die Auslagerung Ihrer Jahresabschlussbuchhaltung helfen, Engpässe in letzter Minute zu vermeiden.

• Lohn-und Gehaltsabrechnung

Sie müssen Gehaltsabrechnungen von Mitarbeitern erstellen, Bonuszahlungen berechnen und Provisionen auszahlen. Durch die Auslagerung von Gehaltsabrechnungsdiensten können Sie sicherstellen, dass Sie die Einhaltung der Steuervorschriften oder die Frist für die Gehaltsabrechnung nie verpassen.

• Erstellung von Steuererklärungen

Eine externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft kann Ihre Umsatzsteuer-, periodische Steuer- und andere Erklärungen erstellen. Sie können auch die Steuerverarbeitung und -planung, vierteljährliche Steuererklärungen und Mehrfachanmeldungen erleichtern.

• Hauptbuchverwaltung

Sie können das Risiko von Kundenschulden minimieren, indem Sie Buchhaltungsdienstleistungen für kleine Unternehmen auslagern . Insbesondere die virtuelle Buchhaltungsfirma kann Ihnen bei der Verwaltung von Verkaufsbüchern mit kurzen oder festen Perioden helfen.

Full-Service-Ledger-Management kann ebenfalls auf ihrer Agenda stehen. Da sie die neuesten Ledger-Management-Tools und -Software verwenden, können sie die besten Buchhaltungsdienste für Ihr Unternehmen liefern.

• Interne Anhörung

Das Outsourcen Ihrer internen Revisionsanforderungen öffnet die Türen zu erstklassigen Einrichtungsdiensten für interne Revisionsfunktionen.

Wenn Sie externe interne Audit-Berater beauftragen, können diese auch bei der Erstellung von Verfahrens- und Richtlinienhandbüchern, strategischen Leistungsüberprüfungen und genauen Überprüfungen der Effizienzsteigerung helfen.

• Cashflow-Management

Sie können sich darauf verlassen, dass ein ausgelagertes Buchhaltungsdienstleistungsunternehmen Ihre voraussichtlichen Umsätze und Ausgaben zuerst versteht. Dann werden sie problematische Bereiche identifizieren, indem sie Kreditoren, Forderungen, Kreditrichtlinien, Inventar und andere Komponenten analysieren.

Diese Aufgabe hilft ihnen, alle Geldzuflüsse und -abflüsse für Ihr Unternehmen über einen bestimmten Zeitraum zu prognostizieren. Diese Cashflow-Prognosen wiederum können Ihnen bei der Mittelbeschaffung, Budgetierung und Geschäftsplanung helfen.

• Bewertungsberatungsdienste

Sie müssen die besten Bewertungsverfahren im Auge behalten, um die komplexen Steuer- und Finanzbewertungsanforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen. Auch hier ist die Durchführung dieser Aufgabe aufgrund von Zeitmangel für Sie möglicherweise nicht möglich.

Ein externes Bewertungsberatungsteam bietet qualitativ hochwertige Bewertungsdienste für immaterielle Vermögenswerte, geistiges Eigentum, Steuern und Ihr Unternehmen im Allgemeinen. Sie können unter anderem auch eine Bewertung für Derivate, aktienbasierte Vergütungen und Aktienprämien bereitstellen.

• Excel-Buchhaltung

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Buchhaltungslösungen niemals eine Einheitslösung sind. Unterschiedliche Unternehmen verfügen über unterschiedliche Mengen an Finanzdaten. Dementsprechend kann es für interne Buchhaltungsleiter schwierig werden, manuelle Excel-Einträge durchzuführen oder Daten korrekt in Excel anzuzeigen.

Die Auslagerung dieser Aufgabe stellt sicher, dass Sie personalisierte Lösungen erhalten, wie z. B. die Integration von Arbeitsmappen mit externen Datenquellen.

Das Importieren von Excel-Daten in die Cloud-basierte Software und das Automatisieren sich wiederholender manueller Arbeiten durch das Erstellen von Makros sind alltägliche Aufgaben für ausgelagerte Excel-Buchhalter.

• Finanzberichterstattung

Finanzberichte geben Ihnen Einblicke in die Leistung Ihres Unternehmens während eines bestimmten Geschäftsjahres. Aus diesem Grund sind Analysen und Berichte heute zu entscheidenden Aufgaben für Unternehmen geworden.

Sie müssen Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen, Bankabstimmungsrechnungen, Kapitalflussrechnungen, Geschäftsanalyseberichte und Betriebsanalyseberichte erstellen und analysieren. Aufgrund Ihrer Zeitknappheit können Sie diese Aufgaben an ein externes Expertenteam auslagern.

Die Auslagerung Ihrer Finanzberichterstattungsaufgaben kann Ihnen auch Zugang zu Bonusdiensten verschaffen. Diese können die Erstellung von Umsatzsteuerberichten, Verkaufsberichten und Kaufberichten umfassen.

• Rechnungsverarbeitung

Um Ihre Geschäftsabläufe zu rationalisieren, sollten Sie die Anzahl der pro Monat bearbeiteten Rechnungen, die Anzahl der an der Rechnungsbearbeitung beteiligten Personen, die für die Rechnungsbearbeitung benötigte Zeit und andere wichtige Kennzahlen berücksichtigen.

Es kann jedoch sein, dass Sie am Ende Tausende von Dollar pro Jahr ausgeben, nur um Probleme beim Abgleichen von Rechnungen mit entsprechenden Bestellungen, Beantworten von Lieferantenanfragen oder andere Mängel bei der Rechnungsverarbeitung zu beheben.

Ein externes Buchhaltungsteam kann Ihnen stattdessen dabei helfen, Rechnungsdaten zu validieren, Papierrechnungen zu scannen, Transaktionen zu protokollieren, Quittungen für Lieferantenrechnungen zu erstellen und vieles mehr.

• Kontenabstimmung

Dieser Service hilft Ihnen zu überprüfen, ob der tatsächliche Kontostand mit dem entsprechenden Kontoauszug übereinstimmt.

Das ausgelagerte Kontoabstimmungsteam überprüft die Richtigkeit jedes Kontos, indem es Fehler und Unstimmigkeiten identifiziert und den endgültigen Saldo ordnungsgemäß korrigiert.

Abschließend überreicht Ihnen das Team einen vollständigen Abstimmungsbericht mit ausstehenden Posten, Ausnahmen und bezahlten Schecks.

• Manueller Journaleintrag

Als Kleinunternehmer verfügen Sie möglicherweise nicht über das erforderliche Personal, um manuelle Journalbuchungen durchzuführen. Ein externes Team für manuelle Journalbuchungen kann Journaltransaktionen genau in Ledger eingeben.

Neben der Reduzierung von Fehlern bei dieser Art von Arbeit können sie Verbesserungen für fragwürdige oder problematische Tagebucheinträge vorschlagen.

Das wegnehmen

Buchhaltung und Buchhaltung sind wichtige Funktionen für jedes Unternehmen, aber sie sind auch komplex. Diese Arbeiten erfordern nicht nur Zeit, sondern auch Expertenwissen. Ohne angemessene Buchhaltungs- und Buchhaltungserfahrung kann es zu mehreren Fehlern kommen, und bevor Sie es wissen, kann Ihr Unternehmen sogar bankrott gehen.

Das Outsourcing von Buchhaltungsdienstleistungen für kleine Unternehmen hat jedoch erhebliche Vorteile. Dazu gehören Wirtschaftlichkeit, Skalierung der Anzahl der Aufgaben und Flexibilität in Bezug auf Vereinbarungen und Verträge.

Um diese und andere Vorteile nutzen zu können, wenden Sie sich an die engagierten Buchhaltungsexperten von MyTasker. Abgesehen von der Pflege Ihrer Konten können sie den Cashflow verbessern, Ihre Finanzfunktionen transformieren und Ihrem Unternehmen zum Wachstum verhelfen.