Die 10 wichtigsten Aufgaben, die Sie dieses Jahr auslagern können

Die Führung eines Unternehmens ist ein zeitaufwändiges und mühsames Unterfangen, und um erfolgreich zu sein, muss man Zeit und Mühe in wichtige Aktivitäten investieren. Möglicherweise konzentrieren Sie sich jedoch zu sehr auf sich wiederholende Verwaltungsaufgaben. Obwohl diese Aufgaben für die Führung und das Wachstum eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind, verbringen Sie möglicherweise zu viel Zeit damit, anstatt Netzwerke aufzubauen und in neue Märkte zu expandieren.

Erfahrene Geschäftsinhaber wissen, dass Outsourcing ihnen hilft, ihre Back-Office-Abläufe zu automatisieren und mehr Zeit für Aktivitäten zu haben, die mit dem Geschäftswachstum verbunden sind. Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihr Unternehmen wertvolle Chancen verpasst, sollten Sie darüber nachdenken, Ihre wichtigsten Aufgaben auszulagern.

Hier ist eine Liste der Dinge, die Sie dieses Jahr jemand anderem überlassen können, während Sie an Ihrem Unternehmen arbeiten:

1. Kalenderverwaltung

Für viele Menschen ist die Planung und Anpassung von Terminen kein großer Aufwand. Im Gegenteil: Zur Kalenderverwaltung gehört mehr als nur das Einrichten von Besprechungserinnerungen und Checklisten. Dazu gehört auch, zu wissen, was als dringend, mit hoher Priorität oder aufschiebbar markiert werden soll.

Sie müssen kritisch denken, um Zeitpläne zu erstellen, die Ihnen genügend Zeit für die Familie lassen. Erwägen Sie die Beauftragung eines Remote-Assistenten, der Sie bei der Organisation Ihrer Besprechungen und Prioritäten für jeden Tag unterstützt.

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2. Buchung von Geschäftsreisen

Wenn Sie als Unternehmer viel reisen, möchten Sie sich mehr darauf konzentrieren, den größtmöglichen Nutzen aus Ihren Reisen zu ziehen. Jeder kann einen Flug buchen oder einen Mietwagen arrangieren, aber das sind Dinge, mit denen Sie sich nicht befassen müssen, wenn Sie eine wichtigere Agenda haben, mit der Sie Schritt halten müssen.

Wenn Sie Ihre Reise von jemandem vorbereiten lassen, sparen Sie viel Zeit. Es erspart Ihnen die Mühe, die besten Preise für Flugtickets und Hotelzimmer zu finden. Darüber hinaus müssen Sie sich nicht mit der Anfechtung einer stornierten Reservierung oder eines stornierten Sitzplatzes herumschlagen. Wenn Sie diese an einen Remote-Administrator auslagern, können Sie beruhigt sein.

3. E-Mail-Verwaltung

Laut einem Bericht von CNBC verbringen Amerikaner durchschnittlich fünf Stunden am Tag damit, ihre E-Mails zu checken. Es schadet nicht, Newsletter, Verkaufsgespräche und Veranstaltungseinladungen zu durchforsten, und Sie möchten keine potenzielle Gelegenheit verpassen, die möglicherweise in Ihrem Posteingang landet.

Andererseits können Sie mit den fünf Stunden, die Sie damit verbringen, E-Mails nach ihrer Wichtigkeit zu sortieren und die richtigen Antworten zu senden, noch viel mehr erreichen. Aus diesem Grund ist es besser, wenn Sie es jemand anderem überlassen. Suchen Sie nach einem Remote-Assistenten, der ein Auge fürs Detail und ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten hat, um Ihnen dabei zu helfen, in jeder Kommunikation, die direkt in Ihren Posteingang gelangt, einen Mehrwert zu finden.

4. Anrufe entgegennehmen

Wenn Sie eine vielbeschäftigte Person sind, möchten Sie nicht durch Telemarketing und andere unwichtige Telefonanrufe belästigt werden. Der beste Weg, sie zu umgehen, besteht darin, einen virtuellen Empfangsmitarbeiter zu beauftragen, der diese Anrufe in Ihrem Namen entgegennimmt, ihre Prioritätsstufe beurteilt und einen Rückruf vereinbart, wenn Sie nicht im Büro sind.

Viele virtuelle Assistenten verfügen über Erfahrung an der Rezeption, daher sollte es nicht lange dauern, jemanden mit hervorragenden Kommunikationsfähigkeiten zu finden. Die Art und Weise, wie Sie Anrufe entgegennehmen, wirkt sich auf Ihren Ruf aus. Daher ist es am besten, eine virtuelle Empfangsdame zu beauftragen, die Ihr Unternehmen in ein gutes Licht rücken kann.

5. Projektmanagement

Haben Sie ein großes Projekt in Arbeit? Möglicherweise haben Sie dafür ein Team, aber Sie müssen nicht die meiste Zeit damit verbringen, praktisch zu arbeiten, und es besteht eine gute Chance, dass andere Projekte in der Pipeline sind. Sie können nicht erwarten, verschiedene Teams direkt zu leiten.

Ganz gleich, ob es um die Entwicklung einer Website oder den Start eines Online-Meisterkurses geht, die Verwaltung eines Projekts ist eine komplexe Aufgabe. Dazu gehört es, Zeitpläne zu überprüfen, Aufgaben zu delegieren, sich mit Teamleitern zusammenzusetzen, um wiederkehrende Probleme zu lösen, und sicherzustellen, dass die Ziele jedes Projekts erreicht werden.

Glücklicherweise können Sie dies alles vereinfachen, indem Sie jemanden als Projektvermittler engagieren. Ihre Aufgabe besteht darin, Fortschrittsberichte zu überprüfen, kleinere Entscheidungen zu treffen und Erkenntnisse direkt von jedem Team zu sammeln. Auf diese Weise müssen Sie sich nicht mit den Feinheiten befassen, um sicherzustellen, dass Ihre Projekte reibungslos verlaufen.

6. Social-Media-Management

Heutzutage ist es unmöglich, ein Unternehmen ohne eine Social-Media-Präsenz zu führen. Unternehmer sind für fast alles, was das Wachstum ihrer Marken fördert, auf Plattformen wie Twitter und Facebook angewiesen. Über soziale Medien können Sie Ihren Ruf aufbauen, Kaufentscheidungen beeinflussen und nach Networking-Möglichkeiten suchen. Die Verwaltung Ihrer Social-Media-Profile auf diesen Plattformen erfordert jedoch viel Zeit und Mühe.

Beim Social-Media-Management geht es darum, zu recherchieren, worüber der Markt spricht, Inhalte zu erstellen, die sich an aktuellen Trends orientieren, und die Anhängerschaft der Marke zu gewinnen. All dies erfordert Zeitmanagementfähigkeiten und Kreativität. Es gibt auch Regeln, die Sie befolgen müssen, von der Kenntnis des besten Zeitpunkts für die Veröffentlichung von Social-Media-Inhalten bis hin zur Kenntnis der richtigen Veröffentlichungshäufigkeit.

Glücklicherweise können Sie diese Herausforderungen immer umgehen, indem Sie Ihre Social-Media-Aktivitäten einfach einer Agentur oder einem Freiberufler überlassen. Stellen Sie sicher, dass Sie jemanden finden, der nachweislich Erfahrung im digitalen Marketing hat. Ihre Markenaufbau- und Networking-Bemühungen werden enorm von jemandem profitieren, der weiß, wie man effektive und gemeinsam nutzbare Inhalte erstellt und diese Inhalte für die meisten Aufrufe und Interaktionen veröffentlicht.

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7. Papierkram und Dokumentation

Unabhängig von Ihrer Branche sind Sie nie von der Dokumentenbearbeitung befreit. Wenn Ihr Unternehmen wächst, wächst die Anzahl der Vorschriften, die Sie befolgen müssen, und Sie müssen den erforderlichen Papierkram bearbeiten, um diese einzuhalten. Dies gilt, wenn Sie Ihre Gründung in eine LLC mit mehreren Mitgliedern umwandeln. Sie müssen Ihre Satzung vorbereiten und genaue Sitzungsprotokolle führen, falls es zu Streitigkeiten zwischen Mitgliedern kommt.

Aus rechtlicher Sicht hilft Ihnen eine wirksame Dokumentation, Verstöße zu vermeiden und unnötige Konflikte mit anderen Parteien (z. B. kostspielige Patentstreitigkeiten) auszulösen. Das einzige Problem besteht darin, dass nur wenige Geschäftsinhaber die Zeit oder die Geduld haben, den Papierkram zu erledigen.

Wie alles andere auf dieser Liste können Sie auch die Unternehmensdokumentation an den richtigen Dienstleister auslagern.

Laut Benjamin Walker, dem Gründer und CEO von Transcription Outsourcing: „Wenn Sie Transkripte für Fokusgruppen und vierteljährliche Meetings vorbereiten, können Sie einen Online-Transkriptionsdienst nutzen, der Sie bei der genauen Aufzeichnung von Informationen unterstützt.“

Sie können auch eine virtuelle Sekretärin beauftragen, ein Archivierungssystem für alle Ihre wichtigen Dokumente einzurichten.

8. Online-Recherche

Wenn Sie Ihr Geschäft grenzüberschreitend ausbauen oder die Anzahl der von Ihnen angebotenen Produkte oder Dienstleistungen erhöhen möchten, ist es immer wichtig, umfangreiche Hausaufgaben zu machen. Sie können keinen großartigen Plan haben, wenn Sie nicht alle Fakten vor Augen haben. Ebenso besteht die Gefahr, dass Sie scheitern, wenn Sie sich auf Ahnungen oder Hörensagen verlassen.

Sie möchten, dass Ihre Pläne auf einer soliden Grundlage stehen, wenn Sie größere Ziele anstreben, doch die Recherche kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Zusätzlich zur Nutzung einer Suchmaschine müssen Sie auch Umfragen durchführen, Artikel und Marketingberichte lesen und Schlüsselpersonen interviewen.

Wenn Sie Ihre Studienzeit nicht noch einmal durch Recherchen erleben möchten, sollten Sie jemanden damit beauftragen, nach den benötigten Informationen zu suchen. Ein Online-Rechercheur, der rund um die Uhr an der Generierung von Erkenntnissen arbeiten kann, wird Ihnen dabei helfen, Ihre Initiativen zu unterstützen, insbesondere wenn Sie eine Großveranstaltung oder Werbekampagne planen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Online-Recherche an jemanden auslagern, der Erfahrung in der Geschäftsentwicklung, Statistik und Journalismus hat.

9. Wartung der Website

Ihre Website dient als Hauptproduzent von Chancen. Es trägt dazu bei, Ihre Online-Präsenz zu verbessern und bindet Menschen ein, die möglicherweise ein Produkt kaufen oder sich für eine Dienstleistung anmelden. Der Aufbau und die Pflege Ihrer offiziellen Website ist nicht Ihre Aufgabe. Es erfordert Kreativität und technisches Know-how, um eine Website zu betreiben, die gut gestaltet, intuitiv und funktional ist.

Darüber hinaus müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Website ausreichend vor den neuesten Bedrohungen geschützt ist. Die Installation von Sicherheits-Plugins und die Einhaltung internationaler Datenschutzstandards sind entscheidend, um die Gefährdung Ihres Unternehmens durch Cyberkriminalität zu verringern.

Wenn Sie es gewohnt sind, Website-Builder per Drag-and-Drop zu verwenden, möchten Sie vielleicht auf anspruchsvollere Plattformen wie WordPress umsteigen. Sie benötigen lediglich ein Team von Webentwicklern, die Sie sowohl bei den Backend- als auch bei den Frontend-Elementen unterstützen. Durch die Auswahl der richtigen Personen können Sie ganz einfach eine Website erstellen, die ansprechend, leicht zu navigieren und sicher ist.

10. Persönliche Besorgungen

Manchmal können persönliche Aufgaben Ihre Produktivität beeinträchtigen. Darüber hinaus können sie Sie davon abhalten, wertvolle Zeit mit Ihrer Familie zu verbringen.

Es kann hilfreich sein, Ihre persönlichen Besorgungen jemand anderem zu überlassen. Ein Remote-Assistent kann Ihnen helfen, mehr Zeit für Ihr Geschäft und die schönen Dinge im Leben zu gewinnen. Es kann darum gehen, einen Bericht für Ihren Abschlusskurs zu schreiben oder vielleicht einen schönen Ort für einen Sommerausflug zu finden.

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Letzte Worte

Sind Sie bestrebt, Ihr Unternehmen in diesem Jahr auszubauen? Beginnen Sie mit der Auslagerung dieser 10 wesentlichen Aufgaben und maximieren Sie Ihre Zeit und Mühe für exponentielles Wachstum!